Массовое изменение и пересчёт цен номенклатуры в 1С
Содержание
Чтобы пересчитать цены сразу по всему прайсу, в 1С используют документ «Установка цен номенклатуры». В «Бухгалтерии 3.0» он лежит в разделе Склад → Цены, в «Управлении торговлей 11» — в разделе CRM и маркетинг в группе команд по ценам. Внутри документа можно задать новые цены вручную, рассчитать их по правилу (наценка, формула, пересчёт от себестоимости) или загрузить готовый прайс из Excel.
Разберём, как изменить цены массово, а не по одной карточке: от подготовки видов цен до автоматического пересчёта и загрузки из внешнего файла. В конце — почему цены иногда не меняются и что с этим делать.
С чего начать: виды цен и единица измерения
Прежде чем менять цифры, определитесь, какую именно цену вы пересчитываете. В 1С цена всегда привязана к виду цены (в «Управлении торговлей») или типу цен (в «Бухгалтерии»). Это, например, «Розничная», «Оптовая», «Закупочная». У одной номенклатуры может быть сразу несколько видов — и пересчитывать их нужно по отдельности.
Термин различается по конфигурациям. В УТ 11 — «виды цен», в БП 3.0 — «типы цен номенклатуры». Путаница в терминах — частая причина, по которой инструкция «не сходится» с тем, что человек видит на экране.
Пути к ценам различаются по конфигурациям — свести их удобно в таблицу:
| Что открываем | «Бухгалтерия 3.0» | «Управление торговлей 11» |
|---|---|---|
| Список видов (типов) цен | Справочники → Типы цен номенклатуры | CRM и маркетинг → Настройки и справочники → Виды цен |
| Документ пересчёта цен | Склад → Цены → Установка цен номенклатуры | CRM и маркетинг, группа команд по ценам → Установка цен номенклатуры |
| Включить несколько цен | Администрирование → Настройки → Функциональность | НСИ и администрирование → Настройки НСИ и разделов → Маркетинг и планирование |
Если в вашей базе разделы названы чуть иначе, ориентируйтесь на ключевые слова «цены» и «номенклатура» — документ и справочник всегда рядом.
Проверьте у вида цены два момента: в какой валюте он ведётся и включает ли цена НДС. Если пересчитать цены без учёта этих настроек, итог разойдётся с ожидаемым — особенно когда часть номенклатуры идёт с НДС, а часть без. Ещё один параметр — точность округления: её задают здесь же, в настройке вида цены, и тогда она применяется при любом пересчёте автоматически.
Массовое изменение цен документом «Установка цен номенклатуры»
Это основной инструмент. Один документ меняет цены сразу по списку товаров, и у каждой цены остаётся дата — то есть история изменений сохраняется, старые значения не затираются.
Порядок действий:
- Откройте журнал документов
установки цен: в БП 3.0 —
Склад → Цены, в УТ 11 — разделCRM и маркетинг, группа команд по ценам. - Создайте новый документ кнопкой
Создать. - Укажите дату, с которой действуют новые цены. Дата документа — это дата начала действия цены, а не «задним числом»: продажи до этой даты пойдут по старой цене.
- Отметьте галочками виды (типы) цен, которые пересчитываете. Можно отметить сразу несколько колонок.
- Заполните список товаров. Удобнее не добавлять вручную, а нажать
Заполнитьи подобрать номенклатуру по группе, по складу или по всему справочнику. - Проставьте новые цены в колонках — вручную или через автозаполнение (о нём ниже).
- Проведите документ кнопкой
Провести и закрыть.
Если в списке тысячи позиций, не заполняйте его «всем справочником» без необходимости. Разбейте пересчёт по группам номенклатуры — так документ проводится быстрее и ошибку легче найти.
После проведения новые цены видны в карточке товара (вкладка с ценами) и в прайс-листе. Старый документ удалять не нужно: следующая установка цен просто запишет новое значение с новой датой.
Правила автоматического расчёта: наценка и формула
Вбивать цены руками по каждой позиции — не вариант, когда их сотни. Для этого в документе есть автозаполнение по правилу. В «Управлении торговлей» правило задаётся через способ расчёта цены, в «Бухгалтерии» — через команду заполнения по другому типу цен.
Типичные способы пересчёта:
- Наценка на другой вид цены. Берём закупочную цену и прибавляем процент. Например, розница = закупка + 40 %.
- По формуле. Цена вычисляется выражением: можно сослаться на другой вид цены, прибавить фиксированную сумму и процент одновременно.
- Округление. К любому способу добавляется правило округления — например, до 10 рублей вниз или «до 9 на конце».
Как применить наценку в документе «Установка цен номенклатуры»:
- В документе нажмите
Заполнить→ выберите вариант заполнения по правилу (в УТ — заполнение по виду цен с наценкой, в БП — расчёт от базового типа цен). - Укажите, от какого вида (типа) цены считаем базу.
