Правим отчёт в 1С 8.3: от пользовательских настроек до внешнего отчёта

Отчёт в 1С меняют на трёх уровнях. Проще всего — кнопкой Настройки прямо в открытом отчёте: там переставляют колонки, добавляют отбор и меняют группировки. Если нужны новые показатели или другой макет — правят схему компоновки данных. А когда штатных настроек не хватает, делают внешний отчёт или расширение конфигурации .

Первые два уровня доступны обычному пользователю и конфигуратор не требуют. Третий — работа в режиме разработчика, и у типовой конфигурации её лучше выносить в расширение, а не менять исходный отчёт.

Выбор уровня зависит от того, насколько глубоко надо вмешаться. Короткое сравнение — что меняется на каждом из них:

Открываем настройки: что доступно без конфигуратора

Откройте отчёт и сформируйте его. В командной панели есть кнопка Настройки (в части отчётов она спрятана в меню Еще). Нажатие открывает форму, где и живут все пользовательские правки.

Форма настроек работает в двух режимах — простом и расширенном. Переключатель находится в меню Еще этой же формы (Простой вид / Расширенный вид). Простой показывает только отборы и несколько параметров, расширенный открывает полную структуру отчёта.

Что можно сделать без программиста:

• 📌 Отборы — ограничить данные по организации, складу, периоду, контрагенту.
• 📊 Группировки — свернуть строки по номенклатуре, по дням, по подразделению.
• 🧱 Поля (колонки) — добавить или убрать столбцы, поменять их порядок.
• ↕️ Сортировку — упорядочить строки по сумме, дате, названию.
• 🎨 Оформление — цвет, шрифт, выделение (об этом отдельный раздел ниже).

Кнопку Настройки находят не сразу: в одних отчётах она вынесена в командную панель, в других скрыта под Еще. Если формы настроек нет совсем — у текущего пользователя могут быть отключены права на изменение варианта; тогда правки делает администратор либо их выносят в отдельный вариант «для всех».

Отдельная удобная мелочь — быстрые отборы. Многие типовые отчёты выводят над таблицей поля «Период», «Организация», «Склад»: это те же параметры, просто вынесенные на видное место. Менять их можно, не заходя в полную форму настроек.

Меняем структуру через систему компоновки данных

Большинство отчётов 1С 8.3 построены на системе компоновки данных (СКД). В расширенном виде настроек вы фактически редактируете её вывод: структуру строк и колонок, поля, отборы и оформление — всё то, что разработчик задал в схеме, но оставил открытым для пользователя.

Структура — главный узел. Здесь задаётся, что идёт в строки, а что в колонки:

1. Откройте узел Структура в расширенных настройках.
2. Правой кнопкой добавьте группировку — выберите поле (например, Номенклатура или Контрагент).
3. Вложенные группировки задают иерархию: сначала склад, внутри — номенклатура.
4. Пустая группировка (без поля) выводит детальные записи построчно.

Там же в структуру добавляют диаграмму — отдельный узел с типом вывода «Диаграмма». Выберите вид (гистограмма, круговая, график), укажите, что идёт в точки, а что в серии.

Отборы и параметры в СКД — разные вещи. Параметры задаются до построения отчёта (период, организация) и влияют на сам запрос, а отборы фильтруют уже полученные данные. Если нужный период не отбирается — ищите его в параметрах, а не в отборах.

Вычисляемые поля и собственные показатели

Нужна колонка, которой в отчёте нет, — скажем, средняя цена или маржа. Есть два пути.

Без конфигуратора — пользовательские поля. В расширенных настройках откройте узел Пользовательские поля и добавьте поле-выражение. В выражении используйте имена доступных полей:

Выручка - Себестоимость

Такое поле становится обычной колонкой: его можно выводить, группировать, по нему сортировать.

