Передача сведений о пособиях в СФР из программы 1С:ЗУП

Самая частая ошибка здесь — искать в 1С:ЗУП кнопку «сформировать реестр пособий и выгрузить файл в ФСС». Такого реестра больше нет. С 2022 года пособия назначаются и выплачиваются проактивно: вы не выгружаете реестр по своей инициативе, а отвечаете на запрос фонда через электронный документооборот (СЭДО). А сам фонд с 1 января 2023 года называется СФР — Социальный фонд России, он объединил ПФР и ФСС.

Чтобы передать сведения о пособии, нужно: получить от СФР электронный запрос, на его основании сформировать исходящий документ со сведениями, подписать его квалифицированной электронной подписью и отправить через 1С-Отчётность. Весь обмен ведётся из раздела Отчётность, справки → рабочее место 1С-Отчётность. Ниже — порядок действий, два способа отправки, разбор статусов и ошибок.

Проактивные выплаты вместо выгрузки реестра

Коротко о том, как устроена схема, — без этого шаги не сложатся в картину.

До 2021 года работодатель сам собирал «Реестр прямых выплат» и отправлял его в ФСС файлом. Этот документ в старых релизах ЗУП ещё можно встретить, но в рабочем процессе он не используется. Порядок получения фондом сведений для назначения пособий закреплён Постановлением Правительства РФ № 2010 — именно оно описывает проактивную (беззаявительную) схему.

Теперь цепочка выглядит так:

• 🏥 Медорганизация оформляет электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН). Он приходит в СФР и работодателю автоматически, без бумаги.
• 📨 Когда наступает страховой случай, СФР направляет работодателю запрос сведений, которых у фонда нет (средний заработок, стаж, периоды, реквизиты).
• 📤 Работодатель отвечает документом со сведениями в срок не позднее 3 рабочих дней с даты получения запроса.
• 💰 Фонд сам считает и перечисляет пособие работнику. Первые 3 дня больничного по болезни самого сотрудника оплачивает работодатель, остальное — СФР.

Через СЭДО работодатель участвует в назначении основных пособий по социальному страхованию: по временной нетрудоспособности (больничный), по беременности и родам, единовременного при рождении ребёнка, ежемесячного по уходу за ребёнком до 1,5 лет. По каждому фонд присылает отдельный запрос, и по каждому вы отправляете отдельный ответ. Логика везде одна: пришёл запрос → дополнили данными учёта → подписали → отправили.

Что подготовить перед первым обменом

Обмен с СФР идёт через оператора ЭДО. У пользователей 1С это встроенный сервис 1С-Отчётность. Нужны три вещи.

1. Действующая квалифицированная электронная подпись (КЭП) руководителя или уполномоченного лица. Той же подписью сдаётся отчётность.
2. Подключённый сервис 1С-Отчётность с заявлением на документооборот. Подключение настраивается в разделе Отчётность, справки.
3. Включённый обмен с фондом по пособиям — чтобы программа принимала входящие ЭЛН и запросы. Этот переключатель находится в настройках 1С-Отчётность (блок обмена с ФСС/СФР).

Проверьте, что в карточке сотрудников заполнены СНИЛС, паспортные данные и реквизиты для перечисления. Фонд сверяет их со своей базой, и расхождение — причина отказа чаще, чем ошибка в расчёте.

Отдельный момент — сведения о застрахованном лице (анкетные и банковские реквизиты сотрудника). Их передают один раз при приёме на работу и обновляют при изменении. Если этих данных у фонда нет, запрос по пособию может вообще не прийти или вернуться с отказом. Передаются они таким же документом обмена, что и сведения о пособии.

Способ выплаты в реквизитах выбирается один из трёх: на банковскую карту (нужен номер счёта, а для карты «Мир» фонд перечисляет по номеру карты), на счёт в банке или почтовым переводом (нужен адрес). Ошибка в этих данных — самая частая причина, по которой пособие «ушло, но не дошло»: формально сведения приняты, а деньги вернулись из банка. Поэтому реквизиты стоит сверять с сотрудником, а не копировать из старых документов.

Как приходят ЭЛН и запросы от фонда

Входящие документы программа забирает автоматически по расписанию, а также при ручном нажатии кнопки обновления в рабочем месте обмена.

Электронный больничный приходит со статусом «Открыт», когда сотрудник ещё болеет, и «Закрыт», когда лечение завершено. Назначить пособие можно по закрытому ЭЛН. Внутри листка работодатель заполняет свою часть: страховой стаж, периоды, которые идут в расчёт, условия исчисления. Эти данные затем уходят в фонд.

