Как провести штрафы и санкции в программе 1С 8.3

Проводка по штрафу зависит от двух вещей: кто кому платит и за что санкция. Договорной штраф, который платит ваша организация, — это прочий расход: Дт 91.02 Кт 76.02. Штраф, который начисляете вы контрагенту, — прочий доход: Дт 76.02 Кт 91.01. А вот налоговые и административные санкции идут мимо 91-го счёта — на 99-й или на 91.02 без принятия к налоговому учёту.

Отразить штрафы в 1С 8.3 несложно: почти все начисления вводятся через Операции → Операции, введённые вручную, а оплата закрывается банковской выпиской. Главное — не ошибиться со счётом и правильно настроить статью прочих доходов и расходов, иначе санкция уменьшит налог на прибыль там, где не должна.

Ниже — счета для каждого вида санкций, порядок ввода документов в 1С:Бухгалтерии 3.0 и разбор того, что происходит с налогом на прибыль и УСН.

Виды штрафных санкций и счета учёта

Все штрафы делятся на три группы, и у каждой свой счёт. Путать их нельзя — от этого зависит и бухгалтерская отчётность, и налог.

• 💼 Договорные санкции (неустойка, пеня, штраф за нарушение условий договора) — между организациями. В учёте это прочие доходы или расходы, счёт 91.
• 🏛️ Налоговые санкции — штрафы и пени по налогам, взносам, за несвоевременную сдачу отчётности. Счёт 99.
• 🚓 Административные санкции — штрафы ГИБДД, трудовой инспекции, Роспотребнадзора и прочих госорганов. Счёт 91.02, но без принятия к налоговому учёту.

Сводная таблица — какой счёт брать в каждом случае:

В договорах встречаются три близких термина, но для учёта разницы между ними нет: неустойка, пеня (процент за каждый день просрочки) и фиксированный штраф отражаются одинаково — через счёт 91 как прочий доход или расход. Важна не формулировка договора, а направление платежа и его основание.

НДС штрафные санкции по договорам не облагаются: они не связаны с реализацией товаров или услуг. Исключение — когда под видом неустойки скрыта часть оплаты за товар, но это редкая и спорная ситуация.

Штраф по договору, который платит ваша организация

Поставщик выставил претензию за просрочку оплаты или срыв сроков. Такая неустойка — ваш прочий расход. Порядок в 1С 8.3 — два шага: начисление и оплата.

Шаг 1. Начисление. Откройте Операции → Операции, введённые вручную, создайте документ «Операция» и внесите проводку:

Дт 91.02  Кт 76.02  — сумма неустойки по претензии

В качестве субконто по дебету 91.02 выберите статью прочих доходов и расходов. Заведите или выберите статью с видом «Штрафы, пени и иные санкции к получению (уплате)» и обязательно оставьте включённым флажок «Принимается к налоговому учёту», иначе расход не уменьшит налог на прибыль, хотя по закону должен.

Признавать расход нужно на дату, когда вы согласились с претензией, либо когда вступило в силу решение суда — это и есть дата операции.

Шаг 2. Оплата. Когда перечислите деньги, проведите Банк и касса → Банковские выписки → Списание. Вид операции — «Прочее списание» или «Прочие расчёты с контрагентами», счёт дебета 76.02:

Дт 76.02  Кт 51  — оплата неустойки поставщику

Так расчёты по претензии на 76.02 закроются в ноль, а расход останется на 91.02.

Санкции, которые вы начисляете контрагенту

Зеркальная ситуация: ваш покупатель нарушил договор, и вы выставляете ему неустойку. Для вас это прочий доход.

Начисление вводится той же ручной операцией:

Дт 76.02  Кт 91.01  — начислена неустойка покупателю

По кредиту 91.01 выбирается статья прочих доходов с видом «Штрафы, пени и иные санкции к получению (уплате)». Доход признаётся на дату, когда должник признал долг (подписал акт, оплатил часть, прислал гарантийное письмо) или когда суд вынес решение.

Поступление денег закрывает расчёты:

Дт 51  Кт 76.02  — получена неустойка от покупателя

Проводят это банковской выпиской Поступление, вид операции — «Прочие расчёты с контрагентами», счёт расчётов 76.02.

Частая связка операций — построить её удобно в конструкторе:

Налоговые штрафы, пени и санкции госорганов

Это самая частая причина ошибок. Штраф от инспекции за просрочку декларации, пени за недоимку по НДС или взносам в бюджет не относятся на 91-й счёт. Для них — счёт 99.

