Счёт покупателю из 1С по почте, в мессенджер и через ЭДО: настройка и отправка

Отправить счёт из 1С можно прямо из документа: откройте Продажи → Счета покупателям, нажмите Печать → Счет на оплату, а в окне печатной формы — кнопку Отправить с конвертом. Программа приложит счёт файлом PDF и откроет новое письмо. Сработает это только после того, как в базе настроена учётная запись электронной почты.

Частое заблуждение — что для отправки счетов нужен Outlook или другой почтовый клиент на компьютере. Не нужен: в 1С Бухгалтерии 3.0 встроен свой почтовый модуль, письмо уходит напрямую через SMTP-сервер вашей почты. Дальше всё зависит от того, как покупатель хочет получить счёт: письмом, файлом в чате или через ЭДО.

1. Подготовка счёта на оплату и проверка реквизитов перед отправкой

Покупатель оценивает счёт за пять секунд: сумма, реквизиты, подпись. Ошибку в банковском счёте он заметит уже после платежа, поэтому проверку делайте до отправки.

Что проверить в самом документе

• 🏦 Банковский счёт организации. Если у фирмы несколько расчётных счетов, в документе выбран тот, что указан в шапке. Проверьте поле с банковским счётом — именно его реквизиты попадут в печатную форму.
• 👤 Контрагент и договор. От договора зависят валюта и тип цен. Счёт по чужому договору — частая причина возврата платежа.
• 📦 Номенклатура и ставка НДС. Для упрощенки без НДС в табличной части должно стоять «Без НДС», иначе в итогах появится строка налога.
• 📅 Срок оплаты. Поле «Оплатить до» выводится в счёт и помогает дисциплинировать покупателя.

Печать и подписи в счёте

Счёт без подписи многие покупатели не принимают к оплате. Чтобы не ставить её вручную, загрузите факсимиле один раз:

1. Откройте Справочники → Организации (или Главное → Организации) и карточку своей фирмы.
2. Раскройте группу Логотип и печать.
3. Загрузите картинки печати, подписи руководителя и главного бухгалтера, при желании — логотип.
4. Там же заполните дополнительные условия, которые печатаются внизу счёта: например, «Счёт действителен 5 банковских дней».
5. Запишите карточку.

Теперь в меню Печать документа появится вариант Счет на оплату (с печатью и подписями). Его и отправляйте.

2. Отправка счёта по почте из 1С через встроенный почтовый клиент

Настройка учётной записи электронной почты

Делается один раз администратором базы.

1. Администрирование → Органайзер.
2. В блоке Почта установите флажок использования почты (если он есть в вашем релизе) и перейдите по ссылке Учетные записи электронной почты.
3. Создайте учётную запись. Введите адрес и пароль — программа попробует подобрать настройки серверов сама.
4. Если автонастройка не сработала, заполните вручную:

5. Нажмите Проверить настройки. Программа отправит тестовое письмо на этот же адрес.
6. Укажите, кто пользуется записью: только вы или все пользователи базы.

Отправка одного счёта

1. Откройте счёт и проверьте его.
2. Печать → Счет на оплату (с печатью и подписями).
3. В окне печатной формы нажмите Отправить.
4. Выберите формат вложения. Для счёта почти всегда достаточно PDF: он одинаково выглядит на любом устройстве и не редактируется случайно.
5. Откроется письмо. Адрес подставится из контактной информации контрагента, если он там заполнен. Проверьте тему и текст.
6. Нажмите Отправить.

Где брать адрес покупателя

Адрес подставляется автоматически только из карточки контрагента. Заполните его заранее: Справочники → Контрагенты → карточка → блок адреса и телефона → поле электронной почты. Для крупного клиента удобнее завести контактное лицо с адресом бухгалтерии, а не общий ящик офиса.

3. Шаблоны писем и автоматизация рассылки счетов

Если вы отправляете десятки счетов в неделю, писать текст каждый раз незачем. В 1С есть механизм шаблонов сообщений.

Как включить и создать шаблон

1. Администрирование → Органайзер → флажок Шаблоны сообщений.
2. По ссылке Шаблоны сообщений создайте новый шаблон электронного письма.
3. В поле назначения укажите, для каких документов он нужен, — для счёта покупателю.
4. В теме и тексте используйте параметры: номер и дата документа, сумма, наименование контрагента. Они вставляются из списка доступных параметров, вручную их набирать не нужно.
5. На вкладке вложений отметьте печатную форму счёта и формат PDF.

Пример текста, который хорошо работает:

Добрый день!

Направляем счёт № [Номер] от [Дата] на сумму [Сумма].
Просим оплатить до [СрокОплаты].
Платёжное поручение пришлите, пожалуйста, ответным письмом.

