Зарплата в бухучёте 1С:Бухгалтерии 3.0 — путь от настроек до сданной отчётности

Зарплата в 1С:Бухгалтерии 8.3 (редакция 3.0) отражается в бухучёте документом Зарплата и кадры → Все начисления → Создать → Начисление зарплаты. Он даёт проводки Дт 20 (26, 44) Кт 70 по самой зарплате, Дт 70 Кт 68.01 по НДФЛ и Дт 20 (26, 44) Кт 69 по взносам. Выплату оформляют ведомостью и документом банка или кассы: Дт 70 Кт 51 или Дт 70 Кт 50.

Типичная ситуация: новая организация, первый месяц, бухгалтер открывает базу и не знает, с чего начать. Отражение зп в бухучёте в 1С 8.3 пошагово выглядит так: настройки → сотрудники → начисление → проверка → выплата → налоги → отчёты. Ниже каждый этап по порядку, с примером на цифрах.

Что настроить в 1С до первого начисления зарплаты

Без настроек документ начисления либо не заполнится, либо разнесёт затраты не на те счета. Проверить нужно четыре вещи.

1. Где ведётся расчёт

Откройте Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты. В блоке про учёт расчётов выберите вариант «В этой программе». Если выбрано «Во внешней программе», раздел начислений будет урезан — так и задумано для связки с ЗУП.

Там же задаётся уровень кадрового учёта. Полный вариант включает документы приёма, перевода и увольнения. Для организации больше чем с парой сотрудников он удобнее: оклады берутся из кадровых документов, а не вбиваются вручную.

2. Тариф страховых взносов

Путь: Главное → Налоги и отчеты → Страховые взносы. Здесь указывают:

• 📌 тариф — общий, для МСП или льготный (IT, НКО и т. д.);
• 📌 ставку взносов на травматизм (НС и ПЗ) из уведомления СФР — с 2023 года ФСС объединён с ПФР в Социальный фонд, поэтому все взносы, кроме НДФЛ, теперь «соцфондовские»;
• 📌 дату начала применения тарифа.

Ставку на травматизм программа не знает сама. Её вводят по уведомлению фонда, иначе взносы НС и ПЗ будут нулевыми.

3. Способы учёта зарплаты

Это справочник, который отвечает на вопрос «на какой счёт затрат пойдёт начисление». В нём задаётся счёт (20.01, 25, 26, 44.01, 08), субконто и статья затрат. Способ можно назначить:

Приоритет у более «узкой» настройки: способ, указанный у сотрудника, перебьёт общий для организации.

4. Сотрудники, оклады и вычеты

Карточки — в Зарплата и кадры → Сотрудники. При полном кадровом учёте оформите документ приёма на работу с окладом и датой. В карточке сотрудника в разделе НДФЛ внесите заявления на стандартные вычеты на детей. Без этого налог будет посчитан с полной суммы.

Начисление зарплаты в 1С 8.3 пошагово

Начислять удобно в последний день месяца, после того как внесены больничные и отпуска.

1. Откройте Зарплата и кадры → Все начисления.
2. Нажмите Создать и выберите Начисление зарплаты.
3. Укажите месяц начисления и подразделение, если в организации их несколько.
4. Нажмите Заполнить. Программа подтянет всех работающих сотрудников, оклады по отработанному времени, НДФЛ и взносы.
5. Добавьте вручную разовые суммы: премии, доплаты. Для этого в справочнике начислений должен быть подходящий вид — с нужным кодом дохода НДФЛ и признаком облагаемости взносами.
6. Проведите документ.

Пример на цифрах

Сотрудник с окладом 60 000 ₽, отработал месяц полностью, детей нет. Организация на общем тарифе взносов, ставка травматизма 0,2%.

Для организации-МСП взносы считаются иначе: 30% с части выплаты в пределах МРОТ и 15% — с превышения. Программа делает это сама, если тариф выбран правильно.

Отпуск и больничный внутри месяца

Отпускные и больничные в Бухгалтерии оформляются отдельными документами — «Отпуск» и «Больничный лист» в разделе Зарплата и кадры. Их проводят до начисления зарплаты. Тогда при заполнении оклад уменьшится на дни отсутствия, и двойного начисления не будет.

Как проверить расчёт и исправить ошибки до проводок

Проведённый документ ещё не повод закрывать месяц. Сначала сверка.

Что открыть для проверки:

• 🔍 Зарплата и кадры → Отчеты по зарплате → Расчетный листок — по каждому сотруднику видны начисления, НДФЛ, вычеты и долг на конец месяца;
• 🔍 оборотно-сальдовую ведомость по счетам 70, 68.01, 69 — обороты должны совпасть с итогами документа;
• 🔍 вкладку взносов в самом документе начисления — нет ли нулевых строк по НС и ПЗ.

