Задание коллеге прямо из базы 1С 8.3: включение, адресация, сроки и контроль выполнения
Содержание
Чтобы отправить задачу в 1С, сначала включите флажок «Бизнес-процессы и задачи» в разделе Администрирование → Органайзер. Затем создайте бизнес-процесс «Задание»: укажите исполнителя, срок и текст, нажмите Стартовать и закрыть. У исполнителя задача появится в списке «Мои задачи», у автора — в «Задачах от меня».
Типичная ситуация: главбух просит бухгалтера до пятницы сверить расчёты с поставщиком. Устная просьба забывается, письмо теряется в почте. Задание в базе 1С остаётся привязанным к документу или контрагенту, имеет срок и статус. Через неделю видно, кто и когда его выполнил.
Механизм входит в Библиотеку стандартных подсистем. Поэтому порядок действий одинаков в 1С:Бухгалтерии 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11, КА 2 и ERP. Различается только место, где лежит настройка.
Подготовка: включаем задачи и выдаём права
По умолчанию подсистема выключена, и команд «Задание» или «Мои задачи» в интерфейсе нет. Включает её пользователь с полными правами.
| Конфигурация | Где включить |
|---|---|
| Бухгалтерия предприятия 3.0 | Администрирование → Органайзер |
| ЗУП 3.1 | Администрирование → Органайзер |
| Управление торговлей 11, КА 2, ERP | НСИ и администрирование → Настройки → Органайзер |
На странице «Органайзер» установите флажок «Бизнес-процессы и задачи». Рядом обычно стоят соседние настройки органайзера: «Почта» (взаимодействия), «Заметки», «Напоминания пользователя». Для задач они не обязательны, но почта понадобится для уведомлений.
После включения перезапустите сеанс 1С у пользователей. Без перезапуска новые команды в разделах не появятся.
Какие права нужны
Права на задачи выдаются через группы доступа (Администрирование → Настройки пользователей и прав → Группы доступа). Типовые профили обычно уже содержат роли для работы с задачами. Если у бухгалтера нет команды «Задание», проверьте:
- 🔑 входит ли пользователь в группу доступа, профиль которой включает работу с бизнес-процессами и задачами;
- 👤 записан ли пользователь в справочник пользователей 1С, а не только в список пользователей информационной базы в Конфигураторе;
- 🔄 перезапускал ли он программу после изменения прав.
Отправить задачу можно только пользователю, у которого есть карточка в справочнике «Пользователи». Сотрудник из справочника «Физические лица» без учётной записи исполнителем стать не может.
Создаём задание: три точки входа
Задание — это бизнес-процесс. При старте он порождает задачу для исполнителя. Создать его можно из трёх мест.
Из списка бизнес-процессов
- Откройте раздел
Главное(в БП 3.0) или раздел, где после включения появилась группа команд «Задачи». Найдите команду «Задания» или «Бизнес-процессы». - Нажмите
Создать. - В поле «Наименование» коротко сформулируйте суть: «Сверка с ООО Ромашка за III квартал».
- В поле «Исполнитель» выберите пользователя или роль (о ролях ниже).
- Заполните срок: дату и, при необходимости, время.
- В поле содержания опишите, что именно сделать и какой результат нужен.
- Нажмите
Стартовать и закрыть.
Кнопка «Записать» не отправляет задачу. Она лишь сохраняет черновик бизнес-процесса. Исполнитель получит задачу только после старта.
Из документа или справочника
Так удобнее всего: задача сразу привязывается к предмету. Откройте, например, поступление товаров, нажмите Создать на основании и выберите «Задание». Поле «Предмет» заполнится ссылкой на документ. Исполнитель откроет его одним щелчком из своей задачи.
Если в списке «Создать на основании» пункта «Задание» нет, значит подсистема не включена или к этому объекту механизм не подключён разработчиками конфигурации.
Из списка «Задачи от меня»
В списке задач, которые вы уже отправили, тоже есть кнопка создания нового задания. Это удобно, когда раздаёте поручения пачкой: создали одно, закрыли, нажали снова.
Что писать в задании
Хорошая формулировка экономит переписку. Опирайтесь на простую схему:
- 🎯 что сделать — глагол и объект: «проверить», «перепровести», «подготовить»;
- 📎 на основании чего — предмет задания или ссылка на документ в тексте;
- 📅 к какому сроку — конкретная дата, а не «как можно скорее»;
- ✅ каким должен быть результат — «акт сверки подписан и загружен в базу».
Назначение исполнителей и контроль сроков
У задания один исполнитель. Это может быть конкретный пользователь или роль.
Пользователь или роль
| Способ адресации | Когда подходит | Что учесть |
|---|---|---|
| Конкретный пользователь | Поручение лично сотруднику | В отпуске сотрудника задача будет висеть без движения |
| Роль исполнителя | «Кассир», «Кладовщик», «Юрист» — любой из группы | Задачу видят все, кто назначен на роль; первый взявший берёт её в работу |
| Роль с уточнением по организации | Несколько юрлиц в базе | Нужно заполнить исполнителей роли по каждой организации |
Роли исполнителей задач настраиваются в справочнике «Роли исполнителей». Найти его проще всего через Администрирование → Органайзер: рядом с флажком бизнес-процессов есть ссылка на настройку ролей. В карточке роли указывают пользователей, которые её выполняют.
