Передача счёта на оплату и УПД из 1С в систему СБИС по ЭДО

Отправить счёт из 1С в СБИС можно двумя путями: через модуль интеграции, который встраивается прямо в 1С и добавляет в документы команду отправки, либо выгрузив счёт из 1С и загрузив его в онлайн-кабинет СБИС вручную. Первый способ быстрее и не требует переключаться между программами, второй работает всегда, даже если модуль не настроен.

Чтобы обмен заработал, нужны три вещи: подключённый в СБИС электронный документооборот, действующая квалифицированная подпись с установленной криптографией и контрагент, до которого СБИС может достучаться — напрямую или через роуминг. Ниже — как всё это собрать и провести счёт на оплату или УПД от формирования в 1С до отметки о получении.

Что подготовить до первой отправки

Счёт уходит к контрагенту не из 1С напрямую, а через оператора ЭДО — компанию «Тензор», которой принадлежит СБИС. Поэтому до отправки собирают рабочее место.

Разберём, зачем каждый пункт.

• 📄 Электронный документооборот в СБИС. Обмен формализованными документами идёт на отдельном тарифе ЭДО. Проверьте в кабинете СБИС, что раздел документооборота открыт, а не только отчётность.
• 🔑 Квалифицированная подпись. Для счёта-фактуры и УПД квалифицированная подпись обязательна по закону. Счёт на оплату — неформализованный документ, его стороны по соглашению вправе подписывать и неквалифицированной подписью, но на практике его подписывают тем же сертификатом, что и остальные документы.
• 🧩 Криптография. Без установленной КриптоПро CSP (или VipNet CSP) подпись не сработает. Сертификат должен быть виден в программе криптографии.
• 🤝 Готовность контрагента. СБИС доставит документ, только если получатель сам подключён к ЭДО. Если он обслуживается у другого оператора, нужен роуминг — об этом отдельно ниже.

Чем отличается счёт на оплату от УПД в обмене

Под «счётом» понимают два разных документа, и ведут они себя в ЭДО по-разному.

Счёт на оплату покупатель просто получает — встречная подпись не нужна, цикл закрывается на статусе «Получен». УПД — это заменитель накладной и счёта-фактуры сразу, по нему идёт полный цикл с подписанием обеими сторонами. Дальше по тексту отправка показана на счёте на оплату, а особенности УПД отмечены отдельно.

Как подключить обмен 1С с СБИС

Способ отправки зависит от того, как связаны программы. Рабочих вариантов три.

Вариант 1. Модуль интеграции СБИС для 1С. «Тензор» выпускает собственный модуль, который ставится в конфигурацию и добавляет в документы команды отправки в СБИС. Дистрибутив и инструкцию под вашу версию берут в кабинете СБИС или у менеджера. После установки модуль подключают к своему аккаунту: указывают логин и пароль от СБИС либо авторизуются сертификатом. С этого момента в формах счетов и реализаций появляется команда передачи в СБИС.

Вариант 2. Встроенный в 1С сервис ЭДО и роуминг. Если в базе уже настроен типовой документооборот 1С (Продажи → Электронный документооборот или Администрирование → Обмен электронными документами), СБИС подключают как оператора-роумингового партнёра. Документ формируется и уходит штатными средствами 1С, а до контрагента в СБИС доезжает через роуминг между операторами.

Вариант 3. Веб-кабинет СБИС без модуля. Самый простой путь, когда модуль не установлен: счёт выгружают из 1С в файл и загружают в онлайн-кабинет СБИС. Настройка не нужна вовсе.

Как пригласить контрагента к обмену

Первый счёт конкретному покупателю уйдёт только после того, как между вами налажен канал обмена. Для этого одна сторона отправляет приглашение, а вторая его принимает.

1. В кабинете СБИС (или в модуле 1С, если он это умеет) откройте список контрагентов по ЭДО.
2. Найдите компанию по ИНН или названию. Оператор покажет, подключена ли она к обмену и у кого обслуживается.
3. Отправьте приглашение к обмену.
4. Дождитесь, пока контрагент подтвердит его со своей стороны.

Пока приглашение не принято, документы до покупателя не дойдут, даже если он есть в ЭДО. Статус приглашения виден в том же списке: «Отправлено», «Принято», «Отклонено».

Если контрагент у другого оператора, приглашение уходит в роуминг — там подтверждение занимает чуть дольше, иногда до нескольких рабочих дней, пока операторы откроют канал.

Как сформировать счёт в 1С

Пока документа нет в базе, отправлять нечего. Счёт на оплату в 1С:Бухгалтерии 3.0 создают в разделе продаж.

