Как отражать самозанятых в 1С:Бухгалтерии 8.3

Самозанятый для бухгалтерии — это не сотрудник, а обычный поставщик-физлицо. Заводится через Справочники → Контрагенты, расчёты идут по счёту 60, в договоре ставится признак плательщика НПД. Ни НДФЛ, ни страховых взносов с его вознаграждения вы не платите, в зарплатные отчёты эти суммы не попадают — но только при наличии чека из приложения «Мой налог».

Разберём весь путь: как завести самозанятого контрагента , что указать в договоре, как провести акт и оплату, какие проводки формируются, что обязательно приложить к документу и почему по этим выплатам не нужно сдавать 6-НДФЛ и РСВ. Отдельно — частые ошибки, из-за которых инспекция переквалифицирует отношения в трудовые и доначисляет налоги.

Чем самозанятый отличается от штатника и подрядчика

Самозанятый — плательщик налога на профессиональный доход (НПД). Режим введён Федеральным законом № 422-ФЗ. Он сам платит налог со своих доходов: 4% при работе с физлицами и 6% при работе с организациями и ИП. Для вас это означает одно главное последствие: вы не являетесь ни налоговым агентом по НДФЛ, ни плательщиком страховых взносов по его вознаграждению.

Отсюда и порядок учёта. Самозанятый — это не физлицо из справочника Сотрудники и не договор ГПХ с удержанием НДФЛ. Это поставщик услуг (или товаров собственного производства), с которым рассчитываются через счёт 60, как с любым контрагентом.

Ключевые ограничения режима, которые важны при приёмке работ:

• 💰 Годовой доход самозанятого не должен превышать 2,4 млн рублей. Превысил — в тот же день теряет статус НПД, и дальнейшие выплаты вы обязаны облагать как обычные.
• 🚫 Нельзя оформлять как самозанятого бывшего работника в течение двух лет после его увольнения. Это прямой запрет закона, и его проверяют первым делом.
• 📄 Самозанятый не вправе перепродавать чужие товары и работать по агентским договорам — только собственные услуги, работы и продукция.

Чтобы было понятно, почему учёт самозанятого проще остальных вариантов, сравните три формы сотрудничества с физлицом:

Главный вывод из таблицы: самозанятый снимает с вас обязанности налогового агента и плательщика взносов, но взамен появляется новое обязательное условие — чек из «Мой налог» на каждую оплату.

Как завести самозанятого контрагента в справочнике

Создаётся он как обычный контрагент-физлицо.

1. Откройте Справочники → Контрагенты и нажмите «Создать».
2. В поле «Вид контрагента» выберите Физическое лицо.
3. Заполните ФИО и ИНН. ИНН у самозанятого — его личный ИНН физлица, отдельного ИНН для режима НПД не выдают.
4. Укажите банковский счёт для перечислений. Как правило, это его личная карта — отдельный счёт самозанятому не нужен.

Признак «самозанятый» в 1С:Бухгалтерии 8.3 задаётся не в карточке контрагента, а в договоре (об этом в следующем разделе). Сама карточка контрагента — это обычное физлицо.

Чтобы ничего не упустить при заведении, пройдитесь по короткому списку.

Договор с самозанятым: признак НПД и формулировки

Договор с самозанятым — это гражданско-правовой договор на оказание услуг, выполнение работ или поставку собственной продукции. В 1С он создаётся в карточке контрагента на закладке «Договоры».

Что указать:

• Вид договора — «С поставщиком».
• Признак плательщика НПД. В договоре с поставщиком-физлицом установите отметку о том, что поставщик — самозанятый (плательщик налога на профессиональный доход). Этот признак говорит программе, что по оплатам не нужно формировать движения по НДФЛ и взносам, и позволяет корректно принять документы без счёта-фактуры.

В тексте самого договора важны формулировки. Чтобы отношения не признали трудовыми:

• указывайте конкретный результат работы, а не трудовую функцию («разработка макета», а не «ведение дизайна»);
• не прописывайте режим рабочего дня, подчинение правилам внутреннего распорядка, рабочее место;
• оплачивайте за результат по акту, а не фиксированный оклад два раза в месяц;
• включите обязанность исполнителя передавать чек из «Мой налог» на каждую оплату и уведомлять об утрате статуса НПД.

Как провести поступление услуг и товаров от самозанятого

Факт оказания услуги оформляется документом поступления — так же, как от любого поставщика.

Услуги и работы. Создайте Покупки → Поступление (акты, УПД) с видом операции «Услуги». В табличной части укажите услугу, сумму и счёт затрат — куда списывается расход (26, 20, 44, 08 и т. д.). НДС не выделяется: самозанятый не плательщик НДС и счёт-фактуру не выставляет.

Товары собственного производства. Если самозанятый продаёт свою продукцию, используйте поступление с видом «Товары», приход на счёт 41 (или 10, если это материалы).

Проводки при поступлении услуг выглядят так:

Поскольку НДС нет, документ проводится одной строкой расхода. Счёт-фактуру регистрировать не нужно, поле счёта-фактуры остаётся пустым.

