Учёт передачи основного средства в аренду у арендодателя

Чтобы передать основное средство в аренду в 1С, объект не списывают с баланса: при обычной (операционной) аренде ОС остаётся на счёте 01, вы продолжаете начислять по нему амортизацию, а арендную плату выставляете ежемесячно документом «Реализация услуг ». Передачу подтверждают договором аренды и актом приёма-передачи — сам акт проводок в учёте не делает.

Этот порядок работает для случая, когда вы сдаёте своё имущество во временное пользование и получаете его обратно по окончании договора. Если же срок аренды сопоставим со сроком службы объекта или в конце предусмотрен выкуп, это уже неоперационная (финансовая) аренда — её учитывают иначе, ближе к лизингу. Разберём, как понять, какой у вас случай, и как провести всю цепочку в 1С:Бухгалтерии 3.0: от договора до возврата имущества.

С чего начать: договор, арендатор и услуга аренды

Перед тем как начислять плату, в базе должны появиться три справочных элемента.

1. Контрагент-арендатор. Заведите его в Справочники → Контрагенты, если это новый партнёр. Для организации достаточно ИНН — остальные реквизиты 1С подтянет из сервиса проверки.
2. Договор аренды. В карточке контрагента на вкладке «Договоры» создайте договор с видом «С покупателем». Укажите номер, дату, валюту и порядок расчётов. Срок и сумму платежа держите под рукой — они понадобятся при начислении.
3. Номенклатура-услуга. В Справочники → Номенклатура добавьте позицию с видом «Услуга», например «Аренда помещения» или «Аренда оборудования». Именно её вы будете указывать в ежемесячном документе.

Само основное средство заводить заново не нужно — оно уже числится в базе на счёте 01 с момента принятия к учёту. Проверьте его карточку в Справочники → ОС и НМА → Основные средства: убедитесь, что амортизация начисляется и срок полезного использования не истёк.

Передача объекта по акту: что меняется в учёте

Физическую передачу имущества арендатору оформляют актом приёма-передачи. Его можно составить по знакомой форме ОС-1 или в свободной форме — унифицированные бланки с 2013 года не обязательны, важно наличие обязательных реквизитов первичного документа.

Ключевой момент: при операционной аренде объект с баланса не выбывает. Вы не делаете документ «Передача ОС» (он предназначен для продажи или безвозмездной передачи) и не формируете проводку по выбытию. Основное средство как стояло на счёте 01, так и остаётся вашим активом.

Поэтому в 1С на этапе передачи делать проводки не требуется. Акт приёма-передачи — это первичный документ для договора, его хранят в бумажном или электронном виде, а в программе при необходимости прикрепляют к договору или к карточке ОС через «Присоединённые файлы».

Отдельный субсчёт «переданные в аренду» в типовом плане счетов 1С:Бухгалтерии не предусмотрен, объект остаётся на 01.01. При желании обособить такие ОС аналитику ведут через отдельную группу в справочнике или через подразделение — это управленческое решение, а не требование учёта.

Счета учёта дохода: 90 или 91

От того, является ли сдача имущества в аренду вашим обычным видом деятельности, зависит счёт учёта дохода.

На практике компания, для которой аренда — лишь способ не держать простаивающее имущество, относит доход к прочим и использует счёт 91.01. Если же сдача помещений или техники в аренду поставлена на поток, доход показывают как выручку на 90.01.1.

В налоговом учёте логика похожая: доход от аренды — это либо выручка от реализации, либо внереализационный доход (п. 4 ст. 250 НК РФ), если предоставление имущества в аренду не является систематическим.

Ежемесячное начисление арендной платы

Арендную плату начисляют тем периодом, за который она причитается, независимо от даты фактической оплаты. Делается это документом «Реализация (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги (акт)».

1. Откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) и создайте документ.
2. Выберите контрагента-арендатора и договор с видом «С покупателем».
3. В табличной части добавьте строку с номенклатурой-услугой «Аренда…», укажите количество (обычно 1), цену за месяц и ставку НДС.
4. Проверьте счета учёта в строке: для прочего дохода — 91.01 и 91.02 по НДС, для выручки — 90.01.1 и 90.03.
5. Проведите документ.

Программа сформирует проводки на сумму платежа и НДС. Дальше на основании реализации выставьте счёт-фактуру: кнопка «Выписать счёт-фактуру» внизу документа. Счёт-фактуру арендатору нужно оформить в течение 5 календарных дней со дня оказания услуги (ст. 168 НК РФ).

Поступление денег от арендатора проводят отдельно документом Банк и касса → Банковские выписки → Поступление, вид операции «Оплата от покупателя». Проводка Дт 51 Кт 62.01 закрывает задолженность арендатора.

