Оформление перевода работника в 1С:ЗУП и Бухгалтерии

Постоянный перевод внутри организации оформляют документом «Кадровый перевод»: в 1С:ЗУП 3.1 он лежит в разделе Кадры → Кадровые переводы, в 1С:Бухгалтерии 3.0 (при полном кадровом учёте) — в Зарплата и кадры → Кадровые документы. В документе меняют подразделение, должность, график и оплату, ставят дату начала работы по-новому — и проводят.

Перевод к другому работодателю (внешний) в одной базе так не делается: это увольнение в старой организации и приём в новой. Ниже — как оформить каждый сценарий, как поменять оклад и тарифную ставку, какие печатные формы выдать и где чаще всего ошибаются.

Чем перевод отличается от перемещения и какой документ выбрать

Юридически перевод — это изменение трудовой функции, подразделения или условий, прописанных в договоре (ТК РФ, ст. 72.1). Требует согласия работника и дополнительного соглашения к трудовому договору. Простое перемещение на другое рабочее место в том же подразделении без смены функции согласия не требует, но на практике в 1С его всё равно проводят тем же документом «Кадровый перевод» — просто без доп. соглашения.

Разделять эти случаи важно не ради терминологии, а ради правильного пакета бумаг: перевод влечёт соглашение и приказ, а перемещение внутри подразделения обходится одним распоряжением. В программе же оба отражаются одинаково, поэтому ответственность за юридическую сторону остаётся на кадровике.

Выбор сценария определяет, что и где заполнять:

Ещё один частый случай — перевод с полной ставки на неполную или обратно. Это тоже «Кадровый перевод»: в нём указывают новый размер ставки (например, 0,5) и новый график работы. Сумма оплаты при этом пересчитывается от доли ставки, поэтому отдельно уменьшать оклад вручную не нужно — достаточно поставить правильную долю и график.

Что проверить до оформления перевода

Пара минут на проверку исходных данных избавляет от перепроведения задним числом.

• 📁 В справочнике Подразделения есть то подразделение, куда переводим. Если нет — заведите заранее, иначе в документе будет нечего выбрать.
• 👔 В справочнике Должности (в ЗУП) или в штатном расписании есть новая должность с нужным видом начисления.
• 📅 Определена дата, с которой сотрудник работает по-новому. Это ключевое поле — от него считаются начисления и строится кадровая история.
• 📊 Если ведётся штатное расписание — в новой позиции есть свободная ставка. При контроле штатки программа не даст перевести на занятую позицию.

Пошаговый перевод в 1С:ЗУП 3.1

1. Откройте Кадры → Кадровые переводы и нажмите «Создать». Для группы людей разом есть отдельный вид — «Кадровый перевод списком».
2. Выберите организацию и сотрудника. Дату документа ставьте равной дате приказа, а в поле «Дата перевода» — число, с которого действуют новые условия.
3. Установите флажки у тех строк, что меняются: «Перевести в подразделение», «Перевести на должность», при необходимости — рабочее место и график. Снятый флажок означает, что реквизит остаётся прежним.
4. Для временного перевода включите «Перевод временный» и укажите дату окончания. По её наступлении сотрудник автоматически вернётся на прежнюю позицию без отдельного документа.
5. Перейдите на вкладку оплаты. Здесь корректируют плановые начисления: оклад, тариф, надбавки. Старую строку начисления завершают, новую добавляют.
6. Проверьте итог на вкладке и нажмите «Провести и закрыть».

После проведения кадровая история сотрудника (Кадры → Сотрудники, по ссылке кадровых данных) покажет новую строку. Если работник на этот месяц уже рассчитан — пересчитайте зарплату, иначе начисления останутся по старой должности.

Отдельно стоит проверить график. Если новое подразделение работает по другому расписанию (например, сменному вместо пятидневки), в документе нужно поменять поле графика. Иначе табель и норма времени останутся прежними, и за месяц перевода программа посчитает отработанные дни неверно.

Как проверить результат перевода

Три места, где виден итог, и ни одно не требует отдельных отчётов-заглушек:

• Карточка сотрудника — ссылка на кадровые данные показывает актуальное подразделение и должность на выбранную дату.
• Расчётный листок (Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок) — видно, как разделились начисления по старым и новым условиям в месяце перевода.
• Отчёт по кадровым изменениям за период — список всех приёмов, переводов и увольнений; удобно сверять перед сдачей отчётности в СФР.

Как оформить перевод в 1С:Бухгалтерии 3.0

В Бухгалтерии кадровый блок проще и зависит от настройки. Путь к ней — Администрирование → Параметры учёта → Настройки зарплаты (или Зарплата и кадры → Настройки зарплаты), раздел кадрового учёта.

