Материалы пришли раньше документов: приходуем по договорной цене и доводим учёт до факта

Неотфактурованную поставку в 1С 8.3 Бухгалтерия делают обычным документом Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) с видом «Товары». Цену берут из договора или спецификации, номер и дату — из своего приходного ордера или транспортной накладной. Счёт-фактуру не регистрируют, пока он не придёт. Материалы сразу встают на 10.01, долг поставщику — на 60.01, НДС ждёт на 19.03.

Когда приходят документы поставщика, тот же документ поступления дополняют реквизитами накладной, а если отчётный период уже закрыт — вводят корректировку. Отдельного режима «неотфактурованная поставка» в 1С:Бухгалтерии 3.0 нет: вся работа держится на правильной оценке, пометках и контроле незакрытых поставок.

Что такое неотфактурованная поставка и какие варианты учёта есть

Неотфактурованная поставка — это ценности, которые физически поступили на склад, а накладная, УПД или счёт-фактура поставщика ещё не пришли. Типичная картина: машина с металлом приехала 30-го числа, документы курьер привезёт через неделю.

Ждать документов и не приходовать груз нельзя. Материалы уже используют в производстве, кладовщик за них отвечает, а остатки на складе должны совпадать с учётом.

Оценка в такой ситуации — по цене договора. Если цены в договоре нет, ориентируются на рыночную цену аналогичных ценностей. После получения документов стоимость доводят до фактической.

Варианты, которые встречаются на практике:

Как сделать неотфактурованную поставку в 1С 8.3: оформляем поступление без документов поставщика

Перед вводом соберите то, что есть на руках: договор или спецификацию с ценой, транспортную накладную или свой приходный ордер (М-4), акт о расхождениях, если он составлялся.

Шаг 1. Создайте документ поступления

1. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите Поступление и выберите Товары (накладная, УПД).
3. Дата — день фактического поступления на склад, а не день, когда ожидаете документы.

Шаг 2. Заполните шапку

• 🏢 Контрагент и договор — реальный поставщик и рабочий договор (или специальный, если выбрали второй вариант).
• 📄 Номер и дата накладной — номер вашего приходного ордера или транспортной накладной. Поле нельзя оставлять пустым «на потом»: по нему потом искать документ.
• 📦 Склад — тот, куда фактически принят груз.
• 💬 Комментарий — короткая стандартная метка, например НФ: ждём УПД. По ней вы отфильтруете список в конце месяца.

Шаг 3. Заполните табличную часть

1. Внесите номенклатуру и количество по факту приёмки.
2. Цену возьмите из договора или спецификации.
3. Ставку НДС укажите ту, что предусмотрена договором. Если цена в договоре с НДС, проверьте флажок «Сумма включает НДС» в настройках цен документа.
4. Счёт учёта — 10.01 для сырья и материалов, 41.01 для товаров. Программа подставит его из настроек номенклатуры.

Шаг 4. Не регистрируйте счёт-фактуру

Внизу формы поступления есть поле счёта-фактуры с кнопкой регистрации. Не нажимайте её. Счёт-фактура — документ поставщика, и регистрировать его по своим данным нельзя.

Шаг 5. Проведите и проверьте проводки

Нажмите Провести, затем кнопку Дт/Кт на командной панели. Проверьте, что сформировались три движения, о которых ниже.

Проводки и аналитика счетов при неотфактурованной поставке

Пример. По договору 200 листов металла по 500 ₽ без НДС. Договорная стоимость 100 000 ₽, НДС по общей ставке 22% — 22 000 ₽, всего 122 000 ₽.

Что в аналитике:

• 📊 10.01 — номенклатура, склад, партия (документ поступления). Именно по партии потом пойдёт корректировка себестоимости.
• 🤝 60.01 — контрагент, договор, документ расчётов. Документ расчётов — это ваше поступление с внутренним номером.
• 🧾 19.03 — контрагент и счёт-фактура. Пока счёта-фактуры нет, в аналитике будет сам документ поступления.

Вычета НДС на этом этапе нет. Проводки Дт 68.02 Кт 19.03 не будет, пока не зарегистрирован счёт-фактура и не сформирована запись книги покупок.

Списывать такие материалы в производство можно сразу, обычным требованием-накладной. Себестоимость спишется по договорной цене, а разницу программа учтёт после корректировки.

Пришли документы поставщика: исправляем или корректируем стоимость

Порядок зависит от двух вопросов: закрыт ли период и совпала ли цена.

Исправление в том же периоде

Пока месяц не закрыт и отчётность не сдана, правьте исходный документ. Это проще и чище: один документ, одна партия, одна проводка по 60.01.

Последовательность:

1. Откройте поступление по метке в комментарии.
2. Замените номер и дату на данные УПД или накладной.
3. Если цена отличается — поправьте цену или сумму в строках.
4. Удалите метку НФ из комментария.
5. Зарегистрируйте счёт-фактуру в поле внизу формы (для УПД со статусом 1 — отметьте, что документ является счётом-фактурой).
6. Перепроведите документ.

