Транспортные расходы в 1С: себестоимость товара или расходы на продажу

Отразить доставку в 1С можно тремя способами, и выбор зависит от того, куда везли груз. Доставку купленных товаров до вашего склада в 1С:Бухгалтерии 3.0 оформляют документом Покупки → Поступление доп. расходов: сумма распределяется на товары и увеличивает их себестоимость на счёте 41.01. Доставку уже проданного товара до покупателя проводят как услугу на счёт 44.01 «Издержки обращения». Если доставку оплачивает покупатель, её добавляют отдельной строкой-услугой в реализацию.

Пути меню даны для 1С:Бухгалтерии 3.0 в интерфейсе «Такси». В 1С:Управлении торговлей 11 механизм другой: там распределение затрат на доставку идёт при закрытии месяца, и для него есть отдельный раздел.

Подготовка справочников для учёта доставки

Начните с номенклатуры. Создайте позицию «Доставка» (или «Транспортные услуги») в Справочники → Товары и услуги → Номенклатура. В поле «Вид номенклатуры» выберите вид с типом «Услуга». Ставку НДС задайте той, по которой работает ваш основной перевозчик.

Если доставку покупателям вы делаете часто, настройте счёт учёта, чтобы не править его в каждом документе:

1. Откройте Справочники → Товары и услуги → Счета учета номенклатуры.
2. Создайте запись для позиции «Доставка» или для её вида номенклатуры.
3. Счёт затрат укажите 44.01.

Для счёта 44.01 нужна статья затрат. Она живёт в Справочники → Доходы и расходы → Статьи затрат. Заведите статью «Доставка товаров покупателям» и подберите вид расхода для налогового учёта. От статьи зависит, увидите ли вы потом транспортные затраты отдельной строкой в отчётах, так что не сваливайте их в общую «Прочие расходы».

Перевозчик — обычный контрагент в Справочники → Покупки и продажи → Контрагенты. Договор с ним заведите с видом «С поставщиком». Частая ошибка: перевозчика вносят договором с видом «Прочее», и потом документ доп. расходов его не принимает или расчёты уходят не на тот субсчёт.

Как оформить услугу доставки от перевозчика

Сначала разберитесь, как будете учитывать затраты на доставку до склада. По ФСБУ 5/2019 затраты на доставку запасов до места их использования или продажи включаются в фактическую себестоимость запасов. Значит, по умолчанию в бухгалтерском учёте такая доставка идёт в стоимость товара, а не в расходы периода.

Поступление товара уже должно быть проведено. Затем оформляете услугу перевозчика:

1. Откройте Покупки → Поступление доп. расходов и нажмите «Создать». Тот же документ можно создать кнопкой «Создать на основании» прямо из проведённого поступления товара.
2. Заполните дату и номер по акту или УПД перевозчика, укажите контрагента и договор.
3. В шапке введите сумму услуги и ставку НДС.
4. Выберите способ распределения (подробно — в следующем разделе).
5. На вкладке «Товары» заполните список товаров, на которые нужно разнести доставку. Удобнее всего — командой заполнения по документу поступления в командной панели таблицы.
6. Проведите документ и внизу формы зарегистрируйте счёт-фактуру перевозчика, если он плательщик НДС.

Что сформируется после проведения:

Сумма на 41.01 разбивается по строкам номенклатуры: в регистре бухгалтерии вы увидите столько проводок, сколько товаров в табличной части.

Включение расходов на доставку в себестоимость и распределение по товарам

В документе «Поступление доп. расходов» два способа распределения:

• 📦 По количеству — сумма делится пропорционально штукам, килограммам, метрам. Подходит, когда товар однородный и в одной единице измерения.
• 💰 По сумме — пропорционально стоимости строк. Подходит для разнородной поставки, где рядом лежат дешёвые и дорогие позиции.

Пример. Пришло две позиции: 100 шт. по 50 руб. (5 000 руб.) и 20 шт. по 750 руб. (15 000 руб.). Доставка стоила 2 000 руб. без НДС.

