Исправляем накладную в 1С: от черновика до закрытого периода

Накладную в 1С редактируют прямо в форме документа: открыли, исправили строку, количество или цену, нажали Провести и закрыть. Так работает и непроведённый, и уже проведённый документ, пока период открыт. В БП 3.0 исходящие накладные лежат в Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД), входящие — в Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД).

Частое заблуждение — что проведённую накладную надо сначала удалить и создать заново. Не надо. Удаление нужно в редких случаях, а для закрытого периода или уже отправленного покупателю документа правильный путь — отдельный документ корректировки. Как правильно редактировать накладную в каждом из этих случаев, разберём по порядку.

С чего начать: в каком состоянии ваша накладная

Способ исправления зависит не от ошибки, а от «биографии» документа. Перед правкой ответьте себе на четыре вопроса:

• 📄 Проведён ли документ? В списке у проведённого — зелёная галочка в первой колонке.
• 📅 Закрыт ли период? Сдана ли отчётность (НДС, прибыль), стоит ли дата запрета изменения.
• 📤 Ушёл ли документ контрагенту? Распечатан и подписан, отправлен через ЭДО.
• 🔗 Есть ли подчинённые документы? Счёт-фактура, оплата, возврат, складской ордер.

От ответов зависит инструмент:

Правка непроведённой накладной

Непроведённый документ не делает движений: ни проводок, ни остатков. Его можно менять как угодно.

1. Откройте список реализаций или поступлений.
2. Найдите документ: двойной щелчок по строке или Enter.
3. Исправьте шапку: контрагента, договор, склад, дату.
4. Исправьте табличную часть: номенклатуру, количество, цену, ставку НДС.
5. Нажмите Записать, если документ ещё не готов, или Провести и закрыть.

Две мелочи, на которых чаще всего спотыкаются:

• 🔄 Смена договора пересчитывает цены и счета. После замены договора проверьте колонку цены и вкладку со счетами учёта: программа могла подставить другие значения из настроек.
• 💱 Смена даты меняет курс. В валютной накладной новая дата тянет курс на эту дату. Пересчитайте суммы, если изменили число.

Как редактировать проведённую накладную в 1С

Проведённую накладную правят так же, как черновик: открыли, изменили, провели повторно. При перепроведении 1С удаляет старые движения документа и записывает новые. Отменять проведение перед правкой не нужно.

Порядок действий

1. Откройте проведённый документ.
2. Внесите исправления.
3. Нажмите Провести. Сообщений об ошибках быть не должно.
4. Нажмите кнопку Дт/Кт на командной панели и проверьте проводки.
5. Откройте связанный счёт-фактуру и сверьте суммы.

Отмена проведения

Иногда нужно временно «выключить» документ — например, чтобы провести перед ним другой. В списке выделите строку и выберите в меню Ещё команду отмены проведения. Движения удалятся, документ останется в базе черновиком.

Ручная правка проводок

В БП 3.0 в форме проводок (Дт/Кт) есть флажок ручной корректировки движений. После его установки проводки можно менять вручную.

Что пересчитать после правки

• 📦 Входящая накладная прошлого месяца. Изменилась цена — изменилась себестоимость списанного товара. Повторите закрытие месяца: Операции → Закрытие месяца. Помощник сам покажет, что после изменения документов нужно перепровести.
• 🧾 Исходящая накладная. Если поменялись номенклатура или количество, проверьте остатки на складе: товар мог «уйти в минус» у следующих по дате реализаций.
• 🧮 Пакетное перепроведение. Когда правок много, в БП 3.0 используйте обработку групповой перепроводки в разделе Операции. Запускайте её в нерабочее время: обработка идёт долго и меняет движения сотен документов.

Документ корректировки реализации: когда без него нельзя

Если покупатель уже получил свой экземпляр, менять реализацию задним числом нельзя. По закону исправление первичного документа должно содержать дату исправления и подписи лиц, составивших документ (ст. 9 402-ФЗ). В 1С для этого есть отдельный документ — Корректировка реализации. Аналог для входящих — Корректировка поступления.

