Кадровый перевод в ЗУП 3.1: новая должность, оклад и приказ Т-5 без перерасчётов

Чтобы перевести сотрудника на другую должность в 1С 8.3 ЗУП, создайте документ «Кадровый перевод»: Кадры → Приемы, переводы, увольнения → Создать → Кадровый перевод. В нём указывают дату перевода, новую должность или позицию штатного расписания, при необходимости новый оклад и график. После проведения программа сама разделит расчёт зарплаты месяца на «до» и «после» и напечатает приказ по форме Т-5.

Главная беда при переводе — не сам документ, а то, что его оформляют не тем способом: правят карточку сотрудника, перепроводят приём или ставят дату задним числом после закрытого месяца. Оформить перевод сотрудника на другую должность в 1С 8.3 правильно — значит, чтобы история должностей, начисления и отчётность в СФР сошлись с первого раза.

Что проверить в справочниках до кадрового перевода

Документ перевода берёт значения из справочников. Если новой должности или подразделения в базе нет, выбрать их будет не из чего, а создание «на лету» из поля выбора часто даёт дубли.

Пройдитесь по списку заранее:

• 🏢 Подразделение. Настройка → Подразделения. Если сотрудник переходит в новый отдел, создайте его до перевода. Проверьте, что подразделение не помечено как расформированное.
• 👔 Должность. Настройка → Должности. Посмотрите, нет ли уже такой должности с другим написанием: «Ведущий бухгалтер» и «Бухгалтер ведущий» в отчётах окажутся разными строками.
• 📋 Штатное расписание. Если в Настройка → Кадровый учет включено ведение штатного расписания, в переводе выбирают уже не должность, а позицию штатного расписания. Позиция должна быть утверждена и иметь свободную ставку на дату перевода.
• 🕘 График работы. Настройка → Графики работы сотрудников. Для нового режима (сменный, неполный день) график создают и заполняют на год заранее.
• 💰 Виды начислений. Если на новой должности появится надбавка или премия, которой раньше не было, вид начисления должен существовать в Настройка → Начисления.

Отдельно проверьте, что сотрудник не находится в отпуске по уходу за ребёнком или на больничном в дату перевода. Документ проведётся, но расчёт месяца будет сложнее разбирать.

Пошагово: как оформить перевод сотрудника на другую должность в 1С 8.3

Документ можно создать из журнала Кадры → Приемы, переводы, увольнения или из списка Кадры → Сотрудники через команду создания на основании. Результат одинаковый.

Шаг 1. Шапка документа

1. Укажите организацию и сотрудника.
2. Заполните дату перевода — день, с которого человек работает в новой должности. Это не дата приказа: приказ можно подписать раньше.
3. Если перевод временный, отметьте соответствующий флажок и укажите дату окончания. По ТК РФ временный перевод по соглашению сторон — до одного года, а при замене отсутствующего работника — до его выхода.

Шаг 2. Новое место работы

На основной вкладке документа есть флажки, которые «открывают» поля для изменения. Отметьте только то, что действительно меняется:

1. Перевод в другое подразделение — выберите новое подразделение.
2. Новая должность или позиция штатного расписания — выберите из справочника.
3. Количество ставок — если человек переходит, например, с 1 на 0,5 ставки.
4. Изменение графика работы — выберите график из справочника.

Остальные кадровые данные документ сохранит прежними.

Шаг 3. Трудовая книжка и ЕФС-1

Для постоянного перевода оставьте флажок отражения в трудовой книжке. Тогда запись попадёт в сведения о трудовой деятельности, и её подхватит отчёт ЕФС-1.

Временный перевод в трудовую книжку и в ЕФС-1 не вносят — для него флажок снимают.

Шаг 4. Проведение

Нажмите Провести. Если включён контроль штатного расписания и ставка занята, программа выдаст сообщение и не проведёт документ. Решение — освободить позицию, изменить штатное расписание или выбрать другую позицию.

Перевод в ЗУП с изменением оклада и графика работы

Перевести сотрудника на другую должность в 1С 8.3 ЗУП почти всегда означает и смену оплаты. Это настраивается в том же документе, отдельный документ не нужен.

Вкладка оплаты труда

Отметьте флажок изменения начислений — табличная часть станет доступной. В ней видны текущие плановые начисления сотрудника.

• ✏️ Чтобы поменять оклад, исправьте сумму в строке оклада.
• ➕ Чтобы добавить надбавку за новую должность, добавьте строку с нужным видом начисления и показателем.
• ❌ Чтобы убрать прежнюю надбавку, удалите строку или завершите её.

Если на предприятии ведётся штатное расписание с окладами и надбавками, при выборе позиции программа предложит начисления из него. Проверьте их вручную: значения из штатного подставляются только при заполнении позиции, и ручные надбавки сотрудника могут пропасть.

Аванс

Если аванс у сотрудника задан фиксированной суммой, а оклад вырос, сумму аванса стоит пересмотреть. Для этого в документе есть отдельный флажок изменения аванса. Если аванс задан процентом от тарифа, он пересчитается сам.

График и отпуск

При переходе на сменный или сокращённый график проверьте:

• норму времени нового графика — от неё зависит расчёт оклада за отработанное время;
• ежегодный отпуск: если на новой должности положены дополнительные дни (например, за ненормированный день), измените право на отпуск в том же документе через флажок изменения отпусков.

