Учёт расчётов с самозанятыми в 1С: от договора до оплаты

Самозанятый (плательщик НПД) для организации — обычный контрагент-исполнитель. С его вознаграждения вы не удерживаете НДФЛ и не начисляете страховые взносы, но только при одном условии: на каждую выплату есть чек из приложения «Мой налог». Поэтому весь учёт самозанятого в 1С строится вокруг двух вещей — правильного договора и сбора чеков.

В 1С:Бухгалтерии 8.3 отдельного документа «для самозанятых» нет. Расчёты проводят через обычное поступление услуг и оплату поставщику, но на отдельном счёте и без формирования счетов-фактур. Ниже — как завести такого исполнителя, каким документом принять его услуги, какими проводками это отразится и что сдавать (а что не сдавать) в отчётности.

Что проверить до заключения договора

Статус плательщика НПД можно потерять в любой момент: исполнитель снялся с учёта, превысил лимит дохода 2,4 млн рублей за год или просто не стал регистрироваться. Если на дату выплаты он уже не самозанятый, льгота не действует — вы становитесь налоговым агентом и плательщиком взносов.

Поэтому статус проверяют дважды: перед договором и перед каждой оплатой.

Проверка идёт на сайте ФНС npd.nalog.ru в разделе проверки статуса — по ИНН физлица на конкретную дату. Сервис бесплатный и не требует авторизации. Результат («является плательщиком НПД на такую-то дату») стоит сохранять скриншотом или распечаткой — это ваша защита при проверке.

Отдельно смотрите на формулировки договора. Если в договоре есть график работы, подчинение правилам внутреннего распорядка, фиксированный оклад и рабочее место — это признаки трудовых отношений, и никакой статус НПД вас не спасёт. Договор с самозанятым — это гражданско-правовой договор на конкретный результат или услугу.

Ещё один повод снять льготу — лимит дохода. Самозанятый теряет право на НПД, как только его доход с начала года превысит 2,4 млн рублей. Вы не видите чужой доход, но косвенно это касается и вас: если по вашим выплатам исполнитель вышел за лимит, статус пропадает с момента превышения, и дальнейшие перечисления уже не льготные. Для крупных регулярных выплат это реальный риск — отслеживайте статус перед каждой оплатой, а не только при заключении договора.

Как завести самозанятого в справочниках 1С

Самозанятый заводится как обычный контрагент с видом «Физическое лицо». Отдельного признака «самозанятый» в типовой карточке контрагента нет — он никак не влияет на автоматику, вы управляете налогами через договор и счета учёта.

Порядок такой:

1. Откройте Справочники → Контрагенты (в разделе «Покупки» и «Продажи» это тот же справочник).
2. Создайте новый элемент, вид контрагента — «Физическое лицо».
3. Заполните ФИО и ИНН. ИНН здесь обязателен — именно по нему вы проверяли статус НПД.
4. Банковские реквизиты для перечисления вознаграждения внесите на вкладке со счетами или прямо в карточке физлица.

Затем создайте договор. Вид договора — «С поставщиком», потому что самозанятый оказывает вам услуги или продаёт результат работ. Укажите реальный предмет: не «услуги», а, например, «разработка макета», «юридическая консультация», «клининг помещения». Конкретный предмет тоже снижает риск переквалификации в трудовой договор.

НДС в договоре не выделяется — самозанятые не являются плательщиками НДС, счета-фактуры они не выставляют.

Что стоит прописать в договоре прямо, чтобы потом не спорить:

• обязанность исполнителя выдать чек из «Мой налог» на каждую оплату;
• обязанность уведомить заказчика о снятии со статуса НПД;
• право заказчика удержать из выплаты сумму налогов и взносов, если из-за утраты статуса они возникнут.

Эти условия — не формальность. Они перекладывают налоговый риск на исполнителя и подтверждают при проверке, что вы действовали добросовестно.

Как провести поступление услуг от самозанятого

Приёмка оформляется документом Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) с видом операции «Услуги (акт, УПД)». Если самозанятый поставил материальный результат (например, товар или изделие), выбирайте вид «Товары».

Заполнение документа:

1. В шапке укажите контрагента-самозанятого и договор с видом «С поставщиком».
2. В табличной части — наименование услуги, сумму. Ставка НДС — «Без НДС».
3. Счёт затрат выберите по сути расхода: 26 или 44 — если услуга идёт в расходы периода, 20 — если в себестоимость, 08 — если это затраты на создание внеоборотного актива.
4. Счёт учёта расчётов с самозанятым удобно вести на 76.09 «Прочие расчёты с разными дебиторами и кредиторами» либо на привычном 60.01. Главное — выдержать один счёт во всех документах по этому исполнителю, иначе расчёты не свернутся.

Документ-основание — акт об оказании услуг или акт приёмки результата работ. Чек из «Мой налог» прикладывается к нему, но сам по себе чек поступление в учёте не заменяет: он подтверждает оплату и льготу по налогам, а не факт оказания услуги.

