Бензин и дизель в 1С:Бухгалтерии 3.0: от чека АЗС до списания по путевому листу

ГСМ в 1С:Бухгалтерии 3.0 приходуют на счёт 10.03 «Топливо», а списывают на затраты (20, 26 или 44) документом «Требование-накладная» — по данным путевых листов. Приход оформляют одним из трёх документов: Поступление (акты, накладные, УПД) — если топливо купили у поставщика или по топливной карте; Авансовый отчет — если водитель заплатил на АЗС из подотчётных денег.

Схема одна для бензина, дизеля, газа и масел. Разница только в том, откуда пришли первичные документы и как часто вы списываете: раз в месяц или по каждому путевому листу.

Что подготовить до первой проводки по топливу

Без первички 1С примет любые цифры, а налоговая — нет. Для учёта ГСМ нужен такой набор:

• 🧾 Документ о покупке: кассовый чек АЗС, УПД или счёт-фактура и отчёт эмитента топливной карты.
• 🚗 Путевой лист — основание для списания. Реквизиты и порядок заполнения утверждены приказом Минтранса (действующая редакция — приказ № 390 от 28.09.2022). Там показания одометра, остаток топлива при выезде и возврате, заправки за смену.
• 📏 Нормы расхода, утверждённые приказом руководителя. Берут методические рекомендации Минтранса АМ-23-р или собственные нормы по контрольным замерам.
• 📑 Приказ о закреплении автомобиля за водителем и, при топливных картах, — журнал выдачи карт.

Настройка номенклатуры в 1С

Заведите топливо в Справочники → Номенклатура. Обычно делают отдельную группу «ГСМ» и вид номенклатуры «Топливо».

1. Создайте позиции: «Бензин АИ-92», «Бензин АИ-95», «Дизельное топливо», «Масло моторное».
2. Единица измерения — литр. Не ставьте «рубль» или «штуку»: тогда остаток в баке не сверить с путевым листом.
3. Откройте ссылку Счета учета номенклатуры в списке номенклатуры и задайте для группы «ГСМ» счёт 10.03. Иначе программа по умолчанию подставит 10.01, и топливо уйдёт в сырьё.
4. В Справочники → Склады создайте склад на каждый автомобиль или водителя, например «Бак — Газель А123ВС». Это даст остаток топлива по каждой машине.

Счёт учёта лучше задать один раз через «Счета учета номенклатуры», а не править вручную в каждом документе — так меньше ошибок, когда документы вводят разные люди.

Покупка топлива: три способа оформить приход

Способ зависит от того, кто и чем платил на АЗС.

Покупка через подотчётное лицо

1. Выдайте деньги под отчёт: расходный кассовый ордер или списание с расчётного счёта с видом операции «Выдача подотчетному лицу» — проводка Дт 71.01 Кт 50.01 (или 51).
2. Откройте Банк и касса → Авансовые отчеты и создайте документ.
3. На вкладке «Товары» добавьте строку: номенклатура «Бензин АИ-95», количество в литрах, сумма по чеку, склад — бак этой машины.
4. Счёт учёта подставится 10.03, если вы настроили номенклатуру.
5. Если АЗС выдала счёт-фактуру, отметьте его в строке. По обычному кассовому чеку вычета НДС нет — сумма идёт в стоимость топлива целиком.
6. Проведите. Проводка: Дт 10.03 Кт 71.01.

Покупка по безналу у поставщика

1. Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) → вид операции «Товары».
2. Укажите контрагента, договор, склад-бак или общий склад ГСМ.
3. Внизу зарегистрируйте счёт-фактуру — номер и дату из УПД.
4. Проводки: Дт 10.03 Кт 60.01 — топливо без НДС, Дт 19.03 Кт 60.01 — НДС, затем Дт 68.02 Кт 19.03 — вычет по регистрации счёта-фактуры.

Аренда автомобиля и личная машина сотрудника

Для ГСМ здесь важно, кто по договору платит за топливо.

Аренда без экипажа. По ст. 646 ГК РФ расходы на эксплуатацию, включая топливо, несёт арендатор, если договор не говорит иное. Значит, компания приходует и списывает ГСМ так же, как для своей машины: 10.03 → затраты по путевым листам. Аренду (арендную плату) отражают отдельно — поступлением услуги.

Аренда с экипажем. Обычно топливо входит в стоимость услуги арендодателя. Тогда отдельного учёта ГСМ у вас нет: пришёл акт — отразили услугу на 26 или 44.

Компенсация за личный автомобиль. Если работник ездит по делам на своей машине и получает компенсацию, бензин отдельно не оплачивают: он уже внутри компенсации. Для налога на прибыль компенсацию признают в пределах норм постановления Правительства № 92 (1 200 ₽ в месяц для машин до 2 000 куб. см, 1 500 ₽ — свыше). Выплату проводят через начисление, не через 10.03.

Списание топлива: норма, перерасход и экономия

Списывают по фактическому расходу из путевых листов, но в налоговых расходах учитывают в пределах нормы. Отсюда две части: нормативная и сверхнормативная.

Как посчитать литры к списанию

Расход за смену берут из путевого листа:

Остаток при выезде + Заправлено − Остаток при возврате = Израсходовано

Пример: в баке было 18 л, заправили 40 л, вернулись с 12 л. Расход: 18 + 40 − 12 = 46 л. Пробег 520 км, норма 8,5 л на 100 км. Норма на пробег: 520 × 8,5 / 100 = 44,2 л. Перерасход — 46 − 44,2 = 1,8 л.

