Отправка писем и документов из 1С по SMTP
Содержание
Учётная запись почты в 1С 8.3 заводится в разделе Администрирование → Органайзер. Там указывают адрес SMTP-сервера, порт, вид шифрования и пароль, после чего программа отправляет счета, акты и уведомления прямо из форм документов. Для почты на Яндексе, Mail.ru и Gmail обычный пароль не подойдёт — нужен отдельный пароль приложения.
Есть два пути. Первый — использовать свой корпоративный или публичный почтовый ящик через SMTP: подходит почти всем, письма уходят от вашего адреса. Второй — отдельный сервис рассылок через API, но для типовых задач (отправить клиенту счёт, разослать расчётные листки) он избыточен и требует доработки конфигурации.
Остановимся на SMTP — он покрывает подавляющее большинство задач бухгалтера и менеджера. Настройка делится на три части: один раз завести учётную запись почты, затем отправлять документы из их форм, а при необходимости — поставить рассылку на расписание. Разберём каждую, а в конце соберём типовые ошибки соединения.
Что собрать перед настройкой
Параметры SMTP у каждого провайдера свои, и большинство ошибок при подключении — это неверный порт или не тот пароль. Соберите данные заранее, чтобы не гадать.
Логином почти всегда служит полный адрес ящика целиком, вместе с доменом. Пароль приложения создают в личном кабинете почтового сервиса — об этом ниже отдельно, потому что именно на нём спотыкается большинство.
Если почта своя, на корпоративном сервере, уточните параметры у системного администратора: внутренний SMTP нередко работает без шифрования внутри сети или требует отдельный служебный ящик.
Какой ящик выбрать для рассылки клиентам? Письма с адреса на домене компании (info@компания.ru) вызывают больше доверия и реже попадают в спам, чем рассылка с бесплатного ящика. Если своего домена нет, подойдёт и публичная почта, но для регулярных рассылок десяткам контрагентов корпоративный адрес надёжнее.
Где в 1С завести учётную запись почты
Почтовый клиент в типовых конфигурациях (БП 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11) включается в одном месте — через библиотеку стандартных подсистем.
- Откройте
Администрирование → Органайзер. - В группе настроек почты включите флажок, разрешающий работу с электронной почтой (учётные записи и клиент).
- Перейдите по ссылке
Учётные записи электронной почты— откроется справочник, где хранятся все ящики. - Нажмите
Создатьи заполните карточку новой записи.
В карточке есть два набора полей — для отправки (SMTP) и для получения (POP3/IMAP). Чтобы только отправлять письма, достаточно блока отправки: получение можно не настраивать.
Доступ к созданию и правке почтовых записей обычно есть у пользователя с правами администратора. Если пункта Органайзер в разделе Администрирование не видно, права на работу с почтой не выданы — настройку делает администратор базы, а рядовой сотрудник затем просто выбирает готовую запись при отправке.
Отдельно есть Настройка системной учётной записи — это ящик, от которого программа шлёт служебные уведомления (о выполнении заданий, ошибках обмена). Для рассылки документов клиентам заведите обычную пользовательскую запись, а системную оставьте под технические письма.
Укажите в карточке адрес, с которого будут уходить письма, и имя отправителя — его получатель увидит в поле «От кого». Для нескольких сотрудников можно завести несколько записей или одну общую — зависит от того, от чьего имени должны уходить письма.
Параметры SMTP: порт, шифрование и пароль приложения
Это узел, где чаще всего ошибаются. Порт и вид шифрования должны соответствовать друг другу, иначе соединение не установится.
| Шифрование | Порт | Когда выбирать |
|---|---|---|
| SSL | 465 | Самый распространённый вариант для публичных почт |
| STARTTLS (TLS) | 587 | Если провайдер рекомендует именно его |
| Без шифрования | 25 | Только внутренний сервер; порт часто закрыт провайдером |
В карточке записи включите флажок Использовать безопасное соединение (SSL) и впишите порт из таблицы. Порт 465 работает только с SSL, порт 587 — со STARTTLS; перепутаете — получите ошибку соединения.
Параметры популярных сервисов:
| Сервис | SMTP-сервер | Порт | Шифрование |
|---|---|---|---|
| Яндекс | smtp.yandex.ru | 465 | SSL |
| Mail.ru | smtp.mail.ru | 465 | SSL |
| Gmail | smtp.gmail.com | 465 (SSL) или 587 (TLS) | SSL / STARTTLS |
Пароль приложения — почему обычный не работает
Яндекс, Mail.ru и Gmail по умолчанию запрещают вход в почту сторонним программам по основному паролю. Вместо него создают пароль приложения — отдельную строку символов для конкретной программы.
- 📍 Яндекс: в
Яндекс ID → Безопасность → Пароли приложенийсоздайте пароль для почты и вставьте его в карточку 1С вместо обычного. - 📍 Mail.ru: в настройках ящика в разделе паролей и безопасности создайте пароль для внешнего приложения.
- 📍 Gmail: сначала включите двухэтапную аутентификацию, затем в настройках безопасности аккаунта Google создайте пароль приложения.
Основной пароль от почты в карточку записи вводить бесполезно — сервис отклонит авторизацию, и письма уходить не будут. Это самая частая причина «не настраивается почта», хотя все галочки на вид стоят верно.
