Приглашение пользователя в 1С:Фреш и выдача прав доступа
Содержание
Приглашение в 1С:Фреш отправляет администратор абонента из личного кабинета сервиса (адрес вида 1cfresh.com или поддомен вашего партнёра): открываете список пользователей, добавляете нового, указываете имя и адрес электронной почты — сервис сам высылает письмо со ссылкой. Человек переходит по ссылке, задаёт пароль и получает доступ к тем приложениям, которые вы ему открыли.
Весь процесс занимает пару минут, но у него есть тонкости: кому давать права администратора, что делать, если письмо не дошло, сколько пользователей вообще разрешает ваш тариф и как отозвать приглашение, отправленное по ошибке. Разберём по порядку.
Отправить приглашение может только пользователь с правами администратора абонента. Обычный сотрудник, у которого есть доступ к приложению, но нет административных прав, раздела с пользователями в личном кабинете не увидит.
Какими способами добавить пользователя
Способов по сути два, и оба ведут к одному письму-приглашению. Отличается только точка входа.
| Способ | Откуда запускаете | Когда удобнее |
|---|---|---|
| Через личный кабинет сервиса | Сайт 1cfresh.com, раздел пользователей | Основной путь: сразу выдаёте доступ к нескольким приложениям |
| Из самого приложения | Внутри базы: раздел настроек пользователей и прав | Когда работаете внутри базы и нужно быстро добавить коллегу в неё же |
Отдельного канала рассылки приглашений по SMS в сервисе нет. Приглашение всегда уходит на электронную почту. Если нужно передать доступ другим способом — скопируйте ссылку-приглашение из карточки пользователя и отправьте её вручную (в мессенджере, по внутренней почте). Ссылка одноразовая и привязана к конкретному адресу.
Email, который вы указываете при создании пользователя, становится его логином в сервисе. Менять его потом хлопотно, поэтому сразу вписывайте рабочий адрес человека, а не общий ящик отдела.
Отправка приглашения через личный кабинет: по шагам
Это основной путь. Он же даёт больше контроля над правами.
- Зайдите в личный кабинет сервиса под учётной записью администратора абонента.
- Откройте раздел со списком пользователей (
Администрирование→Пользователи; в части интерфейсов пункт называется «Пользователи абонента»). - Нажмите кнопку добавления нового пользователя (значок «+» или команда «Пригласить»).
- Заполните два обязательных поля: имя (как оно будет видно в приложениях) и адрес электронной почты. Почта должна быть действующей — именно на неё уйдёт письмо.
- Отметьте, к каким приложениям открыть доступ. Если приложений несколько, выберите нужные галочками.
- Сохраните. Сервис поставит пользователя в список и отправит ему письмо-приглашение.
Дальше действует уже приглашённый. В письме он найдёт ссылку, перейдёт по ней, задаст себе пароль и подтвердит вход. После этого его статус в вашем списке сменится с «приглашён» на «активен».
Пока человек не принял приглашение, доступа к данным у него нет. Если он говорит, что всё сделал, а в базу не заходит, — проверьте в личном кабинете, какой у него статус. «Приглашён» означает, что по ссылке он ещё не переходил.
Из приложения добавить коллегу тоже можно: в базе откройте раздел настройки пользователей и прав, создайте пользователя и включите для него работу через сервис — механизм отправит то же письмо. Но права в этом случае вы раздаёте уже внутри конкретной базы, а не централизованно по всем приложениям. Этот путь удобен, когда человек нужен только в одной базе и вы как раз в ней работаете; для доступа сразу к нескольким приложениям вернитесь в личный кабинет.
Имя и фамилию приглашённого лучше сразу писать полностью и единообразно: это имя подставляется в документы (кто создал, кто провёл) и в журналах видно именно его. Переименовать пользователя потом можно, но история останется со старым написанием.
Какие права выдать приглашённому
Права в 1С:Фреш делятся на два уровня, и путать их не стоит.
🔹 Доступ к приложениям. Это вы задаёте в личном кабинете, когда отмечаете галочками базы. Нет галочки — человек приложение даже не увидит в своём списке.
🔹 Роль внутри приложения. Это уже профиль группы доступа в самой базе: бухгалтер, главный бухгалтер, кадровик, «только просмотр» и так далее. Набор профилей зависит от конфигурации (в Бухгалтерии одни, в ЗУП — другие).
Логика простая: сначала открываете доступ к базе, потом внутри базы назначаете, что человек в ней может делать.
Набор профилей у каждой конфигурации свой. В Бухгалтерии это обычно «Бухгалтер», «Главный бухгалтер», «Только просмотр» и административный профиль. В ЗУП добавляются кадровые и расчётные роли — для сотрудника отдела кадров и для расчётчика зарплаты они разные. Поэтому не ориентируйтесь на названия из чужой базы: откройте список профилей именно в том приложении, куда приглашаете человека.
