Предоплата поставщику в 1С Бухгалтерии 3.0: от платёжки до зачёта аванса

Аванс поставщику в 1С Бухгалтерии 3.0 перечисляют документом «Списание с расчетного счета» с видом операции «Оплата поставщику»: Банк и касса → Банковские выписки → Списание. Если долга перед поставщиком по выбранному договору нет, программа сама отнесёт сумму на счёт 60.02 и сформирует проводку Дт 60.02 Кт 51. Когда придут товары, документ поступления зачтёт аванс проводкой Дт 60.01 Кт 60.02.

Чтобы оплатить поставщику аванс правильно, важны три вещи: верный договор в платеже, ставка НДС в назначении платежа и одинаковый договор в оплате и в поступлении. Ошибка в любом из пунктов — и на 60.02 «зависнет» сумма, которую потом придётся разносить вручную.

Что проверить до оплаты аванса

Перед тем как создавать платёж, потратьте пару минут на справочники. Почти все проблемы с авансами начинаются здесь, а не в банковском документе.

• 🏢 Контрагент. Заполнены ИНН, КПП, наименование. Для платёжки нужен банковский счёт поставщика: вкладка «Банковские счета» в карточке контрагента.
• 📄 Договор. Вид договора — «С поставщиком». Если поставщик работает с вами по нескольким договорам, заведите каждый отдельно. Аванс по одному договору программа не зачтёт в поставку по другому.
• 💳 Счёт на оплату от поставщика. Из него берёте сумму, ставку НДС и номер для назначения платежа.
• 🏦 Свой расчётный счёт. Он должен быть указан в организации, иначе поле «Банковский счет» в документе останется пустым.

Счета учёта расчётов по договору подставляются из регистра Справочники → Счета учета расчетов с контрагентами. По умолчанию это 60.01 для расчётов и 60.02 для авансов. Если для какого-то договора там стоят другие счета (например, 76.05), программа возьмёт их — проверьте, не ваш ли это случай.

Как перечислить аванс поставщику: платёжка и списание

В 1С движение денег делится на два документа. «Платежное поручение » — это распоряжение банку, проводок у него нет. «Списание с расчетного счета» — факт оплаты, именно оно делает проводки. Аванс отражается в учёте только после списания.

Способ 1. Сначала платёжное поручение

1. Откройте Банк и касса → Платежные поручения и нажмите Создать.
2. Вид операции — «Оплата поставщику».
3. Укажите получателя, договор и сумму. Счёт получателя подтянется из карточки контрагента.
4. Заполните ставку НДС и проверьте назначение платежа (подробно — в следующем разделе).
5. Запишите документ и отправьте его в банк: через 1С:ДиректБанк или выгрузкой файла в клиент-банк.
6. Когда банк исполнит платёж, отметьте в платёжке оплату (флажок «Оплачено» в нижней части формы). Программа создаст связанное списание с расчётного счёта.

Способ 2. Сразу списание из банковской выписки

Если платёжки делают в клиент-банке, а в 1С загружают выписку, списание создаётся при загрузке. Его задача — проверить, что программа правильно распознала договор.

1. Банк и касса → Банковские выписки, кнопка загрузки выписки или Списание для ручного ввода.
2. Вид операции — «Оплата поставщику».
3. Получатель — поставщик, договор — тот, по которому будет поставка.
4. Сумма, ставка и сумма НДС — как в банковской выписке.
5. Поле погашения задолженности — «Автоматически» (о вариантах ниже).
6. Провести и закрыть.

Как программа понимает, что это аванс

Отдельного вида операции «Аванс поставщику» в 1С нет. Решает поле погашения задолженности:

Пример: долг перед ООО «Альфа» по договору — 30 000 ₽, вы перечисляете 122 000 ₽. При «Автоматически» 30 000 ₽ уйдут в погашение долга (Дт 60.01 Кт 51), а 92 000 ₽ — в аванс (Дт 60.02 Кт 51). При «Не погашать» все 122 000 ₽ станут авансом, а долг 30 000 ₽ останется на 60.01.

Назначение платежа и НДС в платеже на аванс

В назначении платежа банк и поставщик видят, за что пришли деньги. Для НДС оно тоже важно: по нему поставщик определяет сумму налога с полученного аванса.

1С собирает назначение автоматически из суммы, ставки НДС и текста. Шаблон примерно такой:

Предварительная оплата по счету № 148 от 06.10 за бумагу офисную
по договору поставки № 12-П от 15.01.
Сумма 122000-00
В т.ч. НДС (22%) 22000-00

Что поправить вручную:

• 📝 Слова «предварительная оплата» или «аванс». Программа их не добавит — ей неизвестно, будет ли долг на момент оплаты. Допишите сами, если платите до поставки.
• 🔢 Номер счёта и договора. Без них поставщик может разнести деньги не туда, и сверка затянется.
• 🧮 Ставка НДС. Её выбирают в поле «Ставка НДС» документа, сумма налога считается сама. Для 122 000 ₽ по ставке 22 % это 122 000 × 22 / 122 = 22 000 ₽.
• 🚫 «Без НДС», если поставщик на УСН без НДС или операция освобождена от налога.

