Расходы на обучение сотрудников в 1С: документы, проводки и налоги

Обучение сотрудника отражают в 1С документом поступления услуг: в 1С:Бухгалтерии 8.3 это Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) с видом «Услуги», счёт затрат 26 или 44, проводка Дт 26 (44) Кт 60.01. Если обучение проводит организация с образовательной лицензией и учится работник, НДФЛ и взносы не начисляются, а в налоге на прибыль расход признаётся полностью.

Отражение обучения в 1С идёт по одному из трёх путей: обычный расход на подготовку кадров, оплата учёбы как доход работника или расход с последующим возмещением при увольнении. Выбор зависит от того, у кого учится человек, кто он вам и в чьих интересах обучение. От этого зависит и то, нужна ли тут вообще 1С:ЗУП.

Какие документы собрать до проводки

Без бумаг 1С проведёт документ, но расход не устоит при проверке. До ввода поступления у бухгалтера должны быть:

• 📄 Приказ или распоряжение о направлении на обучение. Работодатель сам решает, нужна ли подготовка кадров (ст. 196 ТК РФ), и фиксирует это приказом.
• 📄 Договор с учебной организацией. Для налога на прибыль важно, чтобы у неё была образовательная лицензия. Иностранная организация должна иметь соответствующий статус.
• 📄 Акт оказанных услуг или УПД. Это основание для документа поступления.
• 📄 Подтверждение результата. Удостоверение, диплом, сертификат, протокол аттестации — копию храните вместе с актом.
• 📄 Ученический договор или соглашение об отработке, если вы хотите вернуть деньги при раннем увольнении (ст. 198–208, 249 ТК РФ).

Если учится не работник, а кандидат, нужен договор, где он обязуется заключить трудовой договор в течение трёх месяцев после учёбы и отработать не менее года. Без этого условия расход на прибыль не признаётся (п. 3 ст. 264 НК РФ).

Три варианта учёта обучения и как выбрать свой

Сначала определите сценарий. От него зависят счёт, налоги и нужно ли что-то делать в зарплатной программе.

Отдельно стоят два случая:

• 🎓 Обязательное обучение — охрана труда, пожарная безопасность, электробезопасность. Это обязанность работодателя, расход признаётся, доход у работника не возникает.
• ✈️ Командировка на учёбу. Проезд, жильё и суточные оформляются как командировочные расходы, а сама плата за курс — как услуга обучения. В 1С это два разных документа.

Как отразить обучение в 1С:Бухгалтерии 8.3 по шагам

Инструкция для 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0, интерфейс «Такси». Ниже основной сценарий: обучение работника, оплата после акта.

Шаг 1. Создайте номенклатуру и статью затрат

1. Откройте Справочники → Номенклатура, создайте элемент с видом номенклатуры «Услуги», например «Курс повышения квалификации».
2. Откройте Справочники → Статьи затрат и создайте статью «Обучение персонала».
3. В карточке статьи выберите вид расхода для налогового учёта. Если в списке нет значения, прямо относящегося к подготовке кадров, выберите «Прочие расходы».

Отдельная статья окупается в конце года: в оборотно-сальдовой ведомости по счёту 26 с разбивкой по статьям сумма на обучение видна одной строкой.

Шаг 2. Отразите аванс, если платите заранее

Учебные центры часто просят 100% предоплаты. Платёж вводится через Банк и касса → Банковские выписки → Списание, вид операции «Оплата поставщику».

Программа сформирует Дт 60.02 Кт 51. Аванс закроется автоматически, когда вы проведёте акт.

Шаг 3. Введите акт об оказании услуг

1. Перейдите в Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите «Поступление» и выберите «Услуги (акт, УПД)».
3. Заполните контрагента, договор, номер и дату акта.
4. В табличной части выберите номенклатуру, сумму и ставку НДС.
5. Укажите счёт затрат. Для управленческого персонала — 26, в торговле — 44.01, для работников производства — 20.01 или 25.
6. Выберите подразделение и статью затрат «Обучение персонала».
7. Проведите документ и откройте проводки кнопкой Дт/Кт.

Шаг 4. Разберитесь с НДС

Образовательные услуги некоммерческих организаций по лицензированным программам НДС не облагаются (подп. 14 п. 2 ст. 149 НК РФ). В акте будет «Без НДС», и в 1С ставите так же.

Коммерческий учебный центр может выставить НДС. Тогда в поступлении укажите ставку из документа и зарегистрируйте входящий счёт-фактуру внизу формы. Вычет заявляйте при соблюдении обычных условий. Если поставщик на УСН — ставка «Без НДС».

Шаг 5. Учёт на УСН «доходы минус расходы»

Расходы на подготовку кадров входят в закрытый перечень расходов упрощенки (подп. 33 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). В 1С на вкладке документа поступления или в строке услуги проверьте, что выбрано «Принимаются» в поле отражения в УСН.

Расход попадёт в книгу учёта доходов и расходов, когда выполнены оба условия: услуга оказана и оплачена. Если оплатили аванс, а акт пришёл в следующем квартале, расход будет в квартале акта.

