Пересчёт НДФЛ в ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3.0: текущий месяц, прошлые периоды, возврат

Чтобы пересчитать НДФЛ в 1С за текущий месяц, откройте документ Зарплата → Начисление зарплаты и взносов (в ЗУП 3.1) или Зарплата и кадры → Все начисления (в Бухгалтерии 3.0), нажмите «Пересчитать» и проверьте вкладку «НДФЛ». Затем перезаполните ведомость на выплату: с 2023 года удержанный налог фиксируется именно в ней. Если ошибка в закрытом месяце, документ исправляют, а не перепроводят.

Типичная ситуация: сотрудник принёс заявление на вычет на ребёнка в мае, хотя право на него у него с января. Или выяснилось, что работник стал нерезидентом. Зарплата уже начислена, ведомость сформирована, а налог надо пересчитать. Порядок действий зависит от того, закрыт ли месяц и выплачены ли деньги.

Когда нужен пересчёт налога и какой способ выбрать

Программа не пересчитывает НДФЛ сама при каждом изменении данных. Налог фиксируется в момент проведения документа. Всё, что изменилось потом, требует пересчёта вручную.

Основные поводы:

• 👶 заявление на стандартный вычет подано с опозданием или поменялось число детей;
• 🏠 пришло уведомление из налоговой о праве на имущественный или социальный вычет;
• 🌍 сменился налоговый статус: резидент стал нерезидентом или наоборот;
• 📈 годовой доход перешёл порог прогрессивной шкалы, а ставка в начислении не сменилась;
• ✏️ после расчёта поправили табель, оклад, премию или больничный;
• 💸 в ведомости изменили сумму к выплате, а налог остался прежним.

Выбор способа зависит от двух вопросов: закрыт ли месяц и выплачен ли доход.

Что проверить до пересчёта НДФЛ

Пересчёт по неверным исходным данным даст новый неверный налог. Поэтому сначала проверьте основу расчёта.

1. Карточка сотрудника → «Налог на доходы». Там видны налоговый статус и заявления на стандартные вычеты. Проверьте дату начала действия каждого заявления и код вычета.
2. Уведомления о праве на вычет. Имущественный и социальный вычеты у работодателя предоставляются только по уведомлению из налоговой. Убедитесь, что документ уведомления введён и указан правильный год.
3. Доходы с прошлых мест работы. Если сотрудник пришёл в середине года и принёс сведения о доходах, они нужны для лимита стандартного вычета на детей (доход нарастающим итогом не выше 450 000 ₽).
4. Начисления, внесённые после расчёта. Больничные, отпуска, премии, оформленные отдельными документами, влияют на базу месяца.
5. Выплаты, которые уже прошли. Откройте журнал ведомостей и посмотрите, что уже выплачено за месяц. От этого зависит, где «осядет» разница.

Сделайте резервную копию базы перед массовым пересчётом за несколько месяцев. Для одного документа текущего месяца это лишнее: изменения видны сразу и легко откатываются повторным пересчётом.

Как пересчитать НДФЛ в документе начисления зарплаты

ЗУП 3.1

1. Откройте Зарплата → Начисление зарплаты и взносов и найдите документ за нужный месяц.
2. Нажмите «Пересчитать» в командной панели документа. Программа заново рассчитает начисления, удержания, взносы и налог.
3. Перейдите на вкладку «НДФЛ». Проверьте по нужному сотруднику колонки налога и примененных вычетов.
4. Если пересчитать нужно только одного человека, выделите его строку на вкладке «Начисления» и используйте команду пересчёта по сотруднику. Остальные строки останутся нетронутыми.
5. Проведите документ.

После проведения ЗУП записывает исчисленный налог. Удержанным он станет только при выплате.

Бухгалтерия 3.0

1. Откройте Зарплата и кадры → Все начисления, найдите документ начисления за месяц.
2. Нажмите «Пересчитать» и проверьте вкладку «НДФЛ».
3. Проведите документ.

В БП механизм тот же, но упрощённый: налог пересчитывается нарастающим итогом в документе начисления и в ведомости. Сложные перерасчёты по месяцам и массовые исправления прошлых периодов удобнее делать в ЗУП, если зарплата ведётся там.

Если пересчёт ничего не изменил

• 🔒 Документ рассчитан с ручным исправлением. Строки, где суммы правили руками, при пересчёте не трогаются. Найдите исправленные ячейки (они выделяются в табличной части) и отмените ручную правку.
• 📅 Заявление на вычет действует с даты позже месяца расчёта. Поправьте дату в заявлении.
• 🧾 Вычет на ребёнка не применился из-за лимита дохода 450 000 ₽. Проверьте доходы нарастающим итогом, включая прежнего работодателя.

Ручную правку НДФЛ в документе делайте только когда понимаете причину расхождения. Иначе при следующем пересчёте нарастающий итог разойдётся, и ошибка всплывёт в 6-НДФЛ.

НДФЛ в ведомости на выплату: перезаполнение и корректировка

С 2023 года датой получения дохода считается дата выплаты, включая аванс. Поэтому налог удерживается при каждой выплате, а сумма к удержанию фиксируется в ведомости.

