Учёт затрат в 1С: счета, документы и закрытие месяца

Затраты в 1С:Бухгалтерии 3.0 собираются на счетах 20, 23, 25, 26 и 44, а попадают туда через обычные документы: поступление материалов и услуг, требование-накладную, начисление зарплаты и регламентные операции. В конце месяца всё это закрывается одной обработкой Операции → Закрытие месяца — именно она формирует себестоимость и переносит расходы на финансовый результат.

Чтобы проводки встали на нужные счета без ручных корректировок, достаточно один раз настроить учётную политику и в каждом документе указывать правильную статью затрат. Ниже — как это сделать по шагам: от выбора метода учёта до сверки сумм отчётами.

На каких счетах копятся расходы и какой метод выбрать

Прежде чем проводить документы , определитесь, какой счёт затрат будет основным. В типовой конфигурации их пять, и путать их — самая частая причина кривой себестоимости.

• 🏭 20.01 — основное производство: прямые расходы на выпуск продукции или услуг.
• 🔧 23 — вспомогательные производства (ремонтный цех, своя котельная, транспорт).
• 📦 25 — общепроизводственные расходы: то, что относится к цеху, но не к конкретному изделию.
• 🏢 26 — общехозяйственные (управленческие) расходы: аренда офиса, бухгалтерия, связь.
• 🛒 44.01 — расходы на продажу в торговле и 44.02 — коммерческие расходы в производстве.

Метод учёта общехозяйственных расходов задаётся в Главное → Настройки → Учётная политика. Там выбирается, как закрывается счёт 26:

1. Директ-костинг — счёт 26 целиком списывается на себестоимость продаж (90.08) и не оседает в стоимости незавершённого производства. Подходит почти всем, у кого нет сложного производства.
2. Включение в себестоимость — расходы 26 распределяются на счёт 20 по выбранной базе. Нужно, если управленческие затраты должны формировать стоимость готовой продукции.

Для торговли проверьте ещё один флажок учётной политики — порядок списания расходов на продажу со счёта 44. По умолчанию они закрываются на 90.07 в конце месяца полностью, кроме транспортных расходов, которые могут распределяться на остаток товара.

Отдельно держите в голове разницу между бухгалтерским и налоговым учётом затрат. В бухучёте расходы делятся по счетам 20, 25, 26, 44, а в налоговом — на прямые и косвенные. Перечень прямых расходов организация закрепляет в учётной политике для налогового учёта (Главное → Настройки → Налоги и отчёты → Налог на прибыль → Перечень прямых расходов). Косвенные расходы в налоговом учёте списываются сразу, прямые — по мере реализации продукции. Если перечень не заполнить, 1С сочтёт все расходы косвенными, и налоговая база месяца окажется заниженной.

Материалы и услуги подрядчиков

Материальные расходы отражаются в два этапа: сначала материалы приходуются на склад, затем списываются в затраты.

Поступление материалов проводится документом Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) с видом операции «Товары» или «Услуги, материалы». Проводка — Дт 10 Кт 60.01, НДС — Дт 19.03 Кт 60.01.

Списание в производство оформляется документом Склад → Требования-накладные (в конфигурации с производством — раздел Производство). На закладке «Материалы» подбираете номенклатуру, на закладке «Счёт затрат» указываете счёт (20.01, 25, 26) и статью затрат. Проводка:

Услуги подрядчиков (аренда, связь, аудит, транспорт) проводятся тем же документом Поступление (акты, накладные, УПД), но с видом операции «Услуги». В табличной части в колонке «Счета учёта» сразу ставите счёт затрат и статью — отдельное списание не нужно, расход попадает на затратный счёт в момент проведения акта.

Если материалы передаются в эксплуатацию, а не в производство (спецодежда, инвентарь, инструмент), используйте документ Склад → Передача материалов в эксплуатацию. Он не только относит стоимость в затраты, но и ставит актив на забалансовый учёт (МЦ.02, МЦ.03), чтобы контролировать выданное имущество за сотрудником.

Зарплата и страховые взносы

Зарплата сотрудников — один из самых объёмных видов затрат. В 1С:Бухгалтерии она начисляется документом Зарплата и кадры → Все начисления (или «Начисление зарплаты»). Документ сам формирует проводки по начислению, НДФЛ и страховым взносам.

На какой счёт уйдёт зарплата, определяет способ отражения, привязанный к начислению или к сотруднику. Задаётся он в Зарплата и кадры → Настройки зарплаты → Отражение в учёте. Там вы связываете способ со счётом и статьёй затрат.

Типовые проводки по зарплате выглядят так:

Страховые взносы начисляются автоматически на тот же затратный счёт, что и сама зарплата, — отдельно их заводить не нужно. Проверьте, что у каждого способа отражения указан счёт затрат: без него взносы повиснут без аналитики и закрытие месяца выдаст ошибку.

Амортизация основных средств и НМА

Амортизация — это ежемесячное списание стоимости основных средств и нематериальных активов в затраты. Вручную её проводить не нужно: она начисляется регламентной операцией при закрытии месяца.

