Продажа товаров и услуг в 1С: от документа до проводок

Продажу в 1С:Бухгалтерии оформляют документом Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД). Он сразу делает три вещи: показывает выручку по кредиту счёта 90.01, списывает себестоимость товара с кредита счёта 41 и начисляет НДС по кредиту 68.02. Для розницы вместо него используют Продажи → Отчёты о розничных продажах, а итог за день закрывает смена кассы.

Разберём, как провести оптовую отгрузку, продажу услуг и розничную выручку, какие проводки получаются в каждом случае, когда нужен УПД и что проверить при закрытии месяца. Ориентируемся на 1С:Бухгалтерию 8.3 (БП 3.0), интерфейс «Такси».

С чего начать: настройки и типы продаж

Прежде чем проводить первую отгрузку, стоит проверить две настройки — иначе часть полей в документе будет скрыта.

• Функциональность. Главное → Функциональность. На вкладке «Торговля» включите «Продажа товаров» и, если нужно, «Комиссионная торговля» или «Розничная торговля».
• Учётная политика и НДС. Главное → Налоги и отчёты. Здесь задаётся режим налогообложения. Если организация на УСН без НДС, счёт 90.03 и счёт-фактура в документах не появятся.
• Счета учёта номенклатуры. Справочники → Номенклатура, по ссылке «Счета учёта». Для товаров по умолчанию 41.01, для готовой продукции — 43, для услуг счёт себестоимости не требуется.

Виды продаж отличаются не кнопкой, а документом и набором проводок:

Документ реализации не обязательно заполнять с нуля. Если раньше выставляли «Счёт покупателю», создайте отгрузку на его основании кнопкой «Создать на основании» — номенклатура, цены и договор перенесутся автоматически. Это убирает ручной ввод и исключает расхождения между счётом и отгрузкой.

Оптовая отгрузка: документ «Реализация»

Самый частый сценарий — отгрузка товара юридическому лицу по накладной или УПД.

1. Откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) и нажмите «Реализация» → «Товары (накладная, УПД)».
2. Выберите контрагента и договор. Если договора нет, создайте его прямо из формы выбора — вид договора «С покупателем».
3. Заполните табличную часть: номенклатуру, количество, цену. Ставка НДС подтянется из карточки номенклатуры, при необходимости поправьте вручную.
4. Проверьте счета учёта в колонке «Счета учёта»: счёт списания (41.01), счёт доходов (90.01.1), счёт расходов (90.02.1), счёт НДС (90.03).
5. Проведите документ кнопкой «Провести».

Счёт-фактуру регистрируют по ссылке «Выписать счёт-фактуру» внизу документа. Если выставляете УПД, на вкладке «Реализация» переключите тип на «УПД» и установите статус документа «1» — тогда в одной печатной форме окажутся и накладная, и счёт-фактура.

Перед печатью сверьте дату документа и дату счёта-фактуры: они должны совпадать с датой отгрузки. Разные даты — частая причина расхождений в декларации по НДС.

Продажа услуг и работ

Для услуг используют тот же документ Реализация (акты, накладные, УПД), но вид операции «Услуги (акт, УПД)». Табличная часть проще: номенклатура-услуга, содержание, сумма и счёт доходов.

Главное отличие от товара — в момент акта себестоимость не списывается. Прямые затраты на услугу собираются на счёте 20 в течение месяца и уходят на 90.02 при закрытии месяца, а не в документе реализации.

• В карточке номенклатуры-услуги поставьте галочку «Услуга» — тогда программа не будет требовать складской учёт.
• Счёт доходов для услуг обычно 90.01.1. Счёт учёта затрат (20.01, 26, 44) задаётся в регламентных операциях закрытия месяца, а не в акте.
• Если услуга разовая и затрат по ней нет, в учёте появится только выручка и НДС.

Для работ (например, монтаж, ремонт) схема та же: документ «Реализация», вид «Услуги», а материалы и зарплата по заказу собираются на 20-м счёте отдельными документами.

Если в одном акте и услуга, и переданные заказчику материалы, разнесите их по разным строкам с разными счетами доходов — тогда материалы спишутся с 10 или 41, а работа пройдёт только выручкой. Смешивать их в одной строке нельзя: списание себестоимости получится некорректным.

Розничная продажа и онлайн-касса

В рознице выручку отражают не по каждому покупателю, а сводно за смену. Порядок зависит от типа торговой точки.

Автоматизированная точка (АТТ) — касса подключена к 1С, товар учитывается по каждой позиции. В конце смены закройте кассовую смену (Продажи → Розничные продажи), и программа автоматически создаст документ «Отчёт о розничных продажах». Он соберёт все пробитые чеки.

Неавтоматизированная точка (НТТ) — ассортимент большой, поштучного учёта нет, товар числится на счёте 41.12 по продажным ценам. «Отчёт о розничных продажах» заполняется вручную по данным кассы и инвентаризации.

Онлайн-касса по 54-ФЗ передаёт данные оператору фискальных данных; в 1С это отражается документами «Чек ККМ» (при подключённой кассе) или сводным отчётом о продажах. Поступление наличных закрывает Банк и касса → Поступления наличных автоматически вместе с отчётом.

• Оплата картой (эквайринг) идёт через счёт 57.03 — деньги поступают на счёт не в день продажи, а позже.
• Наличная выручка попадает на счёт 50.01.
• Возврат от покупателя в рознице оформляют документом «Возврат от покупателя» или чеком коррекции.

