Как начисленная и выплаченная зарплата попадает на счета 70, 68 и 69 в 1С

Зарплату в 1С отражают в учёте тремя документами. Начисление даёт проводку Дт 20 (26, 44) Кт 70. Удержание НДФЛ — Дт 70 Кт 68.01. Выплата — Дт 70 Кт 51 или Кт 50. Взносы ложатся на Кт 69.09 и Кт 69.11. В 1С:Бухгалтерии 3.0 всё это формирует документ «Начисление зарплаты» в разделе Зарплата и кадры. Если зарплату считают в 1С:ЗУП 3.1, проводки появляются в Бухгалтерии после документа «Отражение зарплаты в бухучете» и синхронизации.

Типичная ситуация: 5-го числа бухгалтер открывает оборотно-сальдовую ведомость по счёту 70, а там дебетовое сальдо. Деньги ушли, а начисления в бухучёте нет. Почти всегда это значит, что шаги выполнили не по порядку или пропустили отражение. Ниже — правильная цепочка и способы её починить.

1. Подготовка: что настроить до первого начисления

Если пропустить настройки, программа всё равно проведёт документы. Только счета затрат и тарифы взносов окажутся не те, и исправлять придётся задним числом.

Что проверить:

• 🏢 Учётная политика организации — вид тарифа страховых взносов (общий, МСП, IT и т. д.) и ставка взносов «на травматизм». В ЗУП это карточка организации , вкладка Учетная политика и другие настройки. В Бухгалтерии — Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты.
• 💼 Где считается зарплата . В Бухгалтерии в настройках зарплаты выбирают: расчёт в этой программе или во внешней. Если считаете в ЗУП, ставьте «во внешней программе», иначе получите двойные начисления.
• 🧾 Виды начислений и удержаний. Оклад, премии, больничные, отпускные, алименты. Для каждого начисления задают код дохода НДФЛ и вид дохода для взносов. Ошибка в коде потом всплывёт в 6-НДФЛ и РСВ.
• 📒 Способы отражения в бухучёте. Это справочник, где каждому способу сопоставлена пара «счёт затрат → счёт расчётов». Например: «Производство» — Дт 20.01 Кт 70, «Управление» — Дт 26 Кт 70, «Продажи» — Дт 44.01 Кт 70.
• 👤 Сотрудники и подразделения. Способ отражения можно задать на уровне организации, подразделения, начисления или конкретного сотрудника. Чем ниже уровень, тем выше его приоритет.

Где что лежит в двух конфигурациях

2. Начисление заработной платы и что оно проводит

В Бухгалтерии создайте документ «Начисление зарплаты» за месяц и нажмите Заполнить. Программа подтянет всех работников с плановыми начислениями, рассчитает НДФЛ и взносы. После проведения кнопка ДтКт покажет проводки.

В ЗУП логика та же, но документ называется «Начисление зарплаты и взносов». Проводок в ЗУП нет: бухгалтерские записи он передаёт отдельным документом.

Пример. Менеджер отдела продаж, оклад 60 000 ₽, вычетов нет, общий тариф взносов, ставка «на травматизм» 0,2 %.

Проверка: 60 000 − 7 800 = 52 200 ₽. Затраты работодателя: 60 000 + 18 000 + 120 = 78 120 ₽.

Межрасчётные начисления

Отпускные, больничные и расчёт при увольнении оформляют отдельными документами: «Отпуск», «Больничный лист», «Увольнение». Они проводят свои суммы сразу датой документа, а не в конце месяца. Счёт затрат берётся из способа отражения, который задан для этого начисления.

Первые три дня больничного оплачивает работодатель — это затраты, Дт 20 (26, 44) Кт 70. Остальные дни пособия СФР (до 2023 года — ФСС) с 2021 года выплачивает работнику напрямую, поэтому в расходах организации они не отражаются.

3. НДФЛ, алименты и другие удержания из зарплаты

НДФЛ в 1С считается при начислении, а удерживается при выплате. В Бухгалтерии проводка Дт 70 Кт 68.01 формируется документом начисления. В ЗУП дата удержания фиксируется ведомостью: именно она попадает в 6-НДФЛ.

С 2023 года налог удерживают с каждой выплаты, включая аванс. Ведомости ЗУП делают это сами, если в настройках выплаты не выключено удержание налога.

Алименты по исполнительному листу

1. Создайте документ «Исполнительный лист» на сотрудника. Укажите получателя, способ расчёта (процент, доля или фиксированная сумма) и период действия.
2. При следующем начислении зарплаты 1С удержит алименты автоматически.
3. Проводка удержания — Дт 70 Кт 76.41.
4. Перечисление получателю — Дт 76.41 Кт 51 документом «Списание с расчетного счета».

Другие удержания: в счёт займа — Дт 70 Кт 73.01, за причинённый ущерб — Дт 70 Кт 73.02, профсоюзные взносы — Дт 70 Кт 76. По ТК РФ общий размер удержаний ограничен 20 % (в отдельных случаях — 50 %).

4. Выплата: аванс, зарплата за месяц и выплаты между ними

Деньги работникам выдают через ведомость. Её вид зависит от способа выплаты:

• 💳 «Ведомость в банк» — зарплатный проект, перечисление списком на карты.
• 🏦 «Ведомость на счета» — перевод на личные счета сотрудников в любых банках.
• 💵 «Ведомость в кассу» — выдача наличными.
• 🤝 «Ведомость через раздатчика» — когда наличные раздаёт ответственное лицо.

