Программы и лицензии в 1С:Бухгалтерии: НМА, расходы будущих периодов, налоги

Лицензию в бухучёте отражают одним из трёх способов. Купили исключительное право на программу — это НМА на счёте 04.01. Купили право пользования на срок больше 12 месяцев с разовой оплатой — по ФСБУ 14/2022 это тоже может быть НМА, а многие по-прежнему распределяют сумму через 97.21. Подписка на месяц или лицензия до года — расход периода на 20, 26 или 44.

В 1С:Бухгалтерии 3.0 под каждый вариант свой документ. Для НМА — ОС и НМА → Поступление НМА и затем «Принятие к учёту НМА». Для права пользования — обычное «Поступление (акт, накладная, УПД)» с видом операции «Услуги».

Какая у вас лицензия: исключительное право, право пользования или подписка

Решение начинается не в 1С, а с договора. Откройте его и найдите три вещи: что передаётся, на какой срок и как платите.

📄 Договор об отчуждении исключительного права (ст. 1285 ГК РФ). Программа становится вашей: можно продать, передать, запретить использовать другим. Это классическое НМА.

📄 Лицензионный договор (ст. 1235 ГК РФ). Правообладатель остаётся прежним, вы получаете право использовать программу на условиях договора. Сюда относятся почти все коробочные и облачные продукты: антивирусы, офисные пакеты, сама платформа 1С, ключи для ЭДО.

📄 Сублицензионный договор с дилером учитывают так же, как лицензионный.

Дальше смотрите на срок и форму оплаты.

Покупка исключительного права на программу в 1С

Типичный пример — разработка на заказ с передачей прав или выкуп готовой программы у автора. Сумма копится на 08.05, а на 04.01 попадает документом принятия к учёту.

Шаг 1. Заведите элемент НМА

Справочник открывается из раздела Справочники → ОС и НМА → Нематериальные активы и расходы на НИОКР. Создайте элемент:

1. Наименование — как в договоре, например «Программа складского учёта, исключительное право».
2. Вид объекта учёта — нематериальный актив.
3. Остальные реквизиты заполните по договору: программа для ЭВМ, номер и дата документа о передаче права.

Шаг 2. Оформите поступление

1. Откройте ОС и НМА → Поступление НМА и создайте документ.
2. Укажите контрагента, договор и элемент НМА.
3. Счёт учёта — 08.05, сумма и НДС — по документу продавца.
4. Зарегистрируйте счёт-фактуру внизу формы, если он есть.

Проводки: Дт 08.05 Кт 60.01 на стоимость и Дт 19.02 Кт 60.01 на НДС, если он предъявлен.

Шаг 3. Примите к учёту

1. Создайте документ ОС и НМА → Принятие к учёту НМА (удобно — кнопкой «Создать на основании» из поступления).
2. На вкладке НМА выберите объект, счёт 04.01 и счёт амортизации 05.
3. На вкладке бухгалтерского учёта: способ амортизации, срок полезного использования в месяцах, счёт и статью затрат (26 для управленческой программы, 44 в торговле, 20 если программа используется в производстве).
4. Вкладку налогового учёта заполните отдельно: срок там может отличаться (подробнее в разделе про налоги).

Проводка: Дт 04.01 Кт 08.05. Если НДС принимается к вычету, то после регистрации счёта-фактуры документ «Формирование записей книги покупок» сделает Дт 68.02 Кт 19.02.

Право пользования программой на срок: учёт неисключительных прав

Это основная масса операций. Купили годовую лицензию антивируса на 50 компьютеров, ключ на три года к программе для отчётности, право пользования CRM на 24 месяца.

С 2024 года действует ФСБУ 14/2022. Он не требует, чтобы права были исключительными: НМА признают, если актив используется больше 12 месяцев, приносит экономические выгоды и организация контролирует его использование. Поэтому разово оплаченная лицензия на 3 года формально подходит под НМА.

На практике бухгалтеры выбирают из двух вариантов:

• 🗂️ Учитывать как НМА на 04.01 с амортизацией в течение срока лицензии. Это прямое прочтение ФСБУ 14/2022.
• 🗂️ Списывать через расходы будущих периодов на 97.21. Так удобнее, если лицензий много, а суммы небольшие. Опирайтесь на существенность и закрепите порог в учётной политике.

Организации, которые вправе вести упрощённый бухучёт, по ФСБУ 14/2022 могут признавать затраты на приобретение НМА расходами сразу. Это тоже стоит прописать в учётной политике.

Как провести лицензию документами 1С на счёте 97.21

Если выбран вариант с расходами будущих периодов, порядок такой.

Поступление лицензии

1. Покупки → Поступление (акт, накладная, УПД), вид операции «Услуги (акт)».
2. В строке выберите номенклатуру вида «Услуга», например «Право использования ПО на 36 мес.».
3. Счёт затрат — 97.21.
4. В колонке аналитики создайте элемент справочника «Расходы будущих периодов».