При распределении по количеству дешёвая позиция А дорожает на треть (с 5 000 до 6 666,67 руб.), а дорогая — едва на 2%. Если такая разница не отражает реальность перевозки, выбирайте «По сумме». Можно и вручную поправить суммы в табличной части после автозаполнения: итог строк должен совпасть с суммой документа.

Доставка сразу на несколько поставок

Одна машина часто везёт товар от двух-трёх поставщиков. Документ доп. расходов в этом случае один, а табличную часть «Товары» заполните последовательно по каждому документу поступления. Распределение пройдёт по всему списку.

Налоговый учёт у торговых организаций

В налоговом учёте у торговой компании расходы на доставку покупных товаров до склада относятся к прямым по статье 320 НК РФ, если они не включены в цену товара. Удобнее всего, когда бухгалтерский и налоговый учёт совпадают: тогда доставка в 1С идёт в стоимость товара в обоих учётах, и временных разниц нет. Выбор метода закрепите в учётной политике.

Схема в 1С:Управлении торговлей 11 и других конфигурациях на её базе

В УТ 11, КА 2 и ERP 2 документа «Поступление доп. расходов» нет. Там логика другая:

1. Создайте статью расходов в Финансовый результат и контроллинг → Настройки и справочники → Статьи расходов (в отдельных релизах справочник лежит в другом подразделе — ищите его по названию). В статье выберите вариант распределения на себестоимость товаров.
2. Услугу перевозчика оформите документом «Приобретение услуг и прочих активов» в разделе Закупки. В строке укажите эту статью и документы поступления, на которые нужно разнести расход.
3. Распределение на себестоимость выполняется при закрытии месяца (Финансовый результат и контроллинг → Закрытие месяца). До закрытия себестоимость товара ещё не увеличена — это нормально.

Отсюда частый вопрос «почему доставка не попала в себестоимость в УТ»: месяц не закрыт, или у статьи не задан вариант распределения.

Как провести доставку при реализации товаров покупателю

Тут два независимых вопроса: кто платит перевозчику и выставляете ли вы доставку клиенту.

Вы оплачиваете доставку и не перевыставляете её. Расход идёт на 44.01. Оформите Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) с видом операции «Услуги». В строке выберите номенклатуру «Доставка», проверьте счёт затрат 44.01 и статью затрат. Проводки: Дт 44.01 Кт 60.01, Дт 19.04 Кт 60.01. При закрытии месяца расходы на продажу списываются на 90.07.

Покупатель платит вам за доставку. В документе Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) добавьте строку услуги «Доставка» рядом с товарами. Программа сформирует:

• Дт 62.01 Кт 90.01.1 — выручка от доставки;
• Дт 90.03 Кт 68.02 — НДС с неё.

Свои затраты на перевозку (услуга перевозчика, ГСМ, зарплата водителя) при этом учитываются как обычно — на 44.01.

Доставка собственным транспортом. Документ перевозчика не нужен. Затраты складываются из списания топлива (требование-накладная со счётом затрат 44.01), амортизации машины и зарплаты водителя. Если вы возите и товар от поставщика, и товар клиентам, разделите затраты в путевых листах: часть до склада по ФСБУ 5/2019 тоже относится на себестоимость запасов, но в программе её придётся разносить вручную или документом доп. расходов.

Отчёты для контроля транспортных расходов

Проверять доставку стоит в двух местах.

Себестоимость товара. Сформируйте Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету по счёту 41.01 с детализацией по номенклатуре. После проведения доп. расходов дебетовый оборот по товару должен вырасти ровно на распределённую сумму. В карточке счёта 41.01 видно, каким документом пришла каждая часть стоимости.

Расходы на продажу. Та же ОСВ по счёту 44.01 с группировкой по статьям затрат покажет, сколько ушло на доставку клиентам за период. Если доля доставки в выручке растёт от месяца к месяцу — повод пересмотреть тарифы или начать перевыставлять доставку покупателям.

Для сверки с перевозчиком сформируйте документ «Акт сверки расчетов» — он есть в разделах Покупки и Продажи. Расхождения обычно вызваны актом, который пришёл позже месяца оказания услуги.

Ошибки при учёте доставки и как их исправить

Частые вопросы