- Задайте процент наценки и, если нужно, правило округления.
- Нажмите рассчитать — колонка цен заполнится автоматически.
В УТ 11 способ расчёта можно сохранить прямо в карточке вида цены. Тогда при каждой новой установке цен он подставится сам, и процент не придётся вводить заново.
Пример расчёта. Закупочная цена товара — 1 200 ₽. Наценка 35 %. Новая розничная цена: 1 200 × 1,35 = 1 620 ₽. С округлением до 10 ₽ вниз — 1 620 ₽ (уже кратно). Если бы вышло 1 623 ₽, после округления получили бы 1 620 ₽.
Какой способ пересчёта выбрать под вашу задачу:
Пересчёт цен от себестоимости и наценки
Частая задача — держать наценку «от себестоимости», а не от фиксированной закупки. Это уместно, когда себестоимость плавает: приход по разным ценам, транспортные расходы, курсовые разницы.
Здесь важно различать два понятия:
| Что берём за базу | Когда подходит | Риск |
|---|---|---|
| Последняя цена закупки | База стабильна, поставщик один | Не учитывает старые остатки по другой цене |
| Себестоимость из учёта | Приход по разным ценам, нужна реальная маржа | Считается после закрытия месяца, цифра «запаздывает» |
В «Управлении торговлей» для пересчёта от себестоимости у вида цены выбирают соответствующий способ расчёта (цена по себестоимости плюс процент наценки). Себестоимость при этом берётся из данных информационной базы.
Себестоимость в 1С окончательно формируется после закрытия месяца (регламентная операция расчёта себестоимости). Если пересчитать розницу от себестоимости до закрытия периода, вы получите предварительную, неокончательную цифру. Для точного расчёта маржи дождитесь закрытия месяца.
Если по вашей конфигурации расчёт «от себестоимости» в автозаполнении недоступен, остаётся рабочий обходной путь: выгрузить себестоимость отчётом, посчитать цены в Excel с нужной наценкой и загрузить результат обратно (см. следующий раздел).
Загрузка цен из Excel и CSV
Когда прайс присылает поставщик или цены согласованы в таблице, проще загрузить их в документ, чем перебивать руками.
Два рабочих способа:
1. Копирование из Excel в табличную часть. Самый быстрый вариант для разовой загрузки:
- В Excel выделите два столбца — артикул (или наименование) и цену — без шапки.
- Скопируйте (
Ctrl+C). - В документе «Установка цен номенклатуры» встаньте на табличную часть и вставьте (
Ctrl+V). - 1С предложит сопоставить колонки файла с колонками документа — укажите, где артикул, где цена.
2. Загрузка через команду в документе. В УТ 11 в документе установки цен есть команда загрузки цен из внешнего файла — она открывает помощник, где вы указываете файл .xlsx или .csv и сопоставляете колонки.
Ключевой момент при любой загрузке — сопоставление товара. 1С должна узнать позицию в справочнике:
- надёжнее всего сопоставлять по артикулу или штрихкоду — они уникальны;
- сопоставление по наименованию часто даёт сбои: лишний пробел, другая раскладка, сокращение — и строка не находится.
Перед загрузкой приведите артикулы в файле к тому же виду, что в базе: уберите лишние пробелы, проверьте регистр. Одна невидимая разница в символе — и десятки строк «повиснут» несопоставленными.
После сопоставления проверьте, что все строки нашли свою номенклатуру, и проведите документ. Несопоставленные строки 1С обычно подсвечивает — их придётся разобрать вручную или создать недостающие карточки.
Несколько практических мелочей, которые экономят время при загрузке прайса:
- Формат цены. В файле цена должна быть числом, а не текстом. Если Excel хранит её как текст (значок ошибки в углу ячейки), 1С может прочитать её как ноль.
- Разделитель в CSV. Для
.csvпроверьте разделитель — точка с запятой или запятая. Неверный разделитель склеит колонки в одну. - Единая единица измерения. Если в базе товар учитывается в упаковках, а в файле цена за штуку, пересчитайте цену файла под единицу хранения заранее.
- Повторная загрузка. Один и тот же файл можно загрузить снова после правок — создастся новый документ, прежние цены останутся в истории.
Почему цены не пересчитались: разбор ошибок
Если после проведения документа цены в прайсе или в чеке остались старыми, причина почти всегда в одном из пунктов ниже.
Отдельно про округление: если после пересчёта «хвосты» вроде 1 623,47 ₽ остались, значит правило округления не задано в способе расчёта. Добавьте округление в настройку вида цены или в автозаполнение документа.
И про права доступа: если кнопка создания документа установки цен неактивна, у пользователя нет прав на изменение цен. Это настраивается администратором в профиле группы доступа, а не в самом документе.