Больничный лист в 1С: ввод документа, расчёт пособия и обмен с СФР

Больничный проводят документом «Больничный лист»: в ЗУП 3.1 он лежит в разделе Зарплата → Больничные листы, в Бухгалтерии 3.0 — в Зарплата и кадры → Больничные листы. Документ сам подтягивает средний заработок, применяет процент по стажу и считает пособие. Работодатель начисляет и выплачивает только первые 3 дня болезни, остальное СФР перечисляет работнику напрямую.

За первые 3 дня пособие идёт за счёт работодателя и проходит через зарплату, с него удерживается НДФЛ. Начиная с 4-го дня платит фонд — в учёте эта часть справочная, через счёт 70 она не проходит.

Ниже — где взять данные для расчёта, как ввести документ в каждой конфигурации, как влияет стаж, что с НДФЛ и взносами и как отправить сведения в фонд.

Что проверить до ввода больничного

Прежде чем заводить документ, убедитесь, что программа знает всё для расчёта среднего заработка.

• 🧾 Данные о заработке за два предыдущих года. Расчётный период — два календарных года перед годом болезни. Если сотрудник работал у вас не весь период, нужна справка о доходах с прежних мест. В ЗУП её вносят документом Справка для расчёта пособий (входящая) в разделе Зарплата → Справки для расчёта пособий.
• 📅 Страховой стаж сотрудника. Он задаётся в карточке работника на вкладке со стажем (Кадры → Сотрудники → <работник> → Трудовая деятельность). От стажа зависит процент пособия, поэтому дата приёма и прежний стаж должны быть заполнены.
• ⚙️ Учёт зарплаты в Бухгалтерии. Больничный доступен в БП 3.0 только если расчёт зарплаты ведётся в самой программе. Проверьте: Главное → Настройки → Зарплата → Общие настройки — переключатель должен стоять на В этой программе. Если выбрано Во внешней программе, документа «Больничный лист» в БП не будет — расчёт делается в ЗУП.

Ввод документа «Больничный лист» по шагам

Электронный листок (ЭЛН) подгружается из СФР по номеру. Бумажных бланков с 2022 года нет — есть только номер электронного больничного, который работник называет или который приходит по обмену с фондом.

1. Откройте список больничных и создайте документ (Создать).
2. Выберите сотрудника и месяц начисления.
3. В поле номера ЭЛН введите номер листка и нажмите Получить данные из ФСС (кнопка сохранила старое название, фонд с 2023 года — СФР). Программа запросит сведения и заполнит причину нетрудоспособности и период.
4. Проверьте даты освобождения от работы — с какого по какое число болел сотрудник.
5. Укажите причину (заболевание, травма, уход за членом семьи). От неё зависит, за чей счёт идут первые дни.
6. Нажмите Рассчитать или Провести — пособие посчитается автоматически.

Пути к документу в двух конфигурациях различаются, порядок действий — нет:

После проведения в форме документа видно разбивку: сумма за счёт работодателя (первые 3 дня) и сумма за счёт СФР. На вкладке Оплата можно посмотреть, как разложилось пособие по дням и месяцам.

Если болезнь продолжается и выдан новый ЭЛН как продолжение предыдущего, в документе есть флажок «Продолжение листка» и поле для номера исходного больничного. При продолжении первые 3 дня за счёт работодателя уже не повторяются — они оплачиваются только по первичному листку. Не заводите продолжение отдельным первичным документом, иначе работодателю задвоятся 3 дня.

Причина нетрудоспособности определяет, за чей счёт идут дни:

• заболевание и бытовая травма — первые 3 дня работодатель, далее СФР;
• уход за больным членом семьи — весь период за счёт фонда с первого дня;
• производственная травма и профзаболевание — весь период за счёт фонда, но по отдельному виду страхования;
• протезирование, долечивание в санатории — за счёт фонда.

Поэтому правильно выбранная причина важнее, чем кажется: от неё зависит и сумма через счёт 70, и то, какую часть удержит НДФЛ работодатель.

Как стаж и средний заработок определяют сумму

Пособие считается по формуле: средний дневной заработок × процент по стажу × число дней болезни.

Средний дневной заработок — это сумма облагаемых взносами выплат за два расчётных года, делённая на 730. Для больничного делитель всегда 730, независимо от високосного года.

Процент зависит от страхового стажа (статья 7 закона № 255-ФЗ):

• 8 лет и больше — 100% среднего заработка;
• от 5 до 8 лет — 80%;
• до 5 лет — 60%;
• стаж меньше 6 месяцев — пособие за месяц не выше МРОТ.

С 2024 года больничный по уходу за ребёнком до 8 лет оплачивается в размере 100% независимо от стажа. Для ухода за детьми постарше и за взрослыми членами семьи процент по стажу сохраняется.

