Неполное рабочее время в 1С:ЗУП 3.1 — график, кадровый перевод и расчёт оклада

Перевод на неполный рабочий день в 1С 8.3 ЗУП делается в два действия. Сначала в Настройка → Графики работы сотрудников создают график с сокращённой длительностью дня или недели и отмечают его как неполное рабочее время. Затем документом «Кадровый перевод» с нужной даты назначают сотруднику этот график. Оклад в карточке не трогают: программа сама уменьшит начисление пропорционально доле времени.

Основание для документа в программе — подписанное дополнительное соглашение к трудовому договору (или уведомление, если режим вводит работодатель). Порядок действий одинаков для всех актуальных релизов ЗУП 3.1 на интерфейсе «Такси».

Неполное рабочее время по ТК РФ: какие бывают режимы

Статья 93 ТК РФ знает три варианта:

• 🕐 неполный рабочий день (смена) — например, 4 или 6 часов вместо 8 при пяти рабочих днях;
• 📅 неполная рабочая неделя — 3 или 4 дня по 8 часов;
• 🔀 сочетание — неделя короче и день короче, например 3 дня по 5 часов.

Режим можно ввести на срок или без срока. На стаж, продолжительность ежегодного отпуска и прочие трудовые права он не влияет: отпуск остаётся 28 календарных дней, стаж идёт полностью.

Кто вправе потребовать неполный день

Работодатель обязан установить неполное время по просьбе:

• 🤰 беременной женщины;
• 👨‍👩‍👧 одного из родителей (опекуна, попечителя) ребёнка до 14 лет или ребёнка-инвалида до 18 лет;
• 🩺 работника, который ухаживает за больным членом семьи по медицинскому заключению.

В остальных случаях это соглашение сторон по статье 72 ТК РФ.

Неполное время по инициативе работодателя

Если причина в организационных или технологических изменениях и есть угроза массовых увольнений, работодатель может ввести неполный режим на срок до шести месяцев (статья 74 ТК РФ). Сотрудника письменно уведомляют за два месяца. Для 1С разницы нет: документ тот же, меняется только основание.

Отдельный случай — работа на условиях неполного времени во время отпуска по уходу за ребёнком до 1,5 лет (статья 256 ТК РФ). Тогда в ЗУП сначала оформляют сам отпуск, а затем выход на неполный день с сохранением пособия.

Шаг 1. График работы для неполного рабочего дня в ЗУП 3.1

Без отдельного графика перевод на неполный рабочий день в 1С ЗУП не сработает: норма часов, табель и оклад берутся из графика.

Создание графика

1. Откройте Настройка → Графики работы сотрудников и нажмите Создать.
2. Задайте понятное наименование: «Пятидневка 4 ч (неполное)», «Четырёхдневка 8 ч (неполное)». По нему потом выбирают график в документах.
3. Выберите способ заполнения «По неделям» для обычной пятидневки или четырёхдневки. Для сменного режима — «По циклам произвольной длины».
4. Укажите рабочие дни и количество часов в каждом. Для 4-часового дня — по 4 часа с понедельника по пятницу. Для неполной недели — 8 часов только в нужные дни.
5. Отметьте флажок неполного рабочего времени и выберите график полного времени, с которым идёт сравнение, — обычно ваша стандартная пятидневка 40 часов. Флажок находится в карточке графика рядом с настройками нормы времени.
6. Нажмите Заполнить, проверьте календарь на текущий год и запишите.

Зачем флажок неполного времени

Флажок — ключевой приём. По нему программа рассчитывает долю неполного рабочего времени: часы нового графика делит на часы полного графика за тот же период. Для 4 часов вместо 8 доля равна 0,5, для 6 часов — 0,75.

Без флажка ЗУП считает 4-часовой день нормой для этого сотрудника. Отработав все дни, человек получит полный оклад, будто трудился 40 часов в неделю.

Не оставляйте флажок пустым — иначе оклад начислится целиком.

Таблица режимов и доли

За конкретный месяц доля может немного отличаться от недельной: её считают по календарю, с учётом праздников и предпраздничных дней.

Шаг 2. Оформление перевода на неполный рабочий день в 1С 8.3 ЗУП

Документ «Кадровый перевод»

1. Откройте Кадры → Приемы, переводы, увольнения, нажмите Создать → Кадровый перевод.
2. Выберите организацию и сотрудника.
3. Укажите дату перевода — первый день работы по новому режиму из дополнительного соглашения. Если режим временный, заполните и дату окончания: программа сама вернёт прежние условия.
4. Отметьте, что меняется график работы, и выберите созданный график неполного времени. Подразделение и должность не трогайте, если они остаются прежними.
5. На вкладке с начислениями оклад оставьте как есть. Сумма в документе — оклад за полное время, уменьшение даст доля из графика.
6. Проведите документ.

Печатные формы

Из документа печатается приказ по форме Т-5 или по собственной форме организации. Подписывают его после дополнительного соглашения, датой не позже начала нового режима.

Дополнительное соглашение к трудовому договору — главный документ для этой операции. Если в вашей базе нет шаблона, оформите его в текстовом редакторе: укажите режим (часы, дни), дату начала, срок, если он есть, и условие об оплате пропорционально отработанному времени.

