Сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД) из 1С: формирование и сдача в составе ЕФС-1

Отдельной формы СЗВ-ТД с 2023 года уже нет. Сведения о приёме, увольнении, переводе и других кадровых событиях теперь подают в составе единого отчёта ЕФС-1 — подраздел 1.1 раздела 1, и не в ПФР, а в Социальный фонд России (СФР). По привычке этот блок по-прежнему называют «СЗВ-ТД», в 1С он так же подписан, и порядок работы остался прежним: провели кадровый документ → сформировали отчёт → отправили через 1С-Отчётность.

Ниже — как отправить СЗВ-ТД из 1С на практике: что настроить один раз, как заполнить сведения, как проверить их перед отправкой и что делать, если фонд вернул отчёт с ошибкой. Пути меню даны для 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерия 3.0 с подключённым блоком зарплаты и кадров.

С 2023 года СЗВ-ТД живёт внутри ЕФС-1

Коротко о том, что изменилось, — без этого легко ошибиться со сроком и получателем:

• 📄 Форма. Самостоятельная СЗВ-ТД отменена. Кадровые мероприятия подают в подразделе 1.1 раздела 1 отчёта ЕФС-1.
• 🏛️ Получатель. С 1 января 2023 года ПФР и ФСС объединены в СФР. Сведения уходят туда, реквизиты фонда в 1С обновляются автоматически при обновлении конфигурации.
• 🧩 Что попадает в подраздел 1.1. Приём на работу, увольнение, постоянный перевод, переименование должности, установление второй профессии/квалификации, подача работником заявления о способе ведения трудовой книжки, а также заключение и прекращение договоров ГПХ, на вознаграждение по которым начисляются взносы.
• 🔢 Код по ОКЗ. Для мероприятий «Приём» и «Перевод» обязателен код выполняемой функции по Общероссийскому классификатору занятий (5 знаков). Без него отчёт не примут.

Перед формированием проверьте, что нужный кадровый документ проведён: именно он — источник данных для сведений. Если приказ о приёме не проведён, строка в отчёт не попадёт.

Что настроить перед первой отправкой

Разовая подготовка, без неё отправить СЗВ-ТД из 1С не получится.

1. Подключите 1С-Отчётность. Это сервис прямой отправки из программы. Путь: раздел Администрирование → Обмен электронными документами → Настройки документооборота (в ЗУП — Отчётность, справки → 1С-Отчётность → Настройки). Если сервиса нет, его подключают через вашего партнёра 1С и выпуск сертификата электронной подписи.

2. Проверьте реквизиты организации. Откройте карточку организации (Настройка → Организации или Главное → Организации) и сверьте: ИНН, КПП, регистрационный номер в СФР, код по ОКТМО, подписанта отчётности. Неверный регистрационный номер — частая причина отказа.

3. Заполните коды по ОКЗ в штатном расписании. В ЗУП код выполняемой функции удобно задать в позиции штатного расписания или в должности — тогда он подставится в мероприятие автоматически. Без штатного расписания код вносят прямо в кадровый документ.

== Проверьте срок представления до того, как формировать отчёт: по приёму и увольнению он очень короткий. ==

Сроки: когда подавать сведения

Сроки зависят от типа мероприятия. Это главная причина штрафов, поэтому держите их под рукой.

Правило простое: увольнение и приём — «на завтра», всё остальное — к 25-му числу. Если в один день было и то и другое, формируйте одно мероприятие на каждое событие.

Как сформировать сведения в 1С

Сам отчёт собирается из проведённых кадровых документов автоматически. Порядок:

1. Откройте журнал сведений о трудовой деятельности: в ЗУП — Кадры → Электронные трудовые книжки; в Бухгалтерии — Зарплата и кадры → Электронные трудовые книжки. Здесь видны все мероприятия и их статус отправки.
2. Нажмите Создать → Сведения о трудовой деятельности, СЗВ-ТД (в составе ЕФС-1). Программа предложит включить в отчёт мероприятия, по которым сведения ещё не поданы.
3. Проверьте, что в шапке указана верная организация и отчётный период соответствует дате события.
4. Нажмите Заполнить — строки подтянутся из проведённых приказов. Для каждой строки заполнены: СНИЛС, ФИО, вид мероприятия, дата, должность, код по ОКЗ, основание (вид, дата и номер документа).
5. Проверьте колонку «Код выполняемой функции» для приёма и перевода — она обязательна.
6. Запишите документ кнопкой Записать.

Если нужного сотрудника в отчёте нет — вернитесь к кадровому документу и убедитесь, что он проведён, а дата события попадает в период. Создавать строку вручную почти никогда не нужно: правильнее исправить первичный документ, чтобы данные учёта и отчёт совпадали.