Карточка расхода будущих периодов

В элементе справочника РБП задайте:

• вид РБП — прочие;
• сумму — стоимость без НДС (если НДС принимается к вычету);
• способ признания — по месяцам;
• дату начала и окончания списания — по сроку лицензии в договоре;
• счёт затрат и статью, на которые пойдёт ежемесячное списание.

Каждый месяц обработка «Закрытие месяца» выполняет регламентную операцию списания РБП и формирует Дт 26 Кт 97.21 (или другой счёт из карточки).

Пример с числами

Лицензия на 36 месяцев за 180 000 ₽, программа из реестра российского ПО, без НДС. Ключ получен 1 марта.

180 000 / 36 = 5 000 ₽ в месяц, за 36 месяцев списывается вся сумма.

Если ведёте забалансовый учёт, добавьте ручную операцию Операции → Операции, введённые вручную: Дт 012 на 180 000. По окончании срока — Кт 012 на ту же сумму.

Подписка с ежемесячной оплатой

Здесь ничего не распределяют. Каждый месячный акт проводится документом «Поступление (акт, накладная, УПД)» со счётом затрат 26 (или 20, 44): Дт 26 Кт 60.01.

Амортизация программы и списание её стоимости

По НМА амортизация начисляется автоматически при закрытии месяца: Дт 26 (20, 44) Кт 05. 1С начинает начислять её с месяца, следующего за принятием к учёту.

ФСБУ 14/2022 допускает три способа: линейный, уменьшаемого остатка и пропорционально объёму продукции. Для программ почти всегда выбирают линейный.

Пример: исключительное право за 600 000 ₽, срок 60 месяцев, линейный способ. Ежемесячно Дт 26 Кт 05 — 10 000 ₽ (600 000 / 60).

ФСБУ 14/2022 требует в конце каждого года проверять срок, ликвидационную стоимость и способ амортизации. Изменили срок — поправьте его документом изменения параметров амортизации НМА: найдите его в журнале ОС и НМА в группе документов по нематериальным активам.

Выбытие и списание

Лицензия закончилась, программа больше не нужна — НМА списывают документом ОС и НМА → Списание НМА. Документ закроет амортизацию на 05 и спишет остаток на 91.02, если стоимость не самортизирована полностью.

Если лицензия на 97.21, отдельный документ не нужен: к последнему месяцу срока остаток на счёте обнулится сам.

Лицензия в налоговом учёте и НДС

Налог на прибыль

Налоговый кодекс смотрит на лицензии иначе, чем ФСБУ 14/2022.

• 🧾 Исключительное право на программу — НМА в налоговом учёте (п. 3 ст. 257 НК РФ). Срок полезного использования для программ для ЭВМ организация может установить сама, но не меньше двух лет (п. 2 ст. 258 НК РФ).
• 🧾 Неисключительное право НМА в налоговом учёте не является. Это прочие расходы по пп. 26 п. 1 ст. 264 НК РФ. Если лицензия выдана на срок, расход распределяют равномерно в течение этого срока.

Отсюда частая ситуация: в бухучёте лицензия числится НМА на 04.01, а в налоговом учёте списывается как прочий расход. Возникают временные разницы, и их нужно отразить по ПБУ 18/02. В 1С это видно в оборотно-сальдовой ведомости по счёту 04.01, если включить показатели НУ, ВР и ПР в настройках отчёта.

УСН «доходы минус расходы»

Расходы на приобретение прав на программы для ЭВМ и на НМА входят в закрытый перечень ст. 346.16 НК РФ. В 1С они признаются после оплаты поставщику: проверьте, что в документе поступления стоит отметка об отражении расходов в УСН.

НДС

• ✅ Передача исключительных прав и прав пользования по лицензионным договорам на программы из единого реестра российского ПО освобождена от НДС (пп. 26 п. 2 ст. 149 НК РФ). Продавец выставит документ без налога.
• ✅ Если программа не в реестре, НДС предъявляют по основной ставке. Его принимают к вычету при наличии счёта-фактуры: в 1С он ляжет на 19.02 для НМА или 19.04 для услуг и попадёт в книгу покупок.
• ✅ При покупке у иностранной компании проверьте, кто платит налог: сам поставщик (если он встал на учёт в ФНС как продавец электронных услуг) или вы как налоговый агент.

Где чаще всего ошибаются при учёте лицензий

• ❌ Счёт 97.21 без карточки РБП. Сумма лежит на счёте, но не списывается: закрытию месяца не из чего взять срок. Проверка — оборотно-сальдовая ведомость по 97.21 с разворотом по субконто.
• ❌ Даты списания не совпадают с договором. Лицензия на 12 месяцев с 15 февраля, а в карточке «с 1 января». Расход уходит не в те месяцы.
• ❌ НМА без способа отражения расходов. Амортизация начисляется, но висит без счёта затрат или на неверном.
• ❌ НДС на программу из реестра. Если в документе поставщика НДС нет, а вы его выделили при вводе, вычет будет неправомерным.
• ❌ Продление лицензии записано в ту же карточку РБП. Новый период — новый элемент справочника с собственными датами, иначе сломается равномерность.

Частые вопросы