Печать универсального передаточного документа из 1С 8.3: статус 1 и 2, макет, файл и ЭДО

Чтобы в 1С распечатать УПД , откройте документ реализации (в 1С:Бухгалтерии 8.3 — Продажи → Реализация (акт, накладная, УПД)), нажмите кнопку Печать и выберите пункт «Универсальный передаточный документ (УПД)». Программа сама поставит статус: 1, если к реализации выписан счёт-фактура, и 2, если его нет.

Вся настройка печати УПД сводится к трём вещам: правильно заполненный документ, зарегистрированный счёт-фактура (для статуса 1) и подписанты в карточке организации. Если с ними порядок, бланк выходит готовым к подписи с первого раза.

Что проверить в документе до печати УПД

УПД объединяет первичный документ и счёт-фактуру. Поэтому 1С собирает в бланк данные из нескольких мест: шапки реализации, табличной части, карточек организации и контрагента, счёта-фактуры.

Перед печатью пройдитесь по списку:

• 🏢 Организация — ИНН, КПП, юридический адрес. Берутся из карточки Главное → Организации.
• 🤝 Контрагент — те же реквизиты покупателя. Пустой КПП у юрлица — частая причина возврата документа.
• 📄 Договор — для строки «Основание передачи». Если договора нет, строка останется пустой или заполнится тем, что указано в документе.
• 📦 Табличная часть — номенклатура, единицы измерения с кодом ОКЕИ, ставка НДС, для импортных товаров — страна происхождения и номер декларации.
• 🚚 Грузополучатель и грузоотправитель — если товар везут не на юридический адрес покупателя, укажите их явно в документе.

Статус 1 или статус 2: как выбрать

Статус — это цифра в левом верхнем углу бланка. Он определяет, чем является документ для покупателя.

Чтобы получить статус 1, внизу формы реализации нажмите ссылку «Выписать счёт-фактуру». После этого там появится номер и дата созданного счёта-фактуры, а при печати УПД 1С поставит статус 1 автоматически.

Дата и номер бланка

Дата УПД берётся из даты документа реализации, а не из дня печати. Если отгрузили 28-го, а печатаете 3-го числа следующего месяца, дату в документе не трогайте: она определяет период выручки и НДС.

Для статуса 1 есть отдельное ограничение: счёт-фактуру выставляют не позднее пяти календарных дней со дня отгрузки (п. 3 ст. 168 НК РФ). Поэтому дата счёта-фактуры в 1С по умолчанию совпадает с датой реализации. Менять её стоит только если вы точно знаете, зачем.

Как в 1С распечатать УПД: пошагово

Путь одинаковый для товаров, услуг и смешанной отгрузки — в БП 3.0 все три вида проходят через один документ реализации.

1. Откройте Продажи → Реализация (акт, накладная, УПД).
2. Создайте документ или откройте уже проведённый. Проверьте вид операции: «Товары», «Услуги», «Товары, услуги, комиссия» и т. д.
3. Нажмите Провести. Печатать непроведённый документ можно, но в бланк могут не попасть данные, которые 1С достраивает при проведении.
4. Для статуса 1 — нажмите «Выписать счёт-фактуру» внизу формы.
5. Нажмите кнопку Печать в командной панели и выберите «Универсальный передаточный документ (УПД)».
6. В окне предварительного просмотра проверьте реквизиты и статус.
7. Укажите число экземпляров в поле Копий (обычно 2: себе и покупателю) и нажмите Печать.

Печать нескольких УПД сразу

Для выгрузки пачки бланков за день не нужно открывать каждый документ:

1. В списке реализаций выделите нужные строки — с зажатой Ctrl или Shift.
2. Нажмите Печать → Универсальный передаточный документ (УПД).
3. Все бланки откроются в одном окне просмотра, каждый с новой страницы.

Перед массовой печатью выпишите счета-фактуры по всем документам. В списке реализаций это видно по колонке со счётом-фактурой: пустая ячейка — будет статус 2.

Комплект документов

Кроме УПД покупателю часто отдают счёт на оплату, ТТН или доверенность. Вместо нескольких нажатий удобнее настроить комплект: в меню Печать найдите пункт «Комплект документов» (или настройку комплекта) и отметьте нужные формы с количеством копий. 1С запомнит выбор и в следующий раз напечатает весь набор одной командой.

Подписи, печать и ответственные лица

В нижней части УПД две колонки подписей: продавец слева, покупатель справа. Левую 1С заполняет сама.

• ✍️ Руководитель и главный бухгалтер — подтягиваются из ответственных лиц организации. В карточке организации откройте раздел с подписями (в БП 3.0 — гиперссылка «Подписи» или пункт «Ответственные лица» в меню Ещё) и укажите сотрудников с датой начала полномочий.
• 📦 Передал (сдал) товар — кладовщик или менеджер. Его можно указать в самом документе реализации, в блоке подписей внизу формы.
• 📜 Доверенность — если документ подписывает не руководитель, а уполномоченное лицо, его основание (номер и дата доверенности) указывают там же, где выбирают подписанта.