Если на роль никто не назначен, программа примет задание, но задача повиснет без исполнителя. Перед массовой рассылкой по ролям откройте каждую роль и проверьте состав.
Проверка результата
В задании есть флажок «На проверке» (или похожая по смыслу настройка проверки) и поле «Проверяющий». Если его заполнить, после выполнения задача не закроется сразу. Она уйдёт проверяющему, и тот либо подтвердит результат, либо вернёт задание на доработку с комментарием.
Пример: бухгалтер отражает акт сверки, главбух проверяет. Автор задания и проверяющий могут быть разными людьми — так удобно, когда поручение раздаёт руководитель, а принимает результат старший бухгалтер.
Контроль сроков
Срок в задании — это не украшение. По нему работают:
- 🔴 выделение просроченных задач в списках «Мои задачи» и «Задачи от меня» (строки подсвечиваются);
- 📋 отборы списка по сроку: «на сегодня», «просрочено», «на неделю»;
- ✉️ регламентные уведомления о просрочке (если включена почта, см. следующий раздел).
Если срок нужно перенести, автор открывает бизнес-процесс и меняет дату. Исполнитель сам перенести срок не может — он пишет автору комментарий в задаче.
Уведомления о задачах: почта и напоминания
Само по себе задание не «стучится» к исполнителю. Он увидит задачу, когда откроет 1С и заглянет в список. Чтобы не ждать, настраивают уведомления.
Письма о новых и просроченных задачах
- В
Администрирование → Органайзервключите «Почта» и настройте системную учётную запись электронной почты. С неё программа будет отправлять служебные письма. - У каждого пользователя в карточке заполните адрес электронной почты в контактной информации. Без адреса письмо не уйдёт.
- Проверьте, что включены регламентные задания, отвечающие за задачи. Список открывается через
Администрирование → Обслуживание → Регламентные операции → Регламентные и фоновые задания. Ищите задания со словами «задачи» и «исполнителей» в названии: одно рассылает уведомления о новых задачах, второе — о сроках. - Задайте расписание, например каждые 30 минут в рабочее время.
В файловой базе регламентные задания выполняются только пока открыт хотя бы один сеанс 1С. Если в офисе вечером все закрыли программу, письма о новых задачах придут утром. В клиент-серверной базе задания выполняет сервер 1С по расписанию.
Напоминания в программе
Исполнитель может сам поставить напоминание на задачу: открыть её и выбрать в командах «Напомнить». Напоминание всплывёт в 1С в указанное время. Подсистема «Напоминания пользователя» должна быть включена в том же «Органайзере».
Внешние каналы
Если в компании работают в мессенджере или таск-трекере, передавать задачи туда можно только доработкой: HTTP-сервисом, обработкой или готовым расширением от партнёра. Типовая конфигурация такого обмена не содержит. Если нужно просто быстро написать коллеге, используйте встроенные «Обсуждения» (система взаимодействия) — но там нет срока и статуса, это переписка, а не поручение.
Статусы задачи и её завершение
У задачи и у бизнес-процесса свои состояния. Путаница между ними — частая причина вопросов «почему задача висит».
Как исполнителю закрыть задачу
- Откройте
Мои задачии дважды щёлкните по строке. - При необходимости нажмите
Принять к исполнению— так коллеги по роли увидят, что задачу взяли. - Сделайте работу. В поле результата коротко опишите, что сделано: «Акт сверки подписан, расхождение 1 200 руб. — не отражена оплата от 12.09, внесена».
- Нажмите
Выполнено.
Если в задании стоял проверяющий, задача уйдёт ему. Если нет — бизнес-процесс завершится.
Как автору остановить или отменить задание
Автор открывает список «Задачи от меня», переходит к бизнес-процессу и использует команды остановки или продолжения. Отменённое поручение лучше не удалять, а пометить на удаление: так сохранится история, кто и что поручал.
Окончательное удаление помеченных объектов в рабочей базе делайте в нерабочее время и после резервной копии: удаление затрагивает все помеченные объекты базы, не только задания.
Перенаправление и делегирование
Сотрудник ушёл в отпуск, а у него десять открытых задач. Варианты:
- 🔁 Перенаправить задачу другому исполнителю из самой задачи. Команда перенаправления есть в форме задачи; в истории останется, кто и кому передал.
- 👥 Делегировать права на время отпуска: в карточке пользователя или в настройках задач указывают заместителя, которому видны задачи отсутствующего. Так не нужно перекидывать каждую задачу вручную.
- 🏷️ Переходить на роли. Если сотрудники часто подменяют друг друга, адресуйте задачи роли, а не человеку. Тогда отпуск одного не останавливает работу.
Когда задача не уходит или не видна
Симптомы, которые чаще всего всплывают после первого включения подсистемы, и что с ними делать.
Для расследования «кто удалил задачу» или «почему процесс остановился» откройте журнал регистрации: Администрирование → Обслуживание → Журнал регистрации. Отбор по пользователю и по метаданным бизнес-процесса «Задание» покажет, кто и когда менял объект.