Главное — правильно задать способ отражения расходов по амортизации в момент принятия объекта к учёту. Делается это в документе ОС и НМА → Поступление основных средств (или «Принятие к учёту ОС») на закладке с параметрами амортизации. Там указывается счёт затрат (20, 25, 26, 44) и статья.

Если объект используется в управлении — ставьте счёт 26, если в производстве — 20 или 25, если в торговле — 44. По нематериальным активам, учтённым по ФСБУ 14/2022, амортизация начисляется аналогично: Дт счёт затрат Кт 05.

Проверить, что способ отражения задан, можно отчётом по основным средствам или открыв карточку ОС. Если амортизация не начислилась при закрытии месяца, в 90% случаев причина одна — не заполнен способ отражения расходов.

Распределение косвенных расходов и закрытие месяца

Прямые расходы (счёт 20) относятся к конкретной продукции сразу. Косвенные (счета 25 и 26) сначала собираются за месяц, а потом распределяются. База распределения задаётся в Главное → Настройки → Учётная политика → Методы распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов.

В качестве базы обычно выбирают:

• 💰 оплату труда — если основная статья затрат это зарплата;
• 📐 материальные затраты — в материалоёмком производстве;
• 📊 плановую себестоимость выпуска — когда задан плановый выпуск;
• 🔢 объём выпуска — для однородной продукции.

Само закрытие запускается обработкой Операции → Закрытие месяца. Выполняйте регламентные операции строго по порядку — программа выстраивает их сама, достаточно нажать «Выполнить закрытие месяца». Ключевые операции по затратам:

1. Начисление амортизации и износа ОС — списывает стоимость ОС и НМА.
2. Закрытие счетов 20, 23, 25, 26 — распределяет косвенные расходы и формирует себестоимость.
3. Закрытие счёта 44 «Издержки обращения» — списывает расходы на продажу.
4. Закрытие счетов 90, 91 — выводит финансовый результат.

Расходы будущих периодов и прочие затраты

Часть затрат нельзя списать сразу — их распределяют на несколько периодов. Классический пример: страховой полис ОСАГО на год, подписка на справочную систему, неисключительная лицензия на программу. Такие суммы учитывают на счёте 97 «Расходы будущих периодов».

При вводе поступления в документе указываете счёт учёта 97.21 и заполняете параметры списания: сумму, дату начала и дату окончания, счёт затрат, на который расход будет переноситься ежемесячно. Дальше 1С сама списывает долю при каждом закрытии месяца регламентной операцией «Списание расходов будущих периодов».

Прочие расходы, не связанные с основной деятельностью (банковские комиссии, пени, госпошлины по судам, проценты по кредитам), собираются на счёте 91.02 «Прочие расходы». Их не распределяют по затратным счетам — они напрямую влияют на финансовый результат и закрываются операцией закрытия счёта 91.

Как проверить затраты отчётами

После закрытия месяца убедитесь, что расходы распределились верно и затратные счета обнулились (при директ-костинге счета 25, 26 в конце месяца не должны иметь остатка).

• 📋 Оборотно-сальдовая ведомость (Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость) по счетам 20, 25, 26, 44 — показывает обороты и наличие остатка. Остаток на 26 после закрытия при директ-костинге — сигнал ошибки.
• 🔍 Анализ счёта и Анализ субконто по статьям затрат — детализируют, на что потрачены деньги, в разрезе подразделений и статей.
• 🧮 Справка-расчёт «Калькуляция себестоимости » и «Себестоимость выпущенной продукции» — доступны прямо из формы закрытия месяца по ссылке на выполненной операции. Показывают, как сложилась себестоимость по каждой номенклатуре.

Если цифры не сходятся, начинайте с анализа счёта 26: по нему сразу видно, какие статьи попали в расход и закрылись ли они.

Типичные ошибки при учёте затрат

Большинство проблем с затратами всплывают именно при закрытии месяца. Вот что ломает расчёт чаще всего:

• ❌ Не заполнена статья затрат или её вид расхода. Документ может провестись, но закрытие месяца выдаст ошибку «не указан вид расходов».
• ❌ Расходы на счёте 25/26 не распределяются — в учётной политике не выбрана база распределения. Операция закрытия завершится с предупреждением.
• ❌ Зарплата и амортизация попали не на тот счёт — неверно задан способ отражения. Проверяется анализом счёта 70 и 02 по субконто.
• ❌ Закрытие провели до ввода всех документов. Себестоимость считается по тем данным, что есть на момент закрытия; поздно введённый документ в расчёт не попадёт.
• ❌ Остаток на счёте 26 при директ-костинге — чаще всего не выполнена сама операция закрытия счёта либо документ зарплаты проведён после закрытия.

Общее правило отладки: при любой ошибке закрытия сначала смотрите текст сообщения — 1С почти всегда называет конкретную статью или документ, из-за которого расчёт не прошёл. Исправляете, перепроводите документ и запускаете закрытие месяца заново.

Частые вопросы