Отправка документов из 1С в СБИС: все рабочие способы

Отправить документ из 1С в СБИС можно тремя путями: через роуминг встроенного сервиса 1С-ЭДО, через фирменный модуль интеграции от «Тензора» или ручной выгрузкой файла. Самый простой — роуминг: контрагент работает в СБИС, вы в 1С, а документ ходит между операторами сам, без установки стороннего софта.

СБИС — это оператор ЭДО компании «Тензор». Для 1С он остаётся внешней системой, поэтому «отправить документ в СБИС» на практике значит одно из двух: довести ваш электронный документ до абонента, который сидит в СБИС, либо загрузить документ в ваш собственный аккаунт СБИС. Разберём оба варианта и то, что нужно подготовить заранее.

Чем отличаются три способа передачи

Прежде чем настраивать, определитесь, что именно вы отправляете и кому.

• 🔁 Роуминг через 1С-ЭДО. Вы остаётесь в 1С, контрагент — в СБИС. Документ подписывается в 1С и передаётся через роуминг между операторами. Отдельная лицензия СБИС вам не нужна.
• 🧩 Модуль интеграции СБИС для 1С. «Тензор» ставит в вашу базу внешнюю обработку , через которую документы выгружаются прямо в ваш личный кабинет СБИС. Нужен действующий аккаунт СБИС.
• 📄 Ручная выгрузка файла. Документ выгружается из 1С в XML по формату ФНС, а потом загружается в веб-кабинет СБИС вручную. Запасной способ, когда автоматика недоступна.

Все три способа требуют квалифицированной электронной подписи (КЭП). Для счетов-фактур и УПД это требование закона, подписать их простой или неквалифицированной подписью нельзя.

Какие документы можно отправить

Передать в СБИС из 1С можно и строго формализованные документы ФНС, и произвольные файлы. От этого зависит, какой формат использует 1С.

Формализованные документы собираются по утверждённым форматам ФНС и машиночитаемы. Налоговая принимает их по телекоммуникационным каналам и учитывает при проверках:

• 🧾 счёт-фактура и корректировочный счёт-фактура;
• 📦 универсальный передаточный документ (УПД) и его корректировка (УКД);
• 📑 товарная накладная ТОРГ-12 и акт о выполненных работах по формату ФНС.

Неформализованные документы передаются как вложенный файл с подписью: договор, счёт на оплату, акт сверки, письмо. Формат у них произвольный — чаще PDF, — а юридическую силу придаёт КЭП.

Для формализованных документов критичен актуальный релиз конфигурации: если формат устарел, оператор отклонит документ. Неформализованные к версии формата нечувствительны, но и в налоговую автоматически не выгружаются.

Что подготовить до первой отправки

Половина проблем с отправкой — это неготовое рабочее место, а не настройки обмена. Проверьте по порядку.

1. Криптопровайдер. Установлен КриптоПро CSP или ВипНет CSP — тот, под который выпущена ваша подпись. Два разных провайдера на одной машине часто конфликтуют, держите один.
2. Сертификат КЭП. Действующий, выпущен удостоверяющим центром ФНС (для руководителя) или аккредитованным УЦ (для сотрудника по машиночитаемой доверенности). Носитель — токен Рутокен/eToken или реестр.
3. Корневые сертификаты УЦ установлены, цепочка доверия выстроена. Без них подпись будет «неизвестной».
4. Актуальный релиз конфигурации. Форматы электронных документов ФНС меняются, встроенный 1С-ЭДО обновляется вместе с типовой конфигурацией.

В самой 1С сертификат добавляется в разделе Администрирование → Настройки электронной подписи и шифрования. На вкладке «Сертификаты» нажмите «Добавить → Из установленных на компьютере» и выберите нужный. 1С проверит, виден ли закрытый ключ.

Настройка подписи и криптографии

Электронный документ в ЭДО проходит два шага: сначала формируется по формату, затем подписывается КЭП. Если подпись не настроена, 1С соберёт документ, но отправить не даст.

На вкладке «Программы» в тех же настройках электронной подписи укажите установленный криптопровайдер. Нажмите «Проверить» — 1С протестирует подписание и шифрование на тестовых данных. Если проверка не проходит, дальше идти бессмысленно: сначала чините криптографию.

Типичные причины провала проверки:

• 🔑 закрытый ключ остался на другом компьютере или на вынутом токене;
• 🕒 срок действия сертификата истёк либо ещё не наступил (проверьте дату и время на ПК);
• ⚙️ выбран не тот криптопровайдер — подпись на КриптоПро, а в настройках стоит ВипНет.

