Доступ к базе 1С для нового сотрудника: учётная запись, права и ссылка для входа
Содержание
Отправить приглашение в 1С кнопкой из карточки пользователя можно только в облачных сервисах — 1С:Фреш и 1С:Линк. Там вы указываете электронную почту сотрудника, сервис сам присылает ему письмо со ссылкой, а пароль человек задаёт себе сам. В обычной базе на своём сервере или в общей папке такого письма нет: администратор создаёт пользователя в Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи, выдаёт права и сам передаёт сотруднику адрес базы и данные для входа.
Частое заблуждение — что «приглашение» и есть доступ. Письмо лишь открывает дверь в сервис или к опубликованной базе. Работать человек сможет, только когда в самой информационной базе у него есть пользователь с группой доступа и хватает лицензий на ещё одно подключение.
Что проверить до того, как приглашать сотрудника
Пять минут подготовки избавляют от звонка «я зашёл, а там пусто» в первый рабочий день.
- 🧩 Способ подключения. Файловая база в сетевой папке, клиент-серверная база , веб-публикация, 1С:Фреш или 1С:Линк. От этого зависит, что именно вы отправите: путь, имя сервера, ссылку или письмо из сервиса.
- 🔑 Свободные лицензии. Каждый одновременно работающий пользователь занимает лицензию. Если куплено 5 мест и все заняты, шестой сотрудник войдёт только когда кто-то закроет программу.
- 👥 Готовая группа доступа. Решите заранее, кем будет человек в базе: бухгалтер, кладовщик, кадровик, только просмотр. Под новичка удобнее добавить в существующую группу, чем собирать права с нуля.
- 🏢 Ограничения по организациям. Если в базе несколько юрлиц и сотрудник должен видеть только одно, включите ограничение доступа на уровне записей заранее. Это флажок в
Администрирование → Настройки пользователей и прав, и после его включения программа пересчитывает права — на большой базе это заметно по времени. - 💻 Рабочее место. На компьютере сотрудника должна стоять платформа той же версии, что и на сервере 1С (для клиент-серверного варианта номер версии клиента должен совпадать с номером версии сервера). Для веб-клиента платформа не нужна, хватит браузера.
Если сотрудник придёт через неделю, создайте пользователя сейчас, но не включайте ему вход. Так права настроены, а войти раньше времени никто не сможет.
Создаём учётную запись нового пользователя в базе
В типовых конфигурациях на БСП — Бухгалтерии 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11, Комплексной автоматизации — порядок одинаковый.
- Откройте
Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи. - Нажмите Создать.
- Заполните Полное имя — так сотрудник будет виден в документах в поле ответственного и в истории изменений.
- Проверьте Имя для входа. Программа предложит его из полного имени; короткое латинское или кириллическое имя без пробелов удобнее набирать (
ivanova,Иванова). - Поставьте флажок Вход в программу разрешён.
- Выберите способ аутентификации:
- Аутентификация 1С:Предприятия — вход по имени и паролю, который задаёт администратор;
- Аутентификация операционной системы — вход без пароля под учётной записью Windows; указывается пользователь в формате
\\ДОМЕН\логин.
- Если выбран вход по паролю, задайте временный пароль и включите требование сменить его при первом входе.
- Нажмите Записать. Только после записи в карточке становится доступна настройка прав.
Если флажок «Вход в программу разрешён» не стоит, программа создаёт пользователя-«справочник»: его можно указывать в документах, но войти под ним нельзя. Это частая причина обращений вида «пользователь есть, а в списке при входе его нет».
Не создавайте пользователей через Конфигуратор (Администрирование → Пользователи в Конфигураторе), если конфигурация на БСП. Такой пользователь не попадёт в справочник «Пользователи», и назначить ему группы доступа обычным способом не получится. Права окажутся либо пустыми, либо выданными ролями вручную — в обход профилей, что потом трудно контролировать.
Когда нужен вход через Windows
Аутентификация операционной системы удобна в домене: сотрудник один раз входит в Windows, а 1С открывается без пароля. Минус — если компьютер оставлен без блокировки экрана, кто угодно откроет базу под его именем. Для бухгалтерии с доступом к банку чаще оставляют пароль 1С или включают оба способа.
Как передать доступ: ссылка, файл .v8i или письмо из сервиса
Само «приглашение» в локальной базе — это сообщение с тремя вещами: где база, как её добавить, каким именем входить. Пароль отправляйте отдельно (подробнее — в разделе про безопасность).
Файл .v8i — самый быстрый способ для офиса
Файл .v8i — это текстовое описание подключения. Сотрудник открывает его двойным щелчком, и база добавляется в окно запуска 1С. Ничего вводить руками не нужно, ошибиться в имени сервера нельзя.
Пример для клиент-серверной базы:
[Бухгалтерия ООО Ромашка]
Connect=Srvr="srv1c";Ref="buh_romashka";
Для файловой базы в сетевой папке:
[Бухгалтерия ООО Ромашка]
Connect=File="\\fileserver\1C\Buh";
Для опубликованной базы:
[Бухгалтерия ООО Ромашка (веб)]
Connect=ws="https://1c.romashka.ru/buh";
Сохраните файл в кодировке UTF-8 и отправьте сотруднику во вложении или положите в общую папку.
Общий список баз для всего отдела
Если новых сотрудников много, рассылать файлы надоест. В файле 1CEStart.cfg на компьютерах пользователей можно указать строку CommonInfoBases=\\fileserver\1C\bases.v8i — тогда окно запуска подтягивает список баз из общего файла. Новичку остаётся только запустить 1С.