Корректировка в следующем периоде

Документ вводят из исходного поступления: кнопка Создать на основании → Корректировка поступления. Найти все корректировки потом можно в Покупки → Корректировка поступления.

У документа два вида операции:

Для неотфактурованной поставки обычно подходит первый вариант: вы не меняли условия, а уточнили предварительную оценку.

Продолжим пример. Фактическая цена по УПД — 520 ₽ за лист. Стоимость 104 000 ₽, НДС 22 880 ₽, итого 126 880 ₽.

Если часть листов уже ушла в производство, разница по этой части должна попасть на затраты, а не на 10.01. Из 200 листов списано 150: на затраты относится 3 000 ₽, на остаток 50 листов — 1 000 ₽. Проверьте это по кнопке Дт/Кт в корректировке и в оборотно-сальдовой ведомости по 10.01 с разбивкой по партиям.

НДС при неотфактурованных поставках: когда можно заявить вычет

НДС по договорной цене сидит на 19.03 до получения счёта-фактуры. Основание для вычета — счёт-фактура или УПД со статусом 1, а не ваш приходный ордер.

Условия вычета по общим правилам Налогового кодекса:

• ✅ товары приняты к учёту;
• ✅ есть правильно оформленный счёт-фактура поставщика;
• ✅ ценности предназначены для облагаемых НДС операций.

Как это выглядит в 1С:

1. Регистрируете счёт-фактуру в форме поступления. Датой получения ставите фактическую дату, когда документ пришёл к вам.
2. Если стоит флажок отражения вычета в книге покупок, вычет попадёт туда сразу. Если нет — его подхватит Операции → Регламентные операции НДС → Формирование записей книги покупок.
3. Проверяете проводку Дт 68.02 Кт 19.03.

Счёт-фактуру, полученный после окончания квартала, но до 25-го числа следующего месяца, можно отразить в книге покупок за квартал отгрузки. Это правило работает и для неотфактурованных поставок, если сами товары приняты к учёту в том квартале.

Если документы пришли позже — вычет заявляйте в квартале получения или в последующих в пределах трёх лет.

При корректировке цены вверх доплата НДС (880 ₽ в примере) вычитается по тому же счёту-фактуре, если он пришёл сразу с фактической ценой. Если сначала был один счёт-фактура, а потом поставщик изменил цену по договорённости — понадобится корректировочный счёт-фактура и вид операции «Корректировка по согласованию сторон».

Контроль незакрытых поставок и закрытие месяца

Сама программа не напомнит, что по поступлению не пришли документы. Контроль строится на трёх отчётах.

Список поступлений с фильтром по метке

В Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) воспользуйтесь строкой поиска по метке из комментария или настройкой отбора списка. Результат — перечень всех поставок, по которым вы ждёте документы.

ОСВ по счёту 19.03

Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту по 19.03 с группировкой по контрагентам и счетам-фактурам. Сальдо, где вместо счёта-фактуры стоит документ поступления, — это и есть неотфактурованные поставки.

Анализ учёта по НДС

Отчёты → Анализ учёта по НДС показывает НДС, который предъявлен, но не принят к вычету. Удобно смотреть перед подготовкой декларации.

При закрытии месяца (Операции → Закрытие месяца) отдельного шага для неотфактурованных поставок нет. Себестоимость списанных материалов посчитается по той стоимости, что есть в учёте на момент закрытия. Если документы пришли до закрытия — сначала исправьте поступление, потом закрывайте месяц.

Документы приходят через ЭДО

Если поставщик работает через электронный документооборот, не создавайте из входящего УПД второе поступление. В карточке входящего электронного документа есть возможность сопоставить его с уже введённым документом учёта. Выберите ваше поступление с меткой НФ — программа подтянет реквизиты УПД, а задвоения не будет.

Где чаще всего ошибаются

• ❌ Приходуют через «Оприходование товаров». Этот документ для излишков инвентаризации, он делает Дт 10 Кт 91.01. Получается прочий доход вместо долга поставщику, а когда придут документы — двойной приход.
• ❌ Регистрируют счёт-фактуру по своим данным. Вычет без документа поставщика налоговая снимет, а реальный счёт-фактура потом не на что зарегистрировать.
• ❌ Вводят второе поступление при получении УПД. Материалы на складе удваиваются, долг перед поставщиком тоже. Ищется по ОСВ 60.01: у поставщика два документа расчётов на одну поставку.
• ❌ Перепроводят старое поступление в закрытом квартале. Меняется сданная декларация по НДС и себестоимость в отчётности.
• ❌ Оставляют поле номера накладной пустым. Через два месяца такую поставку уже не найти ни по номеру, ни по контрагенту среди десятков похожих.
• ❌ Цену берут «на глаз», а не из договора. Если в договоре цены нет, зафиксируйте основание оценки — прайс поставщика или служебную записку — и приложите к поступлению как файл.

Частые вопросы