Перерасчёт зарплаты в ЗУП 3.1: текущий месяц, прошлые периоды, налоги и ведомости

Пересчитать зарплату в 1С ЗУП 3.1 можно двумя путями. Если месяц ещё не выплачен — исправьте исходный кадровый документ и нажмите Заполнить в документе Зарплата → Начисление зарплаты и взносов. Если месяц уже закрыт и выплачен — ничего не трогайте задним числом: введите исправление, а программа сама зарегистрирует перерасчёт и покажет его на вкладке «Перерасчеты» в начислении текущего месяца.

Типичная ситуация: зарплату за октябрь выдали 5 ноября, а 12-го сотрудник принёс больничный за 20–22 октября. Пересчитывать октябрь «вручную» нельзя — суммы уже ушли в банк, НДФЛ перечислен. Правильный порядок — сторно лишних дней в октябре и доплата пособия, всё это проходит в ноябре. Для таких случаев в ЗУП есть сторно, исправления и отдельный документ перерасчёта.

Откуда берётся перерасчёт и как понять, что его нужно делать

Перерасчёт в ЗУП — это не отдельная кнопка, а реакция программы на изменение данных за период, по которому начисление уже проведено. Сначала найдите причину, иначе исправление «съест» следующий запуск расчёта.

🔍 Частые причины, из-за которых сумма за месяц поменялась:

• 🤒 больничный, отпуск или прогул внесены после расчёта месяца;
• 📅 приём, увольнение или перевод проведены не той датой;
• 💰 изменили оклад или надбавку задним числом (документ Изменение оплаты труда);
• 🕐 поправили табель или документ Работа сверхурочно, Работа в выходные и праздники;
• ✏️ в документе начисления кто-то правил суммы руками;
• ⚙️ изменили формулу или показатель вида расчёта в Настройка → Начисления.

Как быстро продиагностировать:

1. Сформируйте Расчетный листок сотрудника за спорный месяц и сравните с ожиданием: дни, часы, оклад.
2. Откройте карточку сотрудника и посмотрите кадровую историю и историю изменения оплаты: даты должны совпадать с приказами.
3. Проверьте, нет ли отсутствия, которое «перекрывает» рабочие дни, — в списке Зарплата → Все начисления поставьте отбор по сотруднику.
4. Если отклонение есть только у одного сотрудника и только в строках с ручной правкой — дело в ручном исправлении, а не в данных.

Перерасчёт в ещё не выплаченном месяце

Пока по месяцу не было выплаты, всё просто: правите первичку и перезаполняете начисление. Задним числом здесь ничего не возникает — месяц считается заново.

Пошагово

1. Исправьте исходный документ: табель, кадровый перевод, отпуск, больничный. Проведите его.
2. Откройте Зарплата → Начисление зарплаты и взносов за этот месяц.
3. Если меняли данные по одному-двум сотрудникам, выделите строку сотрудника и выполните пересчёт только по нему (команда пересчёта сотрудника есть в командной панели табличной части).
4. Если изменений много — нажмите Заполнить. Документ соберёт начисления, удержания, НДФЛ и взносы заново по всем сотрудникам.
5. Проверьте вкладки Начисления, Удержания, НДФЛ, Взносы. Проведите документ.

Когда ручная правка допустима

Ручное исправление суммы в строке начисления — крайняя мера. Оно не оставляет следа в первичке: через месяц никто не вспомнит, почему у сотрудника 47 300 вместо 45 000. Если сумма «неправильная», почти всегда правильнее исправить причину — показатель, табель, приказ.

Чтобы вернуть автоматический расчёт для строки с ручной правкой, воспользуйтесь командой отмены исправлений в табличной части документа, а затем пересчитайте сотрудника.

Документ «Перерасчет зарплаты» и вкладка «Перерасчеты»

Когда изменение касается уже выплаченного месяца, ЗУП 3.1 регистрирует перерасчёт автоматически. При следующем расчёте зарплаты в документе Начисление зарплаты и взносов появляется вкладка Перерасчеты — там видно, по какому сотруднику и за какой месяц пересчитана сумма и на сколько.

Механика такая: программа сторнирует ранее начисленную сумму за затронутый период и начисляет новую. В итоге в текущем месяце отражается разница — плюс или минус.

Пример с числами. Оклад 60 000 ₽, в октябре 22 рабочих дня. Зарплату за октябрь начислили полностью и выплатили. Затем оформили больничный на 3 рабочих дня октября.

Сторно −8 181,82 ₽ попадёт либо прямо в документ Больничный лист (на вкладке с перерасчётом прошлого периода), либо в перерасчёты ноябрьского начисления — смотря что программа зарегистрировала при проведении больничного.