Отдельно — про договоры ГПХ. С 2023 года их заключение и прекращение тоже попадают в подраздел 1.1, если на вознаграждение начисляются страховые взносы. В ЗУП такое мероприятие формируется из документа договора подряда или оказания услуг: проведите его, и строка подтянется в отчёт наравне с кадровыми событиями по штатным сотрудникам. Срок тот же, что по приёму и увольнению, — следующий рабочий день, поэтому не откладывайте проведение договора «на потом».

Если в базе несколько организаций, следите за полем организация в шапке: отчёт формируется по одной организации, и мероприятия чужого юрлица в него не попадут. Проверить это проще всего по колонке с названием организации в журнале электронных трудовых книжек.

Проверка перед отправкой

Перед тем как отправить, прогоните две проверки — встроенную и глазами.

• 🔍 Встроенный контроль. В форме отчёта нажмите Проверить → Проверить выгрузку. 1С сверит данные с актуальным форматом СФР и подсветит ошибки: пустой СНИЛС, отсутствие кода ОКЗ, неверный регистрационный номер.
• 👁️ Визуальная сверка. Откройте печатную форму (Печать) и сверьте построчно: ФИО, вид мероприятия, дату, основание (номер и дату приказа). Частая ошибка — перепутаны даты события и приказа.
• 🧾 Соответствие кадровому документу. Дата мероприятия в отчёте должна совпадать с датой из приказа, а не с датой заполнения отчёта.

Чек-лист перед нажатием «Отправить»:

Отправка в СФР через 1С-Отчётность

Когда проверка пройдена:

1. В форме отчёта нажмите Отправить. Если кнопка недоступна, значит отчёт не проверен или не записан.
2. 1С подпишет файл вашей электронной подписью и передаст его оператору. В журнале Отчётность, справки → 1С-Отчётность появится строка со статусом отправки.
3. Дождитесь ответных документов из СФР. По одному отчёту приходит несколько квитанций: подтверждение оператора, извещение о доставке и итоговый результат — уведомление о приёме либо уведомление о необходимости устранения ошибок (несоответствий).

Отправлять сведения можно и без прямой интеграции — выгрузить файл (Выгрузить → сохранить) и загрузить его в личный кабинет страхователя на сайте СФР. Но внутри 1С удобнее: все статусы и квитанции хранятся в одном журнале.

Если СФР отклонил отчёт: ошибки и пересдача

Разбор частых отказов и что с ними делать.

Дальше логика исправления зависит от того, приняли сведения или нет.

Отчёт отклонён целиком (уведомление об ошибках). Исправьте причину (карточку сотрудника, код ОКЗ, реквизиты), затем в форме отчёта нажмите Заполнить заново и отправьте. Новый номер мероприятию не нужен — фонд его ещё не принял.

Ошибка в уже принятом мероприятии. Отменить задним числом нельзя, нужна двухшаговая корректировка:

1. Создайте новое мероприятие с тем же сотрудником и тем же событием, указав признак отмены (в 1С это отдельная отметка «Отменить ранее поданные сведения» или строка с видом «Отмена»).
2. Следом создайте мероприятие с правильными данными.
3. Обе строки включите в один отчёт ЕФС-1 и отправьте. Фонд сначала аннулирует старую запись, затем примет верную.

Исправлять первопричину лучше в кадровом документе: тогда учёт и отчётность останутся согласованными, и при следующем событии по этому сотруднику не вылезет та же ошибка.

Контроль статуса и хранение отчётов

Все отправки и ответы фонда живут в журнале Отчётность, справки → 1С-Отчётность. Открыв отчёт, вы увидите всю переписку по нему. Ориентируйтесь на статусы:

Квитанции и уведомления хранятся в самой базе 1С и выгружаются при необходимости. Отдельно архивировать файлы на диск не обязательно — но перед обновлением конфигурации или переносом базы делайте резервную копию: вместе с базой сохранятся и подтверждения приёма, которые пригодятся при сверке с фондом.

Чтобы ничего не терять из виду, раз в месяц открывайте журнал электронных трудовых книжек и проверяйте, что по всем проведённым приказам есть мероприятия со статусом «Принято». Мероприятия без отправки программа обычно выделяет — это и есть ваш список «что ещё не сдано».

Раз в год полезно свериться с фондом: запросить в личном кабинете страхователя выписку о поданных сведениях и сопоставить её с журналом ЭТК в 1С. Так вы заранее увидите пропущенные мероприятия или расхождения в кодах ОКЗ — и исправите их спокойно, а не в момент увольнения сотрудника, когда сведения нужны срочно.

Частые вопросы