• При упрощённом кадровом учёте отдельного документа перевода нет. Изменения вносят прямо в карточке сотрудника или через Операции учёта по НДФЛ — для небольшой фирмы этого достаточно.
• При полном кадровом учёте появляется документ «Кадровый перевод» в Зарплата и кадры → Кадровые документы. Он заполняется так же, как в ЗУП: сотрудник, дата перевода, новое подразделение и должность, новый размер оплаты.

Для организаций со сложным расчётом (сменные графики, много надбавок, большой штат) расчёт зарплаты обычно выносят в ЗУП, а в Бухгалтерию переносят сводные проводки. В этом случае перевод оформляют именно в ЗУП, а не дублируют в Бухгалтерии — иначе кадровые данные в двух базах разойдутся.

Важный момент по видам конфигураций: кадровые и зарплатные документы есть в 1С:ЗУП и в 1С:Бухгалтерии. В 1С:Управление торговлей, Рознице и ERP без подключённого модуля зарплаты полноценного кадрового перевода нет — там ведут только карточку сотрудника для оперативного учёта, а кадровый документооборот держат в отдельной базе. Поэтому пути ниже относятся к БП 3.0 и ЗУП 3.1.

Изменение оклада и тарифной ставки

Новый размер оплаты можно задать двумя путями.

Внутри перевода. Если оклад меняется одновременно со сменой должности, правьте его на вкладке оплаты документа «Кадровый перевод» — всё одним приказом.

Отдельным документом. Если должность та же, а меняется только сумма, используйте Кадры → Изменение оплаты труда (в ЗУП) или аналогичный документ в Бухгалтерии. Это корректнее: в кадровой истории не появится лишняя запись о переводе.

Порядок действий в документе изменения оплаты:

1. Укажите сотрудника и дату, с которой действует новый размер.
2. В таблице начислений завершите старую строку оклада или тарифа.
3. Добавьте строку с новым размером. Для часовой или дневной ставки проверьте, что выбран вид начисления именно по тарифу, а не по окладу.
4. Проведите документ.

Разовый пересчёт: при окладе 50 000 ₽ и повышении до 60 000 ₽ с 16-го числа месяца из 20 рабочих дней программа начислит пропорционально. Если на первую половину приходится 10 рабочих дней и на вторую тоже 10, выйдет 50 000 × 10/20 + 60 000 × 10/20 = 25 000 + 30 000 = 55 000 ₽. Проверить итог можно в расчётном листке сотрудника.

Если повышение массовое (всем сотрудникам или целому подразделению), не правьте оклады по одному. В ЗУП для этого есть документ индексации заработка, который поднимает плановые начисления сразу у группы на заданный коэффициент. Это быстрее и не оставляет разнобоя в кадровой истории.

Печатные формы и кадровое делопроизводство

Электронного проведения мало — перевод нужно подкрепить бумагами.

• Приказ о переводе (форма Т-5) печатается прямо из документа «Кадровый перевод»: кнопка «Печать» → приказ. Форма Т-5 утверждена постановлением Госкомстата № 1; с 2013 года она не обязательна, но большинство организаций продолжают её применять, поэтому в типовых конфигурациях она сохранена.
• Дополнительное соглашение к трудовому договору — обязательный документ: перевод меняет условия договора и оформляется письменно (ст. 72 ТК РФ). В части релизов ЗУП его можно напечатать из того же документа; если шаблона нет, соглашение готовят отдельно по образцу организации.
• Запись о переводе вносится в трудовую книжку (если работник не перешёл на электронную) и отражается в сведениях для СФР. С 2023 года ФСС и ПФР объединены в Социальный фонд России (СФР) — отчётность по кадровым мероприятиям подаётся туда в составе единой формы.

Порядок кадрового оформления стандартный: заявление или уведомление → приказ Т-5 → дополнительное соглашение → ознакомление работника под подпись → запись в учёте.

При временном переводе отдельного соглашения о возврате не требуется: дата окончания указана в самом документе и приказе. А вот если временный перевод решили сделать постоянным, оформляют новое соглашение и новый приказ уже на постоянной основе — старый временный перевод при этом не отменяют, а закрывают наступлением срока.

Типичные ошибки при переводе

• ❌ Проводят перевод, но не пересчитывают зарплату. Если месяц уже был начислен, новая должность и оклад в расчёт не попадут. После перевода задним числом всегда перепроводите расчётную ведомость.
• ❌ Путают дату документа и дату перевода. Начисления делятся по «Дате перевода», а не по дате приказа. Ошибка сдвигает расчёт на несколько дней.
• ❌ Меняют оклад прямо в карточке должности или начисления. Правка справочника задним числом ломает историю: прошлые месяцы пересчитаются по новой сумме. Используйте документ, а не ручную правку.
• ❌ Забывают про дополнительное соглашение. Проведённый в 1С перевод без письменного соглашения — нарушение ст. 72 ТК РФ, даже если в программе всё красиво.
• ❌ Для временного перевода не ставят дату окончания. Без неё программа считает перевод постоянным, и возврата на прежнюю позицию не произойдёт.

Частые вопросы