Приглашение в облачных сервисах
В 1С:Фреш пользователей добавляют в личном кабинете абонента: указываете имя и электронную почту, сервис отправляет письмо. Сотрудник переходит по ссылке, подтверждает адрес и задаёт пароль. Затем владелец абонента открывает ему доступ к конкретному приложению — без этого письмо есть, а базы в списке нет.
В 1С:Линк приглашение тоже идёт по почте из личного кабинета. После того как сотрудник принял его, у него появляется ссылка на базу. Логин и пароль для входа в саму базу — те, что вы создали в справочнике «Пользователи».
| Способ | Что отправить | Плюсы | Ограничения |
|---|---|---|---|
| Файл .v8i | Файл во вложении | Без ручного ввода | Только для офисной сети или VPN |
| Общий список баз | Ничего, настраивается один раз | Удобно для отдела | Нужна настройка 1CEStart.cfg |
| Веб-публикация | Ссылку | Работает из браузера | Нужен веб-сервер и TLS-сертификат |
| 1С:Фреш, 1С:Линк | Письмо из сервиса | Пароль задаёт сам сотрудник | Доступ к приложению выдаётся отдельно |
Права доступа: профили и группы
Пользователь без групп доступа видит рабочий стол, но почти любая команда закончится сообщением Нарушение прав доступа!. Поэтому права выдают сразу, до того как отправить приглашение.
Механизм в типовых конфигурациях двухуровневый:
- Профиль группы доступа — набор ролей: что можно делать. Готовые профили есть в поставке: «Бухгалтер», «Главный бухгалтер», «Кадровик», «Администратор» и другие, в зависимости от конфигурации.
- Группа доступа — профиль плюс список людей и, если нужно, ограничения: какие организации или склады доступны.
Как добавить сотрудника в группу
- Откройте карточку пользователя и нажмите Права доступа .
- Отметьте нужные группы флажками.
- Нажмите Записать.
Второй путь — через саму группу: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Группы доступа, открыть группу и добавить человека в табличную часть участников. Удобно, когда добавляете сразу нескольких.
Чего не делать
- 🚫 Не выдавайте профиль «Администратор», чтобы «точно всё работало». Администратор может менять права других, удалять помеченные объекты и загружать данные.
- 🚫 Не правьте поставляемые профили. При обновлении конфигурации они возвращаются к исходному составу, а ваши изменения пропадут. Нужен свой набор ролей — скопируйте профиль и меняйте копию.
- 🚫 Не создавайте отдельную группу под каждого сотрудника. Через год в списке будут десятки групп, и понять, у кого какие права, станет трудно.
Самая быстрая проверка прав — войти под новым пользователем самому до отправки приглашения, с временным паролем из карточки. Это займёт минуту и снимет большую часть вопросов в первый день. Сразу после проверки задайте новый временный пароль, чтобы требование сменить его сработало у сотрудника.
Первый вход сотрудника: что он увидит
Для локальной базы первый вход выглядит так: сотрудник открывает 1С, выбирает базу из списка, вводит имя и временный пароль. Если включено требование сменить пароль , программа сразу предложит задать новый. Повторить старый пароль не получится, а требования к сложности берутся из настроек входа.
Эти требования задаются в Администрирование → Настройки пользователей и прав → Настройки входа:
- минимальная длина пароля;
- требование сложного пароля — буквы разных регистров, цифры, спецсимволы;
- срок действия пароля и запрет повторять недавние;
- блокировка входа, если пользователь долго не заходил в программу.
В облачных сервисах регистрационная форма открывается по ссылке из письма. Сотрудник указывает имя, подтверждает почту и придумывает пароль. Администратор этот пароль не видит и не знает — это главное отличие от локального варианта.
Если включена блокировка неактивных пользователей, а сотрудник вышел на работу через месяц после создания учётной записи, вход может оказаться уже запрещён. Проверьте флажок «Вход в программу разрешён» в карточке перед отправкой данных.
Почему приглашение не работает: ошибки и их причины
Если приглашение в облако пришло, но после регистрации базы нет, почти всегда забыли второй шаг: открыть сотруднику доступ к приложению. Само по себе письмо только добавляет его к абоненту.
Безопасная передача логина и пароля
Утёкший пароль от бухгалтерии — это доступ к реквизитам контрагентов, зарплатам и банковским выпискам. Несколько правил, которые не требуют затрат:
- 🔐 Логин и пароль — разными каналами. Адрес базы и имя в письме, пароль — в мессенджере или лично.
- ⏳ Только временный пароль. Требование сменить пароль при первом входе делает его бесполезным после первого использования.
- 🙈 Не пишите пароль в теме письма и в общем чате отдела. Такие сообщения остаются в истории навсегда.
- 🧾 Не используйте одну учётную запись на двоих. В истории изменений не будет видно, кто провёл документ, а вопросы при проверке достанутся владельцу логина.
- 🚪 Уволенному — запрет входа, а не удаление. Снимите флажок «Вход в программу разрешён» в карточке. Пользователь останется в документах как ответственный, а войти не сможет.
Не отправляйте пароль администратора базы новому сотруднику «на время», даже если он «только посмотреть». Под этой учётной записью можно изменить права всем пользователям, и откатить это без резервной копии непросто.
Для веб-публикации проверьте, что ссылка начинается с https://. По http:// пароль уходит открытым текстом, и любой посредник в сети может его прочитать.