Общий вариант, копирование, XML: как поделиться настроенным отчётом 1С 8.3 с коллегой

Самый быстрый способ передать настройки отчёта в 1С другому пользователю — сохранить их как общий вариант: в форме отчёта Ещё → Сохранить вариант отчета..., задать имя и сделать вариант доступным всем пользователям. Коллега открывает тот же отчёт, выбирает ваш вариант через Ещё → Выбрать вариант отчета... и видит те же группировки, отборы и поля.

Ситуация из практики: главбух час собирала оборотно-сводную ведомость по 60 счёту с отбором по договорам и нужными колонками. Теперь такой же отчёт нужен бухгалтеру по расчётам и администратору, который ставит рассылку. Пересобирать вручную незачем: в 1С 8.3 есть встроенные механизмы передачи, а для переноса между базами — XML и обработки. Всё описанное ниже относится к типовым конфигурациям на БСП с интерфейсом «Такси»: Бухгалтерии 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11.

Вариант отчёта и пользовательские настройки: что именно вы передаёте

Прежде чем что-то копировать, разберитесь, где живут ваши настройки. В отчёте 1С их два уровня.

📌 Вариант отчёта — структура: группировки, набор полей, отборы, сортировки, оформление. Варианты хранятся в базе как отдельные записи (справочник вариантов отчётов) и могут быть общими.

📌 Пользовательские настройки — то, что человек меняет поверх варианта: период, организация, быстрые отборы в шапке. Они личные и привязаны к конкретному пользователю.

📌 Сохранённые настройки под именем — команда Ещё → Сохранить настройки... записывает именованный набор пользовательских настроек. Он тоже личный, другим пользователям его не видно.

Отсюда главное правило. Если коллега должен увидеть «ваш» отчёт, передавайте вариант. Если нужно переслать только период и отбор по организации, проще сказать их словами: копировать ради этого нечего.

Как сохранить общий вариант отчёта и открыть его другим пользователям

Это основной способ, и он не требует администратора, если у вас есть право на общие варианты.

1. Откройте отчёт и настройте его: Настройки → группировки, поля, отборы.
2. Нажмите Сформировать и убедитесь, что результат правильный.
3. Выберите Ещё → Сохранить вариант отчета....
4. Введите понятное имя: «ОСВ 60 по договорам — для расчётного отдела», а не «Мой вариант 3».
5. В настройках доступности укажите, что вариант доступен всем пользователям (а не только автору). В новых релизах БСП можно выбрать и конкретных пользователей.
6. Сохраните.

Коллега открывает тот же отчёт и через Ещё → Выбрать вариант отчета... выбирает ваш вариант. Если вариант нужен ему постоянно, его можно вывести на панель отчётов раздела.

💡 Не перезаписывайте поставляемый вариант. Сохраните новый с другим именем. Тогда «заводская» структура останется на месте, а при обновлении конфигурации ваши правки не потеряются.

Как вывести вариант на панель отчётов раздела

Вариант, который никто не видит в списке, всё равно что не передан. Сделайте его заметным:

1. Откройте раздел, где лежит отчёт, например Отчеты или Зарплата.
2. На панели отчётов включите режим настройки (ссылка или кнопка настройки панели вверху).
3. Отметьте флажком ваш вариант, чтобы он появился в списке.

Администратор управляет размещением централизованно: Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Варианты отчетов. В карточке варианта задаются описание, доступность и разделы, в которых он показывается.

Копирование настроек отчётов от пользователя к пользователю

Когда в отдел приходит новый бухгалтер, ему нужны не один, а все отчёты «как у Марии Ивановны». Для этого в типовых конфигурациях есть копирование персональных настроек.

Путь в Бухгалтерии 3.0 и ЗУП 3.1: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Персональные настройки пользователей. Там три ссылки: «Настройки пользователей», «Копирование настроек», «Очистка настроек».

Порядок для копирования:

1. Откройте «Копирование настроек».
2. Выберите пользователя-источника — того, у кого отчёты уже настроены.
3. Укажите получателей: одного, нескольких или всех.
4. Отметьте, какие настройки копировать. Можно взять всё сразу или только группу «Настройки отчетов», не трогая внешний вид рабочего стола.
5. Запустите копирование.

Копирование заменяет настройки получателя. Если у него уже были свои варианты и отборы, они перезапишутся. Предупредите сотрудника заранее.

Передача настроек администратору

Обратная задача: пользователь жалуется «отчёт показывает не те цифры», и администратору нужно увидеть его настройки. Пароль пользователя для этого не нужен.

1. Откройте «Настройки пользователей» в том же разделе.
2. Выберите пользователя в шапке формы.
3. На закладке настроек отчётов найдите нужный отчёт.
4. Скопируйте настройку себе (команда копирования доступна в этой же форме) и откройте отчёт под своей учётной записью.

Так администратор воспроизводит проблему один в один: тот же период, те же отборы. После разбора свою копию лучше удалить, чтобы не путаться.

