Как провести командировочные расходы в 1С:Бухгалтерия 8.3

Командировочные расходы в 1С:Бухгалтерия 8.3 проходят через счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами» и закрываются документом «Авансовый отчёт» в разделе Банк и касса → Авансовые отчёты. Сначала сотруднику выдают деньги под отчёт (касса или перечисление на карту), потом он отчитывается чеками и билетами, а программа формирует проводки на затраты и считает НДФЛ со сверхнормативных суточных.

Отдельного документа «Командировка» в типовой Бухгалтерии нет — он есть в 1С:ЗУП и нужен для расчёта среднего заработка. В Бухгалтерии командировка отражается именно через выдачу под отчёт и авансовый отчёт. Разберём весь путь: от аванса до закрытия периода, с суммами, проводками и налоговыми нюансами.

С чего начать: справочники и статьи затрат

Перед первой командировкой проверьте, что заполнены нужные справочники — иначе документ не проведётся или встанет не на тот счёт.

• 👤 Сотрудник в справочнике Зарплата и кадры → Сотрудники (или Справочники → Физические лица). Подотчётное лицо выбирается именно отсюда.
• 🏢 Контрагенты — гостиница, перевозчик, агрегатор такси. Нужны, если по расходам есть счёт-фактура и вы хотите принять НДС к вычету .
• 📁 Статьи затрат в справочнике Справочники → Статьи затрат. Для командировочных удобно завести отдельную статью с видом расхода «Прочие расходы» (для налога на прибыль — подпункт по командировкам).

Счёт затрат зависит от того, зачем ездил сотрудник:

Отдельно стоит закрепить во внутреннем документе — положении о командировках или приказе — размер суточных, порядок возмещения расходов и срок сдачи авансового отчёта. 1С на этот документ не ссылается, но при проверке именно он обосновывает выплаты. Если положения нет, суточные и возмещения всё равно платят, но спорные суммы налоговая может снять.

Основанием для поездки служит приказ о направлении в командировку. В типовой Бухгалтерии его печатной формы нет — приказ оформляют в кадровой программе или вручную, а в 1С:Бухгалтерия хранят только финансовую часть: аванс и авансовый отчёт.

Как выдать деньги под отчёт

Аванс на поездку выдают двумя способами. Оба формируют проводку в дебет счёта 71.

Наличными из кассы. Раздел Банк и касса → Кассовые документы, кнопка «Выдача», вид операции — «Выдача подотчётному лицу». Проводка:

Дт 71.01 Кт 50.01 — выдан аванс на командировку

На карту сотрудника. Документ «Списание с расчётного счёта», вид операции — «Перечисление подотчётному лицу». Проводка:

Дт 71.01 Кт 51 — перечислен аванс на командировку

Выдать аванс можно только при отсутствии задолженности сотрудника по прошлым подотчётным суммам. Это требование кассовой дисциплины: пока старый аванс не закрыт авансовым отчётом, новый выдавать нельзя.

Сумму аванса считают по смете: билеты туда-обратно, проживание и суточные за все дни поездки, включая дни в пути.

Срок, в который сотрудник обязан отчитаться после возвращения, устанавливает руководитель — в положении о командировках или в том же приказе. Жёсткого «правила трёх рабочих дней» из старой кассовой дисциплины больше нет, но разумный срок задать нужно: пока отчёт не сдан, новый аванс выдавать нельзя, а зависший долг портит сальдо по счёту 71.

Заполнение авансового отчёта

После возвращения сотрудник сдаёт документы, а вы заводите «Авансовый отчёт» — Банк и касса → Авансовые отчёты, кнопка «Создать».

Порядок заполнения по шагам:

1. Выберите подотчётное лицо и дату отчёта.
2. На закладке «Авансы» подберите документ выдачи денег (РКО или списание). Программа подтянет выданную сумму — это строка «Получен аванс».
3. На закладке «Прочее» внесите расходы: проезд, проживание, суточные. По каждой строке укажите документ (билет, чек, квитанция), сумму, счёт затрат и статью.
4. Если по расходу есть счёт-фактура (чаще всего от гостиницы), поставьте галочку «СФ» и заполните реквизиты — тогда НДС выделится и попадёт в книгу покупок.
5. Суточные внесите отдельной строкой. Если в базе настроен лимит, 1С сама рассчитает необлагаемую часть и НДФЛ со сверхнормативной суммы.

При проведении программа сравнит выданный аванс с суммой расходов и покажет остаток: либо перерасход (доплата сотруднику), либо неизрасходованный остаток (возврат в кассу).

Какими документами подтвердить расходы

Авансовый отчёт в 1С — это зеркало бумажных документов. Каждая строка расхода должна опираться на документ, иначе затраты не примут в налоговом учёте, а подотчётную сумму могут признать доходом сотрудника.

