Учёт медосмотров в 1С: расходы, проводки и контроль сроков

Обязательный медосмотр оплачивает работодатель, а в 1С эта операция распадается на два контура. В Бухгалтерии (БП 3.0) вы проводите стоимость услуг медорганизации документом «Поступление услуг»: проводка Дт 26 Кт 60.01, без НДС. В ЗУП — контролируете сроки и храните сведения о прохождении по сотрудникам.

Сумма за обязательный медосмотр не облагается НДФЛ и страховыми взносами: это не доход работника, а исполнение обязанности работодателя. В налоге на прибыль она идёт в прочие расходы. Ниже — где какой документ завести, какие счета задействовать и где чаще всего ошибаются.

Кто проходит медосмотр и за чей счёт

Проводить обязательные медосмотры работодателя обязывают статьи 214 и 220 Трудового кодекса. Порядок предварительных (при приёме) и периодических осмотров задаёт приказ Минздрава № 29н от 28.01.2021.

Виды медосмотров, которые встречаются в учёте:

• 🩺 предварительный — при приёме на работу, до фактического допуска;
• 🔁 периодический — через установленный интервал (раз в год, раз в два года — зависит от вредных факторов и должности);
• ⚠️ внеочередной — по медпоказаниям или после длительной болезни.

Проходить обязательные осмотры должны не все подряд, а определённые категории: занятые во вредных и опасных условиях, а также работники торговли, общепита, пищевого производства, медицины, образования и детских учреждений, водители и ряд других. Перечень вредных факторов и работ — в приложениях к приказу № 29н.

Периодичность тоже не единая. По части факторов осмотр ежегодный, по части — раз в два года; отдельные категории проходят ещё и психиатрическое освидетельствование. Конкретный интервал для должности определяет медорганизация на основании оценки условий труда (СОУТ).

Главное для бухгалтера: обязательный медосмотр проводится исключительно за счёт работодателя. Удерживать его стоимость с работника или заставлять оплачивать «из своего кармана» нельзя. Это определяет и налоговые последствия, и выбор счёта учёта.

Что настроить в 1С перед первой операцией

Отдельных «мастеров настройки» под медосмотр в типовых конфигурациях нет — работают стандартные справочники. Перед первым проведением подготовьте три вещи.

Контрагент и договор. Заведите медорганизацию в Справочники → Контрагенты, создайте договор с видом «С поставщиком». К договору потом привяжутся и поступление, и оплата.

Статья затрат. В Справочники → Статьи затрат создайте статью, например «Медосмотры» или «Охрана труда». Для налога на прибыль укажите вид расхода «Прочие расходы» — так сумма корректно попадёт в декларацию.

Ставка НДС. Медицинские услуги освобождены от НДС по подпункту 2 пункта 2 статьи 149 НК РФ. В поступлении для такой услуги ставьте ставку «Без НДС». Если медорганизация всё же выставила НДС (например, оказывает сопутствующие немедицинские услуги) — проводите по документу.

Если осмотры проходят регулярно и крупными партиями, заведите в статье затрат отдельную аналитику — так в оборотно-сальдовой ведомости по счёту 26 медосмотры будут видны отдельной строкой, а не растворятся в общих услугах. Это пригодится и при планировании бюджета на следующий год: по обороту статьи сразу видно годовую стоимость программы.

Какие документы сопровождают медосмотр

До первой проводки появляется кадровый документооборот. Он живёт частью в 1С, частью вне её, и бухгалтеру полезно понимать всю цепочку — именно по этим документам потом подтверждаются расходы.

1. Список контингентов. Перечень должностей и вредных факторов, по которым нужны осмотры. Составляется один раз и обновляется при изменениях. Копия направляется в территориальный орган Роспотребнадзора.
2. Поимённый список. Конкретные сотрудники под каждую должность из списка контингентов. Его передают в медорганизацию перед периодическим осмотром.
3. Направление на медосмотр. Выдаётся работнику под подпись, содержит вид осмотра, вредные факторы и реквизиты медорганизации.
4. Заключение (медицинское). Результат осмотра. Хранится у работодателя, факт прохождения фиксируется в кадровом учёте.

Список контингентов и поимённые списки удобно формировать как произвольные документы или внешние файлы и присоединять к базе. Направление и заключение — хранить сканами в карточке сотрудника. Акт от медорганизации идёт уже в бухгалтерский контур — именно он основание для проводки.

Как провести оплату медосмотра в Бухгалтерии

Порядок зависит от того, что было раньше — акт или оплата. Разберём обе ситуации.

Шаг 1. Отразите услугу по акту. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) и выберите вид операции «Услуги (акт, УПД)». В табличной части укажите:

1. содержание — «Медосмотр сотрудников» (можно с периодом и списком лиц);
2. сумму из акта;
3. счёт затрат 26 (или 20/44) и вашу статью «Медосмотры»;
4. ставку НДС «Без НДС».

При проведении сформируется проводка Дт 26 Кт 60.01 на стоимость услуг.

Шаг 2. Отразите оплату. На основании поступления или отдельно создайте Банк и касса → Банковские выписки → Списание. Вид операции — «Оплата поставщику», счёт расчётов 60.01. Проводка — Дт 60.01 Кт 51.

Если медорганизация работает по предоплате, порядок обратный: сначала списание с Дт 60.02 Кт 51 (аванс), затем поступление услуг и автоматический зачёт аванса Дт 60.01 Кт 60.02.

