Переносим отпуск работника в 1С на другие даты

Перенести отпуск в 1С ЗУП 3.1 и 8.3 можно пошагово через документ «Отпуск» в разделе Зарплата → Отпуска: открываете ранее оформленный приказ, меняете период отдыха на новые даты и перепроводите. Программа сама сторнирует прежнее начисление и посчитает отпускные заново — вручную ничего пересчитывать не нужно.

Сложнее, когда отпускные уже выплачены или прошёл месяц начисления: тогда появляется разница к доплате или к удержанию. Ниже — порядок действий для обоих случаев, а также что сделать с графиком отпусков и табелем, чтобы данные сошлись.

Инструкция написана для 1С:ЗУП 3.1 на платформе 8.3 с интерфейсом «Такси». В 1С:Бухгалтерии 3.0 документ «Отпуск» устроен так же, но доступен, только если в программе включён полноценный учёт зарплаты.

На каком основании переносят отпуск и что готовим

Перенос отпуска — это кадровое решение, которое сначала оформляют на бумаге, а потом отражают в программе. По ст. 124 ТК РФ отпуск переносят по соглашению с работником, а в отдельных случаях работодатель обязан его перенести — например, если отпускные выплатили с опозданием или сотрудника не предупредили о начале отдыха за две недели.

Запущенный отпуск, во время которого работник заболел, по той же статье продлевают или переносят на основании больничного листа. Это отдельный сценарий — здесь он не рассматривается.

У переноса есть предел. По ст. 124 ТК РФ нельзя лишать работника ежегодного оплачиваемого отпуска два года подряд. Перенести отдых на следующий рабочий год допустимо лишь в исключительных случаях, с согласия сотрудника, и использовать его нужно не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он положен.

Перед работой в 1С подготовьте документы-основания. Без них правки в базе повиснут без подтверждения.

Как найти и проверить прежний приказ на отпуск

Откройте список Зарплата → Отпуска. Здесь лежат все оформленные документы «Отпуск». Найдите нужный по сотруднику и дате начала — список фильтруется по колонкам и по строке поиска над таблицей.

Прежде чем что-то менять, посмотрите два признака:

• 📌 Выплачены ли отпускные. Откройте документ и проверьте способ выплаты (в межрасчёт, с авансом или с зарплатой) и факт платежа в ведомости. Если деньги ушли — будет разница при пересчёте.
• 📌 Закрыт ли месяц начисления. Если отпуск относился к уже рассчитанному и выплаченному месяцу, перепроведение сформирует сторно в текущем периоде.

Не удаляйте оплаченный документ «Отпуск» — вы потеряете связь с выплатой и движениями по НДФЛ и взносам. Прежний приказ либо правят, либо отменяют корректно, но не стирают из базы.

Отмена или правка ранее оформленного отпуска

Дальше всё зависит от того, начался отпуск или нет. Выберите свой случай.

Для правки откройте документ «Отпуск» из списка Зарплата → Отпуска. В поле периода отдыха укажите новые даты начала и окончания — поля пересчёта начисления (с какого по какое число) программа подтянет сама.

Нажмите Провести и закрыть. ЗУП сторнирует прежнее начисление отпускных и рассчитает новое по актуальным датам. Если средний заработок не изменился и даты сдвинулись внутри того же расчётного периода, сумма останется прежней.

Оформление отпуска на новые даты

Когда новый период известен и вы не правили старый документ, а отменяли его проведение, оформите отпуск заново.

1. В списке Зарплата → Отпуска нажмите Создать → «Отпуск».
2. Выберите организацию и сотрудника — тот же, что в отменённом приказе.
3. Укажите новый период отдыха: дату начала и количество календарных дней или дату окончания.
4. Проверьте вид отпуска (ежегодный основной, дополнительный) — он должен совпадать с перенесённым.
5. Задайте способ и дату выплаты отпускных. По ст. 136 ТК РФ их перечисляют не позднее чем за три календарных дня до начала отдыха.
6. Нажмите Провести и закрыть.

Распечатать приказ по форме Т-6 можно прямо из документа — кнопка печати в верхней командной панели. Записку-расчёт (Т-60) печатают оттуда же.

Пересчёт и выплата отпускных при переносе

Главный вопрос при переносе — что делать с деньгами. Разберём по ситуациям.

Отпускные ещё не выплачивали. Самый простой случай. После перепроведения документа актуальная сумма попадёт в ближайшую ведомость на выплату. Сформируйте её в разделе Выплаты на дату за три дня до нового начала отпуска.

Сумма после переноса не изменилась. Так бывает, когда даты сдвинулись внутри одного расчётного периода и средний заработок прежний. Делать ничего не нужно — выплата уже привязана к документу.

Отпускные выплатили, а новая сумма меньше. Возникает переплата. Она становится долгом работника за организацией и автоматически зачитывается при следующей выплате — программа уменьшит сумму к перечислению. Удерживать за один раз больше 20% начисленного нельзя, поэтому крупную переплату гасят частями.

Отпускные выплатили, а новая сумма больше. Разницу нужно доплатить отдельной ведомостью. Укажите в ней ту же дату, что и срок выплаты по новому отпуску.

Коротко по деньгам — что происходит в каждом случае:

Сравнить старое и новое начисление удобно в отчёте Зарплата → Отчёты по зарплате → «Расчётный листок» по сотруднику: в нём видно и сторно прежних отпускных, и новое начисление.

Что сделать с графиком отпусков и табелем

После переноса приведите в порядок плановые и учётные данные, иначе они разойдутся с фактом.

График отпусков. Если в организации ведётся документ «График отпусков» (форма Т-7), он лежит в разделе Кадры → График отпусков. Внесите фактические даты: либо отредактируйте строку сотрудника в действующем графике, либо отразите сдвиг отдельной отметкой об изменении. В графе сведений о переносе указывают основание и новую дату отдыха.

Табель учёта рабочего времени. В ЗУП табель (форма Т-13) — это отчёт, он формируется по введённым документам. Отдельно его править не надо: после перепроведения отпуска дни в перенесённом месяце автоматически получат отметку явки, а в новом — отметку отпуска (буквенный код «ОТ»).

Проверьте результат в отчёте Зарплата → Отчёты по зарплате → «Табель учёта рабочего времени (Т-13)». Если отметки не поменялись, убедитесь, что документ «Отпуск» проведён, а не просто записан.

Частые ошибки при переносе отпуска

Ошибки при переносе почти всегда связаны с порядком действий, а не с самой программой.

• ❌ Создают новый «Отпуск», не тронув старый. В базе остаются два приказа на одного сотрудника, НДФЛ и взносы задваиваются. Старый документ нужно либо перенести на новые даты, либо отменить его проведение.
• ❌ Удаляют оплаченный приказ. Теряется связь с ведомостью, выплаченные отпускные «повисают». Правьте или отменяйте проведение, но не удаляйте.
• ❌ Проводят перенос задним числом в закрытом периоде. Если отчётность за месяц сдана, самовольная правка приведёт к расхождению с 6-НДФЛ и РСВ. Сначала согласуйте с бухгалтером.
• ❌ Меняют даты в документе, но забывают перепечатать приказ Т-6. На руках у кадровика остаётся старая бумага с прежними датами. Печатайте приказ заново.
• ❌ Не правят график отпусков. Факт и план расходятся — при проверке это выглядит как отдых без основания.

Частые вопросы