Разберём на числах. Средний дневной заработок — 2 000 ₽, стаж 7 лет (80%), болезнь 10 дней:

• всё пособие: 2 000 × 0,8 × 10 = 16 000 ₽;
• за счёт работодателя (3 дня): 2 000 × 0,8 × 3 = 4 800 ₽;
• за счёт СФР (7 дней): 2 000 × 0,8 × 7 = 11 200 ₽.

Программа ограничивает средний дневной заработок сверху — он не может превышать сумму предельных баз по взносам за два расчётных года, делённую на 730. Снизу действует МРОТ: минимальный средний дневной заработок считается как МРОТ × 24 / 730. Если фактический заработок оказался меньше минимального, пособие считается от МРОТ. При работе на неполной ставке минимум уменьшается пропорционально доле ставки. В районах с районным коэффициентом он применяется к минимальному пособию. Оба предела 1С применяет сама, вручную считать не нужно.

Пособие снижают до МРОТ за месяц, если в больничном стоит отметка о нарушении режима (например, неявка к врачу) — с даты нарушения, или если болезнь связана с опьянением. В ЗУП эта отметка задаётся в документе, и программа пересчитывает сумму с указанной даты. Беспричинно её не ставьте: снижение должно быть обоснованным.

НДФЛ и страховые взносы с пособия

Пособие по временной нетрудоспособности облагается НДФЛ полностью — и часть работодателя, и часть фонда. Это прямо вытекает из главы 23 НК РФ: в перечне необлагаемых доходов (статья 217) больничного нет.

При этом каждый удерживает налог со своей части:

• работодатель — налоговый агент по пособию за первые 3 дня;
• СФР — по своей части, фонд сам удерживает и перечисляет НДФЛ, когда платит работнику.

Поэтому в 1С удержание налога в документе больничного касается только суммы работодателя. В примере выше работодатель удержит с 4 800 ₽: 4 800 × 13% = 624 ₽. На руки за первые 3 дня сотрудник получит 4 800 − 624 = 4 176 ₽.

Страховыми взносами пособие не облагается — ни пенсионными, ни медицинскими, ни на травматизм (статья 422 НК РФ). В базу по взносам сумма больничного не попадает, 1С это учитывает автоматически.

Проводки формирует документ начисления зарплаты (в БП — при проведении больничного или ведомости):

Часть, которую платит СФР, через счёт 70 не проходит — фонд перечисляет её работнику сам, поэтому в бухгалтерских проводках организации её нет.

Обмен с СФР и проактивные выплаты

С 2022 года действует проактивный (беззаявительный) порядок. Работнику не нужно писать заявление, а работодателю — реестры на оплату. Фонд сам узнаёт о закрытии больничного и инициирует выплату, но данные для расчёта запрашивает у работодателя.

Обмен идёт через СЭДО — систему электронного документооборота с фондом. Схема такая:

1. Работник открывает ЭЛН, врач его ведёт и закрывает.
2. СФР присылает работодателю запрос (проактивный процесс) по этому больничному.
3. Работодатель заполняет сведения для назначения пособия: страховой стаж, районный коэффициент, реквизиты для перечисления.
4. Готовые сведения отправляются в фонд, он рассчитывает свою часть и платит работнику напрямую.

В ЗУП входящие запросы и исходящие сведения видны в разделе Зарплата → Электронные больничные (или в сервисе 1С-Отчётность → СЭДО). В Бухгалтерии обмен настраивается в Отчёты → 1С-Отчётность → СЭДО, для работы нужна подключённая 1С-Отчётность и действующая подпись.

В ответ на запрос фонда заполняют сведения о застрахованном: страховой стаж, районный коэффициент, условия исчисления и реквизиты для перечисления — карту или счёт работника либо почтовый перевод. На ответ отводится ограниченный срок (несколько рабочих дней с момента запроса), поэтому запросы в СЭДО стоит проверять регулярно. Если реквизиты работника изменились, подайте сведения об изменении — иначе фонд перечислит деньги по старым данным.

Свою часть пособия (первые 3 дня) работодатель выплачивает в ближайший день выплаты зарплаты после назначения. Обратиться за пособием работник вправе в течение 6 месяцев со дня восстановления трудоспособности — если ЭЛН «всплыл» позже, его всё равно можно провести в пределах этого срока.

Типичные ошибки при отражении больничного

Что чаще всего ломает расчёт и как это увидеть:

Ещё одна частая путаница — двойное удержание НДФЛ. Со своей части фонд удерживает налог сам. Если вручную «добавить» налог на всю сумму пособия, у работника задвоится удержание. Доверяйте расчёту документа: он берёт НДФЛ только с части работодателя.

Частые вопросы