С уважением, бухгалтерия [Организация]

Названия параметров в квадратных скобках условные: в шаблоне выбирайте их из списка, программа сама вставит правильные имена.

После этого при создании письма из счёта можно выбрать шаблон — тема, текст и вложение заполнятся сами.

Отправка нескольких счетов

В списке Продажи → Счета покупателям можно выделить несколько документов (с зажатым Ctrl) и вызвать печать сразу по всем. Все счета откроются в одном окне печати. При отправке из такого окна проверьте, кому уходит письмо: если счета выписаны разным покупателям, надёжнее отправлять каждый отдельно, чтобы клиент не получил чужой счёт.

4. Сохранение счёта файлом и отправка в мессенджеры

Многие покупатели просят прислать счёт в Telegram, WhatsApp или MAX. Прямой отправки в мессенджеры в типовой 1С нет, поэтому путь такой: сохранить файл и переслать его вручную.

1. Сформируйте печатную форму счёта.
2. В окне печати нажмите кнопку Сохранить (значок дискеты).
3. Отметьте формат. PDF — для отправки клиенту, XLSX или DOCX — если счёт нужно доработать вручную.
4. Выберите папку. Если в базе подключено хранение файлов, можно приложить счёт к документу — тогда он останется в 1С.
5. Перетащите файл в чат мессенджера.

Какой формат выбрать

Если покупатель просит не счёт, а только реквизиты, их удобно скопировать из карточки организации или сохранить печатную форму счёта и вырезать блок реквизитов. Но лучше отправить полноценный счёт: в нём есть назначение платежа, и деньги не повиснут как невыясненные.

5. Отправка счетов через ЭДО из 1С

ЭДО удобен, когда с покупателем уже настроен обмен актами и накладными. Счёт тогда уходит в его 1С и появляется у него как входящий документ, а не как вложение в почте.

Что нужно для отправки

• 🔐 Подключённый 1С-ЭДО или другой оператор, с которым работает ваша база.
• ✉️ Принятое приглашение к обмену с контрагентом (статус «Присоединен»).
• ⚙️ В настройках отправки по этому контрагенту включён вид документа «Счет на оплату».

Как отправить

1. Откройте счёт и проверьте, что он записан.
2. В командной панели документа найдите меню ЭДО и выберите отправку электронного документа.
3. Подпишите документ своей электронной подписью.
4. Документ уйдёт оператору, а затем покупателю.

Счёт на оплату не относится к документам, для которых закон требует квалифицированную подпись. Это коммерческое предложение платить, а не первичка и не счёт-фактура. В 1С-ЭДО его всё равно подписывают той подписью, которая зарегистрирована в учётной записи обмена, — отдельный сертификат не нужен.

6. Почему счёт не отправляется: ошибки и что делать

Основная масса сбоев — в настройках почты, а не в самом документе. Идите по списку сверху вниз.

Ещё три причины, о которых вспоминают последними

• 🧱 Размер вложения. Если к письму приложено много счетов или тяжёлый логотип, сервер может отклонить письмо. Сожмите картинку логотипа и отправляйте счета по одному.
• 🔒 Антивирус на компьютере. Некоторые антивирусы проверяют исходящую почту и рвут соединение. Проверьте отправку, временно добавив 1С в исключения сетевой проверки (с ведома администратора).
• 🌐 Работа через веб-клиент или облако. Письмо отправляет сервер, на котором работает база, а не ваш компьютер. Сетевые ограничения действуют там.

7. Как проверить, что счёт ушёл, и где хранится переписка

Письмо, отправленное из 1С, сохраняется в базе как документ Электронное письмо исходящее. Это и есть история коммуникаций: что, когда и кому вы отправили.

Где найти отправленные письма

• Из счёта: в форме документа откройте связанные документы или взаимодействия — письмо, созданное из счёта, привязано к нему как к предмету.
• Общий список: через Все функции → Документы → Электронное письмо исходящее. Если пункта «Все функции» нет в меню, включите его в главном меню (кнопка с тремя полосками) → Настройки → Параметры, флажок отображения команды «Все функции».
• По контрагенту: в карточке контрагента ищите связанные взаимодействия.

Статусы, которые стоит отслеживать

• 📤 Письмо отправлено — сервер принял его. Это не гарантия, что клиент открыл письмо, а лишь факт успешной передачи.
• 📄 Электронный документ в ЭДО — здесь контроль точнее: видно, доставлен ли счёт и получил ли его покупатель.
• 💳 Состояние оплаты в списке счетов покупателям — показывает, оплачен счёт полностью, частично или нет. Оплата подтягивается, когда выписка разнесена и в платёжном документе указан этот счёт.