Отправка через роуминг 1С-ЭДО

Это основной способ, когда вы в 1С, а партнёр — в СБИС. Настраивается один раз на контрагента.

Шаг 1. Включите сервис. Откройте Администрирование → Обмен электронными документами. Разверните блок «Обмен с контрагентами», поставьте флажок «Сервисы ЭДО» и перейдите в «Настройки ЭДО».

Шаг 2. Создайте учётную запись ЭДО. Если записи ещё нет, 1С предложит её создать и привязать сертификат. Укажите организацию, от имени которой пойдёт обмен.

Шаг 3. Отправьте приглашение контрагенту. В «Настройках ЭДО» нажмите «Создать», выберите контрагента и его идентификатор у оператора СБИС. Отправьте приглашение. Партнёр примет его в своём кабинете СБИС — это и есть настройка роуминга.

Шаг 4. Отправьте документ. Откройте нужную реализацию, акт или счёт-фактуру. В командной панели документа найдите меню ЭДО и команду отправки электронного документа. 1С сформирует документ по формату, подпишет КЭП и передаст оператору.

Шаг 5. Контролируйте статус. Рабочее место Продажи → Текущие дела ЭДО (или Покупки → Текущие дела ЭДО) показывает, что ушло, что подписано контрагентом, а что ждёт действий. Отсюда же можно повторно отправить документ, отозвать его или аннулировать по согласию сторон.

Статусы читаются так: «Ожидается отправка» — документ сформирован, но ещё не ушёл оператору; «Отправлен» — ушёл, ждём реакции контрагента; «Требуется подтверждение» — по счёту-фактуре нужно получить извещение; «Завершён» — обе стороны подписали. Пока документ не дошёл до «Завершён», цикл обмена не закрыт.

Входящие документы от контрагента в СБИС приходят в это же рабочее место: их нужно открыть, проверить и подписать своей КЭП (для счёта-фактуры покупатель формирует извещение о получении). Так обмен становится двусторонним без переключения в другую программу.

Отправка через модуль интеграции СБИС

Второй путь — когда учёт ведётся в 1С, а весь документооборот вы держите в СБИС. «Тензор» предоставляет интеграционное решение, которое встраивается в 1С отдельной обработкой.

Порядок внедрения обычно такой:

1. В личном кабинете СБИС или у менеджера «Тензора» получите модуль интеграции (внешнюю обработку) под вашу конфигурацию и релиз.
2. Подключите обработку в 1С через Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Дополнительные обработки. Загрузите файл обработки и задайте, в каких документах она доступна.
3. В настройках модуля авторизуйтесь в аккаунте СБИС — логином/паролем или сертификатом.
4. Из формы документа вызовите команду выгрузки в СБИС. Документ попадёт в ваш кабинет СБИС, откуда вы отправите его контрагенту уже средствами СБИС.

Главное отличие от роуминга: подписание и отправку финально выполняет СБИС, а 1С служит источником данных. Это удобно, если бухгалтерия привыкла к интерфейсу СБИС и к его маршрутам согласования.

После установки проверьте связку на одном документе: выгрузите тестовую реализацию и убедитесь, что она появилась в кабинете СБИС с правильными суммами и реквизитами. Частая причина расхождений — незаполненные реквизиты организации или контрагента в 1С, поэтому сверьте ИНН, КПП и адреса до массовой выгрузки.

Если 1С работает в клиент-серверном режиме и у бухгалтеров разные компьютеры, подпись и криптопровайдер должны стоять на каждой машине, с которой выгружают документы. Сам модуль подключается в базе один раз, а вот сертификаты — локальная история каждого рабочего места.

Сравнение способов: что выбрать

Коротко, когда какой путь оправдан.

Ручная выгрузка в файл — крайний вариант. Из 1С электронный документ выгружается в XML (команда сохранения электронного документа в меню ЭДО), затем вы входите в веб-кабинет СБИС и загружаете файл вручную. Подходит для единичных случаев, но для потока документов неудобен и уводит от автоматического контроля статусов: вы перестаёте видеть в 1С, подписал контрагент документ или нет, и сверять приходится вручную через кабинет СБИС.

На практике способы нередко сочетают: основной обмен ведут через роуминг, а когда партнёр временно недоступен в роуминге или формат «капризничает», документ разово догоняют ручной выгрузкой. Главное — не вести один и тот же документ сразу двумя путями, иначе у контрагента появятся дубли.

Почему документ не уходит в СБИС

Разберём частые сбои отправки и что с ними делать.

Частые вопросы