Что прикладывают к авансовому отчёту:

• 🎫 Проезд — электронный билет и посадочный талон (для авиа), контрольный купон (для ж/д), чеки такси или квитанции.
• 🏨 Проживание — счёт гостиницы, кассовый чек или бланк строгой отчётности, при наличии — счёт-фактура.
• 📝 Суточные — отдельный расчёт не требуется, основание выплаты даёт приказ о командировке и табель. Чеки на суточные сотрудник не собирает.
• 🚗 Личный или служебный транспорт — служебная записка о поездке, путевой лист , чеки на ГСМ.

Дату и сумму расхода в 1С ставьте строго по документу. Если чек в иностранной валюте, пересчитайте его в рубли по курсу на дату утверждения авансового отчёта и внесите рублёвую сумму.

Суточные: нормы, НДФЛ и страховые взносы

Размер суточных работодатель устанавливает сам — в положении о командировках или коллективном договоре. А вот освобождение от НДФЛ и взносов ограничено нормами из Налогового кодекса:

• 🇷🇺 700 ₽ в день — поездки по России;
• ✈️ 2 500 ₽ в день — загранкомандировки.

Всё, что выплачено сверх этих сумм, облагается НДФЛ и страховыми взносами. Лимиты одинаковы и для налога, и для взносов.

Пример. Командировка по России на 5 дней, суточные в компании — 1 200 ₽/день.

• Всего суточных: 1 200 × 5 = 6 000 ₽
• Необлагаемая норма: 700 × 5 = 3 500 ₽
• Облагается НДФЛ и взносами: 6 000 − 3 500 = 2 500 ₽
• НДФЛ (13 %): 2 500 × 13 % = 325 ₽
• Взносы (по единому тарифу 30 %): 2 500 × 30 % = 750 ₽

Пример с загранкомандировкой. Поездка 4 дня, суточные — 3 000 ₽/день за рубежом.

• Всего: 3 000 × 4 = 12 000 ₽
• Норма: 2 500 × 4 = 10 000 ₽
• Облагается: 12 000 − 10 000 = 2 000 ₽
• НДФЛ: 2 000 × 13 % = 260 ₽

В 1С необлагаемую часть задают в настройках, после чего при проведении авансового отчёта НДФЛ со сверхнормативных суточных начисляется автоматически и попадает в учёт по сотруднику. Взносы начисляются документом по расчёту зарплаты за месяц.

Размер суточных на налог на прибыль не влияет: в расходы берётся вся выплаченная сумма, независимо от норм. Нормы 700 и 2 500 ₽ — это только граница для НДФЛ и взносов, а не лимит для признания затрат.

Какие проводки формирует 1С

После проведения авансового отчёта программа списывает расходы с кредита 71 на счета затрат. Набор проводок зависит от состава расходов.

Обратите внимание на вычет НДС: принять его можно только по расходам на проезд и проживание и только при наличии счёта-фактуры или бланка строгой отчётности с выделенным налогом. По суточным НДС не бывает — их не предъявляет никто.

Для валютных авансов в плане счетов есть отдельный счёт 71.02 «Расчёты с подотчётными лицами (в валюте)». Если деньги на загранкомандировку выдавались в валюте, выдача и расходы пойдут через него, а на дату утверждения отчёта программа посчитает курсовую разницу. Рублёвые командировки целиком проходят по счёту 71.01.

Закрытие месяца и проверка учёта

В конце месяца выполните обработку Операции → Закрытие месяца. Она распределит затраты со счетов 20/26/44 и начислит страховые взносы, в том числе на сверхнормативные суточные.

Проверить расчёты с подотчётниками помогают стандартные отчёты:

• ОСВ по счёту 71 (Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту) — показывает, по кому остался долг или переплата. На конец периода по корректно закрытым авансам сальдо 71 должно быть нулевым либо объяснимым (выдан аванс под будущую поездку).
• Анализ счёта 71 — расшифровка оборотов по каждому сотруднику.
• Карточка счёта 71 — хронология всех выдач и отчётов по конкретному подотчётному лицу.

Если на счёте 71 «висит» дебетовое сальдо по уволенному сотруднику — аванс не закрыт авансовым отчётом или не возвращён. Такую сумму нужно либо подтвердить документами, либо удержать с работника, либо признать его доходом.

Частые ошибки при учёте командировочных

Ещё одна типичная проблема — суточные за границей. Если часть поездки проходит по России (день пересечения границы), за этот день суточные считают по российской норме. Смешивать валюты в одной строке не нужно: заграничные дни и российские вносят отдельно.

Частые вопросы