Какие проводки формирует реализация

Проводки — главное, что проверяют после проведения. Откройте их кнопкой «Показать проводки и другие движения документа» (значок Дт/Кт в командной панели).

Оптовая продажа товара:

• Дт 90.02.1 Кт 41.01 — списана себестоимость проданных товаров
• Дт 62.01 Кт 90.01.1 — отражена выручка с НДС
• Дт 90.03 Кт 68.02 — начислен НДС с реализации

Продажа услуги (в момент акта):

• Дт 62.01 Кт 90.01.1 — выручка от услуг
• Дт 90.03 Кт 68.02 — НДС с услуги

Розничная продажа за наличные:

• Дт 50.01 Кт 90.01.1 — выручка за смену
• Дт 90.02.1 Кт 41.01 (или 41.11) — себестоимость
• Дт 90.03 Кт 68.02 — НДС

Ниже — конструктор: выберите операцию и посмотрите корреспонденцию счетов.

Если покупатель платил авансом, выручка закрывает ранее полученный аванс проводкой Дт 62.02 Кт 62.01, а зачтённый НДС с аванса восстанавливается при проведении реализации.

УПД вместо накладной и счёта-фактуры

Универсальный передаточный документ объединяет товарную накладную и счёт-фактуру в одном бланке. Это удобно: один документ вместо двух, одна подпись, меньше бумаги.

В документе «Реализация» на вкладке настроек печати выберите тип «УПД» и статус:

• Статус 1 — УПД заменяет и накладную, и счёт-фактуру. Используется, когда отгрузка облагается НДС.
• Статус 2 — УПД работает только как первичный документ (накладная), без функции счёта-фактуры. Подходит для УСН без НДС.

Электронный УПД через оператора ЭДО подписывают квалифицированной электронной подписью — для документа со статусом счёта-фактуры это обязательно. Обычную первичку без функции счёта-фактуры стороны по соглашению могут подписывать и неквалифицированной подписью.

Исправление и возврат уже проведённой продажи

Ошиблись в количестве, цене или ставке НДС после того, как покупатель принял документ? Правка задним числом в самой реализации недопустима, если первичка уже подписана. Для таких случаев в 1С есть отдельные документы.

• Корректировка реализации (Продажи → Корректировки реализации) — создаётся на основании исходной отгрузки. Меняете цену или количество, программа сама считает разницу и формирует корректировочный счёт-фактуру. Увеличение суммы даёт доначисление НДС, уменьшение — сторно.
• Возврат товаров от покупателя (Продажи → Возвраты от покупателей) — покупатель вернул товар. Документ восстанавливает остаток на счёте 41 и сторнирует выручку и НДС.
• Исправительный счёт-фактура — применяют, когда в исходном документе была техническая ошибка (опечатка в реквизитах), а не изменение условий сделки. Это разные документы, не путайте их.

Создавайте корректировку и возврат строго «на основании» исходного документа — тогда 1С свяжет их в учёте НДС и в книгах покупок и продаж правильно.

Закрытие месяца и проверка результата

Выручка попадает на счёт 90 в течение месяца, но финансовый результат считается только при закрытии периода.

1. Откройте Операции → Закрытие месяца.
2. Выполните регламентные операции по порядку — программа сама расставит их последовательность.
3. Операция «Закрытие счетов 90, 91» перенесёт сальдо субсчетов на 90.09 и далее прибыль или убыток на счёт 99.

После закрытия субсчёта 90.01, 90.02 и 90.03 обнуляются — остаётся только свёрнутое сальдо на 90.09 внутри месяца, а по итогу года счёт 90 закрывается полностью реформацией баланса.

Что проверить после реализации и закрытия:

• Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 90 — выручка, себестоимость и НДС по субсчетам. Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту.
• ОСВ по счёту 62 — нет ли повисших авансов или незакрытых отгрузок.
• Отчёт «Продажи» — Руководителю → Продажи для анализа выручки по номенклатуре и покупателям.
• Экспресс-проверка — Отчёты → Экспресс-проверка найдёт незарегистрированные счета-фактуры и расхождения по НДС.

Если на счёте 90.02 после закрытия осталось дебетовое сальдо по услугам — значит, затраты со счёта 20 не распределились; проверьте настройку методов распределения в закрытии месяца.

Финансовый результат по продажам виден сразу: разница между кредитовым оборотом 90.01 (выручка без НДС) и дебетовыми оборотами 90.02 и 90.03 — это валовая прибыль месяца. Её же показывает отчёт о финансовых результатах после реформации. Расхождение между данными 90-го счёта и декларацией по НДС — сигнал, что какая-то отгрузка проведена без счёта-фактуры или с неверной ставкой.

Типичные ошибки при оформлении продажи

Эти промахи всплывают при сдаче НДС и налога на прибыль, когда исправлять уже поздно.

• Не выписан счёт-фактура. Реализация проведена, а счёта-фактуры нет — НДС не попадёт в книгу продаж . Ловится экспресс-проверкой.
• Неверный счёт учёта номенклатуры. Товар списался не с 41, а, скажем, с 10 — себестоимость и остатки поедут. Проверяйте колонку счетов в табличной части.
• Отрицательные остатки на складе. Если продали больше, чем числится, 1С спишет товар с минусом, и себестоимость посчитается неверно. Проведите поступление до реализации.
• Разные даты отгрузки и счёта-фактуры — расхождение между датой реализации и книгой продаж.
• Розничная выручка задвоена — отчёт о розничных продажах и отдельное поступление наличных по тем же чекам. Деньги в рознице приходуются автоматически вместе с отчётом.