Для текстовых меток подойдёт поле-выбор. Оно работает по принципу «если условие — тогда значение, иначе другое». Пример: пометить строки с нулевым остатком словом «Нет в наличии», а остальные — «В наличии». Пользователь задаёт условия в конструкторе, без единой строки кода.

В конфигураторе — вычисляемые поля и ресурсы схемы. Откройте схему компоновки данных отчёта:

• На закладке Вычисляемые поля добавьте поле и задайте выражение, например Цена * Количество.
• На закладке Ресурсы укажите, как показатель сворачивается в итогах — чаще всего Сумма(СуммаПродажи).

Пользовательского поля хватает для арифметики по уже выведенным колонкам. Если данных в отчёте нет вовсе (другой регистр, другой справочник) — без правки схемы в конфигураторе не обойтись.

Цвет, шрифт и выделение: условное оформление

Чтобы отрицательные остатки краснели, а просроченные долги подсвечивались, используйте условное оформление. Оно тоже доступно в пользовательском режиме.

1. В расширенных настройках откройте узел Условное оформление.
2. Добавьте новый элемент.
3. В поле Оформление задайте, что менять: цвет фона, цвет текста, шрифт, границы.
4. В поле Условие опишите правило — например, Сумма < 0.
5. В Оформляемые поля укажите, к каким колонкам применить (или ко всей строке, если поля не выбраны).

Несколько правил работают по порядку сверху вниз, поэтому более частное условие ставьте выше общего. Готовое оформление сохраняется вместе с вариантом отчёта и действует при каждом формировании.

Правки в конфигураторе и внешний отчёт

Когда нужно изменить сам набор данных — добавить поле из другого регистра, поменять запрос, перекроить макет, — настроек мало. Тут два подхода.

Внешний отчёт. Самостоятельный файл .erf, который не входит в конфигурацию:

1. В конфигураторе: Файл → Новый → Внешний отчёт.
2. Добавьте основную схему компоновки данных, задайте запрос и настройки по умолчанию.
3. Сохраните файл и подключите его в базе через раздел Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки (включите Дополнительные отчёты и обработки).

Внешний отчёт переживает обновления конфигурации, если не обращается к объектам, которые меняются.

Правка встроенного отчёта. Открывается в дереве конфигурации, редактируется его схема компоновки. Но у типовой конфигурации это снимает её с поддержки.

Расширения появились в платформе 8.3.6 и для доработки отчётов подходят лучше всего: добавляете в расширение свой вариант отчёта или новый отчёт, а типовая конфигурация остаётся нетронутой и на поддержке.

Как сохранить вариант и раздать его коллегам

Настроили отчёт один раз — закрепите результат, чтобы не собирать его заново.

Сохранить вариант. В меню Еще выберите Сохранить вариант отчёта. Задайте имя и доступность:

• Только для автора — вариант увидите только вы.
• Всем пользователям — появится у всех (нужны права на изменение общих вариантов).
• Выбранным пользователям и группам — точечно для отдела или конкретных сотрудников.

Сохранённые варианты выбираются командой Еще → Выбрать вариант.

Настройки внутри варианта. Отборы и параметры (период, организация) хранятся отдельно от структуры. Их сохраняют как именованные настройки — так один вариант обслуживает несколько сценариев: «за месяц по организации А», «за квартал по всем».

Вернуть исходный вид. Если наэкспериментировали — команда Еще → Стандартные настройки сбрасывает текущий вариант к заводскому состоянию (в части конфигураций команда называется похоже, но смысл тот же — сброс варианта).

На практике это выглядит так. Бухгалтер собирает оборотно-сальдовую ведомость с нужными группировками и отбором по своему участку, сохраняет как вариант «Касса — по статьям» с доступностью выбранным сотрудникам. Коллеги из того же отдела открывают отчёт, через Выбрать вариант берут готовую настройку — и не тратят время на сборку заново. Когда меняется период или организация, правят только настройки, а структура варианта остаётся прежней.