Как собрать список непроведённых документов и упорядочить его

Самый быстрый способ отсортировать непроведённые документы в 1С 8.3 — открыть нужный журнал, нажать Еще → Настроить список, на вкладке «Отбор» задать условие Проведён = Нет, а на вкладке «Сортировка» выбрать поле: дату, номер или организацию. Список сразу покажет только непроведённые документы в выбранном порядке.

Этот приём работает в любой типовой конфигурации на платформе 8.3 с интерфейсом «Такси». Если документов много, они разных видов или нужен выгружаемый список — подойдут универсальный отчёт, запрос и консоль запросов.

Непроведённые документы обычно появляются по трём причинам: их загрузили из обмена без проведения, проведение оборвалось на ошибке контроля, либо кто-то отменил проведение вручную. Задача одна — собрать их в список и упорядочить, чтобы разобрать по порядку. Ниже — все рабочие способы, от настройки мышкой за полминуты до регламентного задания.

Настройка списка в журнале: фильтр и порядок без программирования

Журнал документов — это динамический список. У него есть встроенные инструменты отбора и сортировки, программировать ничего не нужно.

Показать признак проведения. По умолчанию колонки «Проведён» в списке может не быть. Чтобы её добавить, нажмите Еще → Изменить форму и в дереве элементов отметьте флажком поле Проведён. Непроведённые документы видны и по значку: у проведённого документа значок с зелёной отметкой, у непроведённого — бледный, без отметки, у помеченного на удаление — с красным крестиком.

Отобрать непроведённые. Откройте Еще → Настроить список, вкладка «Отбор». Добавьте поле Проведён, условие «Равно», значение «Нет». В списке останутся только непроведённые.

Задать порядок. На вкладке «Сортировка» перенесите нужное поле вправо и выберите направление. Самое практичное — сортировать по дате (по возрастанию), чтобы старые «зависшие» документы оказались сверху.

Подсветить непроведённые цветом. В том же окне Настроить список есть вкладка «Условное оформление». Добавьте оформление, в «Условии» задайте Проведён = Нет, в «Оформлении» выберите цвет текста или фона (например, красный), а в «Оформляемых полях» оставьте все. Теперь непроведённые строки видны в общем списке без отдельного отбора — удобно, когда проведённые и непроведённые должны оставаться вместе, но бросаться в глаза.

Чтобы отбор или оформление не слетели при следующем открытии, сохраните настройку: Еще → Сохранить настройки. Иначе список вернётся к виду по умолчанию.

Важно: в клиент-серверной базе динамический список подгружает строки порциями по мере прокрутки. Визуально кажется, что непроведённых мало, хотя внизу их ещё сотни. Для полной картины по большой базе берите отчёт или запрос.

Универсальный отчёт: список непроведённых с группировкой

Когда непроведённые документы нужно не просто увидеть, а выгрузить, посчитать или сгруппировать по организации и виду — удобнее универсальный отчёт.

Откройте его из раздела Отчёты (в «1С:Бухгалтерии» — Отчёты → Универсальный отчёт) или через Все функции. Настройте:

1. В шапке выберите тип объекта Документ, затем сам вид документа (например, «Реализация (акты, накладные, УПД)») и таблицу «Основные данные».
2. Нажмите «Настройки», на вкладке «Отборы» добавьте Проведён — Равно — Нет.
3. На вкладке «Структура» задайте группировки (по организации, по виду документа) и порядок сортировки — по дате или номеру.
4. Сформируйте отчёт. Результат выгружается в Excel одной кнопкой.

Готовую настройку отчёта можно сохранить как вариант (Еще → Сохранить вариант отчёта) и возвращаться к ней в начале каждого месяца, не настраивая заново.

Минус способа: универсальный отчёт работает с одним видом документов за раз. Чтобы собрать непроведённые по нескольким видам, отчёт придётся перестроить под каждый — или перейти к запросу, где виды объединяются.

Запрос на языке 1С: гибкий отбор и любая сортировка

Запрос даёт полный контроль над условиями и порядком. Базовый шаблон для одного вида документа:

ВЫБРАТЬ
    Док.Ссылка КАК Документ,
    Док.Дата КАК Дата,
    Док.Номер КАК Номер,
    Док.Организация КАК Организация
ИЗ
    Документ.РеализацияТоваровУслуг КАК Док
ГДЕ
    НЕ Док.Проведен
    И НЕ Док.ПометкаУдаления
УПОРЯДОЧИТЬ ПО
    Дата

Разберём ключевые места:

• 🔹 В языке запросов поле пишется латинской транскрипцией без «ё» — Проведен, хотя в интерфейсе это «Проведён».
• 🔹 Условие НЕ Док.Проведен отбирает именно непроведённые. Добавленное И НЕ Док.ПометкаУдаления отсекает помеченные на удаление — их обычно не нужно трогать.
• 🔹 УПОРЯДОЧИТЬ ПО Дата задаёт сортировку. Сортируйте по дате, а не по номеру: номер хранится строкой с префиксом, и по нему порядок получится «алфавитный», а не хронологический.