Оформление в 1С

1. Производство → Требования-накладные → Создать.
2. Склад — бак машины. На вкладке материалов: «Бензин АИ-95», 44,2 л.
3. Счёт затрат: 26 — для управленческих машин, 44 — для доставки в торговле, 20 — для техники в производстве. Статья затрат — «ГСМ» с отметкой «Принимается к налоговому учету».
4. Вторая строка или второй документ: 1,8 л сверхнормы. Для неё укажите отдельную статью затрат, например «ГСМ сверх нормы», где снята отметка о налоговом учёте.
5. Проведите. Проводки: Дт 26 (44, 20) Кт 10.03 — по норме; Дт 26 или 91.02 Кт 10.03 — сверх нормы, по выбранному варианту в учётной политике.

Списание идёт по средней или ФИФО — как задано в учётной политике по запасам. Поэтому сумма в Требовании-накладной может отличаться от цены последней заправки. Это нормально.

Экономия топлива

Если водитель потратил меньше нормы, списывайте фактические литры, а не норму. Списание «по норме» при экономии создаёт в учёте ГСМ, которого уже нет в баке. Остатки в 1С и в путевых листах разойдутся уже через месяц.

Топливные карты: аванс, отчёт эмитента, учёт самих карт

С топливными картами сделки две: вы платите эмитенту аванс, а он раз в месяц присылает отчёт о заправках и УПД.

Шаг 1. Аванс эмитенту. Списание с расчётного счёта, вид операции «Оплата поставщику»: Дт 60.02 Кт 51. Если эмитент выставил счёт-фактуру на аванс и вы берёте вычет с аванса — зарегистрируйте его. Многие компании так не делают, чтобы не восстанавливать НДС потом.

Шаг 2. Отчёт и УПД за месяц. Документ Поступление (акты, накладные, УПД). Номенклатура — виды топлива из отчёта, количество — литры. Склад — бак той машины, за которой закреплена карта. Аванс зачитывается автоматически: Дт 60.01 Кт 60.02.

Шаг 3. Списание. По путевым листам, как описано выше.

Учёт самих карт. Пластик эмитент обычно передаёт бесплатно, а сама карта не стоит денег на балансе. Её выдачу контролируют журналом. Часть компаний дополнительно ведёт карты за балансом — это решение учётной политики, а не обязательное требование.

Корпоративная банковская карта

Если водитель платит на АЗС картой организации, привязанной к расчётному счёту, это не топливная карта. Деньги считаются выданными под отчёт в момент оплаты: Дт 71.01 Кт 51 (или 55, если у карты отдельный счёт). Дальше — обычный авансовый отчёт с чеком АЗС, как в первом способе.

На чём спотыкаются при учёте ГСМ

• ❌ Топливо на 10.01 вместо 10.03. Это не ошибка в рублях, но анализ по счёту 10.03 покажет пустоту, а отчёты по ГСМ — неполные данные. Исправление — настройка Счета учета номенклатуры и перепроведение документов месяца.
• ❌ Сразу в затраты, минуя 10.03. Документ «Поступление» с видом «Услуги» и счётом 26. Так остатков в баках не видно, и инспектор при проверке не сопоставит заправки и пробег.
• ❌ Один общий склад на все машины. Остаток «на складе ГСМ» есть, но не понять, в каком баке. Отдельный склад на машину решает это.
• ❌ Дата путевого листа позже даты заправки по отчёту эмитента. Водитель заправился 31-го, а путевой лист с 1-го. Литры есть, а основания для списания нет.
• ❌ Вычет НДС по кассовому чеку. Без счёта-фактуры или УПД вычет не положен.
• ❌ Списание в рублях без литров. В Требовании-накладной заполнили только сумму. Количество в литрах — основа сверки с путевыми листами.

Отчёты для сверки и что смотрит налоговая

Проверка в 1С

• 📊 ОСВ по счёту 10.03 (Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету). В настройке добавьте разрез по складам и номенклатуре. Отрицательный остаток литров по машине — сигнал, что списали больше, чем купили.
• 📊 Анализ субконто по статьям затрат — сколько ушло по норме и сверх неё за квартал.
• 📊 Остаток литров по складу-баку на конец месяца сравните с остатком в последнем путевом листе. Расхождение больше пары литров — ищите незаведённый путевой лист или заправку.

Что проверяют инспекторы

По ст. 252 НК РФ расход должен быть обоснован и подтверждён документами. Расходы на содержание служебного транспорта, в том числе топливо, учитывают по подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ. На проверке обычно смотрят:

1. Путевые листы — есть ли на каждый день использования машины, заполнены ли пробег и остатки.
2. Связь заправки и поездки. Заправка по отчёту эмитента в день, когда путевого листа нет, — повод снять расход.
3. Нормы. Есть ли приказ, откуда взяты цифры, соответствуют ли они модели и сезону (зимние надбавки к норме тоже утверждают приказом).
4. Объём бака. 80 л заправки в машину с баком на 50 л — классическая находка проверяющих.
5. Служебный характер поездок — маршрут в путевом листе должен быть связан с работой.