Изменение документов в 1С 8.3: черновики, проведённые и закрытые периоды

Чтобы отредактировать документ в 1С, откройте его двойным щелчком из списка, исправьте поля и нажмите Провести и закрыть. Если документ уже проведён, программа сама перепишет движения при повторном проведении — отменять проведение заранее не обязательно. Ограничений три: закрытый период (дата запрета изменения), нехватка прав и документ, открытый другим пользователем.

Дальше всё зависит от того, в каком периоде ошибка. В текущем месяце достаточно поправить сам документ. В периоде, по которому уже сдана отчётность, исходный документ трогать нельзя: исправление оформляют отдельным корректировочным документом. Примеры ниже — для 1С:Бухгалтерии 3.0 на платформе 8.3 с интерфейсом «Такси»; базовые приёмы (запись, проведение, движения) одинаковы во всех типовых конфигурациях.

Правка непроведённого документа и черновика

Непроведённый документ — это просто запись в базе. Движений по регистрам и проводок у него нет, поэтому правьте его как угодно.

1. Откройте журнал нужного раздела, например Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД).
2. Найдите документ: поиск по номеру или контрагенту — Ctrl+F в списке.
3. Откройте двойным щелчком. Непроведённые документы в списке видно по значку без зелёной галочки.
4. Измените реквизиты шапки и строки табличной части.
5. Нажмите Записать, если документ пока не готов. Или Провести и закрыть, если готов.

💡 Нужен похожий документ с другими суммами? Не правьте старый — скопируйте его клавишей F9 в списке. Получится новый черновик с теми же контрагентом, договором и строками, а исходный останется нетронутым.

Чем отличаются кнопки формы:

Как изменить проведённый документ в 1С

Проведённый документ в списке отмечен зелёной галочкой. За ним уже стоят проводки, записи в регистрах НДС, партиях, взаиморасчётах. Править его можно двумя способами.

Способ 1. Исправить и провести повторно

Подходит для бытовых ошибок — опечатка в количестве, не тот склад, забыли строку.

1. Откройте документ.
2. Внесите исправления.
3. Нажмите Провести и закрыть.

Старые движения удалятся, новые сформируются по исправленным данным. Отдельно «распроводить» не нужно.

Способ 2. Сначала отменить проведение

Нужен, когда документ надо временно «выключить» из учёта: например, пока выясняете с поставщиком, какие данные верные.

• 📋 В списке выделите документ и выберите Ещё → Отменить проведение.
• 📋 Галочка в списке исчезнет, движения документа удалятся.
• 📋 Документ останется в базе как черновик — правьте его, затем проведите заново.

Проверить, что получилось, можно кнопкой ДтКт (показать проводки и другие движения документа) в командной панели формы. Она открывает все движения: бухгалтерские проводки, налоговый учёт, регистры НДС.

Исправления прошлого периода: корректировочные документы

Если отчётность за квартал, где лежит документ, уже сдана, правка исходника нарушит учёт. Изменится закрытый период, разъедутся книга покупок или продаж и сданная декларация. Здесь работает правило 402-ФЗ: исправление в первичном документе должно быть видно — с датой, подписями и указанием, что исправлено.

В 1С:Бухгалтерии 3.0 для этого есть отдельные документы. Создаются они на основании исходного: откройте документ, нажмите Создать на основании и выберите корректировку.

У корректировки реализации и поступления выбирают вид операции:

• ✏️ Исправление в первичных документах — была техническая ошибка (неверная цена, количество, ставка НДС). Формируется исправленный счёт-фактура с номером исправления.
• 🤝 Корректировка по согласованию сторон — стороны договорились изменить стоимость уже после отгрузки. Формируется корректировочный счёт-фактура.

В документе две колонки: «до изменения» и «после изменения». Заполните новое значение, программа посчитает разницу и сформирует движения на дату корректировки.

Сторно вместо корректировки

Иногда документ нужно отменить целиком, а не поправить одну строку: например, поступление ввели по ошибке, сделки не было. В закрытом периоде его не удаляют, а сторнируют. Документ сторно создаёт те же проводки с обратным знаком (красное сторно) на дату, которую вы укажете. Его вводят из журнала Операции → Операции, введённые вручную командой создания с выбором вида «Сторно документа», а в поле основания выбирают исходный документ.

💡 Как выбрать между сторно и корректировкой: если сделка была, но с неверными данными — корректировка. Если сделки не было вовсе — сторно.

Когда документ не открывается на редактирование: дата запрета и права

Открыли документ, а он только для просмотра или не записывается. Причин обычно три.

Дата запрета изменения

Бухгалтер закрывает период, чтобы никто случайно не изменил данные сданных отчётов. Настройка в 1С:Бухгалтерии 3.0: Администрирование → Пользователи и права, флажок Даты запрета изменения, затем ссылка с тем же названием.

Варианты настройки:

• 🔒 одна дата для всех пользователей;
• 👥 разные даты для разных пользователей или групп;
• 🏢 отдельные даты по организациям.

