Как отразить подарки сотрудникам и клиентам в 1С Бухгалтерии

Подарок проводят как безвозмездную передачу: стоимость списывают в прочие расходы (Дт 91.02), сверху начисляют НДС, а при превышении лимита удерживают НДФЛ. В прибыль эти расходы не идут. В 1С Бухгалтерии 3.0 для этого есть отдельный документ Безвозмездная передача — вручную проводки собирать не нужно.

Дальше — как завести подарки в номенклатуре, оформить передачу сотрудникам и клиентам, какие налоги считать и что проверить при закрытии месяца. Пути меню даны для БП 3.0 (интерфейс «Такси»).

От чего зависят налоги: повод, получатель и сумма

Три фактора определяют весь учёт. Разберём их до того, как открывать 1С.

🎁 Кому дарим. Сотрудник — считаем НДФЛ и смотрим на страховые взносы. Клиент, партнёр, покупатель — взносов и НДФЛ нет (получатель не в трудовых отношениях), но остаётся НДС.

💰 За сколько. Для НДФЛ работает годовой вычет: подарки до 4000 ₽ на человека за календарный год налогом не облагаются (п. 28 ст. 217 НК РФ). Всё, что сверху, — доход, с которого удерживают 13%.

📝 Как оформлен. Если даритель — организация, а стоимость подарка выше 3000 ₽, договор дарения обязателен в письменной форме (ст. 574 ГК РФ). Именно письменный договор отделяет подарок от премии и выводит сумму из-под страховых взносов.

Из этих трёх параметров складывается конкретный набор проводок и документов. Ниже — по шагам для каждого случая.

Какими документами оформить подарки

Налоговая смотрит не только на проводки, но и на бумаги. Минимальный комплект, который снимает вопросы при проверке:

• 📄 Приказ руководителя — о выдаче подарков: по какому поводу, кому, на какую сумму. К приказу прикладывают список одаряемых.
• 📄 Смета или заявка на закупку — подтверждает деловую цель расходов.
• 📄 Договор дарения — письменный, на подарки дороже 3000 ₽. На массовую раздачу удобен один договор с приложением-ведомостью.
• 📄 Ведомость вручения с подписями получателей — основание, чтобы списать подарки с остатков.

Для подарков клиентам к этому добавляют основание рекламной или представительской акции, если льготу по НДС или расходы планируется обосновывать именно так.

Электронные документы в этой цепочке не обязательны: приказ и ведомость — внутренние бумаги организации, их достаточно оформить на бумаге с подписями.

Как завести подарки в номенклатуре

Прежде чем проводить передачу, подарки должны появиться на остатках. Открываем Справочники → Номенклатура и создаём позицию.

1. Вид номенклатуры — Товары (учёт на счёте 41) или Материалы (счёт 10). Для разовой закупки к празднику удобнее Товары.
2. Наименование — конкретное: Набор конфет новогодний, а не абстрактное «подарок». По остаткам потом будет видно, что именно списано.
3. Ставку НДС ставьте ту, что в приходном документе поставщика, — она понадобится при вычете входного налога.

Чтобы подарки не смешивались с товарами для перепродажи, заведите для них отдельную группу в справочнике (папку) — так проще собрать остатки и свериться перед закрытием года.

Оприходование делаем документом Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД). Проводки стандартные для закупки:

Входной НДС можно принять к вычету на общих основаниях — его начислят обратно при передаче. Чистого налога по подарку это не создаёт, но обе операции должны быть в учёте: вычет при покупке и начисление при дарении.

Оформление подарка сотруднику

Самый частый случай. После того как подарки на остатках, последовательность такая.

Шаг 1. Договор и ведомость. На подарки дороже 3000 ₽ оформите письменный договор дарения с каждым сотрудником либо один многосторонний договор с ведомостью вручения. Ведомость с подписями получателей — основание для списания.

Шаг 2. Списание и НДС. Передачу проводим документом Продажи → Безвозмездная передача. В нём указываем получателей (или обобщённо «сотрудники по ведомости»), номенклатуру и счёт расходов 91.02. Документ сам сформирует проводки Дт 91.02 Кт 41 и начислит НДС Дт 91.02 Кт 68.02, а также выпишет счёт-фактуру на безвозмездную передачу.