Типичные расхождения и что с ними делать:

Исправлять удобнее в том же документе: после правки настроек нажмите Заполнить заново. Если месяц уже закрыт, а отчётность сдана, лучше не трогать старый документ. Разницу отразите в текущем месяце — доначислением или сторно, — чтобы не переделывать сданные отчёты.

Проводки по зарплате: что формирует 1С в бухучёте

После проведения в документе появится кнопка просмотра движений (Дт/Кт). Смотрите проводки именно там.

Пара моментов, о которые спотыкаются чаще всего.

• 📎 Счёт 69.09. С 2023 года взносы по единому тарифу собраны на одном субсчёте. Отдельные субсчета 69.02 и 69.03 по пенсионным и медицинским взносам в новых периодах не используются.
• 📎 НДФЛ при выплате. По пункту 4 статьи 226 НК РФ налог удерживается при фактической выплате дохода. Поэтому проводка Дт 70 Кт 68.01 окончательно сверяется после проведения документов выплаты, а не только по начислению. Проверка простая: кредитовый оборот 68.01 за месяц равен налогу с выплаченных сумм.
• 📎 ЕНП. Деньги в бюджет уходят единым платежом на счёт 68.90. Списание долга по 68.01 и 69.09 за счёт ЕНП программа делает регламентной операцией при закрытии месяца.

Выплата зарплаты: ведомости, банк и касса

Выплату в 1С оформляют в два шага: ведомость фиксирует, кому и сколько, а банковский или кассовый документ — сам факт оплаты.

Шаг 1. Ведомость

Ведомости находятся в Зарплата и кадры → Ведомости в банк (или Ведомости в кассу, Ведомости на счета, если платите на карты разных банков без зарплатного проекта).

1. Создайте ведомость, укажите месяц и вид выплаты: аванс или зарплата.
2. Нажмите Заполнить — суммы подтянутся из долга по счёту 70.
3. Проверьте строки и проведите.

Шаг 2. Документ оплаты

• 💳 Банк. В Банк и касса → Банковские выписки создайте списание с видом операции перечисления зарплаты и выберите ведомость. Или откройте ведомость и создайте списание на её основании.
• 💵 Касса. Документ выдачи наличных с видом операции выплаты по ведомостям. После него — проводка Дт 70 Кт 50.

Аванс

Аванс за первую половину месяца выплачивают ведомостью с видом «Аванс». НДФЛ с аванса не удерживается: налог берут при окончательном расчёте.

В нашем примере аванс 25 000 ₽ выплачен 20-го числа. В день выплаты зарплаты сотрудник получит 52 200 − 25 000 = 27 200 ₽.

Если зарплату считают в 1С:ЗУП

В связке ЗУП + Бухгалтерия начисления, отпускные и больничные живут в ЗУП. В Бухгалтерию приходит один сводный документ за месяц — Зарплата и кадры → Отражение зарплаты в бухучете.

Порядок работы:

1. В ЗУП закройте месяц: начисление зарплаты, проверка, документ отражения в учёте.
2. Запустите синхронизацию — документ появится в Бухгалтерии.
3. В Бухгалтерии откройте его, проверьте счета затрат и проведите.
4. Выплаты: ведомости создаются в ЗУП, а банковское списание — в Бухгалтерии на основании пришедшей ведомости.

Счета затрат в этом документе определяются способами отражения, которые задали в ЗУП. Если суммы пришли, а проводки «не туда», правят способ в ЗУП и перевыгружают документ, а не меняют счета вручную в Бухгалтерии. Ручная правка слетит при следующей синхронизации.

Отчётность по зарплате: какие формы сдавать и когда

Все формы собираются в Отчеты → Регламентированные отчеты и заполняются по данным начислений и выплат. Если начисления в Бухгалтерии сделаны правильно, ручной работы почти нет.

Перед формированием РСВ и 6-НДФЛ сверьте суммы с оборотами счетов 69.09 и 68.01 за период. Расхождение почти всегда говорит о документе, проведённом задним числом после сдачи предыдущего отчёта.

Ошибки при отражении зарплаты, которые всплывают позже

Это не ошибки ввода, видимые сразу, а то, что обнаруживается через квартал при сдаче отчётов.

• ❌ Зарплата начислена вручную операцией. Проводка Дт 26 Кт 70 «руками» не попадает в регистры НДФЛ и взносов. В 6-НДФЛ и РСВ такого дохода не будет вовсе.
• ❌ Удалили и заново ввели ведомость после выплаты. Связь с банковским документом теряется, долг по 70 «висит», а НДФЛ задваивается или пропадает.
• ❌ Новый вид премии без кода дохода. Начисление создано копированием, код дохода не поменяли — в 6-НДФЛ премия попадёт не в ту строку.
• ❌ Перепровели старый месяц. Документ за прошлый квартал после сдачи отчётности перепроведён с другими суммами — расхождение с уже сданным РСВ.
• ❌ Тариф взносов не обновлён. Организация вошла в реестр МСП или утратила статус, а в настройках остался старый тариф с прежней датой.

Частые вопросы