Как провести суточные и командировочные расходы в 1С Бухгалтерии 3.0

Суточные в 1С Бухгалтерии 3.0 проходят через авансовый отчёт: деньги выдают сотруднику под отчёт на счёт 71.01, после поездки он отчитывается, а программа формирует проводку списания расходов. Необлагаемая НДФЛ часть — 700 ₽ в сутки по России и 2500 ₽ за границей; всё, что выше, облагается НДФЛ и страховыми взносами.

Командировочные расходы — это суточные, проезд, проживание и прочие согласованные траты. Отражать их нужно в правильной последовательности: выдача денег → авансовый отчёт → закрытие расчётов с подотчётником. Ниже — весь путь с путями меню, суммами и примерами расчёта сверхнормативных суточных.

Положение о командировках и размер суточных

Размер суточных закон не ограничивает — его устанавливает сам работодатель во внутреннем документе: коллективном договоре или положении о командировках. Можно платить 700 ₽ в день, можно 3000 ₽ — это право компании.

А вот необлагаемый лимит задан Налоговым кодексом и от решения работодателя не зависит:

• 🇷🇺 по России — 700 ₽ за каждый день;
• 🌍 за границей — 2500 ₽ за каждый день;
• 📅 суточные платят за все дни поездки, включая дни в пути, выходные и праздники.

Основание для поездки — приказ о направлении в командировку. Служебное задание и командировочное удостоверение с 2015 года обязательными не являются, но приказ нужен: он фиксирует срок поездки, цель и даёт право на выплату суточных за конкретное число дней.

В 1С размеры суточных вручную в настройках не хранятся — их вписывают прямо в авансовый отчёт при вводе. Поэтому бухгалтеру нужно держать под рукой действующее положение и приказ, чтобы не ошибиться с нормой и количеством дней конкретной поездки.

Какие расходы возмещают и чем их подтвердить

Кроме суточных работнику компенсируют фактические траты на поездку. Состав расходов и требования к документам различаются, и это влияет на то, как вы проведёте строку в авансовом отчёте.

• 🎫 Проезд — билеты на поезд, самолёт, автобус. Подтверждают билетом и посадочным талоном. При электронном билете нужна и маршрут-квитанция, и посадочный талон с отметкой о досмотре.
• 🏨 Проживание — гостиница или аренда жилья. Подтверждают счётом гостиницы или договором аренды и платёжным документом. Если выделен НДС и есть счёт-фактура — налог можно принять к вычету.
• 🚕 Прочее — такси до аэропорта, услуги связи, сборы. Возмещают, если это предусмотрено положением о командировках и подтверждено чеками.

Все эти траты в авансовом отчёте попадают на вкладку «Прочее» (кроме купленных в поездке товаров — те идут на вкладку «Товары»). По каждой строке выбирают счёт затрат, а при наличии счёта-фактуры по проживанию указывают ставку и сумму НДС.

Выдача денег под отчёт командированному

Деньги выдают до поездки — наличными из кассы или переводом на карту. В обоих случаях сотрудник становится подотчётным лицом, а сумма повисает на счёте 71.01.

Наличными из кассы. Раздел Банк и касса → Кассовые документы, создаём «Выдачу наличных» с видом операции Выдача подотчётному лицу. Проводка:

• Дт 71.01 Кт 50.01 — выдано из кассы.

Переводом на карту. Раздел Банк и касса → Банковские выписки, документ «Списание с расчётного счёта», вид операции Перечисление подотчётному лицу. Проводка:

• Дт 71.01 Кт 51 — перечислено на карту сотрудника.

Сумму аванса считают по смете поездки: суточные за все дни плюс примерная стоимость билетов и проживания. Выдавать можно и больше — остаток сотрудник вернёт при составлении отчёта.

Авансовый отчёт: заполняем по вкладкам

После возвращения сотрудник сдаёт документы (билеты, чеки гостиницы, посадочные талоны), а бухгалтер вводит авансовый отчёт. Он лежит в разделе Банк и касса → Авансовые отчёты.

Шапка документа:

1. выберите сотрудника в поле «Подотчётное лицо»;
2. укажите организацию и подразделение, на которое пойдут расходы;
3. дату поставьте по дате утверждения отчёта руководителем.

Дальше документ разбит на вкладки, и каждый вид расхода идёт на свою:

Суточные, билеты и гостиница — всё это вкладка «Прочее». По каждой строке указывают документ расхода, сумму и счёт затрат в колонке «Счёт затрат»: 26, 44, 20 или 08 — в зависимости от того, с какой целью был командирован сотрудник.

Суточные вносят отдельной строкой на полную сумму — и необлагаемую, и сверхнормативную часть вместе. Разделение на облагаемую и необлагаемую части делается уже при расчёте НДФЛ и взносов, об этом ниже.