Шаг 3. НДФЛ. Если общая стоимость подарков сотруднику за год превысила 4000 ₽, с суммы превышения удерживают НДФЛ. Доход регистрируют с кодом 2720, к нему применяют вычет 501 (те самые 4000 ₽).

Где регистрировать доход, зависит от того, где вы ведёте зарплату:

Подарки клиентам, партнёрам и покупателям

Здесь нет НДФЛ и страховых взносов — получатель не состоит с вами в трудовых отношениях. Остаётся НДС и вопрос с налогом на прибыль.

Передачу так же оформляют документом Безвозмездная передача со счётом расходов 91.02. НДС начисляется с рыночной стоимости подарка — механика та же, что и для сотрудников.

🔍 Отдельная история — недорогая сувенирка с логотипом, которую раздают в рекламных целях. Передача в рекламных целях товаров, расходы на единицу которых невелики (ориентир — до 100 ₽ за штуку), освобождается от НДС по пп. 25 п. 3 ст. 149 НК РФ. Но у освобождения есть обратная сторона: входной НДС по таким сувенирам к вычету не принимается, а включается в их стоимость.

Расходы на подарки клиентам в налоговую базу по прибыли, как правило, не попадают. Исключение — представительские расходы в пределах норматива, но подарки к ним обычно не относят: сувениры и алкоголь на переговорах — зона споров с проверяющими.

НДФЛ, взносы, НДС и налог на прибыль: что с каждым

Соберём налоговую картину в одном месте, чтобы не искать по разделам.

НДФЛ. Облагается стоимость подарков сотруднику свыше 4000 ₽ суммарно за календарный год. Ставка 13% (15% с превышения годового порога по прогрессии). Вычет 4000 ₽ — один на все подарки за год, а не на каждый.

Пример: за год сотруднику вручили подарки на 6000 ₽. Облагаемый доход — 6000 − 4000 = 2000 ₽, НДФЛ — 2000 × 13% = 260 ₽. Этот налог удерживают из ближайшей зарплаты. Если бы подарков за год набралось ровно на 4000 ₽, удерживать было бы нечего.

Страховые взносы. По договору дарения — не начисляются. Без договора, как поощрение за труд, — начисляются. Это главный повод оформлять именно дарение.

НДС. Начисляется всегда при безвозмездной передаче, база — рыночная стоимость без НДС (ст. 154 НК РФ). Входной НДС при покупке принимается к вычету. Исключение — освобождённая рекламная сувенирка.

За рыночную стоимость покупного подарка принимают цену его приобретения — отдельная оценка не нужна. Для подарков собственного производства база считается по рыночным ценам на аналогичную продукцию.

Налог на прибыль. Стоимость подарков в расходы не включается (п. 16 ст. 270 НК РФ). В бухучёте расход на счёте 91.02 есть, в налоговом — нет. Возникает постоянная разница, с которой 1С начислит постоянный налоговый расход при закрытии месяца.

Проверка и закрытие месяца

Перед закрытием периода стоит убедиться, что подарки не «зависли» на остатках и налоги легли верно.

✅ Остатки. Отчёт Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту по счёту 41 (или 10) по группе подарков — после раздачи сальдо должно обнулиться. Ненулевой остаток означает, что часть подарков не списана документом передачи.

✅ НДС. В Отчётах по НДС и книге продаж должны быть счета-фактуры на безвозмездную передачу. Если их нет — НДС не начислен, и декларация выйдет с ошибкой.

✅ НДФЛ. Проверьте, что доход с кодом 2720 отражён и налог удержан. Удобно свериться отчётом по НДФЛ или анализом доходов сотрудника.

Стоимость подарков и исчисленный НДФЛ попадают в отчётность по доходам физлиц. Проверьте, что доход с кодом 2720 и вычет 501 отражены — тогда суммы корректно войдут в 6-НДФЛ и справки о доходах за год. Если НДФЛ по подарку остался неудержанным до конца года, его показывают как неудержанный налог в годовой отчётности, а не «забывают».

При выполнении обработки Операции → Закрытие месяца 1С сама признает постоянную разницу по неучитываемым для прибыли расходам и начислит постоянный налоговый расход. Отдельных ручных операций это не требует — главное, чтобы расход был именно на счёте 91.02 с нужной статьёй прочих расходов, не принимаемой к налоговому учёту.

Частые вопросы