Выплата самозанятому: проводки и порядок оплаты

Оплата проводится как обычный платёж поставщику. Удерживать НДФЛ и начислять взносы не нужно — самозанятый платит налог сам.

Безналичный расчёт. Документ Банк и касса → Списание с расчётного счёта, вид операции «Оплата поставщику». Сумма — вся стоимость по акту, без каких-либо удержаний.

Наличными. Банк и касса → Выдача наличных, вид операции «Оплата поставщику».

Проводки по оплате:

Обратите внимание на суть отличия от договора ГПХ с обычным физлицом: там при выплате возникли бы проводки по счёту 68.01 (НДФЛ) и 69 (взносы). По самозанятому таких движений быть не должно — если они появились, значит, в договоре не стоит признак плательщика НПД.

Если самозанятый получил предоплату, а чек выдал только на неё — это нормально: чек формируется на каждый факт получения денег, в том числе на аванс.

Несколько практических моментов по оплате:

• 🏦 Перечисляйте строго по реквизитам из договора. Если в договоре карта физлица, а оплата ушла на счёт ИП того же человека — это повод усомниться в режиме НПД.
• 🔁 При регулярных работах не настраивайте автоматические платежи в фиксированные даты: равномерные одинаковые суммы выглядят как зарплата.
• 💳 Комиссию банка за перевод самозанятому относите на свои расходы (счёт 91.02 или 26/44 в зависимости от учётной политики) — она не уменьшает сумму вознаграждения исполнителя.

Чек из «Мой налог» и признание расходов

Чек — центральный документ в работе с самозанятым. Без него расход нельзя учесть в налоговом учёте ни на ОСН (статья 252 НК РФ требует документального подтверждения), ни на УСН «доходы минус расходы».

Как это работает:

1. После получения денег самозанятый формирует чек в приложении «Мой налог» или в веб-кабинете на сайте ФНС.
2. Чек он передаёт вам — в виде ссылки, PDF или изображения. Срок передачи: при безналичной оплате — не позднее 9-го числа следующего месяца.
3. Вы проверяете чек: в нём должны быть ваше наименование, ИНН, сумма и дата. Подлинность чека можно сверить по QR-коду или на сайте ФНС.
4. Чек прикрепляете к документу поступления или оплаты в 1С через присоединённые файлы (скрепка в шапке документа).

Отдельной встроенной интеграции с сервисом «Мой налог», которая автоматически подтягивала бы чеки в 1С:Бухгалтерию, в типовой конфигурации нет: чек поступает от самого самозанятого и прикрепляется вручную. Поэтому обязанность передавать чек стоит закрепить в договоре.

Если самозанятый аннулировал чек (например, при возврате денег) — он обязан сообщить вам, а вы корректируете учёт сторнирующим документом.

Отчётность: что по самозанятым не сдают

Это раздел, где чаще всего ошибаются. По вознаграждению самозанятого вы не сдаёте зарплатную отчётность, потому что эти суммы не облагаются НДФЛ и взносами.

Не включаются выплаты самозанятым:

• в 6-НДФЛ — вы не налоговый агент;
• в РСВ (расчёт по страховым взносам) — объекта обложения нет;
• в персонифицированные сведения о физлицах и в отчётность для СФР (бывший ФСС; ФСС и ПФР объединены в Социальный фонд России с 2023 года) — самозанятый не застрахованное лицо по вашим выплатам.

Соответственно, в 1С при корректном признаке НПД в договоре эти выплаты автоматически не попадают в регистры НДФЛ и взносов, и вручную их туда добавлять не нужно.

Что всё же остаётся у вас на контроле:

• 📊 Расход по самозанятому отражается в бухучёте (счета затрат) и в налоговом учёте — в декларации по налогу на прибыль или в книге учёта доходов и расходов на УСН.
• 📁 Храните по каждому самозанятому комплект: договор, акты, чеки, подтверждение проверки статуса НПД.

Проверить, что движений по НДФЛ и взносам действительно нет, можно отчётом Отчёты → Анализ счёта по счетам 68.01 и 69: выплат самозанятым там быть не должно.

Частые ошибки при работе с самозанятыми

Ошибки здесь дорогие — они ведут к доначислениям, а не к пересортице в учёте.

• Оформляют самозанятого как сотрудника или по договору ГПХ с НДФЛ. В итоге программа удерживает НДФЛ и начисляет взносы, которых быть не должно. Признак НПД в договоре снимает проблему.
• Работают без чека. Расход не подтверждён, на проверке его снимут, налог доначислят. Чек — обязателен на каждую оплату.
• Нанимают бывшего работника. Два года после увольнения экс-сотрудник не может быть вашим самозанятым — выплаты облагаются как обычные.
• Не проверяют статус перед выплатой. Контрагент мог сняться с НПД или превысить лимит 2,4 млн рублей. Проверка статуса в сервисе ФНС занимает минуту.
• Платят фиксированную сумму дважды в месяц в одни даты. Это маркер трудовых отношений. Платите за результат по акту.
• Выделяют НДС или регистрируют счёт-фактуру. Самозанятый не плательщик НДС, счёта-фактуры у него нет, вычет невозможен.