Как провести больничный в ЗУП 3.1: от номера ЭЛН до выплаты и проверки пособия

Больничный в 1С ЗУП 3.1 вводится документом «Больничный лист» из раздела Зарплата → Больничные листы. Вы указываете сотрудника, номер электронного листка (ЭЛН), период освобождения и причину. Программа сама берёт заработок за два предыдущих года, страховой стаж и считает пособие: первые три дня — за счёт работодателя, остальные платит Социальный фонд.

Чаще всего ошибка в пособии рождается не в самом документе, а раньше: не введён стаж или нет справки о заработке с прошлого места работы. Поэтому пошаговая инструкция по больничному листу в 1С ЗУП начинается с проверки карточки сотрудника. Всё описано для ЗУП 3.1 в интерфейсе «Такси».

1. Что проверить до ввода больничного

Документ считает пособие только из тех данных, что уже есть в базе. Если данные кривые, пособие тоже будет кривым — и часто это всплывает уже после выплаты.

Перед вводом проверьте четыре вещи:

• 📅 Страховой стаж. Он задаётся в карточке сотрудника, в разделе со страховым стажем (через ссылку «Ещё» или «Трудовая деятельность», в зависимости от релиза). Нет стажа — программа посчитает пособие как при стаже меньше 5 лет, то есть 60%.
• 💰 Заработок за два года. Для больничного 2026 года нужен заработок за 2024 и 2025 годы. Если сотрудник пришёл недавно, введите справку о заработке с прошлого места работы: документ «Справка для расчета пособий (входящая)». Его проще всего найти поиском по слову «справка» в разделе Зарплата.
• 🏢 Признак прямых выплат и регистрация в СФР. Реквизиты организации и регистрационный номер в СФР должны быть заполнены в карточке организации. Без них не уйдут сведения в фонд.
• ⚙️ Настройки расчёта. В Настройка → Расчет зарплаты должен быть включён учёт больничных. Если документа «Больничный лист» нет в меню — проблема именно здесь.

Отдельно — подключение к СЭДО. Это канал обмена с СФР, через который приходят ЭЛН и уходят сведения о сотруднике. Без него больничный можно ввести вручную, но придётся набирать всё с экрана.

2. Как создать документ «Больничный лист» в 1С ЗУП: по шагам

Шаг 1. Откройте журнал и создайте документ

Перейдите в Зарплата → Больничные листы и нажмите «Создать». Откроется новый документ с вкладками «Главное», «Оплата», «Средний заработок» и «Начислено (подробно)».

Шаг 2. Заполните шапку

1. Месяц начисления — месяц, в котором пособие попадёт в расчёт. Обычно это текущий месяц, а не месяц болезни.
2. Организация и сотрудник. Если человек работает в двух организациях одной базы, документ вводят по каждой отдельно.
3. Номер листка нетрудоспособности — 12 цифр из ЭЛН. Сотрудник получает его у врача или видит в личном кабинете на Госуслугах.

Шаг 3. Загрузите данные ЭЛН

После ввода номера запросите данные листка из СФР командой получения ЭЛН в самом документе. Программа подтянет период, причину, данные врача и признак нарушения режима.

Так вы не ошибётесь в датах. Ручной ввод периода — главный источник расхождений с фондом.

Шаг 4. Проверьте вкладку «Главное»

На этой вкладке должны стоять:

• 🩺 Причина нетрудоспособности — заболевание, травма, уход за больным членом семьи, карантин и т. д.;
• 📆 Период освобождения — даты «с» и «по»;
• ✅ Флажок оплаты — пособие за первые три дня начислит работодатель, за остальные дни сумму показывают справочно.

Ниже программа сразу показывает процент оплаты и итог. Если процент неожиданный (60% у сотрудника с 10-летним стажем), остановитесь и проверьте стаж.