Индивидуальный предприниматель подписывает УПД сам, а вместо строки главного бухгалтера в бланке выводятся реквизиты свидетельства или ОГРНИП.

Логотип и факсимиле

Изображения подписей и печати загружают в карточке организации, в разделе «Логотип и печать». Важно, что не каждая печатная форма поддерживает вывод факсимиле: для счёта на оплату есть отдельный вариант «с печатью и подписями», а для УПД такой вариант зависит от релиза.

Факсимильная подпись на бумажном УПД не заменяет собственноручную, если стороны не договорились об этом письменно. Для счёта-фактуры (статус 1) факсимиле на бумаге налоговая не принимает — нужна живая подпись или электронный документ с КЭП.

Настройка печатной формы и макета УПД

Типовая форма УПД соответствует рекомендованной ФНС (письмо ММВ-20-3/96@) с учётом изменений формы счёта-фактуры. Менять её почти никогда не нужно. Но бывают задачи: добавить строку, сжать бланк на один лист, поправить шрифт.

Разовая правка перед печатью

В окне предварительного просмотра включите режим редактирования (кнопка с карандашом в командной панели). Теперь можно щёлкнуть в любую ячейку и исправить текст — например, дописать номер заказа покупателя.

Правка действует только на этот экземпляр. В документе и в базе ничего не меняется, при следующей печати бланк сформируется заново.

Постоянная правка макета

Если изменение нужно на всех УПД:

1. Откройте Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки.
2. Перейдите в «Макеты печатных форм».
3. Найдите макет УПД — удобнее всего через строку поиска по слову «передаточный».
4. Откройте макет, внесите изменения и сохраните. Строка получит отметку «изменён».

Своя печатная форма

Когда нужна принципиально другая раскладка (например, УПД с картинками товаров), макетом не обойтись. Варианты:

• Внешняя печатная форма — файл .epf, подключается в Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Дополнительные отчёты и обработки. Конфигурацию не трогает.
• Расширение конфигурации — подходит, если нужно доработать саму логику заполнения. Обновления базы не блокирует.

Снимать конфигурацию с поддержки ради правки УПД не стоит: это усложнит каждое следующее обновление.

Печать УПД в PDF, отправка по почте и через ЭДО

Бумажный оригинал нужен не всегда. Многие покупатели просят скан или электронный документ.

Сохранение в файл

В окне просмотра нажмите Сохранить (значок дискеты). 1С предложит формат:

Для пачки документов можно включить сохранение каждого бланка отдельным файлом — опция есть в том же окне сохранения.

Отправка по электронной почте

Кнопка Отправить (значок конверта) в окне просмотра создаёт письмо с вложением. Перед первым использованием настройте учётную запись почты в Администрирование → Органайзер или через предложение 1С при первой отправке.

Отправка УПД по ЭДО

Отправка через оператора ЭДО — это уже не печать, а электронный документ в формате ФНС. В нём действуют те же статусы, только называются они кодами функции:

• СЧФДОП — аналог статуса 1 (счёт-фактура и первичный документ);
• ДОП — аналог статуса 2 (только первичный документ).

Порядок в БП 3.0:

1. Подключите 1С-ЭДО или другого оператора и настройте обмен с контрагентом (Администрирование → Обмен электронными документами).
2. В документе реализации нажмите кнопку ЭДО и выберите отправку электронного документа.
3. Подпишите УПД квалифицированной электронной подписью и отправьте.

Электронный счёт-фактура (СЧФДОП) подписывается только КЭП. ДОП по соглашению сторон допустимо подписывать и неквалифицированной подписью. Если документ подписывает сотрудник, а не руководитель, к нему потребуется машиночитаемая доверенность.

Почему УПД печатается неправильно: ошибки и решения

Ещё две ситуации, которые путают чаще других:

• 🔁 Нужно исправить уже переданный УПД. Если ошибка в цене или количестве по согласию сторон — оформляйте не исправление, а корректировку: документ «Корректировка реализации» и универсальный корректировочный документ (УКД). Если ошибка техническая (опечатка в реквизитах) — исправленный УПД с номером исправления, создаётся из того же документа корректировки с видом операции «Исправление в первичных документах».
• 🔢 Номер УПД не совпадает с номером реализации. При статусе 1 в бланк выводится номер счёта-фактуры. Если нумерация счетов-фактуры у вас ведётся отдельно, номера и не должны совпадать.

УПД в разных программах 1С

Логика одинаковая: УПД печатается из документа отгрузки, статус зависит от счёта-фактуры. Отличаются названия документов и пути.

В УТ 11 счёт-фактура выписывается из документа продажи так же, по ссылке в форме документа. Печать — через ту же кнопку Печать. Если у вас включено ведение нескольких организаций, проверьте, что в документе выбрана та, от имени которой выставляется УПД: реквизиты продавца берутся именно из неё.

Частые вопросы