Счёт покупателю из 1С на почту, в мессенджер или файлом: настройка и отправка

Отправить счёт из 1С проще всего прямо из документа: откройте Продажи → Счета покупателям, выберите счёт и нажмите кнопку с конвертом «Отправить по электронной почте». Программа сама сформирует печатную форму, приложит её к письму файлом PDF и подставит адрес покупателя из карточки контрагента. Условие одно — в базе должна быть настроена учётная запись электронной почты.

Частое заблуждение: «1С не умеет отправлять почту, счёт надо сохранить и пересылать вручную». Умеет, причём через любой обычный почтовый ящик — Яндекс, Mail.ru, корпоративный сервер. Ручное сохранение нужно только для мессенджеров и для случаев, когда покупатель просит файл в особом формате. Ниже описана работа в 1С:Бухгалтерии 3.0 с интерфейсом «Такси»; в УТ 11 и КА 2 механизм отправки тот же, меняется только раздел, где лежит список счетов.

Подготовка счёта перед отправкой: шаблон и проверка реквизитов

Покупатель увидит ровно то, что в печатной форме. Поэтому сначала проверьте сам счёт, а уже потом настраивайте отправку.

Что проверить в карточке организации (Главное → Организации):

• 🏦 Банковский счёт — основной расчётный счёт выбран в поле банковского счёта организации. Именно его реквизиты попадут в счёт;
• 🖋 Логотип и печать — в одноимённом разделе карточки загружаются логотип, факсимиле печати и подписи руководителя и главного бухгалтера. Картинки лучше в PNG с прозрачным фоном, иначе на бланке появятся белые прямоугольники;
• 📝 Дополнительные условия — текст внизу счёта («Оплата данного счёта означает согласие…»). Его задают там же, в разделе логотипа и печати;
• 👤 Ответственные лица — руководитель и бухгалтер, чьи фамилии печатаются в строках подписи.

Что проверить в самом документе «Счёт покупателю»:

1. Контрагент и договор — от договора зависят срок оплаты и валюта.
2. Ставка НДС в каждой строке и итог «В том числе НДС».
3. Поле «Оплатить до», если вы его заполняете: оно выводится на бланк.
4. Банковский счёт организации в шапке, если у вас их несколько.

После этого нажмите Печать → Счёт на оплату и посмотрите форму глазами покупателя. Варианта печати два: обычный бланк и бланк с факсимиле печати и подписей. Вариант с факсимиле удобен для почты — покупателю не нужно ждать оригинал.

Настройка электронной почты в 1С для отправки счетов

Учётную запись создают один раз, дальше ею пользуются все документы базы.

Включение почты и создание учётной записи

1. Откройте Администрирование → Органайзер.
2. В блоке почты перейдите по ссылке «Учётные записи электронной почты».
3. Нажмите Создать, введите адрес и пароль ящика.
4. 1С попробует сама определить настройки сервера по домену адреса. Для крупных почтовых сервисов это обычно срабатывает.
5. Если автоматически не получилось — откройте ручную настройку и введите SMTP-сервер, порт и тип защищённого соединения.
6. Нажмите проверку настроек. Программа отправит тестовое письмо и сообщит результат.

В той же форме выберите, кто пользуется записью: только вы или все пользователи базы. Для общего ящика отдела продаж подходит второй вариант.

Параметры популярных почтовых сервисов

Пароль от веб-интерфейса почты в 1С обычно не подходит. Крупные сервисы требуют отдельный пароль приложения, который создают в настройках безопасности ящика. Без него проверка учётной записи завершится ошибкой авторизации.

Шаблон текста письма

Каждый раз писать «Добрый день, направляем счёт…» необязательно. В Администрирование → Органайзер включите флажок шаблонов сообщений и создайте шаблон для документа «Счёт покупателю». В текст можно подставлять параметры: номер и дату счёта, сумму, наименование покупателя. Вложение — печатную форму счёта — шаблон добавляет сам.

Отправка счёта по электронной почте: три способа

Из формы документа

1. Откройте счёт.
2. Нажмите кнопку с конвертом в командной панели.
3. Отметьте печатные формы для вложения и формат файла (по умолчанию PDF).
4. Проверьте адрес получателя, тему и текст, нажмите Отправить.