Как создать корректировку

1. Откройте исходную реализацию.
2. Нажмите Создать на основании и выберите корректировку реализации.
3. Укажите вид операции.
4. В табличной части в строках «после изменения» введите правильные количество и цену.
5. Проведите и распечатайте форму для покупателя.

Два вида операции

Разница принципиальная. Согласованное изменение отражается в периоде, когда стороны о нём договорились. Исправление ошибки относится к периоду исходной отгрузки.

Что проверить после проведения корректировки

Корректировка формирует свои движения и не трогает исходную реализацию. Поэтому сверяйте результат не по исходному документу, а по отчётам:

• 📊 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62 по контрагенту: долг покупателя должен уменьшиться или вырасти ровно на сумму разницы.
• 🧾 Книга продаж за период корректировки. При уменьшении стоимости по согласованию сторон корректировочный счёт-фактура у продавца попадает в книгу покупок, при увеличении — в книгу продаж.
• 📦 Остатки товаров. Если уменьшили количество, товар вернётся на склад только при возврате. Простая корректировка цены остатки не меняет.

Пример. Отгрузили 100 единиц по 1 200 ₽ с НДС, в документе по ошибке стоит 1 250 ₽. Разница — 50 ₽ × 100 = 5 000 ₽, в том числе НДС 20% — 833,33 ₽. Именно эти суммы и должны отразиться в ведомости и книге.

Ошибка в учёте прошлого года

Для бухгалтерского учёта действует ПБУ 22/2010. Несущественную ошибку прошлого года, найденную после подписания отчётности, отражают в текущем периоде. Существенную — через корректировку входящих остатков. Критерий существенности организация задаёт в учётной политике.

Сторно и удаление ошибочной накладной

Когда документ не нужен совсем — задвоили, выписали не тому контрагенту, — его не исправляют, а убирают из учёта.

Пометка на удаление

1. В списке выделите документ.
2. Нажмите Delete или выберите пометку удаления в меню Ещё.
3. Подтвердите. У документа появится красный крест, движения удалятся.

Физически документ остаётся в базе. Окончательно его удаляют через Администрирование → Обслуживание → Удаление помеченных объектов. Обработка проверит ссылки: если на накладную ссылается счёт-фактура, оплата или возврат, удаление не пройдёт, пока не разберёте связанные документы.

Сторно вместо удаления

Удалять документ из сданного периода нельзя: изменятся отчёты, которые уже у налоговой. Здесь ошибку убирают сторнированием в текущем периоде.

• ➖ Через корректировку реализации. В строках «после изменения» укажите нулевое количество. Для покупателя это документ на уменьшение.
• ✍️ Ручной операцией. Документ Операция в разделе Операции → Операции, введённые вручную с отрицательными суммами по тем же счетам. Способ крайний: регистры НДС и складские остатки ручная проводка не исправит.

Отличия в БП 3.0, УТ 11 и других конфигурациях

Логика одна, но пути и подводные камни разные.

Управление торговлей 11: складские ордера

В УТ 11 склад может работать по ордерной схеме. Тогда отгрузку оформляет отдельный расходный ордер на товары. Если ордер уже проведён, а вы уменьшаете количество в реализации, появится расхождение между отгруженным и оформленным. Правьте оба документа: сначала ордер, потом реализацию.

Распределённые базы и обмены

Если реализацию создают в УТ и выгружают в Бухгалтерию, правьте документ в базе-источнике. Исправление на стороне БП затрёт следующий обмен. Это главная причина, по которой «исправленная накладная вернулась обратно».

Документ из ЭДО

Отправленный и подписанный обеими сторонами документ в ЭДО не меняют. Варианты: аннулирование по соглашению с покупателем или исправленный (корректировочный) документ, который отправляется новым пакетом.

Почему 1С не даёт изменить накладную

Если документ открывается только на просмотр или не проводится после правки — причина почти всегда в одном из трёх ограничений.

Дата запрета: как ею пользоваться правильно

Дата запрета — защита, а не помеха. Хорошая практика:

1. После сдачи отчётности за квартал ставьте дату запрета на последний день квартала.
2. Для главного бухгалтера можно задать отдельную, более раннюю дату.
3. Если правка в закрытом периоде всё-таки нужна, временно сдвигайте дату только на время правки и сразу возвращайте обратно.

Частые вопросы