Если после пересчёта начисления налог изменился, а ведомость уже сформирована:

1. Откройте ведомость за этот месяц.
2. Нажмите «Заполнить». Программа заново подберёт суммы к выплате и налог.
3. Проверьте колонку НДФЛ по нужным сотрудникам.
4. Проведите ведомость.

Если ведомость уже оплачена и выгружена в банк, перезаполнять её нельзя: деньги ушли в старой сумме. Разница в налоге будет удержана при следующей выплате. ЗУП сам увидит, что исчислено больше, чем удержано, и добавит остаток в ближайшую ведомость.

В ведомости можно поправить налог вручную по строке сотрудника. Так делают, когда начисление менять нельзя, а сумма налога к удержанию в конкретной выплате должна быть другой. Например, нужно соблюсти ограничение: удерживать долг по налогу можно не более 50% от суммы выплаты.

Перерасчёт НДФЛ за прошлые периоды

Здесь у ЗУП три инструмента. Выбор зависит от того, что именно было неверно.

Исправление документа закрытого месяца

Если ошибка в самих начислениях (не тот оклад, лишние дни), откройте проведённый документ и нажмите «Исправить». Программа создаст документ-исправление: старые суммы сторнируются, новые вводятся заново. НДФЛ при этом пересчитывается с учётом новой базы.

Исправленный документ не удаляют и не отменяют проведение. Так сохраняется история, и отчёты за прошлые периоды не «плывут» без следа.

Документ «Перерасчет НДФЛ»

Он нужен, когда начисления верны, а налог за прошлые месяцы требуется пересчитать по месяцам. Примеры: смена статуса резидента, вычет, который должен быть отражён в каждом месяце, ошибка в ставке. Документ находится в разделе Налоги и взносы.

Как работать:

1. Создайте документ, укажите организацию и сотрудников.
2. Задайте период перерасчёта.
3. Заполните документ: программа покажет налог «было» и «стало» по месяцам.
4. Проведите. Разница попадёт в учёт как доначисленный или излишне исчисленный налог.

Смена налогового статуса

При переходе резидент ↔ нерезидент налог за год пересчитывается по новой ставке. Новый статус вводится в карточке сотрудника в разделе «Налог на доходы» с датой изменения. Пересчёт выполнит ближайший документ начисления или «Перерасчет НДФЛ».

Окончательный статус за год определяется по итогам года: 183 дня в РФ за 12 следующих подряд месяцев. До конца года статус может меняться несколько раз.

Возврат излишне удержанного налога

Если в результате пересчёта удержано больше, чем положено, работник получает разницу по заявлению. По статье 231 НК РФ работодатель обязан сообщить сотруднику о переплате в течение 10 дней с момента её обнаружения. Вернуть налог нужно в течение трёх месяцев со дня получения заявления, на счёт работника.

В ЗУП это оформляется документом «Возврат НДФЛ» в разделе Налоги и взносы, затем сумма выплачивается ведомостью. Пока заявления нет, переплата висит на работнике и может зачитываться программой в счёт налога следующих месяцев.

Как проверить результат пересчёта

После пересчёта сверьте три суммы: исчисленный, удержанный и перечисленный налог. Расхождение между ними и есть то, что надо объяснить.

Отчёты ЗУП, которые для этого подходят:

• 📊 «Анализ НДФЛ по месяцам» — налог по каждому сотруднику помесячно. Удобно смотреть «до» и «после».
• 📑 «Регистр налогового учета по НДФЛ» — доходы, вычеты, налог по кодам за год. Этот регистр работодатель обязан вести по закону.
• 🔍 «Анализ НДФЛ по документам» — каким документом записана каждая сумма. Помогает найти, откуда взялась разница.

Все они в разделе Налоги и взносы → Отчеты по налогам и взносам.

Что смотреть:

1. По сотруднику исчисленный налог за год равен годовой базе, умноженной на ставку (с учётом шкалы).
2. Удержанный налог не больше исчисленного. Если больше — есть переплата, оформляйте возврат.
3. Удержанный налог совпадает с перечисленным по срокам уплаты.

Пример проверки. Оклад 80 000 ₽, один ребёнок, вычет 1 400 ₽ в месяц не применялся с января. Заявление внесли в мае. За январь–апрель налог посчитан с 320 000 ₽ и составил 41 600 ₽. В мае база за год: 400 000 − 5 × 1 400 = 393 000 ₽. Налог за год: 393 000 × 13% = 51 090 ₽. Налог мая: 51 090 − 41 600 = 9 490 ₽ вместо 10 400 ₽. Разница 910 ₽ — это вычет за пять месяцев (7 000 × 13%).

Отчётность после пересчёта: 6-НДФЛ и уведомления

Пересчёт меняет данные, которые уже ушли или уйдут в налоговую. Что делать дальше, зависит от того, сдан ли отчёт.

Регламентированные отчёты формируются в Отчетность, справки → 1С-Отчетность. Создайте 6-НДФЛ за нужный период и нажмите «Заполнить». Перед отправкой сравните разделы с отчётом «Анализ НДФЛ по месяцам».

Налог перечисляется единым налоговым платежом. Срок уплаты удержанного НДФЛ — 28-е число, уведомление подают до 25-го. Если пересчёт увеличил налог за прошлый период, доплатите разницу и пересчитайте пени.

Частые вопросы