Из формы печати

Если вы уже открыли Печать → Счёт на оплату, кнопка отправки есть и там. Удобно, когда перед отправкой нужно поправить что-то прямо в табличном документе — например, дописать комментарий. Правка в форме печати не сохраняется в документе, она уйдёт только в этот файл.

Из списка счетов

В списке Продажи → Счета покупателям выделите строку и нажмите ту же кнопку с конвертом. Документ открывать не нужно.

Адрес получателя 1С берёт из контактной информации контрагента: поле электронной почты в карточке или e-mail контактного лица. Если адреса нет, поле «Кому» останется пустым — введите адрес вручную, а потом занесите его в карточку, чтобы не повторять.

Как убедиться, что счёт дошёл

Простое правило: добавляйте свой адрес или общий ящик отдела в поле копии. Тогда у вас останется письмо ровно с тем вложением, которое получил покупатель, и спор «вы прислали другую сумму» решается за минуту.

Ещё два приёма:

• ✉️ отправьте первый счёт новому покупателю себе на второй ящик — так видно, как письмо выглядит у получателя и не попадает ли оно в спам;
• 📌 договоритесь с покупателем об ответе «получили» на первые письма, пока не убедитесь, что почта доходит стабильно.

Как отправить счёт из 1С в мессенджер или с телефона

Прямой отправки в WhatsApp, Telegram или MAX в 1С:Бухгалтерии нет. Рабочая схема — сохранить файл и переслать его вручную.

С компьютера:

1. Откройте Печать → Счёт на оплату.
2. Нажмите кнопку сохранения (дискета) в форме печати.
3. Выберите формат PDF и папку, например «Рабочий стол».
4. Перетащите файл в окно настольной версии мессенджера.

С телефона:

• 📱 сохраните PDF в облачную папку, которая синхронизируется с телефоном, и отправьте файл из мессенджера на смартфоне;
• 📧 отправьте счёт себе на почту из 1С, а с телефона перешлите вложение покупателю;
• 🌐 если база опубликована на веб-сервере или работает в 1С:Фреш, откройте её в браузере телефона, сформируйте печатную форму и сохраните PDF прямо на устройство.

Сохранение счёта в PDF, Excel, Word и другие форматы

Кнопка сохранения в форме печати открывает окно выбора форматов. Можно отметить несколько сразу — 1С сохранит по файлу на каждый.

В окне сохранения есть флажок упаковки в архив ZIP. Включайте его, когда сохраняете сразу несколько счетов или несколько форматов: покупатель получит один файл.

Имя файла 1С формирует из названия формы, номера и даты документа. Если покупатель просит своё имя — например, с номером его заказа, — переименуйте файл после сохранения.

Пакетная и регулярная рассылка счетов

Встроенного «планировщика», который сам рассылал бы готовые счета по расписанию, в типовой 1С:Бухгалтерии нет. Зато есть несколько способов сократить ручную работу.

Несколько счетов за один раз

В списке счетов выделите нужные строки с зажатой клавишей Ctrl и выполните печать или отправку. В письмо попадут все выбранные документы. Перед отправкой проверьте поле «Кому»: если счета выписаны разным покупателям, их нельзя отправлять одним письмом — каждый увидит чужие суммы. Для разных контрагентов отправляйте по одному счёту.

Ежемесячные счета за одни и те же услуги

Для абонентского обслуживания, аренды, подписки удобно не создавать счёт с нуля, а копировать прошлый:

1. Выделите счёт за прошлый месяц и нажмите Скопировать (F9).
2. Поменяйте дату и период в наименовании услуги.
3. Запишите и отправьте кнопкой с конвертом — шаблон письма подставит новую дату и номер.

В актуальных релизах БП 3.0 у документа «Счёт покупателю» есть настройка повторения: программа сама создаёт копию счёта с заданной периодичностью и может отправлять её покупателю. Если в форме вашего счёта такой настройки нет — обновите конфигурацию или пользуйтесь копированием.

Полная автоматизация

Когда счетов сотни, рассылку настраивает программист: расширение конфигурации с регламентным заданием, которое по расписанию формирует печатные формы и отправляет их через учётную запись базы. Типовую конфигурацию при этом не снимают с поддержки. В файловой базе регламентные задания выполняются, только пока база открыта у кого-то из пользователей, поэтому для надёжной рассылки нужен клиент-серверный вариант или постоянно запущенный сеанс.

Ошибки при отправке счёта из 1С и как их устранить

Частые вопросы