Проводки по поступлению услуг от самозанятого:

НДС не выделяется, счёт 19 не задействуется — принимать к вычету нечего.

Оплата самозанятому и чек из «Мой налог»

Вознаграждение перечисляют обычным способом: Банк и касса → Банковские выписки → Списание с расчётного счёта, вид операции «Оплата поставщику». Через кассу платить можно, но безналичный перевод надёжнее — остаётся платёжное поручение как ещё одно подтверждение.

Проводка оплаты закрывает задолженность:

Теперь про чек — здесь чаще всего ошибаются. Чек формирует сам самозанятый в приложении «Мой налог», а не вы и не 1С. Ваша задача — получить этот чек и сохранить его.

Что важно про чек:

• 🧾 Чек обязателен на каждую выплату. Без чека расходы нельзя учесть при налоге на прибыль или УСН, а льгота по НДФЛ и взносам не применяется.
• 📅 При безналичной оплате самозанятый обязан выдать чек не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем выплаты. При расчётах наличными или картой — в момент расчёта.
• 🔍 В чеке должны быть ваши ИНН и наименование как заказчика — тогда расход привязан именно к вашей организации.
• ✅ Подлинность чека проверяется по его реквизитам на том же сервисе ФНС, что и статус.

Чек — это скан или ссылка из приложения. Его прикладывают к документу поступления или оплаты в 1С через присоединённые файлы (скрепка в форме документа). Отдельной обработки «загрузить чек самозанятого» в типовой конфигурации нет.

Нужно ли вести самозанятого в 1С:ЗУП

Нет. Самозанятый — не ваш работник и не исполнитель по договору ГПХ с НДФЛ, поэтому в 1С:Зарплата и управление персоналом его заводить не нужно.

В ЗУП рассчитывают выплаты, с которых вы удерживаете НДФЛ и начисляете страховые взносы: зарплату сотрудников и вознаграждения по договорам ГПХ с обычными физлицами. У самозанятого ни того, ни другого нет — он платит свой налог сам. Если завести его в ЗУП как исполнителя ГПХ, программа начнёт начислять взносы и НДФЛ, и вы получите лишние суммы в 6-НДФЛ и РСВ.

Поэтому все расчёты с самозанятым ведут в бухгалтерской программе — через поступление и оплату, как описано выше. В ЗУП он не попадает вообще: ни в кадровый учёт, ни в начисления, ни в отчётность по взносам.

Исключение — только управленческий учёт, если компания хочет видеть выплаты самозанятым в общей картине по персоналу. Но для целей НДФЛ и взносов это роли не играет.

Чтобы не путать, держите границу так: обычный исполнитель по договору ГПХ — в ЗУП, с ним вы налоговый агент по НДФЛ и плательщик взносов (кроме взносов на травматизм, если договором не предусмотрено). Самозанятый по такому же гражданско-правовому договору — только в бухгалтерской программе, без НДФЛ и взносов, потому что налог он платит сам. Один и тот же человек не может по одному предмету быть у вас одновременно и работником, и самозанятым.

Какие налоги и отчёты по самозанятым не сдают

Главная причина, по которой с самозанятыми удобно работать, — минимум обязанностей у заказчика. По выплатам плательщику НПД организация:

Для контроля расчётов используйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 76.09 (или 60.01, если вы ведёте расчёты на нём) в разрезе контрагентов и договоров: Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту. По каждому самозанятому сальдо на конец периода показывает, что вы ему должны или что он должен закрыть актом. Расхождение между поступлением и оплатой — повод проверить, не потерялся ли акт или чек.

Расходы на услуги самозанятых при налоге на прибыль и УСН «доходы минус расходы» учитываются на общих основаниях — но только при наличии чека. Без чека затраты из налоговой базы исключаются.

Частые ошибки при работе с самозанятыми в 1С

Ошибки здесь почти всегда не в документах 1С, а в налоговых последствиях. Самые дорогие:

• ❌ Нет чека, но расход учтён. Самая частая проблема при проверке. Чек нужен на каждую выплату и именно с вашими реквизитами.
• ❌ Статус не проверили на дату выплаты. Исполнитель мог сняться с НПД или превысить лимит 2,4 млн рублей. Тогда задним числом возникают НДФЛ и взносы.
• ❌ Самозанятый — ваш бывший работник. Если он уволился от вас меньше двух лет назад, его доход не подпадает под НПД, и все выплаты облагаются как обычное вознаграждение.
• ❌ Завели в ЗУП и начислили взносы. Лишние суммы в РСВ и 6-НДФЛ, которые потом нужно сторнировать и сдавать корректировки.
• ❌ Разные счета в поступлении и оплате. Расчёты не сворачиваются, в ОСВ висит ложное сальдо.
• ❌ Договор с признаками трудового. График, оклад, подчинение — основание переквалифицировать отношения в трудовые с доначислением НДФЛ и взносов за весь период.

Частые вопросы