Конверты контрагентам прямо из 1С: адреса, формат, принтер и пакетная печать

Конверт в 1С:Бухгалтерии 8.3 печатается из карточки или списка контрагентов: Справочники → Покупатели и поставщики → Контрагенты, выделить контрагента, затем Печать → Конверт. Программа сама подставит адрес получателя из карточки контрагента и адрес отправителя из карточки организации, а вам останется выбрать формат конверта и отправить на принтер.

Чтобы печатать конверты из 1С без брака, нужны три вещи: правильно заполненные адреса с индексом, верный формат в настройках печатной формы и принтер, который знает размер конверта. Ниже по порядку — каждая из этих настроек, пакетная печать на десятки адресатов и что делать, если текст «уехал».

Что проверить в адресах до первой печати

Конверт берёт данные из справочников. Если адрес введён одной строкой «как получилось», на конверте будет то же самое. Почта такое письмо, скорее всего, примет, но сортировка по индексу пойдёт вручную, а это лишние дни.

Адрес получателя

Откройте карточку контрагента и раскройте блок с адресами и телефонами. В БП 3.0 там три вида адреса:

• 📍 Юридический адрес — из ЕГРЮЛ, подтягивается при заполнении по ИНН;
• 🏢 Фактический адрес — где компания реально сидит;
• 📮 Почтовый адрес — куда она просит слать корреспонденцию.

Для конвертов главный — почтовый. Если контрагент в договоре или письме указал отдельный адрес для почты, внесите его именно в это поле, а не перезаписывайте юридический.

Адрес вводите через форму ввода адреса (кнопка с тремя точками у поля), а не текстом в строку. Тогда программа разложит его на регион, город, улицу, дом и, главное, отдельно сохранит индекс. Без индекса нижняя часть конверта с индексом останется пустой.

Адрес отправителя

Адрес «От кого» берётся из карточки вашей организации: Главное → Организации → карточка → блок адресов и телефонов. Заполните там почтовый адрес с индексом. Если организаций в базе несколько, проверьте каждую, с которой планируете отправлять письма.

Порядок строк по почтовым правилам

Правила оказания услуг почтовой связи задают порядок реквизитов адреса:

1. Наименование организации или ФИО получателя.
2. Улица, номер дома, корпус, квартира или офис.
3. Населённый пункт.
4. Район (если есть).
5. Республика, край, область.
6. Почтовый индекс.

Форма ввода адреса в 1С выводит адрес в таком же логичном порядке, если все части заполнены по своим полям. Ещё одна причина не набивать адрес вручную одной строкой.

Какой формат конверта выбрать в 1С

В форме печати конверта программа предлагает несколько стандартных форматов. Выбор зависит от того, что вы кладёте внутрь.

Для бухгалтерии самые ходовые — DL и C4. В DL уходит обычная деловая переписка. В C4 — оригиналы договоров и актов, которые нельзя мять, потому что их вернут подписанными.

Стандартный или изменённый макет

Стандартный макет уже расставляет блоки «От кого» и «Кому» так, как требует почтовый стандарт: отправитель в левом верхнем углу, получатель — в правом нижнем. Для большинства задач его хватает.

Если нужно добавить слоган, исходящий номер письма или поменять шрифт , есть два пути:

• ✏️ Правка макета через пользовательский режим. Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Макеты печатных форм. Найдите макет конверта поиском по слову «Конверт», откройте и измените. Изменённый макет программа помечает, и его можно в любой момент сбросить к стандартному.
• 🧩 Внешняя печатная форма или расширение. Подключается в Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки. Это вариант, когда нужна своя логика: например, брать адрес не из контрагента, а из контактного лица.

Настройка принтера, чтобы текст не смещался

Главная беда печати конвертов — адрес съезжает к краю или выходит за границу. Почти всегда виновата не 1С, а несовпадение размера бумаги в программе и в драйвере принтера.

Шаг 1. Размер бумаги в драйвере

Откройте свойства принтера в Windows (Параметры → Bluetooth и устройства → Принтеры и сканеры → ваш принтер → Настройки печати). Найдите список размеров бумаги:

• если там есть нужный конверт (Envelope DL, Envelope C5, Envelope C4) — выберите его;
• если нет — создайте пользовательский размер в миллиметрах по таблице выше.

Шаг 2. Лоток и ориентация

Большинство офисных лазерных принтеров берут конверты из лотка ручной подачи. В драйвере поставьте источник бумаги «ручная подача» или «многоцелевой лоток».

Ориентация — альбомная для DL, C5 и C6. Как именно класть конверт (клапаном вверх или вниз, влево или вправо), показывает значок на самом лотке. Если значка нет, проверьте пробной печатью.

