Загрузка транспортной накладной в 1С из Excel, ЭДО и вручную

Перенести ТТН в 1С можно тремя способами: загрузить товарные строки из Excel в табличную часть документа поступления, принять накладную через ЭДО (для электронной транспортной накладной — через оператора ГИС ЭПД) или ввести её вручную. В 1С:Бухгалтерии 3.0 входящую накладную оформляют документом Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), исходящую печатают из Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД). В 1С:Управление торговлей 11 для перевозки есть отдельный документ «Транспортная накладная » в разделе Склад и доставка.

Сама ТТН — не документ учёта в 1С, а печатная форма или вложение. Учёт ведут по документу поступления или реализации, а транспортная накладная к нему «привязана»: её реквизиты попадают в печать, а сканы и электронные титулы — в присоединённые файлы.

Что именно переносят: ТТН, ТН или ЭТрН

Под словом «ТТН» бухгалтеры имеют в виду три разные бумаги. От этого зависит, куда их переносить.

Практический вывод простой:

• 📦 Товарные данные (номенклатура, количество, цена) переносите в документ поступления или реализации. Это главное для учёта.
• 🚚 Транспортные данные (перевозчик, водитель, госномер, адреса погрузки и выгрузки) нужны для печати формы и для ЭТрН.
• 💰 Стоимость перевозки — отдельная услуга. Её учитывают в стоимости товара или в расходах на продажу, а не в строках товара.

Подготовка справочников перед загрузкой ТТН в 1С

Загрузка падает не на самом файле, а на справочниках. Если в 1С нет номенклатуры или контрагента, программа либо остановится, либо создаст дубль. Поэтому сначала наведите порядок.

Что проверить в базе

1. Контрагент-поставщик — заведён, ИНН и КПП совпадают с накладной. Договор с видом «С поставщиком».
2. Номенклатура — у каждой позиции есть артикул или штрихкод. По ним надёжнее всего сопоставлять строки.
3. Единицы измерения — в 1С те же, что в накладной: штуки против упаковок дают ошибку в количестве в 10–20 раз.
4. Склад — указан тот, куда реально пришёл груз.
5. Перевозчик — если доставку делает сторонняя компания, заведите её контрагентом заранее. Понадобится для услуг и для ЭТрН.

Как подготовить файл Excel

Поставщики присылают накладную в своём шаблоне: с шапкой, объединёнными ячейками, итогами. Для загрузки нужна чистая таблица:

• одна строка — одна позиция товара;
• без объединённых ячеек, без строк «Итого» и подписей;
• количество и цена — числом, без пробелов-разделителей и текста «шт.»;
• ставка НДС — в одном виде во всех строках (20%, 10%, Без НДС).

Соответствие колонок, которое стоит держать перед глазами при подготовке:

Перенос ТТН из Excel в документ поступления

Это самый частый сценарий: поставщик прислал файл, а позиций в накладной 50–300. Набирать вручную долго, и ошибки неизбежны.

Загрузка в 1С:Бухгалтерию 3.0

1. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) и создайте документ вида «Товары».
2. Заполните шапку: дату и номер из накладной, контрагента, договор, склад.
3. В табличной части «Товары» найдите команду «Загрузить» (в некоторых релизах она в меню «Ещё»).
4. Откроется форма-шаблон. Вставьте в неё таблицу из Excel через Ctrl+V.
5. Укажите, по какому полю искать номенклатуру: по артикулу, штрихкоду или наименованию.
6. Нажмите «Далее». Программа покажет строки, для которых товар не найден.
7. Для ненайденных строк выберите номенклатуру вручную или разрешите создать новые карточки.
8. Перенесите данные в документ, проверьте суммы и проведите.

Перед загрузкой в рабочую базу с сотнями строк сделайте резервную копию или попробуйте на копии базы: если сопоставление пошло не так, создадутся десятки лишних карточек номенклатуры.

Загрузка в УТ 11

В УТ 11 механизм тот же: в документе Закупки → Приобретения товаров и услуг на вкладке «Товары» есть команда загрузки из файла. Разница в терминах: в УТ цены задают видами цен, а поставщика выбирают как партнёра и контрагента.

Если в базе нет команды загрузки

В старых или доработанных конфигурациях команды может не быть. Тогда используют внешнюю обработку «Загрузка данных из табличного документа». Её подключают через Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Дополнительные отчёты и обработки или открывают через Файл → Открыть, если есть права. Обработка умеет заполнять и справочники, и табличные части документов.