Чтобы собрать непроведённые сразу по нескольким видам документов, соедините выборки через ОБЪЕДИНИТЬ ВСЕ, добавив в каждую поле-метку с названием вида:

ВЫБРАТЬ "Реализация" КАК Вид, Док.Ссылка КАК Документ, Док.Дата КАК Дата
ИЗ Документ.РеализацияТоваровУслуг КАК Док
ГДЕ НЕ Док.Проведен И НЕ Док.ПометкаУдаления

ОБЪЕДИНИТЬ ВСЕ

ВЫБРАТЬ "Поступление", Док.Ссылка, Док.Дата
ИЗ Документ.ПоступлениеТоваровУслуг КАК Док
ГДЕ НЕ Док.Проведен И НЕ Док.ПометкаУдаления

УПОРЯДОЧИТЬ ПО Дата

Поле Вид в результате покажет, к какому документу относится строка, а общий УПОРЯДОЧИТЬ ПО Дата выстроит всё по хронологии. Запрос выполняется в консоли запросов (см. ниже) или внутри обработки, которую пишет программист.

Готовые обработки группового проведения

В типовых конфигурациях есть штатная обработка, которая находит и проводит документы за период. Она же покажет, что осталось непроведённым.

Сначала включите команду Все функции: откройте меню «Сервис и настройки» (значок в правом верхнем углу) → Параметры → поставьте флажок «Отображать команду “Все функции”». После этого в главном меню появится пункт Все функции → Стандартные → Проведение документов.

В обработке задайте период и организацию, отметьте нужные виды документов — и она переведёт непроведённые в проведённые пачкой. В итоговом протоколе видно, что провелось, а что осталось с ошибкой: по сути это ещё и готовый список проблемных документов.

Рядом живёт обработка Групповое изменение реквизитов. Она не сортирует и не проводит, но в ней есть отбор: можно задать условие Проведён = Нет, получить перечень непроведённых и, при необходимости, массово поправить у них реквизит, из-за которого документы не проводятся.

Отдельные готовые обработки для поиска и сортировки документов встречаются и как внешние файлы (.epf) — их подключают через Файл → Открыть или раздел работы с дополнительными обработками.

Консоль запросов: разовый отбор без доработки базы

Консоль запросов — внешняя обработка, в которую можно вставить текст запроса и выполнить его прямо в рабочей базе, ничего не внедряя в конфигурацию. Это золотая середина между «настроить список мышкой» и «заказать доработку программисту».

Порядок работы:

1. Откройте консоль через Файл → Открыть (файл обработки) или Все функции, если она уже встроена.
2. Вставьте текст запроса из раздела выше.
3. Нажмите «Выполнить» — результат появится в таблице.
4. В таблице результата щёлкните по заголовку колонки, чтобы пересортировать вывод, и выгрузите его в Excel.

Консоль удобна, когда нужно быстро проверить гипотезу («сколько непроведённых за квартал») или собрать разовый список для бухгалтера. Текст запроса в ней сохраняется в файл, поэтому удачную выборку можно переиспользовать в следующий раз, ничего не внедряя в саму базу.

Права на запуск внешних обработок есть не у всех: по умолчанию ими пользуется администратор или программист. Если в вашей роли открытие внешних файлов запрещено, попросите выполнить запрос того, у кого доступ есть, — это безопаснее, чем расширять себе права.

Автоматизация: регламентное задание и отложенное проведение

Если непроведённые документы копятся регулярно, разбор стоит поставить на поток.

Регламентное задание. Программист оформляет запрос в код обработки и вешает его на регламентное задание по расписанию: раз в сутки задание собирает непроведённые документы за период и либо проводит их, либо шлёт ответственному список на разбор — например, письмом или сообщением. Так контроль не держится на памяти бухгалтера. Но это доработка: в типовой конфигурации готового задания «найди и отсортируй непроведённые» нет, его создаёт специалист с доступом к конфигуратору.

Отложенное проведение. В «1С:Бухгалтерии» есть штатный механизм отложенного проведения (Администрирование → Проведение документов). Он намеренно формирует часть движений не сразу, а фоновым заданием. Это не «забытые» документы — они проведены, просто часть движений досоздаётся позже. Не путайте такие документы с реально непроведёнными: по полю Проведён они значатся проведёнными.

Сравнение способов: что выбрать под задачу

Для бухгалтера в большинстве задач хватает настройки списка и универсального отчёта. Запрос и консоль — инструмент администратора, регламентное задание — решение, когда проблема повторяется из месяца в месяц.

Частые ошибки

Непроведённые документы путают с соседними состояниями и теряют половину списка на ровном месте. Вот что мешает чаще всего.

• ❌ Считают помеченные на удаление непроведёнными. Документ может быть и непроведён, и помечен на удаление одновременно. В отборе добавляйте И НЕ ПометкаУдаления, иначе в список попадёт мусор, который трогать не нужно.
• ❌ Ищут проведение у документов, которые не проводятся. Часть документов (некоторые счета, служебные) только записываются и движений не формируют. У них Проведён всегда «Нет» — это не ошибка и провести их нельзя.
• ❌ Сортируют по номеру вместо даты. Номер хранится строкой, поэтому «10» встанет раньше «2». Для хронологии сортируйте по дате.
• ❌ Доверяют неполному динамическому списку. В большой базе список не грузит все строки сразу. Если решаете вопрос по всей базе — берите отчёт или запрос, а не прокрутку журнала.
• ❌ Не сохраняют настройку отбора. Разовый отбор в списке слетает при следующем открытии журнала. Сохраняйте его через Еще → Сохранить настройки.
• ❌ Собирают список, но не смотрят причину. Собрать непроведённые — половина дела. Почему конкретный документ не провёлся, точнее всего покажет журнал регистрации (Все функции → Стандартные → Журнал регистрации) с отбором по ошибкам или попытка провести документ вручную — программа выведет текст ошибки.

Частые вопросы