Если в одном платеже оплачиваются товары с разными ставками (22 % и 10 %), разбейте сумму на строки в табличной части — по строке на ставку. Иначе в назначении будет одна ставка, и счёт-фактура на аванс от поставщика с вашим платежом не сойдётся.

Какие проводки даёт перечисление аванса

Аванс — не расход. ПБУ 10/99 прямо исключает предварительную оплату из расходов, поэтому сумма числится как дебиторская задолженность поставщика на 60.02 до поставки.

Проводку по оплате смотрите кнопкой Показать проводки и другие движения документа (значок Дт/Кт) в форме списания. Проводки по НДС с аванса делает не списание, а отдельные документы — о них ниже.

Вычет НДС с выданного аванса

Покупатель на общей системе вправе принять к вычету НДС с перечисленного аванса (п. 12 ст. 171 и п. 9 ст. 172 НК РФ). Условия три: счёт-фактура от поставщика на аванс, платёжка и договор, где предусмотрена предоплата. Поставщик обязан выставить такой счёт-фактуру в течение 5 календарных дней после получения денег (п. 3 ст. 168 НК РФ).

Вычет — право, а не обязанность. Если поставка в том же квартале, что и оплата, многие его не заявляют: НДС всё равно примут к вычету по товарам, а лишних строк в декларации не будет.

Как отразить вычет в 1С:

1. Откройте проведённое списание с расчётного счёта.
2. Через кнопку Создать на основании выберите «Счет-фактура полученный».
3. Вид счёта-фактуры — «На аванс». Введите номер и дату из документа поставщика, сумма и НДС подтянутся из платежа.
4. Проведите счёт-фактуру.
5. В конце квартала откройте Операции → Регламентные операции НДС и создайте «Формирование записей книги покупок». После заполнения строки по выданным авансам окажутся на отдельной вкладке документа. Проверьте их и проведите — появится Дт 68.02 Кт 76.ВА.

Восстановление НДС после поставки

Когда товары пришли и аванс зачтён, принятый с аванса НДС нужно восстановить (пп. 3 п. 3 ст. 170 НК РФ). Иначе налог окажется принят к вычету дважды: с аванса и с товаров.

В 1С это делает документ «Формирование записей книги продаж» в том же разделе Операции → Регламентные операции НДС. При заполнении он находит зачтённые авансы, по которым был вычет, и формирует Дт 76.ВА Кт 68.02 с записью в книгу продаж.

Зачёт аванса при поступлении товаров

Зачёт делает документ поступления: Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД). Отдельно запускать ничего не нужно.

1. Создайте поступление от поставщика с тем же договором, что и в оплате.
2. Нажмите на ссылку с расчётами в шапке документа. Там указаны счета 60.01 и 60.02 и способ зачёта аванса.
3. Способ зачёта — «Автоматически». Программа найдёт аванс по договору и зачтёт его.
4. Проведите документ. В проводках появится Дт 60.01 Кт 60.02.

Варианты способа зачёта такие же по логике, как в списании: «Автоматически», «По документу» (зачитывается конкретная платёжка) и «Не зачитывать». Последний оставляет аванс на 60.02, а поступление целиком висит долгом на 60.01.

Если сумма поставки и аванса не совпадает

• 📦 Поставка меньше аванса. Зачтётся сумма поставки, остаток аванса останется на 60.02 до следующей партии или возврата.
• 📦 Поставка больше аванса. Зачтётся весь аванс, разница станет долгом перед поставщиком на 60.01.
• 📦 Несколько поставок по одному авансу. Каждое поступление зачитывает свою часть, пока аванс не закончится.

Как проверить, что всё зачлось

Сформируйте Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету по счёту 60 с разворотом по контрагентам и договорам. После поставки у этого поставщика не должно быть одновременно сальдо по дебету 60.02 и по кредиту 60.01 в одном договоре. Если есть — аванс не зачёлся.

Второй контроль — акт сверки с поставщиком: Покупки → Акты сверки расчетов. Он показывает расхождения, если поставщик разнёс оплату на другой договор.

Почему аванс не зачёлся и как это исправить

Главный симптом — дебетовое сальдо по 60.02 при одновременном долге на 60.01 по тому же поставщику. Ниже причины и способы исправить каждую.

Платёжка есть, а проводок нет

Значит, есть только платёжное поручение, а списания нет. Платёжка — распоряжение банку, учёт она не меняет. Отметьте в ней оплату или загрузите банковскую выписку за этот день. После проведения списания проводка Дт 60.02 Кт 51 появится.

Частые вопросы