Шаг 5. Вкладка «Средний заработок»

Здесь видны годы расчёта, заработок по каждому году и число календарных дней в периоде. Кнопкой изменения можно поправить заработок вручную, если справка пришла позже. Там же меняют годы расчёта — об этом в разделе 5.

Шаг 6. Проведите документ

Нажмите «Провести и закрыть». Если пособие нужно выплатить до зарплаты, в поле выплаты выберите выплату в межрасчётный период. Тогда документ сам попадёт в ведомость, а НДФЛ удержится сразу.

Не проводите документ, пока не сверите процент и средний дневной заработок. Исправлять проведённый и выплаченный больничный дольше, чем перепроверить его до проведения.

3. Как ЗУП считает пособие по больничному листу: формула и проверка

Расчёт идёт по одной схеме:

Пособие в день = (Заработок за 2 года ÷ 730) × процент по стажу

Процент зависит от страхового стажа:

Уход за больным ребёнком до 8 лет оплачивается в размере 100% независимо от стажа. Производственная травма и профзаболевание — тоже 100%.

Ограничения сверху и снизу

Заработок за каждый год берётся не больше предельной базы по взносам. Для больничных 2026 года:

• 2024 год — 2 225 000 ₽;
• 2025 год — 2 759 000 ₽.

Максимальный средний дневной заработок: (2 225 000 + 2 759 000) ÷ 730 = 6 827,40 ₽.

Снизу заработок ограничен МРОТ. При МРОТ 27 093 ₽ минимальный средний дневной: 27 093 × 24 ÷ 730 = 890,73 ₽. Если у сотрудника заработка не было, ЗУП подставит минимум сам.

Пример с числами

Сотрудник болел 7 дней в марте 2026 года, стаж 6 лет. Заработок: 2024 — 900 000 ₽, 2025 — 1 020 000 ₽.

1. Средний дневной: 1 920 000 ÷ 730 = 2 630,14 ₽.
2. С учётом стажа 80%: 2 630,14 × 0,8 = 2 104,11 ₽ в день.
3. Работодатель за 3 дня: 2 104,11 × 3 = 6 312,33 ₽.
4. СФР за 4 дня: 2 104,11 × 4 = 8 416,44 ₽.
5. Итого пособие: 14 728,77 ₽.

С суммы работодателя удерживается НДФЛ 13%: 820,60 ₽, на руки — 5 491,73 ₽. Часть СФР фонд перечисляет сотруднику сам и удерживает с неё налог тоже сам.

Если цифры в документе не совпадают с вашим ручным расчётом, откройте вкладку «Начислено (подробно)»: там видно, сколько дней и по какому размеру программа посчитала.

4. Как ускорить ввод больничных, когда их много

В сезон простуд расчётчик крупной компании вводит десятки больничных в неделю. Ускорить работу можно тремя способами.

• 📥 Входящие ЭЛН из СЭДО. Когда врач открывает листок, СФР присылает уведомление работодателю. Через рабочее место обмена с СФР такие уведомления видны списком, и документ создаётся по ним с уже заполненными данными. Это быстрее, чем вводить номер вручную.
• 📋 Копирование документа. Для продления того же листка или для сотрудника с похожей ситуацией скопируйте документ и поменяйте нужные поля. Только не забудьте сменить номер ЭЛН.
• 🔎 Отбор в журнале. Журнал больничных умеет фильтровать по месяцу начисления, организации и ответственному. Отберите непроведённые — так ни один листок не потеряется до расчёта зарплаты.

5. Нестандартные больничные: продление, совместители, отпуск, увольнение

Продление листка

Если врач выписал продолжение, вводите новый документ «Больничный лист» с новым номером ЭЛН. В нём отметьте, что это продолжение, и укажите первичный документ. Тогда программа не начислит работодателю ещё три дня — они оплачиваются только в первичном листке.

Замена лет расчёта

Если в 2024 или 2025 году сотрудник был в декрете или отпуске по уходу за ребёнком, он вправе заменить этот год более ранним. Замена делается по заявлению и только если это увеличивает пособие. В документе это делается на вкладке «Средний заработок», в поле годов расчёта.