Обучение сотрудников в 1С:ЗУП 3.1

В 1С:Зарплате и управлении персоналом стоимость курса не отражают. Её учитывают в бухгалтерской программе. ЗУП нужна в трёх ситуациях.

Сохранение среднего заработка на время учёбы

Если работника направили на обучение с отрывом от работы, за ним сохраняется средний заработок (ст. 187 ТК РФ). В ЗУП это оформляется документом Зарплата → Оплата по среднему заработку. Дни учёбы попадут в табель, а сумма — в расчётную ведомость.

Работникам, которые совмещают работу с учёбой в вузе или колледже, положены учебные отпуска по ст. 173–176 ТК РФ. Их вводят документом Кадры → Отпуска → Отпуск с соответствующим видом отпуска, оплачиваемым или без оплаты.

Начисление натурального дохода

Если обучение облагается НДФЛ (третий сценарий таблицы), нужно отразить доход в натуральной форме:

1. В Настройка → Начисления создайте начисление «Оплата обучения за сотрудника».
2. В его свойствах отметьте, что это доход в натуральной форме.
3. Код дохода НДФЛ — 2510 (оплата за физлицо товаров, работ, услуг).
4. Вид дохода для страховых взносов — облагаемый целиком.
5. Начислите сумму документом «Разовое начисление» или включите в «Начисление зарплаты» за месяц.

НДФЛ удержится из денежной зарплаты, но не более 50% от неё (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Удержание при раннем увольнении

Если ученический договор предусматривает отработку, а работник уволился раньше без уважительной причины, он возмещает затраты пропорционально неотработанному времени (ст. 249 ТК РФ). Удержание из зарплаты возможно только с его письменного согласия. Без согласия — добровольное погашение или суд.

В ЗУП заведите удержание «Возмещение затрат на обучение» в Настройка → Удержания и введите его документом на удержание в пользу организации. Сумму считайте сами: например, курс за 60 000 руб., отработка 24 месяца, отработано 15. Неотработано 9 месяцев: 60 000 / 24 × 9 = 22 500 руб.

В КОРП-версии ЗУП есть подсистема «Обучение и развитие» для планирования мероприятий и истории курсов. В ПРОФ её нет. На бухгалтерский учёт она не влияет.

Налоги на обучение: НДФЛ, взносы, налог на прибыль

Сведём требования в одном месте, потому что в 1С они настраиваются в разных программах.

НДФЛ

Не облагается оплата обучения по основным и дополнительным образовательным программам, профессиональному обучению и независимой оценке квалификации в российской организации с лицензией или в иностранной организации с подтверждённым статусом (п. 21 ст. 217 НК РФ).

Тут не важно, в чьих интересах учёба и работник ли учится. Важны лицензия и вид программы. Курс без лицензии формально выпадает из льготы.

Страховые взносы

Не облагается плата за профессиональное обучение, образование, дополнительное профессиональное образование работников и независимую оценку квалификации (подп. 12 п. 1 ст. 422 НК РФ). Если льгота по НДФЛ не применяется, взносы тоже, как правило, нужно начислить.

Налог на прибыль

Расход учитывают по подп. 23 п. 1 ст. 264 НК РФ, если выполнены условия п. 3 этой статьи:

• ✅ договор с российской образовательной организацией или иностранной организацией соответствующего статуса;
• ✅ учится работник или кандидат с обязательством устроиться в течение трёх месяцев после окончания учёбы и отработать не менее года.

Не признаются расходы на развлечение, отдых и лечение, даже если они вписаны в программу. Если кандидат после учёбы не отработал год, плату за обучение включают во внереализационные доходы, за исключением увольнения по обстоятельствам, не зависящим от сторон.

Проводки по обучению в 1С

Типовые записи, которые формирует программа или вы вводите операцией вручную:

По натуральному доходу встречается и другой подход: стоимость курса ставят в расходы на оплату труда (Дт 26 Кт 70) с последующим зачётом Дт 70 Кт 60.01. Он нужен, если учёба указана в трудовом договоре как часть вознаграждения. Тогда расход по НУ можно признать как расход на оплату труда.

Для возмещения при увольнении многие используют субсчёт 73.02 вместо 73.03. Выберите один вариант и закрепите его в учётной политике.

Где чаще ошибаются при учёте обучения

• ❌ Не проверили лицензию. Акт провели как обычно, льготы применили, а у центра лицензии нет. Итог — доначисление НДФЛ, взносов и исключение расхода. Лицензию сверяют до договора.
• ❌ Плата за курс и командировка в одном документе. Билеты и проживание в акте обучения ломают и НУ, и аналитику. Проезд и жильё — авансовым отчётом.
• ❌ Курс оплатили, а акт так и не получили. Документ поступления не введён, сумма висит на 60.02. Проверяйте сальдо 60.02 по учебным центрам раз в квартал.
• ❌ Удержали без согласия. Возмещение затрат по ученическому договору без письменного согласия работника из зарплаты удерживать нельзя.
• ❌ Перепутали стороны долга. Кандидат не устроился после учёбы — это не удержание из зарплаты: зарплаты нет, долг взыскивают по договору.

Частые вопросы