Если сотрудников с одинаковыми обязанностями несколько, удобнее не раздавать права каждому поштучно, а объединить их в группу доступа внутри приложения и настроить профиль один раз на всю группу. Нового человека тогда достаточно добавить в эту группу.
Отдельно — права администратора абонента. Их стоит давать только тем, кто реально будет управлять пользователями и тарифом: такой человек сможет приглашать и удалять других, менять доступы, видеть платёжную информацию. Не раздавайте административные права рядовым сотрудникам — через них можно случайно отключить доступ всему офису.
Если сотрудник должен только смотреть отчёты и ничего не менять, выдайте ему в приложении профиль с правами просмотра. Это безопаснее, чем полный доступ «на всякий случай».
Сколько пользователей можно пригласить: тарифы и лимиты
Число пользователей и приложений ограничено тарифом, по которому вы подключены к сервису. Само по себе количество отправленных приглашений не лимитируется — ограничение идёт на тех, кто реально занимает место.
Точные цифры своего тарифа смотрите в личном кабинете: там видно, сколько пользователей и приложений уже используется и каков предел. Ориентировочно картина такая:
- 🔹 Базовые тарифы рассчитаны на небольшую фирму — обычно это несколько приложений и ограниченное число пользователей (примерно до 5–10, в зависимости от условий партнёра).
- 🔹 Расширенные и корпоративные тарифы снимают потолок или поднимают его до десятков пользователей.
Если упёрлись в лимит, вариантов два: освободить место, отключив тех, кто уже не работает , либо перейти на тариф выше. Смену тарифа оформляют через партнёра, у которого подключён сервис.
Полезно периодически чистить список. Со временем в нём накапливаются уволившиеся сотрудники, временные бухгалтеры на период отчётности, тестовые учётные записи. Каждая такая запись может занимать место в тарифе, хотя пользы от неё нет. Раз в квартал пройдитесь по списку и уберите тех, кто точно не вернётся.
Удалённый или отключённый пользователь освобождает место не всегда мгновенно — иногда изменения в лимитах подтягиваются с задержкой. Если сразу после отключения пригласить нового не получается, подождите и повторите.
Что происходит с приглашением: статусы и срок действия
У приглашения есть жизненный цикл, и по статусу в личном кабинете всегда видно, на каком этапе застрял процесс.
Ссылка-приглашение действует ограниченное время. Если человек протянул и ссылка перестала работать, отправлять нового пользователя не нужно — достаточно переслать приглашение повторно (об этом ниже).
Как отозвать, переслать или изменить приглашение
Всё это делается в карточке пользователя в том же разделе личного кабинета.
Переслать приглашение заново. Открываете пользователя со статусом «приглашён» и повторяете отправку письма (команда «Отправить приглашение ещё раз» или аналогичная). Прежняя ссылка при этом обычно перестаёт действовать, активной становится новая. Используйте, когда письмо не дошло или истёк срок.
Отозвать приглашение. Если человека пригласили по ошибке и он ещё не вошёл, просто удалите его из списка пользователей. Неиспользованная ссылка после этого станет недействительной.
Изменить права. Доступ к приложениям меняется в карточке пользователя галочками — в любой момент, независимо от статуса. Снимаете галочку с приложения — человек теряет к нему доступ при следующем входе.
Временно закрыть доступ. Не удаляйте пользователя, если планируете вернуть его к работе, — заблокируйте. Так сохранятся его настройки и история, а место в тарифе… тут зависит от условий: иногда заблокированный всё равно занимает лицензию, поэтому ради экономии места блокировка не всегда помогает.
Поменять сам адрес электронной почты (логин) у уже существующего пользователя обычно нельзя — если человек сменил почту, проще удалить старую учётную запись и пригласить его заново на новый адрес.
Почему приглашение не доходит: разбор частых проблем
Чаще всего «приглашение не работает» — это не сбой сервиса, а одна из предсказуемых причин.
Можно ли автоматизировать приглашения
Короткий ответ для обычного абонента: массово приглашать через собственный скрипт не получится — отдельного публичного интерфейса для этого у рядового пользователя сервиса нет. Пользователей добавляют вручную через личный кабинет.
Программное управление пользователями и абонентами в технологии 1С:Фреш существует, но оно предназначено для тех, кто сам разворачивает сервис, — партнёров и хостеров. У них есть интерфейс управления сервисом, через который заводятся абоненты и пользователи пачками. Обычному абоненту этот инструмент недоступен.
Что реально доступно для ускорения:
- 🔹 Если пользователей много и структура прав одинаковая, заведите одного эталонного и выдавайте остальным тот же набор доступов и профилей — так меньше ручной настройки.
- 🔹 Внутри приложения действуют штатные механизмы управления доступом (группы доступа, профили), которые можно настроить один раз на группу сотрудников.
Если у вас именно задача завести десятки учётных записей разом — это повод обсудить её с партнёром, через которого подключён сервис: у него есть инструменты, которых нет на стороне абонента.