Оформляем ежегодный отпуск сотрудника в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии

Чтобы отправить сотрудника в отпуск в 1С:ЗУП 3.1, откройте Зарплата → Отпуска, нажмите «Создать» и выберите документ «Отпуск». Укажите сотрудника, даты отпуска и рабочий год, за который он идёт. Программа сама посчитает средний заработок и отпускные, а после проведения отметит дни в табеле. В 1С:Бухгалтерии 3.0 такой же документ есть в журнале Зарплата и кадры → Все начисления, но сначала его нужно включить в настройках зарплаты.

Отпускные выплачивают не позднее чем за три календарных дня до начала отдыха. Поэтому документ оформляют заранее, а выплату делают отдельно от зарплаты, в межрасчётный период. Ниже по шагам: подготовка, документ, расчёт, проводки, выплата и табель.

Что проверить в 1С до оформления отпуска

Документ «Отпуск» посчитается верно, только если в базе в порядке три вещи: кадровые данные, начисления за расчётный период и остаток дней.

Кадровые данные сотрудника

• 👤 Приём на работу проведён. Без кадрового документа сотрудника не будет в списке выбора.
• 📅 Дата приёма правильная. От неё 1С считает рабочие годы и остаток дней.
• 🧾 Право на отпуск задано. Основной отпуск 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ) подставляется по умолчанию. Дополнительные отпуска (за вредность, ненормированный день, северные) назначают в документе приёма или кадрового перевода.
• 💰 Зарплата за 12 месяцев начислена. Если сотрудник пришёл недавно, а стаж до 1С вносили остатками, проверьте, что ввели и данные для расчёта среднего.

Остаток дней отпуска

Перед оформлением посмотрите, сколько дней накопилось. В ЗУП 3.1 это отчёт «Остатки отпусков» в разделе Кадры → Кадровые отчеты. Если остаток неверный, править его надо до создания документа, иначе приказ уйдёт с неверной цифрой.

График отпусков

График утверждают не позднее чем за две недели до начала календарного года (ст. 123 ТК РФ). В ЗУП 3.1 его ведут документом «График отпусков» в разделе Кадры. График не обязателен для оформления отпуска в программе, но с ним проще:

1. Из графика видно, кто и когда уходит.
2. Перенос дат оформляют документом «Перенос отпуска», и история изменений остаётся в базе.
3. О начале отпуска сотрудника нужно уведомить не позднее чем за две недели. График помогает не пропустить этот срок.

Как отправить сотрудника в отпуск: документ «Отпуск» в ЗУП 3.1

Шаг за шагом

1. Откройте Зарплата → Отпуска. Тот же журнал доступен и в разделе Кадры.
2. Нажмите «Создать» → «Отпуск».
3. Заполните «Месяц» — месяц начисления. Обычно это месяц, в котором начинается отпуск.
4. Выберите организацию и сотрудника.
5. Отметьте флажок «Ежегодный отпуск» и укажите период: дату начала и окончания. Количество дней 1С посчитает сама.
6. Проверьте рабочий год в полях «За период работы с … по …». Программа подставит ближайший год, в котором остались дни. Если сотрудник догуливает старый год, поправьте.
7. Если положен дополнительный отпуск, добавьте его строкой в табличной части дополнительных отпусков.
8. В поле «Выплата» выберите «В межрасчетный период» и укажите дату выплаты.
9. Нажмите «Провести».

Праздники внутри отпуска

Нерабочие праздничные дни в число дней отпуска не входят и не оплачиваются (ст. 120 ТК РФ). Если на период выпадает, например, 12 июня, 1С продлит отпуск на один день автоматически. Для этого в базе должен быть заполнен производственный календарь на нужный год.

Отпуск частями

Отпуск можно делить на части, но одна из них должна быть не меньше 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ). Программа это не запрещает, контроль за вами. Каждую часть оформляют отдельным документом «Отпуск».

Расчёт среднего заработка и начисление отпускных в 1С

После проведения 1С считает отпускные по правилам Положения № 922. Расчётный период — 12 календарных месяцев перед месяцем начала отпуска.

Формула

Средний дневной заработок = выплаты за 12 месяцев ÷ 12 ÷ 29,3.

Отпускные = средний дневной заработок × дни отпуска.

Если какой-то месяц отработан не полностью (больничный, другой отпуск, приём в середине месяца), вместо 29,3 по этому месяцу берётся 29,3 ÷ дни месяца × отработанные календарные дни.

Пример с цифрами

Сотрудник уходит в отпуск на 14 дней. За 12 месяцев ему начислено 720 000 ₽, все месяцы отработаны полностью.

Где проверить расчёт

• Рядом с полем «Средний заработок» есть кнопка с карандашом. Она открывает форму со всеми месяцами расчётного периода: начисления, нормы и отработанные дни.
• На вкладке «Начислено (подробно)» видно сумму отпускных, а если отпуск переходит на следующий месяц, — разбивку по месяцам.
• Печатная форма «Записка-расчёт (Т-60)» показывает весь расчёт в одном документе.

