Сведения о застрахованных лицах в СФР из ЗУП 3.1: от кадровых данных до протокола

Чтобы отправить ЕФС-1 в СФР из 1С ЗУП, сформируйте нужный подраздел в программе, проверьте его кнопкой проверки и нажмите «Отправить» — при подключённой 1С-Отчетности файл уйдёт в фонд прямо из базы. Кадровые события (приём, перевод, увольнение, договоры ГПХ) собираются в Кадры → Электронные трудовые книжки, а стаж, раздел 2 о взносах на травматизм и прочие части формы — в Отчетность, справки → 1С-Отчетность.

Есть два способа сдать отчёт ЕФС-1 в СФР через 1С. Первый — отправка из программы через 1С-Отчетность: быстро, статусы и протоколы приходят обратно в базу. Второй — выгрузка XML-файла и отправка через другую систему электронного документооборота с фондом. Второй выбирают, когда у организации уже есть договор с другим оператором. Ниже порядок для ЗУП 3.1 в интерфейсе «Такси».

1. Подготовка кадров и справочников перед ЕФС-1

Большинство отказов СФР вызвано не самой отправкой, а данными в карточках. Их стоит проверить до формирования отчёта, а не после протокола.

Что проверить в карточке сотрудника

• 🪪 СНИЛС — заполнен у каждого, без опечаток. Фонд сверяет его с ФИО и датой рождения.
• 👤 ФИО и дата рождения — точно как в паспорте. Сменила фамилию — сначала отразите это в кадровом учёте, потом сдавайте сведения.
• 📄 Гражданство и статус застрахованного лица — влияют на коды в отчёте, особенно у иностранцев.
• 📅 Кадровые документы проведены: «Приём на работу», «Кадровый перевод», «Увольнение». Непроведённый документ в ЕФС-1 не попадёт.

Что проверить в справочниках

• 🏢 Организация (Настройка → Организации): ИНН, КПП, регистрационный номер в СФР. Номер берут из уведомления фонда о регистрации.
• 💼 Должности (Настройка → Должности): у каждой должности заполнен код по ОКЗ. В подразделе 1.1 он передаётся как код выполняемой функции, и без него сведения не проходят контроль.
• 📑 Основание кадрового мероприятия: вид, дата и номер приказа. Это поля самого кадрового документа.

Сроки по подразделам

2. Формирование ЕФС-1 в ЗУП: где искать каждый подраздел

В ЗУП 3.1 разные части формы делаются в разных местах. Это частая причина путаницы: человек ищет отчёт о приёме в 1С-Отчетности, а он живёт в разделе «Кадры».

Подраздел 1.1: кадровые мероприятия и ГПХ

1. Откройте Кадры → Электронные трудовые книжки.
2. Рабочее место показывает кадровые мероприятия, по которым сведения ещё не переданы.
3. Создайте документ сведений о трудовой деятельности (ЕФС-1, подраздел 1.1) и нажмите Заполнить. Программа подтянет все неотправленные события по организации.
4. Проверьте строки: сотрудник, вид мероприятия, дата, должность, код выполняемой функции, основание.
5. Запишите и проведите документ.

Договоры ГПХ попадают сюда, если они оформлены документом договора в программе. Договор, заведённый только как начисление, в сведения не попадёт.

Подраздел 1.2: стаж за год

Сведения о страховом стаже формируются отдельными документами в разделе Отчетность, справки. Найдите в нём документ со словами «ЕФС-1» и «стаж» в названии. Его заполняют по данным за год: периоды работы, отпуска без сохранения оплаты, больничные, особые условия труда.

Перед заполнением закройте все месяцы года: начисления, отсутствия и увольнения должны быть отражены. Иначе периоды стажа разрежутся неверно.

Раздел 2 и подраздел 1.3: в 1С-Отчетности

1. Откройте Отчетность, справки → 1С-Отчетность.
2. Нажмите Создать. В открывшемся списке видов отчётов наберите в поиске «ЕФС».
3. Выберите нужную форму, укажите организацию и период (квартал).
4. Нажмите Заполнить. Данные возьмутся из начислений и настроек взносов.

Для раздела 2 заранее проверьте ставку взносов на травматизм и скидку или надбавку к тарифу, если они есть. Это настройки страховых взносов организации, и ошибка в них даёт расхождение суммы взносов.

3. Подключение 1С-Отчетности для отправки в СФР

Без подключения программа умеет только сформировать и выгрузить файл. Чтобы отправить ЕФС-1 в СФР через 1С напрямую, нужен действующий договор на 1С-Отчетность.

