СЗВ-М в 1С: куда делся отчёт и что сдают вместо него

Отправить СЗВ-М в 1С по текущему периоду нельзя: с 1 января 2023 года эта форма отменена. Вместо неё сдают ежемесячный отчёт Персонифицированные сведения о физических лицах — но уже не в Пенсионный фонд, а в налоговую инспекцию. В 1С он формируется в том же рабочем месте, что и остальная отчётность: раздел 1С-Отчётность.

Если вы ищете, как заполнить и отправить именно СЗВ-М, скорее всего речь о прошлых периодах до декабря 2022 года либо о привычном названии ежемесячного отчёта по застрахованным. Ниже — что сдавать сейчас, как это сделать в 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерии 3.0, как проверить данные и разобрать протокол из инспекции.

Почему СЗВ-М больше не отправляют

СЗВ-М — это помесячный список всех работающих у вас физлиц: сотрудников по трудовым договорам и исполнителей по договорам ГПХ. В нём указывали ФИО, СНИЛС и ИНН. Форму сдавали в ПФР до 15-го числа следующего месяца на основании статьи 11 Федерального закона № 27-ФЗ.

С отчётности за январь 2023 года обязанность переведена в Налоговый кодекс. Пункт 7 статьи 431 НК РФ ввёл новый отчёт — Персонифицированные сведения о физических лицах (КНД 1151162). Он почти дословно повторяет состав СЗВ-М, но добавляет ещё одно поле — сумму выплат за месяц.

Круг людей в отчёте не изменился. Это все застрахованные лица, с которыми в отчётном месяце действовал договор: штатные сотрудники, внешние совместители, исполнители по договорам подряда и оказания услуг. Факт выплаты значения не имеет — важен сам действующий договор. Поэтому в список попадают и работники в отпуске за свой счёт, и декретницы, и руководитель-единственный учредитель без зарплаты.

Ключевые отличия удобно свести в таблицу.

Если вам нужно досдать или скорректировать СЗВ-М за период до декабря 2022 года, это по-прежнему делается как обычный отчёт в ПФР, но только за старые месяцы. За новые периоды такой формы в программе уже нет — она заменена персведениями.

Что проверить перед формированием отчёта

Персведения собираются из справочников и документов начисления. Если данные в базе неполные, отчёт уйдёт с ошибкой или не пройдёт в инспекции. Пройдитесь по трём точкам.

• 🪪 СНИЛС и ИНН физлиц. Откройте карточку сотрудника (Кадры → Сотрудники в ЗУП, Зарплата и кадры → Сотрудники в Бухгалтерии) и проверьте, что оба поля заполнены. Пустой или неверный СНИЛС — причина № 1 отказа.
• 👥 Полнота списка. В отчёт попадают все, с кем в отчётном месяце действовал трудовой договор или договор ГПХ, — даже если выплат не было. Уволенный в прошлом месяце в текущий отчёт уже не входит.
• 🔌 Настроенный обмен с ФНС. Отправка идёт через сервис 1С-Отчётность. Проверьте, что сервис подключён и действует: в рабочем месте 1С-Отчётность откройте Настройки и посмотрите статус подключения к документообороту с инспекцией.

Отдельно обратите внимание на исполнителей по договорам ГПХ. Они часто ведутся не в кадрах, а отдельными документами, и их легко потерять. Проверьте, что по действующим в этом месяце договорам подряда физлица заведены в справочнике и у них есть СНИЛС.

Если у организации есть обособленные подразделения, которые сами платят зарплату и сдают отчётность, персведения подаёт каждое такое подразделение по своим работникам в свою инспекцию. В 1С это задаётся настройкой организации и подразделения — убедитесь, что отчёт формируется по нужной регистрации в налоговом органе.

Как сформировать Персонифицированные сведения в 1С

Отчёт создаётся в едином рабочем месте регламентированной отчётности. Путь немного отличается по конфигурациям.

Дальше действия одинаковые.

1. В рабочем месте 1С-Отчётность нажмите Создать.
2. В списке видов отчётов выберите Персонифицированные сведения о физических лицах. Для быстрого поиска наберите слово «персониф» в строке фильтра над списком.
3. Укажите организацию и отчётный период — конкретный месяц, за который сдаёте.
4. Нажмите Создать — программа подтянет физлиц и суммы выплат автоматически.
5. Проверьте табличную часть: по каждому человеку должны стоять ФИО, СНИЛС, ИНН и сумма за месяц.

Сумма выплат берётся из начислений этого месяца. Если у кого-то выплат не было, в строке будет ноль — это нормально, строку удалять не нужно.