Если нужно поправить документ в закрытом периоде, есть два пути. Правильный — корректировочный документ текущим числом. Второй — администратор временно сдвигает дату запрета, вы исправляете, дату возвращают обратно. Второй путь допустим только для периодов, где отчётность ещё не сдана или будет подаваться уточнёнка.

Не хватает прав

Права в типовых конфигурациях раздают через профили групп доступа: Администрирование → Пользователи и права → Группы доступа. Если у пользователя профиль только на просмотр раздела, кнопки Провести и Записать будут недоступны. Решает администратор базы: добавляет пользователя в группу с нужным профилем.

Документ открыт у коллеги

Пока документ редактирует другой пользователь, вы его не запишете: платформа держит блокировку объекта. При попытке записи появится сообщение об ошибке блокировки со словами Объект уже заблокирован. Попросите коллегу закрыть форму. Если сеанс «завис» — администратор завершает его в списке активных пользователей, но перед этим нужно предупредить: несохранённые изменения в том сеансе пропадут.

Технические правки: ручные движения, массовое изменение, новые реквизиты

Это инструменты для случаев, когда обычной правки мало.

Ручная корректировка движений

Бывает, что документ провёлся верно по логике программы, но учёт требует другой проводки. Например, нужен иной субконто или счёт затрат в одной строке.

1. Откройте документ, нажмите ДтКт.
2. В открывшейся форме движений установите флажок Ручная корректировка (разрешает редактирование движений документа).
3. Исправьте проводку прямо в таблице. Если меняете бухгалтерский учёт, проверьте и налоговый — он на соседней вкладке.
4. Нажмите Записать и закрыть.

Ручных корректировок в базе должно быть мало. Каждая — это место, где учёт расходится с первичкой, и при следующем перепроведении про неё легко забыть.

Массовое изменение реквизитов

Если одно и то же поле нужно поменять в сотне документов (статья затрат, подразделение, ответственный), не открывайте каждый. В списке выделите документы и выберите Ещё → Изменить выделенные. Укажите реквизит и новое значение. Обработка доступна пользователям с полными правами.

После массового изменения проведённые документы нужно перепровести, иначе поменяется только реквизит, а проводки останутся прежними.

Добавить в документ свой реквизит

Нужно поле, которого нет в типовой форме, — например, номер заявки или ответственный менеджер? Конфигуратор не нужен. Включите Администрирование → Общие настройки → Дополнительные реквизиты и сведения. Затем по ссылке рядом выберите вид документа и добавьте реквизит: строку, число, дату или значение из списка. Поле появится на форме, обычно на вкладке «Дополнительно», и не потеряется при обновлении конфигурации.

Правка печатной формы без правки документа

Если нужно изменить текст только в печатном бланке (дописать примечание для контрагента), откройте печатную форму и включите режим редактирования кнопкой Редактировать над табличным документом. Изменения живут только в этом экземпляре печати — в базе документ не меняется. Для данных учёта так делать нельзя: бумага и база разойдутся.

Кто и что поменял

Чтобы видеть, кто и когда изменил документ, включите Администрирование → Общие настройки → История изменений и отметьте нужные виды документов. После этого в документе через Ещё → История изменений открывается список версий с автором и датой, их можно сравнить между собой.

Перепроведение после правки задним числом

Правка документа в прошлом месяце влияет на всё, что было после него. Типичный пример: вы исправили цену в поступлении за март. Товар продан в апреле и мае, и себестоимость в этих продажах посчитана по старой цене.

Что сделать после такой правки:

1. Откройте Операции → Закрытие месяца и выберите месяц исправления.
2. Если программа обнаружит нарушение последовательности, она покажет сообщение о необходимости перепровести документы. Запустите перепроведение по ссылке из этого сообщения.
3. Выполните закрытие месяца заново, по очереди для каждого месяца до текущего.
4. Сверьте результат оборотно-сальдовой ведомостью по счёту 41 или 10 за весь период.

Для ручного запуска есть обработка Групповое перепроведение документов в разделе Операции. Задайте период с даты исправления по текущую дату и выберите организацию.

Частые ошибки при редактировании

• ❌ Правят документ в сданном квартале. Отчётность и база расходятся, а следующая сверка с контрагентом покажет разницу. Для прошлых периодов — только корректировочные документы или сторно.
• ❌ Удаляют документ вместо исправления. Пометка удаления снимает проведение, и вместе с документом пропадают связи: счёт-фактура, оплаты, документы на основании. Восстанавливать цепочку дольше, чем поправить одну строку.
• ❌ Забывают про счёт-фактуру. Исправили сумму в реализации, а выданный счёт-фактура остался со старой. Откройте его по ссылке внизу формы документа и проверьте, что суммы совпадают.
• ❌ Ставят ручную корректировку «на всякий случай». Потом документ не реагирует на правки, и ошибка всплывает только при закрытии года.
• ❌ Не перепроводят цепочку. Исправили поступление — себестоимость в последующих продажах осталась старой.

Частые вопросы