Порядок подключения

1. Проверьте интернет-поддержку: Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы. Должен быть выполнен вход по логину портала 1С:ИТС.
2. Откройте Отчетность, справки → 1С-Отчетность и запустите подачу заявления на подключение. Если сервис не подключён, программа сама предложит это сделать.
3. В заявлении укажите организацию, руководителя и направления: СФР, ФНС и другие нужные.
4. Выпустите или привяжите квалифицированную электронную подпись (КЭП) руководителя. С подписью сотрудника, работающего по доверенности, понадобится машиночитаемая доверенность.
5. Дождитесь одобрения заявления. Статус обновляется в том же разделе.

Если 1С-Отчетности нет

• 📤 В форме отчёта есть команда выгрузки. Сохраните XML-файл и отправьте его через систему вашего оператора ЭДО.
• 🔐 Для подписи на компьютере нужен криптопровайдер и установленный сертификат КЭП.
• 📋 Протокол фонда в этом случае придёт в систему оператора, а не в 1С. Отметку об отправке в ЗУП ставят вручную, иначе мероприятия останутся в списке неотправленных.

4. Проверка ЕФС-1 перед отправкой: формат и контрольные соотношения

Проверка в программе ловит ошибки до того, как их найдёт фонд. Повторная отправка занимает время и может сорвать срок по подразделу 1.1, где на всё один рабочий день.

Что делает проверка

1. Форматный контроль. Программа сверяет файл со схемой СФР: обязательные поля, длина строк, допустимые значения кодов.
2. Контрольные соотношения. Для раздела 2 сверяются база, тариф и сумма взносов. Сумма взносов должна равняться базе, умноженной на тариф с учётом скидки или надбавки.
3. Онлайн-проверка. При подключённой 1С-Отчетности файл можно проверить на стороне сервиса до отправки.

Запускайте проверку кнопкой Проверить в командной панели формы отчёта или документа.

Пример сверки раздела 2

База для взносов на травматизм за квартал — 1 250 000 руб. Тариф — 0,2 %.

• Взносы: 1 250 000 × 0,2 % = 2 500 руб.
• Если в отчёте 2 450 руб., ищите причину: начисления, не включённые в базу, или неверный тариф за один из месяцев.
• Проверьте, совпадают ли суммы с регистрами взносов в ЗУП за тот же квартал.

5. Как отправить ЕФС-1 в СФР через 1С и прочитать протокол

Когда проверка прошла без ошибок, остаётся отправка. Порядок одинаков для документа из раздела «Кадры» и для отчёта в 1С-Отчетности.

Отправка

1. Откройте проведённый документ или отчёт ЕФС-1.
2. Нажмите Отправить в командной панели.
3. Подтвердите подпись: выберите сертификат и введите пароль, если он задан.
4. Файл уйдёт в СФР, а в форме появится состояние документооборота.

Где смотреть ответ

Ответы фонда приходят в Отчетность, справки → 1С-Отчетность. Чтобы забрать их сразу, нажмите кнопку обмена в журнале. Иначе программа сделает это по расписанию.

Как читать протокол

• 📌 Откройте протокол из строки документооборота.
• 🔎 Ищите строки с ошибками: в них указан сотрудник (СНИЛС) и описание проблемы.
• ⚖️ Ошибка блокирует приём строки. Предупреждение строку не блокирует, но его стоит разобрать.
• 💾 Сохраните протокол. Он подтверждает дату сдачи, если фонд задаст вопросы.

6. Исправление уже отправленных сведений

Если ошибка обнаружилась после приёма, новый «чистый» отчёт делать нельзя: фонд получит дубль. Исправляют специальными сведениями.

В подразделе 1.1

1. В Кадры → Электронные трудовые книжки откройте отправленный документ с ошибочной записью.
2. Создайте новый документ сведений и добавьте в него строку с ошибочным мероприятием.
3. Отметьте эту строку как отменяющую запись.
4. Если мероприятие было, но с неверными данными, добавьте следом верную запись.
5. Проверьте и отправьте.

Сначала исправьте сам кадровый документ в программе. Иначе при следующем заполнении ошибка вернётся.

В подразделе 1.2 и разделе 2

Для стажа и взносов формируют новый документ с видом сведений для исправления: корректирующие или отменяющие. Вид задаётся в шапке документа. Включайте в него только тех сотрудников, по которым есть ошибка.

Не отправляйте исходный отчёт повторно поверх принятого — фонд воспримет его как дубль и вернёт отказ.

7. Ошибки, из-за которых СФР не принимает ЕФС-1

Ниже — частые причины отказа и что проверить в ЗУП. Ориентируйтесь на текст ошибки в протоколе.

Если ошибка непонятна

• Найдите код ошибки в протоколе и откройте её описание в форме протокола.
• Отправьте файл на онлайн-проверку ещё раз после исправлений.
• Если строка формально верна, но фонд её не принимает, обратитесь в клиентскую службу СФР по месту регистрации. Расхождение может быть в данных самого фонда.

Частые вопросы