Выгрузка настроек отчёта в XML-файл или через буфер обмена

Штатной кнопки «Сохранить настройки в файл» в типовых отчётах нет. Но настройки отчёта на СКД — это объект НастройкиКомпоновкиДанных, а он сериализуется в XML. Значит, вариант можно выгрузить текстом, передать файлом или через буфер обмена и загрузить в другой базе.

Для этого нужна небольшая внешняя обработка. Её создаёт программист в конфигураторе за 15–20 минут: форма с полем выбора варианта отчёта и многострочным текстовым полем.

Код выгрузки (выполняется на сервере):

&НаСервереБезКонтекста
Функция НастройкиВариантаВXML(ВариантСсылка)
    Настройки = ВариантСсылка.Настройки.Получить();
    Если Настройки = Неопределено Тогда
        Возврат "";
    КонецЕсли;
    Запись = Новый ЗаписьXML;
    Запись.УстановитьСтроку();
    СериализаторXDTO.ЗаписатьXML(Запись, Настройки, НазначениеТипаXML.Явное);
    Возврат Запись.Закрыть();
КонецФункции

Код загрузки в базе-приёмнике:

&НаСервереБезКонтекста
Процедура ЗагрузитьНастройкиВариантаИзXML(ВариантСсылка, ТекстXML)
    Чтение = Новый ЧтениеXML;
    Чтение.УстановитьСтроку(ТекстXML);
    Настройки = СериализаторXDTO.ПрочитатьXML(Чтение);
    Чтение.Закрыть();
    ВариантОбъект = ВариантСсылка.ПолучитьОбъект();
    ВариантОбъект.Настройки = Новый ХранилищеЗначения(Настройки);
    ВариантОбъект.Записать();
КонецПроцедуры

Как пользоваться этой парой на практике:

1. В базе-источнике выберите вариант и выгрузите XML в текстовое поле.
2. Выделите текст и скопируйте его: через буфер обмена, мессенджер или сохраните в файл .xml.
3. В базе-приёмнике откройте тот же отчёт и сохраните «пустой» вариант с тем же именем. Так появится запись с правильной привязкой к отчёту.
4. В обработке выберите этот вариант, вставьте XML и загрузите.
5. Откройте отчёт и выберите вариант — структура должна совпасть.

💡 Если реквизит хранилища в вашей конфигурации называется иначе, программист увидит это в конфигураторе в справочнике вариантов отчётов. В типовых конфигурациях на БСП он называется Настройки.

Перенос вариантов отчётов в другую базу внешними обработками

Ручной XML хорош для одного-двух вариантов. Когда переезжает весь набор отчётов отдела, например из тестовой копии в рабочую базу, удобнее универсальная обработка выгрузки и загрузки данных в XML. Она распространяется на диске ИТС и умеет выгружать элементы любого справочника.

Порядок:

1. В базе-источнике откройте обработку через Файл → Открыть.
2. На закладке выгрузки отметьте справочник вариантов отчётов.
3. Задайте отбор: только пользовательские варианты, только нужный автор или отчёт.
4. Выгрузите в файл.
5. В базе-приёмнике той же обработкой загрузите файл.

Ограничения у способа серьёзные:

• 🔹 Базы должны быть одной конфигурации и близких релизов. Вариант ссылается на отчёт и на пользователя-автора; если ссылок нет, загрузятся «битые» записи.
• 🔹 Лучше всего работает между копиями одной базы, где совпадают уникальные идентификаторы пользователей и объектов.
• 🔹 Загрузка пишет данные напрямую, минуя проверки формы. Ошибки всплывут позже, при открытии отчёта.

Перед загрузкой в рабочую базу сделайте резервную копию. Откатить неудачную загрузку справочника без копии сложно.

Для дополнительных отчётов, подключённых как внешние файлы, есть ещё один нюанс. Их варианты привязаны к записи дополнительного отчёта в базе. Сначала подключите тот же внешний отчёт в базе-приёмнике, затем переносите варианты.

Права доступа: кто может делать общие варианты и видеть чужие

Частая причина «не получается передать» — не механизм, а права.

Права настраиваются в Администрирование → Настройки пользователей и прав → Группы доступа. В профиле группы доступа роли перечислены списком; нужные найдите поиском по словам «вариант» и «сохранение данных».

Без права сохранения данных пользователя у сотрудника не запоминаются даже период и отборы. Каждый раз отчёт открывается «с нуля», и пользователи винят в этом программу.

Если общий вариант должен видеть только отдел, а не вся организация, не давайте доступ всем. Выберите конкретных пользователей при сохранении варианта, если ваш релиз это позволяет, или вынесите отчёт в раздел, к которому есть доступ только у этой группы.

Почему коллега не видит переданные настройки

Разберём ситуации, которые не следуют прямо из шагов выше.

Отдельно о копировании: если настройки скопированы, но новичок по-прежнему видит стандартный отчёт, проверьте, под каким пользователем он вошёл. В базах с несколькими учётными записями на одного человека копия часто уходит не в ту запись.

Частые вопросы