1. Откройте Продажи → Счета покупателям (в части релизов пункт называется «Счета на оплату»).
2. Нажмите Создать.
3. Выберите контрагента и договор. Проверьте, что ИНН и КПП контрагента заполнены верно — по ним оператор находит получателя в ЭДО.
4. Заполните табличную часть: номенклатуру, количество, цену. Суммы и НДС посчитаются автоматически.
5. Укажите банковский счёт организации, на который ждёте оплату.
6. Проведите документ кнопкой Провести.

Счёт на оплату — документ без проводок: он не отражается в бухгалтерском учёте, а служит основанием для платежа. Поэтому заполнить его достаточно корректно по реквизитам и суммам, сверять с ним оборотку не нужно. Номер и дата проставляются автоматически; менять их вручную стоит, только если у вас своя схема нумерации.

Если отправляете УПД, документ другой — Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД). В нём заполняют отгрузку, а вид документа переключают на УПД. Счёт-фактуру при этом отдельно не выписывают: УПД её заменяет. В отличие от счёта на оплату, реализация формирует проводки и движения по регистрам, поэтому её дата и суммы должны соответствовать факту отгрузки.

Перед отправкой откройте печатную форму и глазами сверьте реквизиты, суммы и ставку НДС. После отправки через ЭДО исправить документ «задним числом» не получится — придётся аннулировать и выставлять заново.

Как отправить документ в СБИС

Дальше действия зависят от выбранного на этапе подключения способа.

Через модуль интеграции

1. Откройте проведённый счёт.
2. Найдите в командной панели документа команду передачи в СБИС (у модуля это отдельная кнопка или пункт меню с логотипом СБИС).
3. Проверьте, что подтянулись верный контрагент и организация-отправитель.
4. Подпишите документ своей КЭП — программа запросит сертификат и, при необходимости, пароль закрытого ключа.
5. Подтвердите отправку.

Документ уйдёт оператору и появится в списке исходящих в кабинете СБИС со статусом отправки.

Если счетов много, их отправляют пачкой: в журнале документов 1С выделите нужные строки и вызовите команду отправки для всего списка. Так не придётся открывать каждый счёт по одному. Все отправленные документы оседают в журнале обмена — там видно дату, получателя, статус и ответные подписи. Этот журнал и есть ваше подтверждение, что счёт ушёл и доставлен: распечатка или выгрузка из него пригодится, если покупатель скажет, что документа не получал.

Через веб-кабинет СБИС

Когда модуля нет, счёт переносят в СБИС файлом.

1. В печатной форме счёта в 1С нажмите Сохранить и выберите формат PDF (для неформализованного счёта) либо выгрузите электронный документ в XML, если отправляете УПД.
2. Войдите в онлайн-кабинет СБИС, откройте раздел документов, создайте исходящий документ.
3. Загрузите сохранённый файл, выберите получателя по ИНН.
4. Подпишите и отправьте.

Роуминг: когда контрагент у другого оператора

Если получатель обслуживается не в СБИС, а, например, в Диадоке или 1С-ЭДО, прямая отправка не сработает — сначала настраивают роуминг. Это разовая заявка: в кабинете СБИС указывают оператора и реквизиты контрагента, оператор открывает канал. После подтверждения документы ходят между системами автоматически, и дальше вы отправляете счёт обычным порядком.

Контроль статусов и работа с ошибками

Отправленный счёт проходит несколько состояний. Отслеживают их в списке исходящих — в модуле 1С или в кабинете СБИС.

Чаще всего отправка спотыкается на одних и тех же вещах.

• 🔑 Не найден сертификат или истёк срок. Проверьте, что КЭП установлена в КриптоПро и действует. Истёкшую подпись перевыпускают — просроченным сертификатом подписать нельзя.
• 🧩 Не установлена криптография. Если 1С или браузер не видит КриптоПро CSP, установите или переустановите программу криптографии, перезапустите сеанс.
• 🏢 Контрагент не в ЭДО или неверный ИНН/КПП. Оператор не нашёл получателя. Сверьте ИНН и КПП в карточке контрагента, уточните, подключён ли он к обмену, при необходимости настройте роуминг.
• 📋 Ошибка формата у УПД. XML не прошёл контроль формата ФНС. Обычно виноваты незаполненные обязательные реквизиты — страна происхождения, единица измерения, код вида операции. Заполните поля в документе 1С и переотправьте.
• 🌐 Нет связи с оператором. Временный сбой соединения: проверьте интернет и повторите отправку через несколько минут.

Частые вопросы