Как разослать сотрудникам расчётные листки по почте прямо из 1С

Чтобы разослать расчётные листки из 1С по электронной почте, нужны три вещи: у сотрудников заполнен адрес почты, в программе настроена учётная запись отправителя, а в локальном акте компании закреплена электронная форма извещения о зарплате. После этого массовая отправка делается в разделе Зарплата через отдельную обработку — один период, один список, одна кнопка.

Разберём весь путь по порядку: от проверки карточек сотрудников до разбора писем, которые не ушли. Всё — на примере 1С:ЗУП 3.1 в интерфейсе «Такси». В 1С:Бухгалтерии с зарплатным блоком логика та же, отличаются только названия разделов.

Что проверить перед первой рассылкой

Рассылка расчётных листков по email — это не только техника. Сначала закройте правовой вопрос.

Статья 136 Трудового кодекса обязывает работодателя письменно извещать работника о составных частях зарплаты. Форму расчётного листка утверждает сам работодатель. Выдавать листок в электронном виде закон не запрещает, но порядок такой выдачи должен быть зафиксирован в локальном нормативном акте — например, в положении об оплате труда или правилах внутреннего трудового распорядка.

Что должно быть на месте перед отправкой:

• 📄 в ЛНА прописан электронный способ выдачи листков и адреса, на которые они уходят;
• ✉️ у каждого сотрудника заполнен личный email;
• 🔐 решено, будете ли вы защищать PDF паролем (персональные данные о зарплате);
• 📬 проверена рабочая учётная запись почты, с которой пойдёт рассылка.

Адрес почты хранится не в самом сотруднике, а в связанном с ним физлице. Откройте карточку через Кадры → Сотрудники, перейдите по ссылке на физическое лицо и в блоке «Контактная информация» впишите адрес в поле «Электронная почта». Если поле пустое — сотрудник просто выпадет из рассылки.

Чтобы не искать пустые адреса по одному, откройте список сотрудников и настройте в нём колонку с email (через настройку формы списка) либо выведите тот же реквизит в универсальном отчёте. Так сразу видно, по кому данные не заполнены.

Настройка учётной записи почты (SMTP) в 1С

Отправлять письма программа умеет через вашу учётную запись электронной почты. Настраивается она в разделе Администрирование → Органайзер. Там включите работу с почтой и перейдите к настройке учётной записи.

Для исходящих писем нужны параметры SMTP вашего почтового сервиса:

После ввода параметров обязательно нажмите проверку соединения и отправьте тестовое письмо на свой адрес. Не начинайте массовую рассылку, пока не прошло тестовое письмо — иначе вы узнаете об ошибке уже на сотне адресов.

Если в компании один ящик для всех служебных писем, его удобно сделать системной учётной записью. Тогда рассылка, уведомления и прочие письма пойдут от одного отправителя, и настраивать почту второй раз не придётся.

Пару слов про выбор ящика, с которого пойдёт рассылка. Личная почта бухгалтера — плохой вариант: при его увольнении письма с данными о зарплате останутся в чужом ящике, а сотрудники привыкнут к адресу, которого скоро не будет. Заведите отдельный служебный ящик на домене компании, например zarplata@ваша-компания.ru. Так рассылка не зависит от конкретного человека, а получатели сразу видят, что письмо официальное.

Отдельно проверьте лимиты провайдера на число писем в час. Бесплатные почтовые сервисы часто ограничивают массовую отправку, и при рассылке на весь штат часть писем уйдёт с задержкой или вернётся с временной ошибкой. У корпоративной почты таких ограничений обычно нет.

Как настроить текст письма и вложение

Сам расчётный листок уходит вложением — файлом, который формируется из отчёта «Расчётный листок». Тело письма при этом можно оформить заранее, чтобы не писать текст каждый раз.

В настройках рассылки задаются:

• 📌 тема письма — например, «Расчётный листок за сентябрь»;
• ✍️ текст сопроводительного письма — короткое пояснение и контакт бухгалтерии;
• 📎 формат вложения — как правило PDF, он открывается у всех и не «едет» по вёрстке.

В тексте письма удобно использовать подстановку данных сотрудника и периода, если программа это предлагает в выбранном варианте рассылки. Тогда обращение по имени подставится автоматически. Если автоподстановки нет — пишите нейтральный текст без имени, одинаковый для всех.

Текст письма стоит согласовать с руководителем один раз и сохранить как шаблон. При следующей рассылке вы просто меняете месяц в теме.

Пароль на PDF и защита расчётного листка

Сумма зарплаты — персональные данные. Если письмо уйдёт не на тот адрес или ящик сотрудника взломают, листок не должен открыться у постороннего. Для этого вложение закрывают паролем.