Пробегитесь по списку глазами и сверьте его с фактической численностью. Лишний человек в отчёте — обычно сотрудник, уволенный прошлым месяцем, по которому в базе осталось не закрытое кадровое событие. Недостающий — наоборот, принятый в этом месяце, по которому не проведён приём на работу. Оба случая правятся в кадровых документах, после чего отчёт нужно переформировать кнопкой Заполнить, а не дописывать строки вручную.

Сохраните отчёт кнопкой Записать, чтобы не потерять заполнение перед проверкой.

Проверка данных и контрольные соотношения

Перед отправкой прогоните встроенную проверку — она ловит большинство причин будущего отказа.

Нажмите Проверить → Проверить контрольные соотношения (или Проверка выгрузки — проверка формата). Программа сверит отчёт с правилами ФНС и покажет список замечаний.

На что смотреть в результатах проверки:

• ❗ Не заполнен СНИЛС — исправьте в карточке физлица и переоткройте отчёт.
• ❗ Некорректный ИНН — чаще всего опечатка или цифра из паспорта вместо ИНН; поле можно оставить пустым, если ИНН физлица вам неизвестен, но СНИЛС обязателен.
• ❗ Дубли физлиц — один человек заведён двумя карточками. Это видно по одинаковому СНИЛС в двух строках; дубль нужно объединить в справочнике.

Отдельно сверьте число строк с кадровым учётом: количество людей в персведениях за три месяца квартала в сумме должно биться с разделом 3 расчёта по страховым взносам (РСВ) за квартал. Инспекция сопоставляет именно эти данные.

Отправка отчёта через 1С-Отчётность

Когда проверка пройдена, отчёт можно отправлять прямо из программы — без выгрузки файла и загрузки его в стороннюю систему.

1. В форме отчёта нажмите Отправить.
2. Программа подпишет отчёт вашей электронной подписью и передаст его оператору ЭДО.
3. Статус документооборота отобразится в самом отчёте и в журнале обмена рабочего места 1С-Отчётность.

Если кнопка Отправить неактивна, значит отчёт не прошёл проверку формата либо не настроен обмен с ФНС. Вернитесь к контрольным соотношениям и к статусу подключения 1С-Отчётности.

Отправленный отчёт считается сданным не в момент нажатия кнопки, а когда из инспекции придёт Извещение о получении и затем положительный результат обработки. Пока не пришёл финальный протокол, отчёт не считается принятым — отслеживайте статус до конца.

Форму можно и выгрузить файлом — кнопка Выгрузить создаёт электронный файл отчёта для передачи через стороннего оператора. Но при подключённой 1С-Отчётности это лишний шаг: отправка и приём протоколов идут прямо из программы.

Сроки сдачи и ответственность за несдачу

Персведения сдают ежемесячно — не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчётным. За сентябрь, например, срок — 25 октября. Если 25-е выпадает на субботу, воскресенье или праздник, крайний день переносится на ближайший рабочий.

За отчётные месяцы, которые завершают квартал (март, июнь, сентябрь, декабрь), персведения формально можно не подавать: эти данные уже входят в раздел 3 РСВ за квартал, и инспекция получает их оттуда. За остальные восемь месяцев года отчёт обязателен.

За непредставление или опоздание предусмотрен штраф по пункту 1 статьи 126 НК РФ — 200 рублей за каждый непредставленный документ (то есть за каждый отчёт). Это заметно мягче прежней ответственности за СЗВ-М, где по статье 17 закона № 27-ФЗ брали 500 рублей за каждое застрахованное лицо.

Срок хранения отправленных отчётов и протоколов — общий для персучёта. Не удаляйте принятые отчёты из базы: именно они подтверждают факт и дату сдачи при сверке с инспекцией.

Протоколы из инспекции и работа с ошибками

После отправки в журнале обмена появляются ответные документы. Их два типа:

• 📩 Извещение о получении — инспекция приняла файл к обработке. Это ещё не приёмка.
• ✅ Извещение о вводе или аналогичный положительный результат — отчёт принят.
• ⛔ Уведомление об отказе — отчёт не принят, внутри указана причина.

Откройте пришедший документ двойным кликом прямо в журнале обмена — текст причины отказа виден в его теле. Частые формулировки и что с ними делать:

Все отправленные отчёты и ответы инспекции собраны в журнале обмена рабочего места 1С-Отчётность. Там видно, на какой стадии находится каждый отчёт: отправлен, получен, принят или отклонён. Если протокол долго не приходит, из журнала можно вручную запросить состояние документооборота — программа опросит оператора и обновит статусы.

Чтобы исправить уже принятый отчёт, не удаляйте его. Создайте новый Персонифицированные сведения о физических лицах за тот же месяц, внесите верные данные и отправьте — он уйдёт как уточнение к ранее сданному. Корректировать нужно только те сведения, которые были неверны: отчёт подаётся за весь месяц целиком, но исправляют конкретные строки.

Частые вопросы