Почему средний получился не таким

• 📉 Не все начисления входят в базу. Больничные, материальная помощь и предыдущие отпускные из расчёта исключаются, а дни, за которые их платили, — из отработанного времени.
• 📈 Было повышение оклада. Если оклад поднимали для всего подразделения или организации в расчётном периоде, выплаты до повышения индексируются. В ЗУП это делается автоматически, если повышение оформлено кадровым документом с отметкой о повышении для коллектива.
• 🧮 Ниже МРОТ. Если средний заработок вышел ниже среднего из МРОТ, 1С сравнит и возьмёт большую сумму.
• ✍️ Данные для среднего вносили вручную. Если сотрудник раньше работал в другой программе, начисления за прошлые месяцы берутся из документа «Данные для расчета среднего заработка». Ошибка в нём — частая причина расхождений.

Изменить средний вручную можно в той же форме по карандашу. Но сначала найдите причину: ручная правка не исправит ошибку в исходных начислениях, и при перерасчёте она вернётся.

Как отпускные попадают в бухгалтерский учёт: проводки

Если зарплату считают в ЗУП

ЗУП не формирует проводки сама. Данные о начислениях попадают в бухгалтерию документом «Отражение зарплаты в бухучете» (Зарплата → Отражение зарплаты в бухучете). Его создают раз в месяц после всех начислений. Затем через синхронизацию он загружается в 1С:Бухгалтерию, и уже там появляются проводки.

Счёт затрат берётся из способа отражения, указанного для сотрудника, подразделения или начисления «Отпуск основной».

Если отпуск оформляют в 1С:Бухгалтерии 3.0

В БП 3.0 документ «Отпуск» доступен, когда зарплата ведётся в этой программе и включён учёт отпусков. Включают его в Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты: флажок о ведении учёта больничных, отпусков и исполнительных документов. Опция доступна организациям со штатом до 60 человек.

После включения документ создают из журнала Зарплата и кадры → Все начисления → Создать → Отпуск. Заполнение такое же, как в ЗУП, но вариантов настройки меньше.

Какие проводки сформируются

Если организация создаёт резерв отпусков, отпускные и взносы с них в бухучёте списывают на счёт 96. В налоговом учёте отпускные за переходящий отпуск признают в расходах по месяцам, на которые приходятся дни отдыха. 1С сама разбивает сумму по месяцам, это видно на вкладке подробных начислений.

Выплата отпускных: сроки, ведомость и НДФЛ

Срок выплаты

Отпускные платят не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). Если отпуск начинается в понедельник, 20-го, деньги должны поступить не позднее пятницы, 17-го. Если третий день выпадает на выходной, платите в предшествующий рабочий день.

Как выплатить в ЗУП 3.1

1. В документе «Отпуск» должно стоять «Выплата: В межрасчетный период».
2. Нажмите кнопку «Выплатить» в форме документа. 1С создаст и проведёт ведомость на выплату.
3. Если кнопку не используете, создайте ведомость вручную в Выплаты → Ведомости в банк (или в кассу, на счета) и заполните её по документу отпуска.
4. Ведомость в банк выгружается в файл для зарплатного проекта или передаётся в бухгалтерию для платёжки.

НДФЛ с отпускных

• Датой получения дохода считается день выплаты (ст. 223 НК РФ). Налог удерживают в момент выплаты.
• С 2023 года НДФЛ перечисляют единым платежом: налог, удержанный с 1-го по 22-е число месяца, уплачивают не позднее 28-го числа того же месяца (ст. 226 НК РФ).
• Уведомление об исчисленных суммах подают в налоговую до 25-го числа. В ЗУП и БП его формируют в разделе отчётности.

Страховые взносы с отпускных начисляют в месяце начисления, а не выплаты. Если документ «Отпуск» оформлен в мае за отпуск в июне, взносы попадут в май.

Отпуск в табеле и отчётности

Табель учёта рабочего времени

После проведения документа «Отпуск» дни отпуска появляются в табеле автоматически. Отдельно отмечать их не нужно.

Сформировать табель можно отчётом «Табель учета рабочего времени (Т-13)» или документом «Табель», если в организации его ведут отдельно. Если в табеле вместо «ОТ» стоят рабочие дни «Я», значит документ «Отпуск» не проведён или оформлен на другую организацию.

Печатные формы

Из документа «Отпуск» через кнопку «Печать» выводят:

• 📄 приказ о предоставлении отпуска (Т-6);
• 📄 записку-расчёт (Т-60);
• 📄 расчётный листок по отпускным, если сотрудник просит.

Унифицированные формы с 2013 года не обязательны: организация может утвердить свою. Но Т-6 и Т-60 в 1С заполняются сами, поэтому чаще печатают их.

Где отпуск видно в отчётах

• 6-НДФЛ. Отпускные попадают в отчёт за тот период, в котором их выплатили, с датой получения дохода, равной дате выплаты.
• Расчёт по страховым взносам. Отпускные входят в базу для взносов того месяца, в котором начислены.
• ЕФС-1, сведения о стаже. Ежегодный оплачиваемый отпуск входит в страховой стаж, отдельного кода не требует. Отпуск без сохранения оплаты отражается кодом НЕОПЛ.

Частые ошибки при оформлении отпуска в 1С

Отдельный случай — изменение начислений за расчётный период уже после проведения отпуска. Например, задним числом доначислили премию. ЗУП предложит перерасчёт отпускных: в документах появится отметка о необходимости пересчёта. Не игнорируйте её, иначе отпускные окажутся заниженными.