Отчитаться сотрудник обязан в течение трёх рабочих дней после возвращения из командировки. Из проведённого документа печатается унифицированная форма АО-1 (кнопка «Печать» в командной панели отчёта) — её подписывает подотчётное лицо, бухгалтер и руководитель. Дата утверждения в шапке важна: именно от неё считаются сроки по НДФЛ со сверхнормативных суточных.

Суточные сверх нормы: НДФЛ и страховые взносы

Если суточные превысили 700 ₽ (или 2500 ₽ за рубежом) в день, разница облагается НДФЛ и страховыми взносами. Это прямое требование статей 217 и 422 Налогового кодекса.

Посчитаем на примере. Командировка по России на 5 дней, суточные по положению — 1000 ₽ в день:

• всего суточных: 5 × 1000 = 5000 ₽;
• необлагаемая часть: 5 × 700 = 3500 ₽;
• сверх нормы: 5000 − 3500 = 1500 ₽ — именно с этой суммы считаем НДФЛ и взносы;
• НДФЛ 13 %: 1500 × 0,13 = 195 ₽;
• страховые взносы по тарифу 30 %: 1500 × 0,30 = 450 ₽ (плюс взносы на травматизм по вашему тарифу).

Проверьте расчёт своей поездки:

У загранкомандировок лимит применяют по дням с привязкой к границе: за дни проезда по территории России действует норма 700 ₽, со дня пересечения границы и по день отъезда обратно — 2500 ₽, а за день возвращения в Россию снова 700 ₽. Это стоит учитывать при расчёте необлагаемой части смешанной поездки.

Теперь про даты. НДФЛ со сверхнормативных суточных считают на последний день месяца, в котором утверждён авансовый отчёт, а удерживают с ближайшей выплаты денег сотруднику. Страховые взносы начисляют в месяце утверждения отчёта.

Важный момент по самой программе. Авансовый отчёт в Бухгалтерии 3.0 сам НДФЛ и взносы со сверхнормативных суточных не начисляет. Эту разницу отражают отдельно — в расчёте зарплаты за месяц утверждения отчёта, если зарплата ведётся в этой же базе. Поэтому после проведения отчёта не забудьте включить сверхнормативную сумму в базу по НДФЛ и взносам при ближайшем начислении зарплаты.

Проводки авансового отчёта и закрытие подотчёта

Когда отчёт заполнен и проведён, программа формирует движения по счёту 71.01. Вот типовой набор проводок командировки:

Счёт затрат выбирают по характеру поездки. Командировка директора или бухгалтера — обычно 26. Поездка менеджера торговой компании — 44. Командировка, связанная с производством конкретной продукции, — 20. Если сотрудник ездил по вопросам приобретения оборудования, расходы могут увеличить его стоимость через счёт 08.

После проведения отчёта проверьте остаток по подотчётнику. Удобнее всего — оборотно-сальдовая ведомость по счёту 71.01 в разрезе сотрудников (Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту):

• 🔴 дебетовое сальдо — за сотрудником числится долг (перерасход вы ещё не выдали или он не отчитался);
• 🟢 кредитовое сальдо — компания должна сотруднику (не доплатили перерасход);
• ⚪ нулевое сальдо — подотчёт закрыт полностью.

Доплату перерасхода проводят «Выдачей наличных», возврат остатка — «Поступлением наличных» с видом операции Возврат от подотчётного лица. Если сотрудник возвращает деньги на расчётный счёт, используют «Поступление на расчётный счёт» с тем же видом операции.

Остаток, который работник не вернул и который компания решила с него не удерживать, со счёта 71.01 просто так не спишется. Такую сумму либо удерживают из зарплаты (с учётом ограничений Трудового кодекса), либо признают доходом сотрудника с начислением НДФЛ. Держать «зависший» долг на счёте 71 годами — прямой повод для вопросов при проверке.

Частые ошибки при учёте командировочных

Эти промахи встречаются чаще всего и дают расхождения в учёте:

• 💸 Забыли про сверхнормативные суточные. Отчёт провели, расход списали, а НДФЛ и взносы с разницы не начислили. Счёт 71 закрыт, а база по зарплате занижена.
• 📆 Неверно посчитали дни. Суточные платят за все дни поездки, включая дорогу и выходные. Часто забывают день отъезда или возвращения.
• 🧾 Поставили НДС к вычету без счёта-фактуры. По чеку гостиницы без счёта-фактуры НДС к вычету принять нельзя — его включают в стоимость расхода.
• 🔁 Выдали новый аванс при незакрытом старом. Нарушение кассовой дисциплины; сначала закройте предыдущий подотчёт.
• 🗂 Выбрали не тот счёт затрат. Командировочные менеджера по продажам ушли на 26 вместо 44 — искажается себестоимость.

Исправляют ошибку так: открывают проведённый авансовый отчёт, корректируют строку или сумму и перепроводят документ. Если отчёт относится к закрытому периоду, изменения вносят через бухгалтерскую справку текущей датой, чтобы не ломать уже сданную отчётность.

Частые вопросы