Выгрузка и отправка сопроводительной накладной на товары из 1С в ИС ЭСФ

Сопроводительную накладную на товары (СНТ) из 1С отправляют в государственную «Информационную систему электронных счетов-фактур» — ИС ЭСФ, портал esf.gov.kz. Это документооборот Казахстана: вы создаёте документ СНТ в конфигурации «1С:Бухгалтерия 8 для Казахстана», подписываете его электронной подписью и либо выгружаете напрямую в ИС ЭСФ, либо сохраняете в XML-файл и загружаете через портал.

Чтобы отправить СНТ, нужны три вещи заранее: действующая ЭЦП от НУЦ РК, учётная запись налогоплательщика в ИС ЭСФ и настроенный в 1С обмен с этой системой. Если хотя бы одного нет, документ сформируется, но уйдёт с ошибкой или вообще не отправится.

Ниже разберём весь путь: что подготовить, когда СНТ обязательна, как заполнить и подписать накладную, как настроить обмен, что означают статусы и почему отправка срывается.

Что подготовить до отправки СНТ

Отправка СНТ из 1С опирается на внешние сервисы, поэтому сначала собирают «обвязку», а потом формируют документ.

🔑 Электронная подпись. Нужен ключ ЭЦП, выданный НУЦ РК. Для подписания документов используют ключ с префиксом RSA (ключ для подписи), а не AUTH — последний служит только для входа. Срок действия ключа ограничен; просроченным подписать не получится.

🖥️ Программа NCALayer. Это локальный модуль, через который 1С и браузер обращаются к ключу ЭЦП. Без запущенного NCALayer подписание не стартует — он должен работать в фоне в момент отправки.

📋 Учётная запись в ИС ЭСФ. Налогоплательщик должен быть зарегистрирован в ИС ЭСФ и иметь доступ к модулю, где ведутся СНТ и виртуальный склад. Регистрация выполняется на портале, в 1С её не заменить.

⚙️ Настройка в 1С. В реквизитах организации проверьте БИН, в настройках обмена с ИС ЭСФ укажите сертификат ЭЦП и учётные данные. Эти параметры задаются один раз, дальше 1С использует их автоматически.

Отдельно проверьте контрагента-получателя: у него должен быть корректный БИН (для юрлица) или ИИН (для физлица/ИП), и он должен быть известен ИС ЭСФ. Если получатель в системе не зарегистрирован, накладная не доставится.

В каких случаях оформляют СНТ

СНТ выписывают не на любую продажу, а на движение товаров определённых категорий. Это важно понять до отправки: если товар под накладную не подпадает, лишний документ создаст путаницу, а если подпадает, но СНТ не выписана — нарушение.

Накладную оформляют, в частности, на такие операции:

• 📦 Ввоз из стран ЕАЭС — импорт товаров на территорию Казахстана из государств союза.
• 🚚 Вывоз в страны ЕАЭС — экспорт из Казахстана в союзные государства.
• ⚠️ Товары из Перечня изъятия — те, по которым Казахстан принял обязательства перед ВТО (ставки пошлин ниже единых тарифов ЕАЭС). Их прослеживают отдельно.
• 🍾 Подакцизные товары — алкоголь, табачные изделия, нефтепродукты, этиловый спирт.
• 🌱 Биотопливо и ряд других позиций, по которым введена прослеживаемость.

Для прослеживаемых и изъятых товаров движение привязано к виртуальному складу в ИС ЭСФ. Это отдельный модуль, где система хранит остатки по таким товарам. СНТ списывает товар с виртуального склада отправителя и зачисляет получателю — поэтому без остатка на виртуальном складе накладную не проведёшь.

Остаток на виртуальном складе появляется не сам по себе: товар попадает туда при ввозе из-за рубежа, при оформлении входящей СНТ от поставщика или при вводе начального остатка. Если вы впервые отправляете накладную по товару, которого на виртуальном складе ещё нет, сначала нужно отразить его поступление — иначе списывать будет нечего.

А вот на обычную продажу товара, не входящего ни в один из перечней, СНТ не нужна — хватит накладной и, при необходимости, ЭСФ. Не выписывайте сопроводительную накладную «на всякий случай»: лишний документ в ИС ЭСФ потом придётся отзывать.

Как сформировать СНТ в 1С

Накладную удобнее создавать не с нуля, а на основании первичного документа — реализации или перемещения товаров. Тогда реквизиты контрагента, номенклатура и количество подтянутся автоматически, и останется заполнить только специфичные для СНТ поля.