Сама ведомость проводок не делает. Проводку Дт 70 Кт 51 даёт документ «Списание с расчетного счета» с видом операции для перечисления зарплаты и ссылкой на ведомость. Наличные — Дт 70 Кт 50 через расходный кассовый ордер с видом операции для выплаты по ведомостям.

Аванс

ТК РФ требует платить не реже раза в полмесяца. В ведомости выберите вид выплаты «Аванс» и нажмите Заполнить. Сумма аванса берётся из кадровых данных сотрудника: фиксированная сумма, процент от оклада или расчёт за первую половину месяца. В последнем случае перед ведомостью проводят документ «Начисление за первую половину месяца».

Межрасчётные выплаты

Отпускные платят не позже чем за три дня до отпуска, расчёт при увольнении — в последний рабочий день. Ждать конца месяца нельзя.

В документах «Отпуск» и «Увольнение» в ЗУП есть поле, где выбирают, когда выплачивать: с зарплатой, с авансом или в межрасчётный период. Выберите межрасчётный период. После проведения ведомость создаётся прямо из документа, без ручного подбора сотрудников.

Невыплаченная зарплата

Если работник не получил наличные в срок, сумму депонируют. В ведомости отметьте его строку как задепонированную. Проводка — Дт 70 Кт 76.04. Потом депонент выдают отдельным кассовым ордером с Дт 76.04 Кт 50.

5. Взносы, отражение зарплаты в бухучёте и закрытие месяца

Страховые взносы с 2023 года платят по единому тарифу в составе ЕНП. В Бухгалтерии они начисляются тем же документом «Начисление зарплаты». Счета:

• 69.09 — взносы по единому тарифу (пенсионные, медицинские и социальные в одной сумме);
• 69.11 — взносы «на травматизм», их по-прежнему платят в СФР отдельно.

Оплата налогов через ЕНС проходит в два шага: деньги уходят на Дт 68.90 Кт 51, а зачёт в погашение НДФЛ и взносов (Дт 68.01, 69.09 Кт 68.90) программа делает регламентной операцией при закрытии месяца.

Перенос из ЗУП в Бухгалтерию

1. В ЗУП проведите все начисления и выплаты за месяц.
2. Создайте документ Зарплата → Отражение зарплаты в бухучете за этот месяц, нажмите Заполнить и проведите.
3. Запустите синхронизацию данных с Бухгалтерией.
4. В Бухгалтерии откройте Зарплата и кадры → Отражение зарплаты в бухучете. Документ должен быть проведён, проводки — в отчёте ДтКт.
5. Ведомости тоже приходят синхронизацией. Списание с расчётного счёта в Бухгалтерии создают на их основании.

Отражайте зарплату до закрытия месяца. Если начисление попадёт в учёт после закрытия, счета 20, 26 и 44 закроются без зарплаты. Себестоимость и финансовый результат придётся пересчитывать.

Порядок в Бухгалтерии: Операции → Закрытие месяца. Сначала зарплата и взносы, потом амортизация, потом закрытие затратных счетов. Помощник закрытия месяца сам подсветит пропущенный шаг, если за период нет начисления зарплаты.

6. Ошибки при отражении зарплаты и как их найти

Главный инструмент проверки — оборотно-сальдовая ведомость по счёту 70 с детализацией по сотрудникам. После выплаты зарплаты за месяц кредитовое сальдо равно долгу за последний месяц, а дебетового сальдо быть не должно.

Если ошибку не находит ни один отчёт

Сформируйте «Анализ субконто» по сотруднику на счёте 70 за год. Отчёт покажет, в каком месяце движения разошлись. Это быстрее, чем перебирать документы по одному.

Если расхождение есть только в одном месяце, сравните суммы в ЗУП (отчёт «Свод начисленной зарплаты») и в Бухгалтерии (обороты по 70). Разница укажет на документ, который не перенёсся.

7. Автоматизация выплат: зарплатный проект и обмен с банком

Вручную вбивать в интернет-банк 40 сотрудников — долго и с риском опечатки. Зарплатный проект в 1С решает это файлом обмена.

Как настроить:

1. Заведите зарплатный проект в справочнике «Зарплатные проекты»: банк, номер договора, формат файла обмена.
2. Отправьте в банк заявку на открытие лицевых счетов сотрудников. Ответ банка с номерами карт загрузите обратно, и номера сами попадут в карточки.
3. Каждую выплату оформляйте «Ведомостью в банк» с указанием проекта.
4. Выгрузите из ведомости файл в формате обмена с банком и загрузите его в клиент-банк. Или отправьте напрямую через сервис 1С:ДиректБанк, если банк его поддерживает.
5. Загрузите подтверждение зачисления из банка: в ведомости отметятся зачисленные и незачисленные суммы.

Что ещё снимает ручную работу:

• 🔄 Автоматическая синхронизация ЗУП и Бухгалтерии по расписанию — например, каждую ночь.
• 📥 Загрузка выписки банка — списание Дт 70 Кт 51 создаётся из выписки и связывается с ведомостью.
• 🧮 Помощник закрытия месяца — не даст забыть начисление зарплаты перед расчётом себестоимости.