Если платёж фиксированный и не меняется, удобно не создавать документ вручную каждый месяц, а использовать копирование предыдущей реализации (Создать на основании → копия) — реквизиты подставятся, останется поменять дату.

Амортизация: её по-прежнему начисляете вы

Это частый вопрос и частая ошибка. При операционной аренде амортизацию начисляет арендодатель, а не арендатор. Объект остаётся вашим активом, значит и расходы на его износ несёте вы.

В 1С ничего специально запускать не нужно: амортизация считается автоматически при выполнении регламентной операции «Амортизация и износ основных средств» в Операции → Закрытие месяца. Главное — чтобы в карточке ОС был корректно задан способ отражения расходов по амортизации.

• Если доход от аренды вы показываете на 91.01, то и амортизацию этого объекта логично относить на 91.02 — так доходы и расходы по аренде окажутся в одном сегменте учёта.
• Если аренда — основной вид деятельности, амортизацию относят на счета затрат (20, 26) по общим правилам.

Способ отражения меняют в карточке объекта (Справочники → ОС и НМА → Основные средства) либо отдельным документом изменения параметров амортизации — он применяется с начала следующего месяца.

Коммунальные платежи и обеспечительный депозит

Два вопроса, которые почти всегда возникают при аренде помещений, но в базовую цепочку «начислил — получил» не входят.

Коммунальные услуги. Есть два рабочих варианта, и выбор закрепляют в договоре:

• 🔹 Коммуналка как часть арендной платы. Фиксированная или переменная составляющая включается в ту же «Реализацию услуг» и облагается НДС на общих основаниях. Учёт не усложняется — всё идёт одной суммой на счёт дохода.
• 🔹 Возмещение (компенсация) расходов. Арендатор отдельно компенсирует вам фактические суммы за свет, воду, тепло. На сумму возмещения арендодатель, как правило, не признаёт доход от реализации — расчёты удобно вести через счёт 76 обособленно от арендной платы. Порядок НДС по компенсации — вопрос спорный, поэтому условие прописывают в договоре максимально конкретно.

Обеспечительный платёж (депозит). Деньги, полученные в залог исполнения договора, доходом не являются, пока не зачтены в счёт платы или не удержаны за ущерб. Их учитывают на счёте расчётов (76, субсчёт по депозитам) и возвращают арендатору по окончании договора. Проводка получения — Дт 51 Кт 76, возврата — Дт 76 Кт 51.

Возврат имущества и закрытие договора

По окончании срока аренды имущество возвращается вам. Оформление зеркально передаче: стороны подписывают акт возврата (приёма-передачи).

Поскольку при операционной аренде объект с баланса не уходил, при возврате в учёте тоже никаких проводок по ОС не делается. Вы просто перестаёте начислять арендную плату: последнюю реализацию проводите за фактический период пользования, при необходимости — с пересчётом за неполный месяц.

Что проверить при закрытии договора:

• 🔹 последний акт и счёт-фактура выставлены за фактический срок;
• 🔹 задолженность арендатора на счёте 62.01 закрыта полностью (сверьтесь оборотно-сальдовой ведомостью по счёту);
• 🔹 если был обеспечительный платёж (депозит) — он возвращён арендатору или зачтён в счёт платы;
• 🔹 амортизация по объекту продолжает начисляться дальше в обычном режиме, ведь объект снова работает у вас.

Если арендатор досрочно расторгает договор, принцип тот же: начисляете плату до даты фактического возврата, затем прекращаете. Авансы, полученные вперёд и не закрытые услугой, возвращают или зачитывают.

Частые ошибки при сдаче ОС в аренду

Ниже — не повтор шагов, а моменты, на которых чаще всего спотыкаются.

• ❌ Списали объект при передаче. Провели «Передачу ОС» или «Списание ОС» — и объект ушёл со счёта 01. Для операционной аренды это ошибка: отмените документ, объект должен оставаться на балансе.
• ❌ Перестали начислять амортизацию. Решили, что раз имущество «ушло» арендатору, амортизация не нужна. Она начисляется весь срок аренды.
• ❌ Доход на не том счёте. Разовую сдачу провели через 90 как выручку либо, наоборот, регулярную аренду спрятали в прочие доходы 91. Это искажает отчётность и показатели выручки.
• ❌ Забыли про НДС и счёт-фактуру. Аренда облагается НДС (ст. 146 НК РФ), счёт-фактуру нужно выставить в течение 5 дней. Исключение — отдельные необлагаемые случаи, например аренда некоторого государственного и муниципального имущества.
• ❌ Не учли налог на имущество по переданной в аренду недвижимости — она осталась на вашем балансе.

Частые вопросы