Внешние совместители

Если сотрудник работал у вас и у другого работодателя оба предыдущих года, пособие платят оба. Если хотя бы один год он работал в другом месте — пособие назначает один из работодателей по выбору сотрудника, а заработок из другой организации берётся по справке.

Больничный во время отпуска

Если сотрудник заболел в ежегодном отпуске, отпуск продлевается на дни болезни или переносится (ст. 124 ТК РФ). В ЗУП введите больничный обычным способом. Программа увидит пересечение с отпуском и предложит пересчитать отпускные: дни болезни из отпуска уйдут, оплата за них сторнируется.

Болезнь после увольнения

Если бывший сотрудник заболел в течение 30 календарных дней после увольнения, пособие назначают в размере 60% от среднего независимо от стажа. Перед проведением документа проверьте, что процент оплаты стоит 60, а не по стажу.

Нарушение режима

Если в ЭЛН есть отметка о нарушении режима, пособие с даты нарушения считается не больше МРОТ. ЗУП учитывает это, когда дата нарушения загружена из ЭЛН. При ручном вводе укажите её сами.

6. Исправление больничного: как найти и поправить ошибку

Как найти ошибку

Для проверки удобно два отчёта:

• «Расчетный листок» — видно, какая сумма пособия попала сотруднику в месяце и сколько удержано НДФЛ;
• «Анализ начислений и удержаний» — сводная картина по всем больничным за период, удобно сверять с журналом.

Признаки проблемы: процент ниже ожидаемого, средний дневной равен МРОТ при нормальной зарплате, три дня работодателя начислены в продолжении листка.

Как исправить

• Месяц ещё не закрыт, выплаты не было — отмените проведение, поправьте данные и проведите заново.
• Пособие уже выплачено или месяц закрыт — откройте исходный документ и нажмите «Исправить». Программа создаст исправляющий документ: в нём меняете данные, а разница начислится или удержится в текущем месяце.
• Листок ввели по ошибке — используйте сторнирование: прошлые начисления обнулятся текущим месяцем.

Если ошибка в части СФР, например неверный стаж или заработок ушли в фонд, — после исправления отправьте СФР уточнённые сведения. Фонд пересчитает свою часть сам.

Типичные причины ошибок

• 🔢 60% вместо 80–100% — не введён стаж или введён только последний работодатель.
• 📉 Средний на уровне МРОТ — нет справки о заработке с прошлого места работы.
• 📅 Не тот месяц — документ ввели «месяцем болезни», и пособие ушло в закрытый период.
• ➕ Двойные три дня — продолжение введено как первичный листок.

7. Данные по больничным для СФР, налоговой и бухгалтерии

Что уходит в СФР

Работодатель не перечисляет фонду пособие и не возмещает его через отчёт. Он передаёт сведения о застрахованном лице: стаж, заработок, реквизиты для выплаты. Делается это ответом на входящий запрос СФР через СЭДО в течение трёх рабочих дней после получения запроса.

Если сотрудник поменял банковские реквизиты, их тоже нужно сообщить фонду — иначе пособие уйдёт на старый счёт.

Налоги и взносы

• НДФЛ — с пособия за счёт работодателя удерживается и перечисляется в общем порядке. Сумма попадёт в 6-НДФЛ автоматически.
• Страховые взносы — на пособие по временной нетрудоспособности не начисляются.

Бухгалтерский учёт

Пособие за три дня работодателя отражается в учёте как расход: обычно по дебету счёта затрат (20, 26, 44) и кредиту счёта 70. При синхронизации ЗУП с 1С:Бухгалтерией суммы переносятся документом «Отражение зарплаты в бухучете». Счёт затрат определяется способом отражения, заданным для начисления «Оплата больничного листа» или для сотрудника.

Часть СФР в учёте работодателя не проходит: фонд платит сотруднику напрямую.

Частые вопросы