Несколько сотрудников сразу

Когда режим вводят для отдела или всей организации, удобнее документ «Кадровый перевод списком». Он есть в том же журнале по кнопке Создать. В табличную часть добавляют всех сотрудников, указывают общую дату и новый график.

Если у части людей разные оклады или ставки — это не проблема: документ меняет только то, что отмечено, остальные условия у каждого сохраняются.

Количество ставок

Поле «Количество ставок» в кадровом переводе отражает занятость в штатном расписании. Его меняют, если ведёте штатное расписание и хотите, чтобы позиция показывала, например, 0,5 ставки.

На расчёт оклада при неполном времени влияет график с флажком, а не ставки. Поэтому не используйте ставки вместо графика: табель тогда покажет 8 часов в день, хотя человек работает 4.

Как начисляется зарплата при неполном рабочем дне

Формула и пример

Начисление «Оплата по окладу» в ЗУП 3.1 учитывает долю неполного рабочего времени. Упрощённо:

Оплата = Оклад × Доля неполного времени × Отработано / Норма

Пример. Оклад 60 000 ₽, сотрудник переведён на 6-часовой день при пятидневке. Доля — 0,75.

• 📌 Месяц отработан полностью: 60 000 × 0,75 = 45 000 ₽.
• 📌 НДФЛ 13 %: 45 000 × 0,13 = 5 850 ₽.
• 📌 На руки: 45 000 − 5 850 = 39 150 ₽.

Если в месяце 21 рабочий день и два дня пришлись на отгул без сохранения оплаты, начисление составит 45 000 × 19 / 21 ≈ 40 714,29 ₽.

Перевод с середины месяца

Если перевод на неполный день с 11-го числа, ЗУП делит месяц на две строки начисления. До 10-го — полный оклад за отработанные дни по полному графику. С 11-го — оклад с долей по новому графику. Проверить разбивку можно в документе «Начисление зарплаты и взносов», открыв подробности по сотруднику.

МРОТ, отпускные и больничные

• 💰 МРОТ. Зарплата ниже МРОТ при неполном времени законна, если за полную норму работник получал бы не меньше МРОТ. Сравнивают пропорционально отработанному времени.
• 🏖️ Отпускные. Считаются по среднему заработку за 12 месяцев. Если перевод был внутри расчётного периода, средний заработок отразит смешанный доход — это нормально.
• 🤒 Больничные. Пособие считают от среднего заработка. Если он ниже минимального, расчёт исходя из МРОТ делается пропорционально продолжительности рабочего времени — так требует 255-ФЗ. ЗУП учитывает это сам при заполнении документа «Больничный лист», если график отмечен как неполное время.

Табель, отчётность и стаж при неполном времени

Табель

Табель Т-13 из ЗУП покажет фактические часы по новому графику: «Я 4» или «Я 6» в рабочие дни. Дни, которые по неполной неделе нерабочие, отражаются выходными. Отдельный документ для этого не нужен — табель строится по графику.

Персонифицированный учёт и ЕФС-1

Изменение режима времени без смены должности и подразделения не является кадровым мероприятием для подраздела о трудовой деятельности ЕФС-1. Отчёт в СФР (бывший ПФР и ФСС) по этому поводу не подают.

Страховой стаж засчитывается полностью: неполное время не уменьшает календарный период работы. Для льготного стажа по особым условиям труда ситуация иная — там важна выработка полной нормы, и это нужно проверять отдельно.

Статистика и налоговые отчёты

• 📊 Среднесписочная численность. Сотрудников на неполном времени учитывают пропорционально отработанному времени. ЗУП берёт данные из графиков, поэтому корректный флажок влияет и на статистику.
• 🧾 6-НДФЛ и РСВ. Отражается фактически начисленная сумма, особых отметок не требуется.

Возврат на полный рабочий день

Возможны два сценария.

Временный режим со сроком. Если в кадровом переводе была заполнена дата окончания, ЗУП с этой даты вернёт прежний график автоматически. Второй документ не нужен. Проверьте в карточке сотрудника, что с нужной даты стоит полный график.

Режим без срока. Нужны новое дополнительное соглашение и новый документ:

1. Кадры → Приемы, переводы, увольнения → Создать → Кадровый перевод.
2. Дата — первый день работы на полный день.
3. Отметьте изменение графика и выберите полный график, например стандартную пятидневку 40 часов.
4. Проведите документ и распечатайте приказ.

Когда несколько человек выходят на полный день одновременно, используйте «Кадровый перевод списком» с полным графиком.

Частые ошибки и как их избежать

• ❌ Создан график 4 часа без флажка неполного времени. Итог — полный оклад за 20 часов в неделю. Решение: включить флажок в графике и пересчитать начисление за месяц.
• ❌ Двойное уменьшение. Бухгалтер уменьшил оклад в кадровом переводе с 60 000 до 30 000 ₽ и ещё поставил флажок. Начисляется 15 000 ₽. Нужно что-то одно — правильнее флажок с полным окладом.
• ❌ Ставки вместо графика. Указали 0,5 ставки при полном графике. Табель показывает 8 часов, отчёты по времени и среднесписочная численность неверны.
• ❌ График не заполнен на новый год. В январе нет нормы времени, начисление уходит в ноль.
• ❌ Перевод задним числом после закрытия месяца. Если месяц уже рассчитан, ЗУП предложит перерасчёт. Проверьте его в начислениях следующего месяца, иначе выплаты останутся по старым условиям.

Частые вопросы