Отдельный документ «Перерасчет зарплаты»

Если нужно провести перерасчёт сразу, не дожидаясь расчёта всего месяца, используйте документ Перерасчет зарплаты — он открывается из раздела Зарплата (если пункта нет на панели, найдите его через поиск по меню или в списке Все начисления через кнопку создания). Порядок:

1. Создайте документ, укажите месяц начисления — текущий, не прошлый.
2. Нажмите Заполнить: попадут все зарегистрированные перерасчёты. Лишних сотрудников удалите, если хотите провести по одному.
3. Проверьте строки: у каждой видно период, к которому относится пересчёт, и сумму сторно/доначисления.
4. Проведите. В Начисление зарплаты и взносов эти перерасчёты уже не попадут повторно.

Как исправить начисления за прошлые периоды

Главный принцип: не перепроводите и не удаляйте документы закрытых и выплаченных месяцев. Иначе разъедутся расчётный листок, выданные суммы, НДФЛ в 6-НДФЛ и взносы в РСВ.

Способ 1. Ввести недостающий документ задним числом

Подходит, когда забыли что-то оформить: больничный, отпуск без сохранения, премию за прошлый месяц. Вводите документ с правильными датами — ЗУП зарегистрирует перерасчёт сам. Сторно и доначисление пройдут в текущем месяце.

Способ 2. Исправление проведённого документа

Если ошибка в уже проведённом документе прошлого периода (не та дата отпуска, неверный оклад в переводе), откройте документ и в меню Ещё выберите Исправить. Создастся исправляющий документ-копия:

1. Внесите правильные данные.
2. Проведите исправление.
3. Исходный документ станет «исправленным» и сохранится для истории.
4. Разница попадёт в перерасчёты текущего месяца.

Способ 3. Сторнирование

Документ оформили ошибочно и его вообще не должно быть — например, больничный завели не тому сотруднику. Команда Сторнировать в форме документа создаст документ с обратными суммами в текущем периоде.

НДФЛ и страховые взносы при перерасчёте

Здесь больше всего вопросов, потому что налог и взносы живут по разным правилам.

НДФЛ

С 2023 года датой получения дохода в виде зарплаты считается день выплаты. Поэтому перерасчёт за прошлый месяц влияет на НДФЛ при ближайшей выплате, а не в том месяце, за который он сделан.

• ➕ Доначисление. Разница облагается при выплате в текущем месяце и попадает в 6-НДФЛ по дате фактической выплаты.
• ➖ Сторно. Уменьшает облагаемую базу при ближайшем расчёте. В примере выше: 8 181,82 × 13 % = 1 063,64 ₽ — на эту сумму ЗУП уменьшит налог при следующей выплате (при условии, что другие доходы за год облагаются по той же ставке).
• 🔁 Если удерживать не из чего (сотрудник уволен, доходов больше нет) — образуется излишне удержанный налог. Его возвращают по заявлению сотрудника в порядке статьи 231 НК РФ.

Проверить итог удобно на вкладке НДФЛ документа начисления: там видно базу с учётом перерасчётов и сумму налога.

Страховые взносы

Взносы ЗУП по умолчанию считает в месяце, где зарегистрирован перерасчёт. Для обычных доначислений этого достаточно. Но если исправляется ошибка, из-за которой занижена база прошлого отчётного периода, взносы нужно пересчитать именно за тот период:

1. Откройте Налоги и взносы → Перерасчеты страховых взносов и создайте документ.
2. Укажите месяц, за который пересчитываются взносы, и сотрудников.
3. Заполните и проведите — программа посчитает разницу за прошлый период.
4. Если РСВ за этот квартал уже сдан — подготовьте уточнённый расчёт.

Выплата разницы: ведомости после перерасчёта

Доначисление само по себе деньги не выплачивает. Чтобы сотрудник получил разницу, нужна ведомость.

Положительная разница

1. Создайте ведомость нужного вида: Выплаты → Ведомости в банк (или на счета, в кассу, раздатчику).
2. Выберите вид выплаты — Зарплата за месяц, если разницу платят вместе с текущей зарплатой. Для срочной доплаты подойдёт ведомость с видом Зарплата за конкретный период.
3. Нажмите Заполнить: попадёт сумма к выплате с учётом перерасчётов и уже выплаченного.
4. Проверьте НДФЛ к перечислению в строке сотрудника, проведите ведомость.

Отрицательная разница

Если после сторно у сотрудника выходит минус, ведомость его не заполнит — долг переходит на следующий месяц и гасится из будущих начислений. В расчётном листке он виден как долг за работником на конец месяца.

Ограничение: при удержании по правилам статьи 138 ТК РФ из каждой выплаты можно удержать не более 20 % (в общем случае). ЗУП сам не контролирует, законно ли удержание конкретного долга — это решение бухгалтера и, при необходимости, согласие сотрудника.

Как проверить результат

После проведения перерасчёта стоит сверить три отчёта:

Если в расчётном листке сумма за прошлый месяц не изменилась, а перерасчёт должен был быть, — проверьте, проведено ли начисление текущего месяца после ввода исправления. Перерасчёты, зарегистрированные позже проведения начисления, попадут туда только после перезаполнения.

Частые вопросы