Начисление вводится вручную:

Дт 99.09  Кт 68.02  — штраф по НДС
Дт 99.09  Кт 68.01  — пени по НДФЛ
Дт 99.09  Кт 69.06  — штраф по взносам

Субсчёт по кредиту выбирайте тот, по которому начислена санкция: 68.02 — НДС, 68.04 — налог на прибыль, 68.01 — НДФЛ и так далее. Субсчёт 69 — для страховых взносов. Напомним, что ФСС с 2023 года объединён с ПФР в Социальный фонд России (СФР), но план счетов и субсчета в 1С по взносам остались прежними.

По пеням есть нюанс учётной политики. Минфин рекомендует отражать и штрафы, и пени по налогам на счёте 99. Часть бухгалтеров проводит именно пени через 91.02 — это допустимо, если закреплено в учётной политике. На налог результат не меняется: в обоих случаях санкция не уменьшает налоговую базу.

Административные штрафы (ГИБДД за служебный автомобиль, трудовая инспекция, пожнадзор) по правилам бухучёта — прочий расход:

Дт 91.02  Кт 76.02  — административный штраф

Но при вводе статьи прочих расходов снимите флажок «Принимается к налоговому учёту»: административные санкции в расходах по прибыли не учитываются.

Что происходит с налогом на прибыль и УСН

Налоговые последствия у санкций разные, и зависят они от системы налогообложения.

Налог на прибыль. Правила прямо прописаны в Налоговом кодексе:

• Полученные договорные санкции — внереализационный доход (п. 3 ст. 250 НК РФ). Признаются на дату признания должником или вступления в силу решения суда.
• Уплаченные договорные санкции — внереализационный расход (пп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ).
• Штрафы и пени, перечисляемые в бюджет и фонды, а также административные штрафы — в расходах не учитываются (п. 2 ст. 270 НК РФ).

Именно поэтому для налоговых санкций используется 99-й счёт, а для административных — 91.02 с выключенным налоговым учётом. Если бы они попали на 91.02 «с принятием к НУ», программа ошибочно уменьшила бы налог на прибыль.

Небольшой пример. Поставщик признал претензию на 50 000 ₽ за срыв поставки, а вы в том же квартале заплатили штраф инспекции 20 000 ₽ за опоздание с декларацией. В расходы по налогу на прибыль попадут только 50 000 ₽ договорной неустойки. Штраф 20 000 ₽ пройдёт по бухучёту на счёте 99, но налоговую базу не уменьшит — по итогам квартала налоговая прибыль окажется на эти 20 000 ₽ больше бухгалтерской.

УСН. Здесь перекос в другую сторону:

• Полученная от контрагента неустойка — доход. Учитывается кассовым методом на дату поступления денег при любом объекте («доходы» и «доходы минус расходы»).
• Уплаченные санкции — любые: и по договорам, и налоговые, и административные — в расходах при УСН не учитываются. Перечень расходов из ст. 346.16 НК РФ закрытый, и штрафов в нём нет.

На практике это значит: упрощенец, который выставил неустойку покупателю, заплатит с неё налог, а вот свой уплаченный штраф в расход поставить не сможет. На объекте «доходы» полученная неустойка так же увеличивает базу.

Закрытие месяца и проверка проводок

После начисления санкций проверьте, что они корректно закрылись.

Счёт 91 закрывается при обработке Операции → Закрытие месяца, пункт «Закрытие счетов 90, 91». Сальдо прочих доходов и расходов переносится на 99-й счёт как финансовый результат. Если вы завели статью прочих расходов неправильно (не тот вид или снятый флажок НУ там, где он нужен), именно на закрытии месяца вылезет расхождение между бухгалтерской и налоговой прибылью.

Счёт 99 в течение года не закрывается — накопленные на нём налоговые санкции и финансовый результат списываются на 84-й счёт один раз в год, при реформации баланса в декабре.

Как убедиться, что всё проведено верно:

• 📊 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 76.02 — расчёты по претензиям должны закрываться после оплаты. Висящее сальдо означает, что начисление есть, а оплата не привязалась к той же статье или контрагенту.
• 📊 ОСВ по 91.01 и 91.02 — покажет суммы признанных прочих доходов и расходов по санкциям.
• 📊 Анализ счёта 99 — соберёт все налоговые штрафы и пени за период.

Частые вопросы