Запрос сведений появляется в списке входящих документов обмена отдельной строкой. В нём видно, по какому сотруднику и какому страховому случаю фонд ждёт данные. Именно с момента получения запроса идёт отсчёт трёх рабочих дней на ответ. Пропуск срока грозит штрафом по статье за несвоевременное представление сведений.

Как сформировать и отправить сведения о пособии

Исходящий документ создают на основании входящего запроса — так подтягиваются нужный сотрудник, тип пособия и реквизиты случая. Создавать его «с нуля» без запроса в проактивной схеме не нужно.

Порядок действий:

1. Откройте рабочее место обмена: раздел Отчётность, справки → 1С-Отчётность → область обмена с СФР по пособиям.
2. Найдите входящий запрос по нужному сотруднику и создайте на его основании ответ (команда создания исходящего документа на форме запроса).
3. Проверьте заполнение: периоды нетрудоспособности, средний заработок, количество дней за счёт работодателя и за счёт фонда, способ выплаты и реквизиты работника.
4. Убедитесь, что суммы среднего заработка и стаж подтянулись из учёта, а не стоят нулями. Если данных по заработку за расчётный период нет (новый сотрудник), берётся МРОТ или справка с прежнего места.
5. Проведите документ и отправьте его из той же формы (команда отправки). Программа сформирует файл в формате фонда, зашифрует и подпишет его вашей КЭП.

Отдельно про расчёт. Средний заработок для пособия фонд не считает — он берёт его из ваших сведений. Поэтому перед отправкой проверьте, что в учёте закрыты все месяцы расчётного периода (два календарных года перед годом страхового случая) и нет «висящих» начислений. Если сотрудник в расчётном периоде работал у другого страхователя, в сведениях учитывается заработок по справке с прежнего места или пособие считается из МРОТ, когда справки нет.

Формат файла — XML по схеме СФР. Руками его править или собирать не нужно: структуру задаёт программа, вы работаете только с полями на форме документа. Это и есть ответ на вопрос «как настроить формат выгрузки» — он фиксированный, настраивать нечего.

Два способа отправки: через оператора и файлом на портал

Основной путь — через 1С-Отчётность прямо из программы. Но если оператор не подключён, сведения можно выгрузить файлом и загрузить в личном кабинете страхователя на сайте фонда.

При выгрузке файлом программа готовит XML, который вы сохраняете на диск, а затем вручную загружаете в кабинете на портале фонда. Подписание и шифрование при этом выполняются средствами портала или отдельной утилитой. Способ рабочий, но контролировать статусы придётся на стороне портала, а не в 1С.

Контроль статусов и разбор протокола

После отправки документ проходит несколько состояний. Их видно в карточке исходящего документа и в журнале обмена.

• Отправлено — файл ушёл оператору.
• Доставлено / принято в обработку — фонд получил пакет.
• Принято — форматно-логический контроль пройден, сведения приняты.
• Отказано / ошибка — пришёл отрицательный протокол, нужно исправить и отправить заново.

Отрицательный протокол открывается из того же документа: в нём текст с кодом и описанием, по какому полю не прошла проверка. Разбирать его стоит дословно — формулировка почти всегда указывает на конкретный реквизит.

После приёма сведений фонд назначает и перечисляет пособие работнику самостоятельно: по общему правилу — в течение 10 рабочих дней с даты получения всех необходимых данных. Если статус долго держится на «принято», а работник сообщает, что денег нет, первым делом проверяйте реквизиты выплаты в отправленных сведениях — чаще всего дело в них, а не в задержке фонда.

После исправления создавайте отправку из того же документа — так сохраняется связь с исходным запросом фонда и не плодятся дубли.

Где хранятся документы обмена

Все отправленные и полученные пакеты остаются в базе. Отдельно архивировать их файлами на диск не требуется — журнал обмена и есть архив.

• Входящие ЭЛН, запросы и протоколы хранятся в рабочем месте обмена и доступны по каждому сотруднику.
• Исходящие сведения с отметкой о приёме фондом остаются в журнале исходящих документов.
• При переносе базы или смене компьютера документы обмена переезжают вместе с информационной базой, отдельной выгрузки не нужно.

Если нужен файл для внешней проверки (аудит, запрос контролирующего органа), сохранить XML конкретного документа можно командой выгрузки на его форме. Там же виден протокол фонда с отметкой о приёме — это и есть подтверждение, что сведения были представлены вовремя, если возникнет спор о сроке.

Частые вопросы