После заполнения полей нажмите Проверить настройки или Проверить учётную запись — программа попробует соединиться с сервером и сообщит результат. Проверяйте сразу: так вы отделите ошибку настроек от проблем с конкретным письмом.
Корпоративный сервер и Exchange
С собственным почтовым сервером параметры иногда отличаются от публичных. Внутренний SMTP может работать на порту 587 со STARTTLS и доменной учётной записью, а для внутренней пересылки — вовсе без авторизации на порту 25. Точные значения знает только ваш системный администратор, поэтому для корпоративной почты берите параметры у него, а не по аналогии с Яндексом.
Отдельный момент — служебный ящик. Для автоматических писем из 1С удобно завести на сервере отдельную учётную запись (например, 1c@компания.ru), а не использовать личный ящик сотрудника. Так рассылки не зависят от смены пароля конкретным человеком и его ухода из компании.
Как отправить счёт, акт или письмо с вложением
Когда запись заведена, документы уходят прямо из их форм — отдельно открывать почтовый клиент не нужно.
- Откройте нужный документ — счёт, акт, накладную, УПД.
- Нажмите
Печатьи выберите печатную форму. - В окне предпросмотра нажмите кнопку отправки по почте (значок конверта или пункт
Отправить). - Программа сформирует вложение, подставит адрес контрагента из его карточки и откроет окно письма.
- Проверьте адрес и текст, при необходимости добавьте файлы и нажмите
Отправить.
Формат вложения выбирается в окне перед отправкой: как правило, доступны PDF и формат электронной таблицы. Для счетов и актов клиенту отправляйте PDF — его одинаково откроют на любом устройстве и не изменят случайно.
Если адрес получателя не подставился автоматически, проверьте карточку контрагента: электронная почта должна быть заполнена в его контактной информации. Один раз внесёте — дальше адрес будет подставляться сам.
Отправить можно и несколько документов разом из списка: выделите нужные строки и вызовите печать с отправкой — программа соберёт вложения в одно письмо или в отдельные, в зависимости от конфигурации.
В окне письма доступны поля копии и скрытой копии. Скрытую копию удобно ставить на свой ящик — так у вас останется подтверждение, что документ клиенту ушёл, а сам клиент других адресатов не увидит. Текст письма можно сохранить как шаблон, чтобы не набирать сопроводительную фразу каждый раз: в типовых конфигурациях для этого есть справочник шаблонов сообщений.
Перед первой массовой отправкой клиентам отправьте пробное письмо на свой адрес. Так вы увидите, как выглядит вложение и подпись со стороны получателя, и поправите имя отправителя или формат файла до того, как письмо уйдёт контрагенту.
Почему письма не уходят: разбор ошибок
Если проверка записи или отправка завершается ошибкой, причина почти всегда в одном из четырёх мест: пароль, порт, версия платформы или блокировка со стороны сети.
Отдельно про ошибки шифрования. Поддержка современного TLS зависит от версии платформы: в старых сборках её может не быть вовсе. Если сервер требует TLS, а соединение падает на рукопожатии, первым делом обновите платформу 1С до актуального релиза — часто это решает проблему без правки настроек.
Для диагностики помогает текст ошибки целиком: программа обычно показывает ответ сервера. Код 535 указывает на авторизацию (пароль), код 550 — на отклонение письма получателем, таймаут без кода — на закрытый порт или сеть.
Автоматическая рассылка по расписанию
Типовые конфигурации умеют не только отправлять письма вручную, но и рассылать отчёты и документы автоматически — через регламентные задания.
Механизм массовых рассылок находится в разделе печатных форм и обработок (в БП 3.0 и УТ 11 — подсистема рассылок отчётов). В ней создают рассылку: указывают, какие отчёты включить, список получателей с их адресами, формат вложения и расписание — например, каждый понедельник утром.
Исходящие письма программа отправляет не мгновенно, а помещает в очередь, которую обрабатывает регламентное задание. Поэтому письмо может уйти с небольшой задержкой.
В файловой базе регламентные задания выполняются только при открытом сеансе — если 1С закрыта, рассылка по расписанию не сработает. В клиент-серверном варианте задания выполняет сервер, и сеанс пользователя держать открытым не нужно.
Если автоматическая рассылка не запускается, проверьте по порядку:
- включены ли регламентные и фоновые задания в настройках базы;
- не выключено ли конкретное задание рассылки в их списке;
- верна ли системная учётная запись почты — служебные письма уходят именно от неё;
- заполнены ли адреса у всех получателей рассылки.
Расписание задаётся гибко: ежедневно, по дням недели, раз в месяц. Для регулярных отчётов руководителю или расчётных листков сотрудникам это снимает ручную работу полностью.
Получателей в рассылке можно задать списком или привязать к данным базы — например, разослать каждому контрагенту его акт сверки, подставив адрес из карточки. Формат вложения тоже выбирается в настройке рассылки: PDF для документов, которые получатель только читает, и таблица, если ему нужно работать с цифрами.
Для первого запуска поставьте в получатели только свой адрес и разовое расписание. Убедитесь, что письмо пришло и вложение открывается, и только потом подставляйте реальный список контрагентов.