Последовательность такая:

1. Откройте первичный документ (реализацию, перемещение, документ по импорту/экспорту) и создайте на его основании сопроводительную накладную. Если подходящего документа-основания нет, СНТ заводят вручную в журнале накладных конфигурации для Казахстана.
2. Выберите вид операции по характеру движения: реализация или перемещение внутри страны, ввоз, вывоз. От вида зависит состав обязательных полей.
3. Проверьте участников: отправитель (ваша организация) и получатель с его БИН/ИИН. Для операций ввоза-вывоза добавляются сведения о стране и, при необходимости, таможенные данные.
4. Заполните табличную часть по товарам: наименование, код (ТН ВЭД или классификатор КПВЭД — в зависимости от категории), количество и единицу измерения. Для прослеживаемых товаров код должен совпадать с тем, под которым товар числится на виртуальном складе.
5. Проверьте остатки на виртуальном складе. Если товара там нет или его меньше, чем в накладной, система отправку не примет.

Перед первой отправкой сверьте коды товаров с виртуальным складом поштучно — расхождение в коде или единице измерения приводит к отказу чаще, чем любая другая причина.

Название конкретных команд в вашей редакции конфигурации может отличаться; ищите документ по слову «сопроводительная» в журналах раздела продаж и закупок.

Настройка обмена 1С с ИС ЭСФ

Отправить СНТ можно двумя путями, и настройка у них разная.

Для прямого обмена в настройках ИС ЭСФ внутри 1С укажите сертификат ЭЦП и учётные данные налогоплательщика. Сертификат должен принадлежать тому же БИН, от имени которого выписываются накладные, — иначе система не свяжет подпись с отправителем. Настройка разовая: после неё отправка идёт прямо из документа, без повторного ввода реквизитов.

Для выгрузки файла накладная сохраняется в формате XML по структуре, которую понимает ИС ЭСФ. Этот файл вы загружаете на портале вручную — способ выручает, когда прямое соединение недоступно или даёт сбой.

Подписание ЭЦП и отправка накладной

Когда СНТ заполнена и проверена, её подписывают и отправляют.

1. Убедитесь, что NCALayer запущен.
2. В документе выберите действие отправки. 1С обратится к NCALayer, и тот предложит выбрать ключ.
3. Выберите ключ подписи — файл с префиксом RSA, введите пароль к хранилищу ключей.
4. После подписания накладная уходит в ИС ЭСФ (при прямом обмене) либо выгружается в XML-файл (при ручной загрузке).

Подписывайте именно ключом RSA для подписи. Ключ AUTH предназначен для аутентификации, и подписать им документ нельзя — это самая частая причина сообщения об ошибке подписи.

Если организация работает от имени нескольких сотрудников, у каждого может быть свой ключ ЭЦП; следите, чтобы подписывал тот, чьи полномочия зарегистрированы в ИС ЭСФ. При смене ответственного или истечении ключа обновите сертификат в настройках обмена, иначе отправка снова начнёт падать на этапе подписи.

Статусы СНТ и контроль отправки

После отправки накладная проходит цепочку статусов. По ним видно, дошёл ли документ и принял ли его получатель.

Получатель обязан подтвердить или отклонить СНТ в установленный ИС ЭСФ срок. Если он не отреагирует, система обработает документ по своим правилам — поэтому отслеживайте статус и напоминайте контрагенту.

Статус удобнее всего контролировать в журнале накладных 1С: там видно, какие документы ещё в черновиках, какие отправлены, а по каким пришёл отказ. При прямом обмене статусы обновляются по сеансу связи с ИС ЭСФ.

Не считайте отправку завершённой, пока документ не дошёл до статуса «Подтверждён». Пока накладная висит в «Отправлен», движение по виртуальному складу не закрыто, и при проверке такой документ выглядит незавершённым.

Как подтвердить входящую СНТ

Отправка — только половина оборота. По тем же товарам вы будете и получателем: поставщик выпишет СНТ на вас, и её нужно обработать, иначе товар не встанет на ваш виртуальный склад.

Входящие накладные приходят в тот же журнал, что и исходящие, но со стороны получателя. По каждой нужно принять решение:

• ✅ Подтвердить — если данные совпадают с фактической поставкой (товар, количество, коды). После подтверждения товар зачисляется на ваш виртуальный склад и становится доступным для дальнейшей отправки.
• ❌ Отклонить — если есть расхождение: привезли не то, не столько или перепутан код. Отклонение возвращает накладную отправителю на исправление.

Подтверждение и отклонение тоже подписываются ЭЦП, поэтому NCALayer должен быть запущен. Реагировать стоит в установленный срок: просроченная без ответа накладная обрабатывается системой автоматически, и повлиять на результат будет сложнее.

Частые ошибки при отправке СНТ

Большинство отказов упирается в подпись, контрагента или остатки на виртуальном складе. Разберём типичные сообщения и что с ними делать.

Частые вопросы