Пара нюансов по заполнению поступления:

• Если медорганизация оформила УПД, вид операции тот же — «Услуги (акт, УПД)», отдельного документа заводить не нужно.
• В поле «Подразделение» укажите то, к которому относятся осматриваемые сотрудники, — так расходы корректно распределятся при закрытии месяца.
• Если осмотр касается работников разных подразделений, разнесите сумму по строкам или проведите несколько поступлений: общий «котёл» потом тяжело разложить для управленческого учёта.

Проводки, НДФЛ, взносы и налог на прибыль

Бухгалтерский учёт. Стоимость медосмотра — это расходы по обычным видам деятельности. Проводка Дт 26 (20, 44) Кт 60 закрывается в себестоимость или на финансовый результат в общем порядке при закрытии месяца. Расход признаётся на дату акта, а не на дату оплаты, — поэтому важно провести поступление тем месяцем, когда услуга фактически оказана.

НДФЛ и страховые взносы. Оплата обязательного медосмотра напрямую медорганизации — не доход работника. НДФЛ и взносы не начисляются, в расчётах по зарплате эта сумма не отражается вообще. В 1С она живёт только в бухгалтерском контуре, а не в документах начисления зарплаты.

Налог на прибыль. Затраты на обязательные медосмотры учитываются в прочих расходах, связанных с производством и реализацией (ст. 264 НК РФ, как обеспечение нормальных условий труда). В БП 3.0 это обеспечивается видом расхода «Прочие расходы» у выбранной статьи затрат.

УСН «доходы минус расходы». Перечень расходов на упрощёнке закрытый (ст. 346.16 НК РФ), и медосмотры в нём прямо не названы. Позиция Минфина — учитывать такие затраты на УСН рискованно. Если вы на УСН, уточните налоговые последствия до того, как включите сумму в расходы.

Отдельный случай — компенсация работнику, который оплатил медосмотр сам. Это слабое место: деньги уходят не медорганизации, а физлицу, поэтому проверяющие нередко требуют удержать НДФЛ и начислить взносы с суммы компенсации. Безопаснее, когда договор и оплата идут напрямую от работодателя к клинике.

Чем подтверждать расход. Для налоговой затраты на медосмотр обосновывают связкой документов: договор с медорганизацией, акт (УПД), список контингентов и поимённый список, направления на осмотр. Если проверяющий увидит расход без этой цепочки, его легко снять. Поэтому присоединённые к базе сканы — не формальность, а защита расхода.

Контроль сроков и сведения по сотрудникам

Кадровая часть — это не проводки, а своевременность. Просроченный периодический медосмотр грозит штрафом по статье 5.27.1 КоАП, причём отдельно за каждого работника без осмотра, а допуск такого сотрудника к работе — ещё и повод отстранить его без оплаты до прохождения. Поэтому сроки нужно вести системно, а не вспоминать о них по факту проверки.

В ЗУП (в редакциях с подсистемой охраны труда) сведения о медосмотрах, направления и заключения хранятся в разделе Кадры, там же настраивается периодичность и контроль приближающихся дат. Точный состав форм зависит от редакции и версии конфигурации.

Если расширенного блока охраны труда в вашей ЗУП нет, минимальный рабочий вариант такой:

• вести реестр сотрудников с датой последнего и датой следующего медосмотра (внешний список или произвольный документ);
• хранить сканы заключений в присоединённых файлах к карточке сотрудника;
• ставить задачу-напоминание за 30–60 дней до плановой даты.

Отдельный момент — предварительный осмотр кандидата, который не вышел на работу. Расход вы всё равно понесли, и в учёте он остаётся: услуга оказана, акт есть, проводка Дт 26 Кт 60 корректна. Привязывать такой расход к несостоявшемуся сотруднику в зарплатном контуре не нужно — он полностью в бухгалтерском.

Хранить историю прохождения удобнее так, чтобы по сотруднику было видно дату последнего осмотра, вид (предварительный/периодический) и дату следующего. Тогда формирование поимённого списка на очередной год превращается в выгрузку из базы, а не в ручной сбор по папкам.

Пример. Клиника провела периодический осмотр 8 сотрудников по 2 500 ₽ за человека — акт на 20 000 ₽ без НДС. В БП 3.0 поступление услуг даёт проводку Дт 26 Кт 60.01 на 20 000 ₽. Оплата с расчётного счёта — Дт 60.01 Кт 51 на те же 20 000 ₽. НДФЛ и взносы не начисляются, в декларации по прибыли сумма попадает в прочие расходы. Если бы клиника работала по авансу, сначала прошло бы Дт 60.02 Кт 51 на 20 000 ₽, а при проведении акта — зачёт Дт 60.01 Кт 60.02.

Частые ошибки в учёте медосмотров

• ❌ Поставили НДС к вычету. Медуслуги освобождены от НДС по ст. 149 НК РФ. Если в акте НДС нет, не пытайтесь выделить его расчётным путём.
• ❌ Начислили НДФЛ и взносы на обязательный медосмотр. На прямую оплату медорганизации они не начисляются. Облагать нужно разве что компенсацию физлицу — и то спорно.
• ❌ Удержали стоимость с работника. Обязательный медосмотр оплачивает работодатель. Удержание — нарушение трудового законодательства.
• ❌ Включили медосмотр в расходы на УСН без оговорок. Закрытый перечень ст. 346.16 НК РФ таких затрат не содержит.
• ❌ Провели услугу на счёт 76 вместо 60. Медорганизация — обычный поставщик услуг, расчёты с ней ведутся на счёте 60.

Частые вопросы