Если накладная пришла только сканом

Для бумажных ТТН есть сервис «1С:Распознавание первичных документов». Он работает по подписке и встроен в актуальные релизы Бухгалтерии. Скан или фото загружают в сервис, он извлекает реквизиты и строки, а вы проверяете и создаёте поступление. Проверять распознанное нужно всегда: цифры с плохого скана путаются (3 и 8, 1 и 7).

Приём ТТН и УПД через ЭДО и ГИС ЭПД

Если поставщик работает с электронным документооборотом, ручной перенос не нужен вообще. Товарный раздел приходит как электронный УПД или ТОРГ-12, а транспортная часть — как ЭТрН.

Входящий УПД вместо товарного раздела ТТН

1. Подключите 1С-ЭДО или другой сервис оператора и выпустите сертификат электронной подписи .
2. Входящие документы появятся в рабочем месте «Текущие дела ЭДО».
3. Откройте документ. При первом обмене 1С попросит сопоставить номенклатуру поставщика со своей. Это делается один раз: в следующих накладных товары подставятся сами.
4. Создайте из электронного документа поступление. Номер, дата, строки и суммы заполнятся без ручного ввода.
5. Подпишите ответный титул покупателя.

Электронная транспортная накладная

С 1 сентября 2022 года работает ГИС ЭПД — государственная система электронных перевозочных документов. ЭТрН оформляется через операторов ИС ЭПД. Её подписывают по очереди грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель: каждый — свой титул.

Как это выглядит в 1С:

• 📝 Грузоотправитель формирует ЭТрН на основании реализации (в УТ 11 — из документа «Транспортная накладная») и отправляет перевозчику.
• 🚚 Перевозчик подписывает титулы приёма груза и доставки.
• 📥 Грузополучатель подписывает свой титул о приёмке. В 1С он обрабатывает входящую ЭТрН в том же «Текущие дела ЭДО», если сервис ЭДО поддерживает ЭТрН.

Поддержка ЭТрН зависит от релиза конфигурации и от оператора. Перед запуском уточните у своего оператора ЭДО, передаёт ли он транспортные накладные в ГИС ЭПД.

Ручной ввод и печать накладной из 1С

При продаже ТТН чаще печатают, чем переносят. Товарную часть 1С берёт из документа реализации, а транспортные реквизиты нужно заполнить.

Что заполнить в реализации

1. В документе реализации укажите грузоотправителя и грузополучателя, если они отличаются от организации и покупателя.
2. Укажите адрес доставки. Он выводится в печатную форму.
3. Перед печатью ТН или ТТН 1С откроет форму для транспортных данных: перевозчик, водитель, марка и госномер автомобиля, пункты погрузки и разгрузки.
4. Выберите печатную форму в меню «Печать» документа: «Транспортная накладная» или «Товарно-транспортная накладная (1-Т)».

Реквизиты организации для печатных форм

Чтобы не вводить их каждый раз, проверьте карточку организации: адрес, телефон, ответственных лиц. Подписантов задают в Главное → Организации: в карточке организации есть раздел «Подписи» с ответственными лицами. Тогда должности и ФИО попадут в печать автоматически.

Перевозка в УТ 11

В УТ 11 перевозку оформляют отдельным документом «Транспортная накладная» в разделе Склад и доставка. Его создают на основании реализации или нескольких реализаций. Это удобно, когда одна машина везёт груз нескольким покупателям: одна накладная, несколько документов-оснований.

Стоимость перевозки

Счёт перевозчика учитывают отдельно:

• в Бухгалтерии 3.0, если доставка увеличивает стоимость товара, — документом «Поступление доп. расходов» с распределением на товары;
• если доставка относится к продаже — поступлением услуги на расходы на продажу (счёт 44).

Сверка данных после переноса накладной в 1С

Документ проведён — это ещё не значит, что всё перенесено верно. Сверка занимает пять минут и ловит большинство ошибок до закрытия месяца.

Что сверять

Быстрая проверка через движения документа

Откройте поступление и нажмите кнопку «Показать проводки и другие движения документа» (значок «Дт/Кт»). Убедитесь, что:

• товар пришёл на нужный счёт (41.01 для товаров, 10.01 для материалов);
• НДС попал на 19.03;
• кредит — 60.01 с правильным договором.

Ошибки при переносе ТТН и их устранение

Отдельно о повторной загрузке. Если документ уже проведён, а данные пришли неверные, не создавайте второе поступление. Отмените проведение, очистите табличную часть и загрузите заново. Иначе товар оприходуется дважды, а долг перед поставщиком задвоится.

Частые вопросы