Когда кадровый перевод не нужен

Если должность и подразделение не меняются, а меняется только оклад, переводом это оформлять не надо. Для этого в ЗУП 3.1 есть документ «Изменение оплаты труда» в разделе Зарплата (для одного сотрудника или списком). Так в кадровой истории не появится «перевод» на ту же должность.

Приказ о переводе и допсоглашение: печатные формы

Перевод на другую работу возможен только с письменного согласия работника (ст. 72.1 ТК РФ). Поэтому документов на бумаге обычно два: дополнительное соглашение к трудовому договору и приказ.

Что печатает 1С

Откройте проведённый перевод и нажмите Печать. В списке форм:

• 📄 Приказ о переводе (Т-5) — по одному сотруднику;
• 📄 Приказ о переводе списком (Т-5а) — из документа «Кадровый перевод списком»;
• 📄 Дополнительное соглашение к трудовому договору — с новыми условиями: должность, оплата, режим.

Унифицированные формы Т-5 и Т-5а с 2013 года не обязательны. Организация вправе утвердить свою форму приказа, но большинство продолжает пользоваться привычными — 1С печатает их без настройки.

Что проверить в приказе

1. Основание — номер и дата дополнительного соглашения. Его заполняют в документе перевода, иначе строка в приказе останется пустой.
2. Вид перевода: постоянный или временный, с датой окончания.
3. Старый и новый оклад — берутся из вкладки оплаты.
4. Подписанты — руководитель и кадровик из настроек организации (Настройка → Организации, раздел ответственных лиц).

Сведения в СФР

Постоянный перевод отражают в ЕФС-1 (подраздел о трудовой деятельности) не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем перевода. В ЗУП отчёт формируется в Кадры → Электронные трудовые книжки: документ заполняется мероприятиями из проведённых переводов. Если перевод в нём не появился, почти всегда снят флажок отражения в трудовой книжке.

Как перевод на другую должность влияет на расчёт зарплаты

После проведения перевода плановые начисления сотрудника делятся по дате. Документ «Начисление зарплаты» за месяц покажет две строки оклада: по старым условиям до даты перевода и по новым — с неё.

Пример расчёта

Сотрудник переведён с 15 октября 2026 года. Старый оклад — 60 000 руб., новый — 75 000 руб. В октябре 2026 года по пятидневке 22 рабочих дня; отработаны все.

• До перевода, с 1 по 14 октября, — 10 рабочих дней: 60 000 / 22 × 10 = 27 272,73 руб.
• После перевода, с 15 по 31 октября, — 12 рабочих дней: 75 000 / 22 × 12 = 40 909,09 руб.
• Итого оклад за октябрь — 68 181,82 руб.

Количество рабочих дней программа берёт из графика. Если старый и новый графики разные, норма для каждой части считается по своему графику.

Что не меняется

• 📊 Средний заработок для отпускных и командировок. Повышение оклада при переводе одного сотрудника не даёт права на коэффициент повышения: он применяется, когда оклады повышают всем в организации или подразделении.
• 🧾 НДФЛ и взносы — считаются с общей суммы месяца, перевод на них не влияет.
• 🗂 Счёт учёта затрат. Если способ отражения зарплаты задан у подразделения, при переводе в другой отдел расходы с даты перевода пойдут на новый счёт. Бухгалтеру стоит знать об этом заранее.

Перерасчёт при переводе задним числом

Если месяц уже рассчитан, а перевод оформили с более ранней даты, ЗУП зарегистрирует перерасчёт. Он появится в списке перерасчётов раздела Зарплата и попадёт в следующее начисление зарплаты. Сумму разницы программа доначислит или сторнирует сама.

Не перепроводите закрытые начисления прошлых месяцев вручную — это задвоит выплаты и испортит уже сданную отчётность по НДФЛ и взносам.

Ошибки при оформлении перевода в ЗУП и как их исправить

Перевод сделали правкой карточки сотрудника

Должность в карточке поменяли, а документа нет. Кадровая история «переписана», в ЕФС-1 ничего не ушло, в отчётах сотрудник числится на новой должности с даты приёма.

Что делать: верните прежние данные и оформите полноценный «Кадровый перевод» с правильной датой. В ЗУП 3.1 кадровые данные редактируются только документами, поэтому такая ситуация возможна, если исправляли сам документ приёма — это и есть ошибка.

Ставка занята

Документ не проводится из-за контроля штатного. Варианты:

1. Сначала переведите или уволите человека, занимающего позицию.
2. Добавьте ставку документом изменения штатного расписания.
3. Если два перевода «меняют» людей местами в один день, проведите их в правильном порядке: сначала освобождение позиции, затем занятие.

Дата перевода раньше приёма или пересекается с отпуском

Программа не проведёт перевод раньше даты приёма. При пересечении с отпуском документ проведётся, но расчёт отпускных не пересчитается сам — проверьте документ отпуска.

Перевод проведён, а потом выяснилось, что дата неверна

Если после перевода в базе нет более поздних кадровых документов по этому сотруднику, откройте перевод, исправьте дату и проведите заново. ЗУП сам зарегистрирует перерасчёт за затронутые месяцы.

Если уже есть следующие переводы или увольнение, исправляйте с последнего документа к первому: отмените проведение более поздних, поправьте нужный и проведите всё в хронологическом порядке.

Перевод в другую организацию оформили кадровым переводом

Юрлица разные — значит, это увольнение и новый приём, даже если организации в одной группе. Кадровым переводом такой случай не оформить: в документе организация не меняется.

Частые вопросы о кадровом переводе в 1С ЗУП