Шаг 3. Параметры страницы в 1С

В окне предпросмотра конверта откройте параметры страницы табличного документа. Здесь важно:

1. Размер бумаги совпадает с тем, что выбран в драйвере.
2. Масштаб — 100%, а не «по ширине страницы». При автомасштабе 1С ужимает конверт под лист, и всё уезжает.
3. Поля — не меньше тех, что принтер физически может пропечатать (обычно 4–5 мм).

Шаг 4. Пробный оттиск на обычном листе

Не тратьте конверты на подбор. Напечатайте конверт на листе А4, положите сверху настоящий конверт и посмотрите на просвет, куда попал текст. Сдвиг в 5–10 мм исправляется полями, больший — значит, не совпал размер бумаги.

Пробную печать делайте после каждой смены принтера или драйвера — у разных моделей разное начало печатной области.

Печать конвертов в 1С по шагам

Когда адреса и принтер готовы, сама печать занимает минуту.

Один конверт

1. Откройте Справочники → Покупатели и поставщики → Контрагенты.
2. Найдите контрагента и выделите его в списке (или откройте карточку).
3. Нажмите Печать → Конверт.
4. В форме настройки выберите формат конверта и какой адрес получателя подставить: почтовый, фактический или юридический.
5. Решите, нужен ли логотип и адрес отправителя. Для конвертов с готовым фирменным штампом печать отправителя лучше выключить, чтобы не было двух адресов.
6. Нажмите кнопку формирования. Откроется предпросмотр.
7. Проверьте адрес глазами и отправьте на принтер.

Пачка конвертов за один раз

Тот же путь работает для нескольких адресатов:

1. В списке контрагентов отфильтруйте нужных (например, по группе «Покупатели» или по папке).
2. Выделите их: Ctrl + клик по строкам или Ctrl + A для всех строк списка.
3. Нажмите Печать → Конверт и выберите настройки один раз.
4. 1С сформирует табличный документ, где каждый конверт на своей странице.

Сохранить конверты в PDF

В окне печатной формы есть команда сохранения. Выберите формат PDF — получите файл, который можно отправить в типографию или распечатать с другого компьютера. Это удобно, если в бухгалтерии нет принтера, который берёт конверты.

Регулярная рассылка: можно ли поставить печать на поток

Готовой регламентной задачи «печатать конверты по расписанию» в типовых конфигурациях нет. И это логично: принтер с ручной подачей конвертов всё равно требует человека рядом.

Что реально автоматизировать:

• 🗂 Сохранённый отбор. Настройте в списке контрагентов отбор (например, «все, кому шлём акты сверки») и сохраните настройки списка. Раз в квартал — открыть, выделить всех, напечатать.
• 🧾 Своя обработка. Через Дополнительные отчеты и обработки подключают обработку, которая сама собирает адресатов, например всех, у кого есть неоплаченные счета, и формирует пачку конвертов в PDF. Дополнительные обработки в БСП умеют запускаться по расписанию, но файл всё равно придётся печатать вручную.
• 📑 Реестр отправлений. Ту же выборку выгружайте в Excel как реестр писем: кому, что отправили, дата. Пригодится, если контрагент скажет, что ничего не получал.

Когда бумажный конверт не нужен вовсе

Счета-фактуры, акты, накладные с большинством контрагентов проще отправлять по ЭДО. Бумага остаётся для тех, кто ЭДО не подключил, для претензий, уведомлений и оригиналов, которые требует суд или контрагент. Если каждый месяц вы печатаете 50 конвертов одним и тем же получателям, это повод предложить им ЭДО.

Другие способы напечатать конверт с адресом из 1С

Встроенный конверт подходит не всегда. Например, если нужны наклейки на готовые конверты, особые размеры или адресаты — сотрудники, а не контрагенты.

Слияние в Word за пять шагов

1. В списке контрагентов (или в любом списке с адресами) нажмите Ещё → Вывести список.
2. Отметьте колонки: наименование, почтовый адрес, индекс. Получите табличный документ.
3. Сохраните его в формате Excel (.xlsx).
4. В Word: Рассылки → Начать слияние → Конверты, выберите размер конверта, затем источник данных — сохранённый файл.
5. Вставьте поля в блок адреса и нажмите «Найти и объединить».

Этот же способ годится кадровикам: адреса сотрудников из кадровой программы выгружаются в Excel и превращаются в конверты для уведомлений.

Типичные проблемы при печати конвертов и что с ними делать

Советы для тех, кто печатает конверты каждую неделю

• 🖨 Выделите один принтер под конверты и не меняйте на нём драйвер без надобности. Один раз подобранные поля держатся годами.
• 📌 Запишите в заметку рабочие настройки: формат, лоток, ориентацию, поля. Через полгода не вспомните.
• 🧹 Раз в квартал выгружайте список контрагентов с пустым почтовым адресом и дозаполняйте.
• 📦 Для C4 держите отдельную пачку конвертов с клапаном по длинной стороне: так их удобнее подавать в лоток.

Частые вопросы