В настройках рассылки есть защита PDF паролем. Пароль можно сделать единым для всех (плохо — его быстро узнают все) или индивидуальным на основе данных сотрудника: например, из СНИЛС, даты рождения или табельного номера. Тогда у каждого свой пароль, и его не нужно отдельно сообщать — человек знает свои данные.

Как это работает на практике:

1. В настройке рассылки включите защиту вложения паролем.
2. Выберите, из какого реквизита формируется пароль (или задайте правило).
3. Один раз сообщите сотрудникам правило: «пароль — ваш СНИЛС без пробелов» или подобное.
4. При открытии PDF программа-читалка запросит пароль.

Правило формирования пароля тоже лучше закрепить в том же локальном акте, где описан электронный способ выдачи листков.

Запуск массовой рассылки расчётных листков

Когда почта настроена, адреса заполнены, а шаблон готов, переходите к самой отправке. Массовая рассылка расчётных листков делается через одноимённую обработку в разделе Зарплата.

Порядок действий:

1. Откройте обработку «Рассылка расчётных листков» в разделе Зарплата.
2. Укажите организацию и месяц, за который рассылаете листки.
3. Отберите список сотрудников: по подразделению, целиком по организации или вручную галочками.
4. Проверьте, что способ доставки — по электронной почте (а не только печать).
5. Выберите шаблон письма и, при необходимости, пароль на вложение.
6. Нажмите кнопку отправки.

Программа сформирует по листку на каждого сотрудника, упакует в PDF, подставит адрес из карточки и поставит письма в очередь на отправку. Отправка идёт в фоне: при сотнях адресов это занимает несколько минут.

Если у части сотрудников email не заполнен, программа это покажет в списке. Такие строки либо пропускаются, либо подсвечиваются — им листок придётся выдать на бумаге.

Рассылку удобно привязать к регламенту закрытия месяца. После того как проведена ведомость на выплату зарплаты и расчёт закрыт, листки отражают окончательные суммы. Если запустить отправку раньше, до всех доначислений и удержаний, сотрудникам уйдут неверные цифры, и рассылку придётся повторять. Поэтому отправку логично ставить последним шагом месяца — после выплаты, но пока данные свежи.

Контроль доставки: журнал и статусы отправки

После запуска важно убедиться, что письма действительно ушли, а не зависли с ошибкой. Результат рассылки виден прямо в форме обработки: по каждому сотруднику показывается статус — отправлено или ошибка.

На что смотреть:

• ✅ отправлено — письмо передано на почтовый сервер;
• ❌ ошибка — адрес неверный, нет связи с сервером или сработала защита;
• ⚠️ пропущен — не заполнен email, сотрудник в рассылку не попал.

Сами отправленные письма сохраняются в почте программы, в папке исходящих. Там видно тему, адресата, дату и вложение. Это пригодится, если сотрудник заявит, что листок не получал — вы покажете факт и время отправки.

«Отправлено» означает только то, что письмо ушло с вашего сервера. Если почтовый сервис получателя отклонит письмо позже (переполнен ящик, спам-фильтр), в 1С статус останется успешным, а отказ придёт обратным письмом на ваш ящик. Поэтому после крупной рассылки загляните во входящие — там могут быть уведомления о недоставке.

Если письма не уходят: ошибки и решения

Чаще всего рассылка спотыкается на одном и том же: авторизация на почте, порт или незаполненные адреса. Ниже — быстрая диагностика.

Другие способы выдать расчётный листок

Электронная почта — не единственный вариант. Для сотрудников без ящика или при сбое почты оставьте запасные способы.

• 🖨️ Печать на бумаге. Откройте отчёт «Расчётный листок» (Зарплата → Отчёты по зарплате), отберите сотрудника и период, нажмите печать. Листок под подпись — классический способ, который закон признаёт всегда.
• 💾 Сохранение в файл. Тот же отчёт сохраняется в PDF или другой формат через меню сохранения. Файл можно передать лично или через защищённый канал.
• 📱 Личный кабинет сотрудника. Сервис «1С:Кабинет сотрудника» позволяет сотруднику самому заходить и смотреть свои листки. Рассылать вручную тогда не нужно — листок публикуется, человек видит его в мобильном приложении или браузере.
• 🗂️ Архив отправленного. Храните отправленные письма в исходящих и выгруженные PDF в отдельной папке по месяцам. Это ваше доказательство того, что обязанность по статье 136 ТК РФ выполнена.

Комбинируйте: основной массе — рассылка по email, кабинетным сотрудникам — личный кабинет, остальным — бумага под подпись. Главное, чтобы способ выдачи для каждого был закреплён документально.

Частые вопросы